Checklist
KIT-2-783
política de retenção e acesso a imagens: prazo, requisições, registro de acessos e base legal da LGPD — inspeção predial em condomínio residencial conforme a NBR 16747 e a NBR 5674, com classificação de anomalias e falhas, grau de risco (crítico, regular, mínimo), registro fotográfico, recomendação técnica, prazo, responsável e entrada no plano de manutenção

Checklist do Prazo de Retenção de Imagens

Este kit estabelece os procedimentos técnicos para inspeção dos sistemas de gravação de CFTV, verificação da capacidade de armazenamento de vídeo e auditoria dos prazos de retenção em condomínios residenciais

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Avalie a capacidade de armazenamento, a segurança física do rack e a conformidade com a LGPD em condomínios residenciais. Ferramenta técnica pronta para vistoria do CFTV com integração à equipe operacional.

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Checklist de Vistoria de CFTV e Armazenamento Central com 48 Critérios Objetivos
  • Matriz de Classificação de Anomalias e Falhas Conforme ABNT NBR 16747
  • Calculadora Técnica de Retenção de Dados (Taxa de Quadros, Bitrate e Capacidade de HDs)
  • Formulário Oficial de Requisição e Exceção de Acesso a Imagens (Termo LGPD)
  • Protocolo de Inspeção Física do Rack Técnico, Exaustão e Autonomia de Nobreaks
  • Roteiro de Auditoria de Logs de Operação e Permissões da Mesa Operadora da Portaria
  • Plano de Manutenção Preventiva Programada de Segurança Eletrônica (ABNT NBR 5674)
  • Termo de Responsabilidade e Confidencialidade para Operadores e Zeladoria

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Servidores NVR/DVR e HDs Internos de Armazenamento Central
Mesa Operadora e Monitores de Visualização da Portaria Humana
Módulo de Ocorrências e Controle de Acessos do Sistema GrandCondo
Câmeras do Perímetro, Portões de Veículos e Enclausuramento
Câmeras da Portaria Social, Acessos de Pedestres e Eclusas
Câmeras de Halls de Elevadores e Elevadores Sociais/Serviço
Câmeras de Garagens, Subsolos e Áreas de Circulação de Veículos
Câmeras de Áreas Comuns (Piscina, Salão de Festas, Academia e Playgrounds)
Sistema de Nobreak, Baterias e Alimentação Elétrica Dedicada do Rack
Rack Técnico, Ventilação Forçada e Sistema de Climatização da Sala de Segurança
Sinalização Visual e Placas Informativas de Filmagens (Conformidade LGPD)
Livro de Protocolos e Formulários Oficiais de Requisição de Vídeos

Referências normativas

  • ABNT NBR 16747:2020 — Inspeção predial — Diretrizes, conceitos, terminologia e procedimento
  • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • Lei Federal nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
  • Lei Federal nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 - Deveres do Síndico)
  • ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013 — Tecnologia da informação — Técnicas de segurança — Sistemas de gestão da segurança da informação
  • ABNT NBR ISO/IEC 27701:2019 — Gestão da informação de privacidade — Requisitos e diretrizes

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Servidores NVR/DVR
risco critica

Os gravadores NVR/DVR mantêm as gravações de vídeo armazenadas e acessíveis por um período mínimo contínuo de 30 dias sem sobrescrever dados?

Critério: Período de gravação contínua armazenado no HD igual ou superior a 30 dias, sem lacunas, conforme ABNT NBR 5674 e políticas de segurança.

Como verificar: Acessar a interface do NVR/DVR, verificar a linha do tempo de gravação no canal mais antigo e confirmar se a data inicial atinge no mínimo 30 dias contínuos retroativos.

002
HDs Internos de Armazenamento
risco critica

Os discos rígidos instalados no NVR/DVR são de linha específica para CFTV (Surveillance) e apresentam status S.M.A.R.T. saudável sem setores defeituosos?

Critério: HDs das linhas WD Purple, Seagate SkyHawk ou equivalente industrial com status S.M.A.R.T. 'Saudável' e 0 bad sectors realocados.

Como verificar: Acessar o menu 'Gerenciamento de Disco' do NVR/DVR, validar a marca/modelo do HD e verificar se o status S.M.A.R.T. indica 'Normal' ou 'OK'.

003
Servidores NVR/DVR
risco media

O codec de compressão de vídeo está configurado em H.265 ou H.264+ com taxa de quadros ajustada entre 12 e 15 FPS nas câmeras operacionais?

Critério: Algoritmo H.265/H.265+ ativo e FPS entre 12 e 15 quadros por segundo em todas as câmeras de monitoramento padrão.

Como verificar: Navegar nas configurações de codificação (Encode) de cada canal no NVR/DVR e checar os campos de algoritmo de compressão e taxa de quadros (FPS).

004
HDs Internos de Armazenamento
risco alta

A temperatura operacional dos discos rígidos no interior do NVR/DVR permanece abaixo do limite técnico de 45°C?

Critério: Temperatura de operação mantida entre 25°C e 45°C, conforme recomendações dos fabricantes de HD e ABNT NBR 5674.

Como verificar: Consultar a leitura dos sensores térmicos na interface do NVR/DVR ou utilizar termômetro infravermelho apontado para o chassi dos HDs em operação.

005
Servidores NVR/DVR
risco alta

A data e a hora do gravador NVR/DVR estão sincronizadas via protocolo NTP com desvio inferior a 5 segundos do horário oficial de Brasília?

Critério: Sincronização ativa via NTP (ex: a.ntp.br) com desvio temporal máximo tolerado de 5 segundos em relação ao horário de Brasília.

Como verificar: Comparar o horário exibido no display/interface do NVR/DVR com o relógio oficial do INMETRO/Hora Legal e verificar o servidor NTP configurado.

006
HDs Internos de Armazenamento
risco critica

O servidor de gravação possui arranjo redundante de discos (RAID 1, 5 ou espelhamento) ativo e sem volumes degradados?

Critério: Arranjo de redundância (RAID 1/5/6 ou Redundant HD) em estado 'Normal'/'Saudável', em conformidade com ABNT NBR ISO/IEC 27001.

Como verificar: Acessar a aba de gerenciamento de arranjos/RAID na interface do gravador e conferir o estado de integridade dos volumes lógicos.

007
Servidores NVR/DVR
risco alta

Os alertas sonoros locais e notificações de exceção (erro de HD, falha de gravação e desconexão de disco) estão ativados no NVR/DVR?

Critério: Alertas de exceção ativados para todas as anomalias de hardware de armazenamento, com aviso sonoro local ativado.

Como verificar: Acessar o menu 'Eventos/Exceções' no NVR/DVR e verificar se as opções 'Erro de Disco', 'Disco Cheio sem Sobrescrita' e 'Sem Disco' possuem buzzer e alertas ativados.

008
Servidores NVR/DVR
risco critica

O gravador NVR/DVR é alimentado por nobreak senoidal dedicado com autonomia testada de no mínimo 30 minutos sob carga operacional?

Critério: Nobreak senoidal funcional sustentando o NVR/DVR por 30 minutos ou mais, conforme NBR 5674 e ABNT NBR 15204.

Como verificar: Verificar a especificação do nobreak (onda senoidal pura) e realizar teste de desenergização na entrada AC, cronometrando a sustentação das baterias por no mínimo 30 minutos.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a) e Portaria Humana
  • Verificação visual do status de gravação (LED REC) nos gravadores NVR/DVR
  • Conferência da sincronia de data e hora em todos os canais do sistema de monitoramento
  • Checagem do correto funcionamento dos monitores de operação da portaria
  • Registro de qualquer perda pontual de sinal de câmera no módulo de manutenção GrandCondo

Semanal

Zelador(a)
  • Realização de teste de exportação prática de vídeo de 5 minutos para validar formato do arquivo
  • Auditoria do log de operadores do VMS para verificar quem acessou o sistema na semana
  • Inspeção visual da limpeza externa das lentes de câmeras críticas do perímetro e acessos

Mensal

Administradora e Zelador(a)
  • Cálculo e verificação do prazo efetivo de retenção histórica de imagens armazenadas no storage
  • Medição do estado de carga e autonomia das baterias do Nobreak que alimenta o rack de CFTV
  • Conferência dos formulários e termos de solicitação de imagens emitidos por moradores e autoridades
  • Inspeção da presença e conservação das placas informativas de filmagem nos acessos do prédio

Trimestral

Empresa Especializada em Manutenção de CFTV
  • Leitura do diagnóstico SMART dos HDs para identificação de setores defeituosos ou desgaste térmico
  • Limpeza técnica preventiva do rack, filtros de ar dos gravadores e coolers de refrigeração
  • Revisão técnica das conexões BNC, conectores RJ45 e organizadores de cabos de vídeo
  • Ajuste e otimização da taxa de quadros (FPS) e bitrate por canal para maximizar o prazo de retenção

Semestral

Engenheiro de Manutenção Predial e Consultoria de Segurança
  • Auditoria do protocolo LGPD de descarte automático e concessão judicial de gravações
  • Teste de autonomia do Nobreak sob carga simulada com interrupção total da rede elétrica da concessionária
  • Reavaliação dos ângulos de visão das câmeras e detecção de zonas cegas decorrentes de crescimento de vegetação ou reformas

Anual

Engenheiro de Manutenção Predial e Síndico(a)
  • Inspeção predial geral da infraestrutura de segurança eletrônica conforme critérios da ABNT NBR 16747
  • Atualização do plano de manutenção preventiva anual de CFTV e infraestrutura física conforme ABNT NBR 5674

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Prazo de retenção de imagens do NVR/DVR inferior a 30 dias contínuos devido ao subdimensionamento do arranjo de discos.Dimensionar e instalar HDs de linha Surveillance para expandir o armazenamento garantindo retenção contínua de 30 dias conforme NBR 16747.Empresa contratada7 diascritica
Uso de discos rígidos do tipo Desktop comum no NVR com setores defeituosos identificados via relatório S.M.A.R.T.Substituir os HDs danificados por unidades homologadas para gravação contínua 24/7 (Surveillance) e refazer a inicialização dos volumes.Empresa contratada24 horascritica
Temperatura operacional dos HDs internos atingindo 52°C, superando o limite técnico máximo recomendado de 45°C.Instalar sistema de exaustão forçada no rack técnico e realizar limpeza preventiva nos coolers internos dos gravadores.Empresa contratada3 diasalta
Relógio do gravador NVR/DVR desincronizado em mais de 3 minutos em relação ao horário oficial de Brasília.Configurar e validar a sincronização automática de data/hora via protocolo NTP apontado para o servidor de hora oficial do Brasil.Empresa contratada24 horasalta
Ausência de arranjo redundante de discos (RAID 1/5) no servidor de gravação, expondo o sistema à perda total de registros.Reconfigurar a arquitetura dos gravadores ativando o espelhamento de volumes (RAID) e adicionando disco sobressalente.Empresa contratada10 diasalta
Alertas sonoros de exceção (falha de HD, erro de gravação e desconexão de canal) desativados no firmware do DVR.Habilitar o buzzer local de exceções no gravador e configurar o envio de alertas críticos para a equipe técnica de manutenção.Empresa contratada24 horasalta
Nobreak do rack de segurança fornecendo autonomia inferior a 5 minutos sob carga operacional devido a baterias desgastadas.Substituir o conjunto de baterias do nobreak senoidal dedicado, garantindo autonomia testada de no mínimo 30 minutos.Empresa contratada2 diascritica
Monitores do mosaico de câmeras na portaria visíveis a pedestres e visitantes posicionados no balcão de atendimento.Reorganizar o layout da mesa operadora e aplicar película de privacidade nos monitores para impedir a visualização das imagens por terceiros.Zelador(a)48 horasalta
Conta de usuário do porteiro no software de CFTV com permissões ativas para exportar vídeos e alterar configurações do sistema.Reconfigurar os perfis de acesso no software de monitoramento, restrigindo a conta da portaria exclusivamente à visualização em tempo real.Empresa contratada24 horascritica
Monitores da estação de trabalho da portaria alimentados por tomada comum sem proteção de nobreak dedicado.Remanejar o circuito elétrico dos monitores e periféricos da mesa operadora para a régua energizada pelo nobreak senoidal do rack.Empresa contratada3 diasmedia
Solicitações de imagens formuladas por moradores atendidas sem protocolo assinado e sem fundamentação na LGPD.Implantar o formulário oficial de requisição de imagens e exigir o registro formal de toda solicitação no Módulo de Ocorrências do GrandCondo.Administradora5 diasalta
Registros de ocorrências cadastrados pela portaria no GrandCondo sem indicação da câmera correspondente e do horário exato do evento.Treinar a equipe de portaria para obrigatoriamente preencher os campos de data, hora precisa e identificação da câmera nos lançamentos do GrandCondo.Zelador(a)3 diasmedia

Como usar o kit em campo

A inspeção técnica da política de retenção e gestão de imagens em sistemas de CFTV assegura a integridade do armazenamento de dados e a plena conformidade legal do condomínio com a LGPD e a ABNT NBR 16747. Este procedimento avalia desde o dimensionamento físico de HDs Surveillance e redundância em NVRs até a blindagem operacional dos acessos na mesa da portaria humana e no sistema GrandCondo. A aplicação sistemática desta verificação previne a perda de registros críticos em sinistros e garante que o tratamento de dados pessoais ocorra com estrita rastreabilidade e segurança jurídica.

  1. 1Auditoria Física do Rack e Servidores NVR/DVRInspecione o rack técnico da sala de segurança verificando a ventilação forçada, exaustão do gabinete e integridade do nobreak senoidal sob carga. Valide o status S.M.A.R.T. dos discos rígidos de linha Surveillance e confirme a operação do arranjo RAID sem volumes degradados ou setores defeituosos. Registre fotos do painel dos gravadores, das medições térmicas e dos LED de status operacional.
  2. 2Sincronização de Horário e Validação da Retenção de VídeoVerifique se a data e a hora do NVR/DVR estão sincronizadas via protocolo NTP com desvio inferior a 5 segundos do horário oficial de Brasília. Calcule a taxa de gravação contínua para garantir o armazenamento ininterrupto por no mínimo 30 dias sem sobrescrita. Registre em foto a tela do menu de sistema do gravador exibindo a data do registro armazenado mais antigo.
  3. 3Inspeção da Mesa Operadora da Portaria HumanaAvalie o posicionamento dos monitores na mesa operadora da portaria para garantir que o mosaico de câmeras não esteja visível para pedestres e visitantes no balcão de atendimento. Certifique-se de que a conta logada no software pelo porteiro possui permissão restrita à visualização ao vivo, sem acesso a buscas ou exportação. Fotografe o ângulo de visão a partir do balcão para comprovar a privacidade visual conforme a LGPD.
  4. 4Auditoria de Integração com a Plataforma GrandCondoConfronte os registros de entrada e saída do Módulo de Controle de Acessos do GrandCondo com os timestamps das câmeras instaladas nos portões e eclusas. Confirme se as ocorrências cadastradas pela equipe da portaria indicam corretamente a câmera, data e hora exatas do evento correlacionado. Anexe prints do sistema GrandCondo ao relatório como evidência da precisão temporal dos registros operacionais.
  5. 5Verificação do Protocolo de Requisição de Imagens e Perfis LGPDInspecione o Livro de Protocolos e confirme se todas as solicitações de imagens realizadas por moradores ou autoridades possuem justificativa formalizada no Módulo de Ocorrências do GrandCondo. Valide se a permissão para exportação e download de mídias de vídeo está configurada exclusivamente para os perfis do Síndico e da Administradora. Registre cópias dos formulários assinados e exiba a tela de controle de privilégios de usuários do sistema.
  6. 6Inspeção da Sinalização Informativa de FilmagensPercorra as eclusas, portões de veículos, elevadores e áreas comuns auditando a fixação e legibilidade das placas indicativas de ambiente filmado. Verifique se os avisos possuem identificação clara do condomínio como controlador dos dados e o contato do encarregado de proteção de dados. Registre fotografias de cada ponto de sinalização inspecionado com marcação de localização no mapa do condomínio.
  7. 7Registro Fotográfico e Cálculo do Índice de ConformidadeDocumente todas as inconformidades com fotografias focadas no defeito e tomadas panorâmicas do local para contextuação técnica. Calcule o Índice de Conformidade (IC) dividindo o número de itens aprovados pelo total de itens aplicáveis do checklist, multiplicando o resultado por 100. Registre no relatório o percentual obtido e classifique o estado do sistema conforme a NBR 5674 para definição do plano de manutenção.

Dicas de campo

  • Utilize exclusivamente HDs de linha Surveillance (como WD Purple ou Seagate SkyHawk) projetados para operação contínua em gravação 24/7.
  • Mantenha os alertas sonoros do NVR e notificações do GrandCondo habilitados para identificar imediatamente falhas de HD ou desconexão de câmeras.
  • Realize testes semestrais de simulação de queda de energia para auditar a autonomia real das baterias do nobreak sob consumo pleno do rack.
  • Padronize a nomenclatura das câmeras no gravador e no sistema GrandCondo utilizando o formato 'Setor - Localização' (ex: Garagem G1 - Portão A).
  • Estabeleça um termo de responsabilidade e confidencialidade assinado por toda a equipe de portaria sobre o dever de sigilo das imagens.
  • Verifique mensalmente se a poeira nos exaustores do rack não está comprometendo o fluxo de ar e elevando a temperatura interna dos gravadores.
  • Exija que o download de imagens solicitadas judicialmente seja gravado em mídia física não reescrevível com registro em ata de entrega.

Para quem é este kit

Introdução

Estabeleça critérios técnicos precisos para a manutenção de sistemas de gravação de vídeo e auditoria de retenção em condomínios residenciais. Garanta a conformidade legal do acesso a imagens segundo a LGPD, integrando a operação presencial e a manutenção técnica à rastreabilidade da plataforma GrandCondo.

Seção 011. A Importância da Inspeção de CFTV e a ABNT NBR 16747

  • Mapeamento de capacidade (TB) dos discos rígidos e cálculo técnico da taxa de compressão de vídeo (H.264/H.265).
  • Inspeção tátil e visual da mesa operadora e dos monitores de visualização instalados na guarita presencial.
  • Classificação de falhas de gravação e armazenamento como grau de risco crítico no escopo da NBR 16747.
  • Fixação obrigatória e legibilidade de placas informativas de filmagem (Conformidade LGPD) nos acessos.
  • Registro de requisições oficiais em livro de protocolos ou formulários de auditoria física.
  • Auditoria trimestral do ciclo de sobrescrita automática configurado nos servidores centrais NVR/DVR.

Seção 033. Infraestrutura Física: Racks, Climatização e Segurança Elétrica

  • Aferição de tensão e ensaio de autonomia do sistema de nobreak e baterias estacionárias em carga máxima.
  • Higienização preventiva dos exaustores e medição térmica contínua do rack de segurança fechado.
  • Verificação técnica do aterramento elétrico para mitigação de ruídos de imagem e proteção de circuitos.

Seção 044. Atuação Humana e o Controle de Registros na Portaria Presencial

  • Bloqueio físico do rack e restrição lógica de privilégios para acesso às configurações de formatação de disco.
  • Treinamento contínuo da equipe humana de portaria para o registro preciso de timecodes em sinistros.
  • Utilização diária do Sistema GrandCondo para centralização de logs operacionais auditáveis pelo síndico.

Seção 055. Procedimentos de Inspeção de Câmeras Setorizadas

  • Inspeção técnica do grau de proteção (IP66/IP67) e limpeza de contatos nas câmeras de eclusas externas.
  • Teste de acionamento fotocélula e canhão de LED infravermelho nas garagens e subsolos escuros.
  • Revisão sistemática de angulação e foco das lentes fixas após mutirões de faxina nas áreas comuns.

Seção 066. O Fluxo de Requisição de Vídeos e a Integração Tecnológica

  • Implementação de formulários oficiais impressos ou digitais para a solicitação de resgate de gravações.
  • Agilização das rotinas físicas da portaria via GrandCondo para maior atenção humana aos monitores de vídeo.
  • Centralização documental das autorizações do síndico para a liberação controlada de mídias.

Seção 077. Gestão do Plano de Manutenção Preventiva da NBR 5674

  • Criação de um calendário estruturado de vistorias de CFTV baseado nas prescrições da ABNT NBR 5674.
  • Exigência formal de laudos e registros fotográficos antes da aprovação de orçamentos para trocas de câmeras.
  • Integração do registro de defeitos reportados pela equipe humana ao cronograma de reparos do condomínio.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A manutenção preditiva rigorosa do circuito de vídeo e a correta gestão dos prazos de retenção de dados são pilares inegociáveis na operação de qualquer condomínio residencial seguro. Para que você possa operacionalizar essas exigências técnicas no dia a dia com sua equipe humana e prestadores de serviço, disponibilizamos o **Kit Profissional de Inspeção — Checklist do Prazo de Retenção de Imagens**. Composto por 48 itens de verificação criteriosa de campo, este material abrange desde a auditoria técnica de servidores de gravação até o atestado de sinalização física para conformidade com a LGPD. Baixe agora o checklist e incorpore o mais alto padrão normativo à rotina de inspeções da sua edificação, gerenciando tudo com a eficiência e a rastreabilidade que apenas o ecossistema GrandCondo oferece.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
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