Introdução
Nenhum processo de portaria funciona com base cadastral velha. A Semana do Cadastro concentra o esforço em sete dias, com o próprio morador preenchendo seus dados por link.
Seção 01Dia 1 — Preparação
Levante a lista de unidades e defina quais campos são obrigatórios. Menos campos, mais respostas.
- Unidades e blocos conferidos
- Campos obrigatórios definidos
- Comunicado pronto para o mural e para o grupo
Seção 02Dias 2 a 4 — Pré-cadastro
Envie o link de pré-cadastro por WhatsApp e afixe o QR no elevador e no hall.
Acompanhe a taxa de preenchimento por bloco e cobre os atrasados no fim do dia 3.
- Link enviado a todas as unidades
- QR no hall e no elevador
- Cobrança dirigida por bloco
Seção 03Dia 5 — Conferência
Zelador(a) e portaria revisam divergências: telefone inválido, unidade sem responsável, veículo sem vaga.
- Telefones validados
- Vagas conferidas com o mapa de garagem
- Pets com unidade responsável
Seção 04Dias 6 e 7 — Fechamento
Encerre com relatório de cobertura e defina a rotina de atualização mensal.
Boas práticas e erros comuns
Faça assim
- Link curto e formulário de até 2 minutos
- Cobrança por bloco, não por unidade isolada
- Atualização mensal de 15 minutos
Evite
- Formulário longo demais
- Coletar dado em papel e digitar depois
- Não definir responsável pela manutenção da base
Indicadores para acompanhar
> 90%
Cobertura de unidades
em 7 dias
> 95%
Telefones válidos
habilita aviso automático
Perguntas frequentes
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Conclusão
Sete dias de esforço concentrado evitam um ano de retrabalho.