Relatório de Auditoria das Encomendas

Este relatório formaliza a verificação periódica e amostragem do fluxo de recebimento, conferência, triagem, guarda e entrega de mercadorias no {nome_condominio}, realizada em {data_auditoria}. A inspeção confronta o estoque físico presente no guarda-volumes e eclusa com a base de dados em tempo real da plataforma GrandCondo. O objetivo é assegurar a rastreabilidade integral das correspondências, prevenir extravios e aferir o nível de serviço prestado pela equipe de portaria.

A metodologia de auditoria segue os preceitos de controle e gestão estipulados na norma ABNT NBR ISO 19011, observando as obrigações do síndico previstas no Art. 1.348, V e VIII, do Código Civil Brasileiro. A checagem avalia a aderência do trabalho humano ao Procedimento Operacional Padrão (POP) e às regras da Lei de Serviços Postais (Lei nº 6.538/1978).

• Cláusula 1ª. A amostragem mínima auditada deve contemplar no mínimo 30% de todos os volumes armazenados na sala de encomendas no momento da fiscalização.
• Cláusula 2ª. A aferição do tempo de notificação é contada a partir do momento do recebimento físico na portaria até a emissão do alerta no aplicativo GrandCondo.
• Cláusula 3ª. É expressamente vedado o uso de controles paralelos em papel, sendo o sistema GrandCondo a única ferramenta oficial de registro do condomínio.
• Cláusula 4ª. Quaisquer inconformidades detectadas nos procedimentos de entrada ou entrega exigirão plano de reciclagem para os porteiros envolvidos.

Aferição amostral realizada no guarda-volumes para verificar a exatidão entre a etiqueta das encomendas e o cadastro mantido pelos porteiros no sistema GrandCondo.

Avaliação dos prazos operacionais cumpridos pela equipe presencial e das condições de armazenamento, acessibilidade e limpeza no guarda-volumes.

Verificação das rotinas de proteção aos dados pessoais visíveis nos rótulos de transporte de mercadorias, atendendo à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018).

• Cláusula 5ª. As caixas e envelopes armazenados na guarita ou eclusa não podem ter suas etiquetas de identificação expostas ao alcance visual de visitantes.
• Cláusula 6ª. O operador de portaria não deve fotocopiar ou fotografar notas fiscais com dispositivos particulares, devendo utilizar apenas os recursos do sistema GrandCondo.
• Cláusula 7ª. O encerramento da entrega deve ser chancelado obrigatoriamente por validação do morador ou captura de assinatura digital na plataforma.

Análise detalhada de discrepâncias encontradas entre o inventário físico e os dados do sistema, incluindo avarias na embalagem sem ressalva prévia do entregador.

Determinação de medidas corretivas necessárias para sanar as inconsistências encontradas na auditoria, sob acompanhamento do zelador e administradora.

Termo de conclusão e apresentação da auditoria de encomendas. O responsável pela liderança da operação presencial declara ter tomado conhecimento das apontamentos e prazos estipulados para adequação dos fluxos.