GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-157
admissão de prestadores terceirizados: contrato, escopo, documentos da empresa e dos profissionais, integração, EPI, crachá, horários e regras internas

Checklist de Admissão de Prestadores

Este kit orienta a homologação, validação documental e liberação operacional de empresas e funcionários terceirizados que atuam no condomínio

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Garanta a conformidade jurídica e operacional de empresas e prestadores de serviço antes da liberação de acesso na portaria. Valide NR-10, NR-35, ASO, CNDs e fichas de EPI alinhados à rotina da equipe presencial e ao sistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

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48

itens de verificação técnica no checklist de admissão

100%

de conformidade com NRs e exigências da Justiça do Trabalho

0

risco de acesso não homologado na portaria presencial

< 10s

para comprovante térmico de encomendas na portaria GrandCondo

O que vem neste kit

  • Matriz de Checagem Trabalhista e Previdenciária
  • Protocolo de Validação de ASO e Prontuários
  • Ficha de Verificação de EPI e Uniformes
  • Dossiê de Qualificação Técnica e NRs
  • Termo de Integração e Regras Internas
  • Roteiro de Validação Cadastral no GrandCondo
  • Checklist de Crachás e Identificação Visual
  • Planilha de Controle de Validades Documentais

Por que este kit resolve

Conformidade com Normas Regulamentadoras

Verificação sistemática dos certificados das NRs 10, 33 e 35 com validade e anotação de responsabilidade técnica.

Blindagem Contra Passivo Trabalhista

Comprovação do recolhimento de FGTS e INSS antes de autorizar o faturamento ou acesso dos terceirizados.

Integração Eficiente na Portaria

Sincronização imediata das autorizações de entrada com os porteiros via plataforma GrandCondo.

Padronização de Crachás e Uniformes

Critérios claros para identificação visual e de segurança de todos os prestadores dentro das áreas comuns.

Vistoria e Registro de Treinamentos

Termos de integração assinados e arquivados para comprovação de ciência das regras do condomínio.

Gestão Unificada de Encomendas e Acesso

Complemente a operação de portaria 24h e zeladoria com registro em menos de 10 segundos e impressora térmica.

Áreas e sistemas inspecionados

Documentação Jurídica e Contratual da Empresa Terceirizada
Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas e Previdenciários (CND, FGTS, INSS)
Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) dos Profissionais
Fichas de Entrega e Validade dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
Certificados de Treinamento em Normas Regulamentadoras (NR-10, NR-35, NR-33)
Cadastro de Prestadores e Controle de Acesso no Sistema GrandCondo
Validação de Registro em Conselho de Classe (CREA, CFT, CRA)
Registro de Integração de Segurança e Termo de Regras Internas Assinado
Emissão e Validade de Crachás de Identificação e Unifomização
Gestão de Escalas, Escopos de Trabalho e Horários de Liberação na Portaria

Referências normativas

  • • NR-01 - Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (PGR)
  • • NR-06 - Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • NR-10 - Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade
  • • NR-35 - Trabalho em Altura
  • • Lei nº 13.429/2017 - Lei da Terceirização e Trabalho Temporário
  • • Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
  • • ABNT NBR 5674 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Jurídico / Contratual
risco alta

A empresa terceirizada apresentou Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral no CNPJ ativo e Contrato Social/Estatuto consolidado alinhado ao objeto contratado?

Critério: CNPJ na situação cadastral 'Ativa', emitido há menos de 30 dias, com código CNAE diretamente relacionado ao serviço que será executado.

Como verificar: Acessar o portal da Receita Federal para emitir o comprovante cadastral atualizado do CNPJ e confrontar a atividade econômica principal e secundária (CNAE) com as cláusulas do Contrato Social.

002
Jurídico / Contratual
risco critica

O Contrato de Prestação de Serviços formalizado possui assinaturas válidas das partes e contempla detalhadamente o escopo, SLAs, prazos e sanções por descumprimento?

Critério: Contrato válido e vigente assinado digitalmente (com certificado ICP-Brasil) ou fisicamente, contendo descrição clara do escopo, valor, vigência e penalidades.

Como verificar: Verificar no módulo de arquivos do sistema GrandCondo se o contrato impresso ou assinado digitalmente possui a assinatura dos representantes legais habilitados e de duas testemunhas.

003
Jurídico / Trabalhista
risco critica

As Certidões Negativas de Débitos (CND Federal/INSS, CRF-FGTS e CNDT) da empresa prestadora estão dentro do prazo de validade e com status regular?

Critério: Apresentação das três certidões em formato Negativo (ou Positivo com Efeito de Negativo) dentro da data de validade expressa no documento.

Como verificar: Emitir ou solicitar a Certidão Conjunta Federal/INSS, o Certificado de Regularidade do FGTS no site da Caixa e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas no portal do TST.

004
Apólice de Seguro
risco alta

A empresa apresentou Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Operacional (RCO) vigente com cobertura para danos materiais e corporais causados a terceiros nas instalações?

Critério: Apólice vigente durante todo o período da obra ou serviço, com cobertura mínima compatível com o risco da atividade e sem pendência financeira no pagamento de parcelas.

Como verificar: Exigir cópia da apólice do seguro de RCO juntamente com o comprovante de pagamento do prêmio, auditando o limite de cobertura e as exclusões operacionais.

005
Proteção de Dados (LGPD)
risco alta

O contrato formal ou termo aditivo contempla cláusula específica de conformidade com a LGPD (Lei nº 13.709/2018) referente ao tratamento e sigilo de dados do condomínio?

Critério: Cláusula expressa de LGPD contendo obrigações de confidencialidade, descarte seguro de informações ao término do contrato e dever de notificação de incidentes em até 24 horas.

Como verificar: Revisar as cláusulas contratuais na plataforma GrandCondo para identificar o anexo ou cláusula de segurança da informação, privacidade e sigilo dos dados do condomínio.

006
Jurídico / Societário
risco media

O Capital Social integralizado da empresa contratada atende aos limites mínimos estabelecidos pelo Art. 4º-B da Lei nº 13.429/2017 conforme o número de empregados?

Critério: Capital social registrado na Junta Comercial em valor igual ou superior ao patamar fixado na tabela legal do Art. 4º-B da Lei nº 13.429/2017.

Como verificar: Confrontar o valor do Capital Social no Contrato Social atualizado com a faixa estipulada no Art. 4º-B da Lei 13.429/2017 (ex.: até 10 funcionários = mínimo R$ 10.000,00; 11 a 20 = mínimo R$ 25.000,00).

007
Segurança do Trabalho
risco alta

A prestadora apresentou o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) atualizado conforme a NR-01 contendo a identificação de perigos para os serviços no condomínio?

Critério: PGR elaborado ou revisado nos últimos 12 meses por Engenheiro ou Técnico de Segurança do Trabalho, contemplando matriz de risco das tarefas executadas no condomínio.

Como verificar: Analisar a cópia do PGR fornecida pela empresa, verificando se inclui o inventário de riscos específico para o tipo de serviço que será executado e a assinatura do responsável técnico em SST.

008
Jurídico / Compliance
risco media

A empresa assinou a Declaração de Cumprimento das Normas Regulamentadoras e Inexistência de Vínculo Empregatício com a gestão do condomínio?

Critério: Declaração preenchida sem rasuras, assinada e com expressa declaração de responsabilidade exclusiva sobre direção, remuneração e fiscalização de seus funcionários.

Como verificar: Verificar se o modelo padrão de declaração de autonomia e cumprimento das NRs foi assinado pelo representante legal da contratada e anexado ao cadastro no GrandCondo.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Documentação Jurídica e Contratual da Empresa Terceirizada
  • • Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas e Previdenciários (CND, FGTS, INSS)
  • • Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) dos Profissionais
  • • Fichas de Entrega e Validade dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • Certificados de Treinamento em Normas Regulamentadoras (NR-10, NR-35, NR-33)
  • • Cadastro de Prestadores e Controle de Acesso no Sistema GrandCondo

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Empresa prestadora sem contrato formal assinado ou sem especificação clara de escopo, SLAs e sanções no documento.Administradora3 diascritica
Comprovante de Inscrição no CNPJ inativo, suspenso ou com código de atividade (CNAE) incompatível com os serviços contratados.Administradora2 diasalta
Certidões Negativas de Débitos (CND Federal/INSS, CNDT ou CRF-FGTS) vencidas ou com status positivo não regularizado.Administradora2 diascritica
Ausência de Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Operacional (RCO) cobrindo danos materiais e corporais a terceiros.Empresa contratada5 diasalta
Contrato ou aditivo sem cláusula explícita de conformidade com a LGPD (Lei nº 13.709/2018) sobre sigilo de dados do condomínio.Administradora5 diasmedia
Falta do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) conforme NR-01 com os perigos específicos das instalações prediais.Empresa contratada5 diasalta
Não apresentação dos comprovantes de arrecadação da DCTFWeb/DARF Previdenciário e FGTS Digital do mês anterior ao início das obras.Síndico1 diacritica
Ausência da Ficha de Entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) assinada pelos colaboradores alocados no local.Empresa contratada1 diaalta
EPIs listados na ficha de controle com número de Certificado de Aprovação (CA) vencido ou cancelado junto ao MTE.Empresa contratada1 diaalta
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) ausente, vencido ou sem indicação de aptidão para os riscos específicos da função.Zelador(a)1 diacritica
Falta de certificação em Normas Regulamentadoras obrigatórias (NR-10, NR-35, NR-33) para atividades de alto risco.Zelador(a)1 diacritica
Falta de pré-cadastro dos profissionais e horários de acesso liberados no sistema de gestão GrandCondo.Porteiro1 diamedia

Como usar o kit em campo

A admissão rigorosa de empresas prestadoras de serviços e seus colaboradores terceirizados previne a responsabilização subsidiária trabalhista e assegura o cumprimento integral das normas de segurança predial. A validação prévia de certidões, apólices, ASOs e certificados de NRs garante que apenas profissionais qualificados e respaldados juridicamente atuem nas áreas comuns. Por meio da plataforma GrandCondo, a equipe do condomínio registra evidências, faz a gestão de acesso por crachás e monitora o Índice de Conformidade de cada contrato.

  1. 1Auditoria de Documentação Jurídica, Fiscal e TrabalhistaSolicite e confirme a validade da CND Federal/INSS, CNDT, CRF do FGTS e a Certidão de Débitos Trabalhistas do MTE da prestadora. Autentique as chaves de verificação nos portais governamentais oficiais para garantir a autenticidade dos comprovantes antes da assinatura do contrato. Registre os documentos aprovados na pasta digital do fornecedor dentro do sistema GrandCondo.
  2. 2Validação de Apólice de Seguro e Adequação à LGPDVerifique se a Apólice de Responsabilidade Civil Operacional (RCO) está vigente e cobre danos materiais e corporais nas dependências do condomínio. Exija a assinatura do Termo Aditivo de Privacidade para adequação à Lei nº 13.709/2018 (LGPD) referente aos dados manipulados no local. Faça o upload dos comprovantes e contratos no módulo financeiro e jurídico do GrandCondo.
  3. 3Análise do PGR, PCMSO e Atestados de Saúde Ocupacional (ASO)Exija o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) atualizado conforme a NR-01 e o PCMSO da empresa com a identificação dos perigos do condomínio. Examine se cada ASO apresentado pelos trabalhadores indica aptidão específica para a função a ser desempenhada na edificação. O zelador deve anexar cópias dos ASOs válidos diretamente no cadastro individual do prestador no GrandCondo.
  4. 4Conferência de Treinamentos em NRs e Fichas de EPIValide os certificados de capacitação obrigatórios para trabalhos de risco, como NR-10 (Eletricidade), NR-35 (Altura) e NR-33 (Espaço Confinado). Verifique a Ficha de Entrega de EPI assinada pelo trabalhador e se os Certificados de Aprovação (CA) dos equipamentos estão ativos no MTE. Fotografe os EPIs fornecidos e inclua no cadastro do colaborador no aplicativo GrandCondo.
  5. 5Verificação de Registro de Classe e Responsabilidade TécnicaPara serviços de engenharia, manutenção preventiva estrutural ou de sistemas críticos, solicite o registro ativo do profissional ou empresa no CREA ou CFT. Exija a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Termo de Responsabilidade Técnica (TRT) quitado referente ao escopo. Armazene a ART/TRT no módulo de obras e reformas do GrandCondo para posterior fiscalização.
  6. 6Integração de Segurança e Assinatura de Regras InternasRealize o alinhamento com a equipe terceirizada sobre horários de barulho, circulação de ferramentas, utilização de sanitários e conduta com moradores. Colha a assinatura física ou digital dos trabalhadores no Termo de Integração e Regras Internas do Condomínio. Registre o aceite e defina as permissões de acesso com dias e horários no perfil do prestador no GrandCondo.
  7. 7Cadastro no GrandCondo e Emissão de Crachás de IdentificaçãoInsira foto do colaborador, documento de identidade e contatos de emergência no módulo de controle de acesso do GrandCondo. Forneça o crachá temporário de prestador numerado com base nas autorizações de horário e escopo aprovados pelo zelador. O porteiro usará a plataforma para checar a foto e autorizar a entrada diariamente apenas se a documentação estiver regular.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e Evidenciamento FotográficoCalcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens aprovados no checklist pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100. Registre fotos da equipe uniforme, dos crachás, dos EPIs em uso e das áreas de trabalho no início das atividades. Insira a pontuação do Índice de Conformidade e os anexos fotográficos no relatório de vistoria inicial do GrandCondo.

Dicas de campo

  • • Defina um prazo mínimo de 48 horas úteis antes do início dos trabalhos para a recepção e análise de todos os documentos da empresa e equipe.
  • • Exija mensalmente a apresentação dos comprovantes do eSocial e DCTFWeb antes de autorizar o pagamento da fatura de prestação de serviços.
  • • Consulte a validade do Certificado de Aprovação (CA) de capacetes, cintos de paraquedista e calçados diretamente no portal CAVAL/MTE.
  • • Vincule os horários de liberação na portaria estritamente à jornada estipulada em contrato para evitar alegações de horas extras residuais.
  • • Anexe a planta baixa com rotas de fuga e localização dos extintores junto ao Termo de Integração entregue ao encarregado da obra.
  • • Crie etiquetas digitais no GrandCondo para sinalizar prestadores com pendências documentais próximas do vencimento (ex: ASO ou NR-35 prestes a expirar).
  • • Sempre invalide temporariamente o acesso no sistema GrandCondo caso ocorra a substituição não notificada de algum colaborador terceirizado.

Para quem é este kit

Introdução

A homologação técnica rigorosa de prestadores de serviços mitiga pesados riscos jurídicos e acidentes de trabalho nas dependências do condomínio. Estruture detalhadamente a verificação documental, a validação de treinamentos normativos e a integração operacional unindo as equipes de zeladoria e portaria.

Seção 01O Risco Jurídico e Trabalhista na Contratação de Terceiros

  • Exigir contrato social atualizado e cartão CNPJ ativo da prestadora antes de qualquer liberação.
  • Validar rigorosamente e mensalmente a CND Trabalhista e Previdenciária enviada pela contratada.
  • Reter cópias autênticas dos comprovantes de quitação de folha de pagamento e encargos da equipe alocada.

Seção 02Saúde Ocupacional e a Rastreabilidade dos Atestados (ASO)

  • Conferir a aptidão específica assinalada no ASO para a exata atividade contratada pelo condomínio.
  • Bloquear sumariamente na portaria a entrada de funcionários terceirizados com atestados médicos vencidos ou irregulares.
  • Arquivar de modo seguro cópias físicas ou digitalizadas dos exames de saúde na administração local.

Seção 03Controle e Fiscalização de Equipamentos de Proteção Individual (EPI)

  • Exigir a entrega de cópia da Ficha de EPI assinada pelo funcionário antes do início das atividades.
  • Verificar preventivamente a validade do CA (Certificado de Aprovação) de cada equipamento crítico listado.
  • Estabelecer protocolo interno e documentado de paralisação de obra em caso de recusa no uso do EPI.

Seção 04Validação de Treinamentos Normativos e Certificações Técnicas

  • Arquivar certificados de NR-10, NR-33 e NR-35 válidos e autenticados de todos os trabalhadores envolvidos.
  • Exigir recolhimento de ART ou TRT para intervenções de engenharia e manutenção de sistemas vitais do prédio.
  • Confrontar o nome exato do profissional certificado com o documento original de identidade apresentado na portaria.

Seção 05Integração de Segurança e Assinatura do Regulamento Interno

  • Conduzir um briefing técnico de segurança logo no primeiro dia de trabalho da equipe terceirizada.
  • Coletar assinatura incontestável no Termo de Ciência referente a todas as regras operacionais do condomínio.
  • Demarcar fisicamente as áreas de acesso temporário permitido e indicar claramente os sanitários designados para uso externo.

Seção 06Padronização Visual e Controle de Acesso com a GrandCondo

  • Exigir o uso ininterrupto, adequado e limpo do uniforme completo e do crachá de identificação padrão.
  • Cadastrar integralmente a equipe técnica aprovada na plataforma GrandCondo com definição estrita de regras de horários.
  • Utilizar os recursos de expedição do sistema logístico da portaria para registrar rapidamente insumos recebidos pelas empreiteiras.

Seção 07Monitoramento Contínuo e Gestão Rigorosa de Escalas de Trabalho

  • Realizar auditoria técnica mensal focada nas certidões da empresa contratada e nos ASOs próximos da data de vencimento.
  • Bloquear instantaneamente o acesso na portaria em caso de substituição não comunicada de funcionário sem homologação prévia.
  • Garantir assertivamente que o zelador(a) registre anomalias e intercorrências diárias no módulo de ocorrências do sistema de gestão.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A integração técnica profunda e documentada de prestadores terceirizados blinda o condomínio contra pesados passivos judiciais e acidentes severos, garantindo que o escopo contratado seja executado com máximo rigor normativo. Operacionalizar com sucesso esse fluxo vital exige um roteiro metodológico claro que ampare o síndico, a administradora, o zelador(a) e os porteiros dedicados em cada minuciosa etapa da validação. Para implementar essa rotina de admissão com excelência incontestável, baixe agora o "Kit Profissional de Inspeção — Admissão de Prestadores", material de apoio composto por exatos 48 itens de verificação técnica que estruturam o processo desde a conferência criteriosa de NRs trabalhistas até a parametrização segura de acesso no sistema GrandCondo, elevando definitivamente o padrão de segurança operacional e jurídica do seu edifício.

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