Checklist de Ocorrências da Portaria

O que vem neste kit

• Critérios de transição entre Livro de Ocorrências físico e Módulo Digital.
• Matriz de Triagem e Classificação de Gravidade de Incidentes.
• Protocolo de Registro e Anexação de Evidências Fotográficas.
• Fluxograma de Comunicação e Escalamento (Porteiro -> Zelador -> Síndico).
• Checklist para Ocorrências de Infração ao Regimento Interno e Barulho.
• Procedimento para Registro de Avarias em Encomendas e Correspondências.
• Mapa de Inspeção para Danos ao Patrimônio em Mudanças.
• Guia de Acionamento Rápido para Falhas em Portões e Interfonia.
• Roteiro de Registro para Incidentes de Segurança e Intrusão.
• Protocolo de Passagem de Turno e Acionamento de Emergências (PM, CBM, SAMU).

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (72 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

O registro rigoroso e padronizado de ocorrências na portaria é o alicerce para a preservação do patrimônio e para a segurança jurídica das decisões do síndico. A atuação integrada da equipe de portaria e zeladoria equipada com a tecnologia GrandCondo permite que desvios operacionais, falhas em equipamentos e incidentes sejam triados em tempo real com rastreabilidade total. Este guia orienta a consolidação de procedimentos técnicos, desde a captura de evidências sob a LGPD até o escalamento imediato de emergências aos órgãos competentes e à administração.

1. 1Autenticação e Passagem do Livro Digital de TurnoNo início do expediente, o porteiro deve efetuar o login individual no módulo digital GrandCondo. Deve revisar todas as ocorrências em aberto do turno anterior, checando pendências de correspondências, manutenções em andamento e avisos do zelador(a). Nenhuma alteração de turno deve ser feita com a conta de outro operador logada no terminal.
2. 2Triagem e Matriz de Classificação de GravidadeAo identificar um evento, a portaria deve enquadrá-lo imediatamente em quatro níveis: Baixa (dúvidas ou avisos simples), Média (barulho moderado, falha parcial de equipamento secundário), Alta (vazamentos, avarias patrimoniais nas mudanças, descumprimento formal do RI) ou Crítica (incêndio, passageiro preso em elevador, agressão, invasão ou colisão estrutural). A gravidade define o tempo de resposta e a cadeia de automação dos alertas.
3. 3Protocolo de Captura de Evidências Fotográficas e Proteção de Dados (LGPD)Para registrar danos patrimoniais, infiltrações ou mercadorias avariadas, o operador deve tirar duas fotos pelo aplicativo GrandCondo: uma panorâmica de contexto amplo e uma focada no detalhe da avaria. É obrigatório garantir o respeito à LGPD (Lei 13.709/2018), evitando enquadrar rostos de pessoas, documentos pessoais expostos ou placas de veículos não envolvidos no incidente. As imagens recebem marcação temporal nativa do sistema.
4. 4Registro de Incidentes de Encomendas e Correspondências AvariadasSe o pacote for entregue com perfuração, rasgo ou amassamento severo, a portaria só deve aceitá-lo após colher a assinatura de ressalva no comprovante da transportadora. O operador faz a foto desse comprovante ressalvado e da encomenda avariada no módulo de encomendas do GrandCondo, disparando uma notificação imediata ao morador para alinhamento.
5. 5Controle de Ocorrências do Regulamento Interno e RuídosAo receber reclamação de barulho fora do horário permitido ou obra irregular, o porteiro abre a ocorrência registrando o bloco e apartamento emissor. Notifica o morador via aplicativo ou interfone, e solicita a vistoria presencial do zelador(a). A confirmação do cessamento do ruído deve ser finalizada no sistema para formar histórico em caso de reincidência e aplicação de multa pelo síndico.
6. 6Protocolo de Emergências e Retenção de Passageiros em ElevadoresEm caso de paralição com passageiro retido no elevador, abra imediatamente o chamado Crítico no GrandCondo discriminando a torre e o número da cabine. Acalme o passageiro pelo viva-voz da cabine, acione o serviço técnico autorizado da conservadora registrando a hora da chamada e notifique o zelador. Nunca tente efetuar o resgate por conta própria sem a presença do Corpo de Bombeiros ou do técnico habilitado (ABNT NBR 16083).
7. 7Acionamento de Serviços de Emergência Externa e Confirmação de VozEm incidentes que exijam Polícia Militar (190), Corpo de Bombeiros (193) ou SAMU (192), abra o protocolo emergencial no GrandCondo. Logo em seguida, obrigatoriamente realize uma chamada telefônica de confirmação direta para o síndico e zelador(a). Registre no campo da ocorrência o número do protocolo do atendimento público e a identificação das viaturas ao chegarem no condomínio.
8. 8Auditoria Operacional e Cálculo do Índice de Conformidade (IC)O zelador(a) ou a administradora deve realizar auditorias semanais amostrais nas ocorrências encerradas. O Índice de Conformidade da Portaria é calculado pela fórmula: IC (%) = (Número de Ocorrências Registradas Corretamente com Fotos, Classificação e Escalamento Validados / Total de Ocorrências Auditadas) * 100. A meta operacional estabelecida para a portaria deve ser sempre igual ou superior a 95%.

Para quem é este kit