GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-905
prestação de contas anual: consolidação do exercício, comparativo orçado x realizado, parecer do conselho e aprovação em assembleia — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Prestação de Contas Anual do Síndico

Este kit orienta a auditoria técnica e a consolidação documental da prestação de contas anual exercida pelo síndico, abrangendo a reconciliação do Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), o comparativo orçado versus realizado e a regularidade das obrigações fiscais e trabalhistas

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estruture a consolidação do exercício, o comparativo orçado x realizado e as certidões fiscais com rigor técnico e contábil. Garanta a transparência perante o conselho fiscal e a assembleia ordinária com suporte da plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Checklist Operacional e Financeiro de 48 Pontos de Auditoria
  • Modelo de Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE Condominial)
  • Matriz Comparativa de Despesas: Orçado vs. Realizado por Conta Contábil
  • Roteiro para Conciliação Bancária e Auditoria do Fundo de Reserva
  • Template de Relatório Analítico de Inadimplência e Cobrança Jurídica
  • Checklist de Validação do eSocial, CNDs e Encargos Trabalhistas
  • Minuta de Parecer Formal do Conselho Fiscal
  • Modelo de Edital de Convocação da Assembleia Geral Ordinária (AGO)
  • Formato de Inventário Anual de Ativos e Equipamentos Patrimoniais

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE Condominial)
Análise Comparativa Orçado vs. Realizado por Conta Contábil
Conciliação Bancária das Contas Correntes e Aplicações Financeiras
Gestão do Fundo de Reserva e Fundos de Obras/Especificados
Relatório Sintético e Analítico de Inadimplência e Cobrança Jurídica
Certidões Negativas de Débitos (CND Federal, Estadual, Municipal, FGTS e CNDT)
Regularidade Trabalhista, Folha de Pagamento e Encargos (INSS, FGTS, eSocial)
Apuramento e Recolhimento de Impostos Retidos na Fonte (ISS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL)
Auditoria Contratual de Prestadores de Serviços Continuados
Inventário Anual de Ativos Patrimoniais e Equipamentos do Condomínio
Pasta Eletrônica de Prestação de Contas na Plataforma GrandCondo
Parecer Formal do Conselho Fiscal e Edital de Convocação da AGO

Referências normativas

  • • Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil — Arts. 1.348, VIII e 1.350)
  • • Lei Federal nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporações)
  • • NBC ITG 2002 (R1) — Entidades sem Finalidade Lucrativa (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • NBC TG Estrutura Conceitual — Relatório Financeiro (CFC)
  • • Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 (Obrigações Previdenciárias e Retenções)
  • • Lei Federal nº 12.546/2011 (Retenção na Fonte de Impostos e Contribuições)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Conciliação Bancária - Conta Corrente Principal
risco critica

Todos os lançamentos do extrato bancário da conta corrente principal do condomínio do exercício anual possuem perfeita correspondência com os registros do DRE e razão contábil?

Critério: Divergência zero (R$ 0,00) entre o saldo final do extrato bancário oficial e o saldo de fechamento do razão financeiro/DRE em 31/12 (NBC ITG 2002 R1).

Como verificar: Acessar o módulo financeiro do GrandCondo, cruzar o Extrato Bancário em formato OFX do período de 1º de janeiro a 31 de dezembro com o Relatório de Conciliação Bancária e verificar divergências de saldo.

002
Conciliação Bancária - Pendências de Compensação
risco alta

Os cheques emitidos ou transações financeiras em trânsito com mais de 30 dias de pendência no final do exercício foram devidamente estornados ou reclassificados na conciliação?

Critério: Inexistência de pendências de conciliação ativas com prazo de emissão superior a 30 dias na data do fechamento do exercício financeiro.

Como verificar: Consultar a aba de conciliação pendente no sistema GrandCondo, extrair a lista de itens pendentes na data-base de 31/12 e checar a data de emissão de cada lançamento não compensado.

003
Conciliação Bancária - Despesas Bancárias
risco media

As tarifas de manutenção de conta, taxas de liquidação de boletos e juros operacionais cobrados no exercício foram conferidos e devidamente apropriados nas contas de despesas operacionais?

Critério: 100% das tarifas e encargos lançados conforme a tabela pactuada com a instituição bancária e devidamente categorizados no plano de contas (NBC ITG 2002 R1).

Como verificar: No painel financeiro do GrandCondo, filtrar a conta analítica de 'Tarifas Bancárias' e confrontar o somatório anual com os extratos consolidados fornecidos pelo banco.

004
Aplicações Financeiras de Curto e Longo Prazo
risco alta

O rendimento das aplicações financeiras e os respectivos descontos de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) foram contabilizados mês a mês em contas sintéticas apropriadas?

Critério: Concordância integral entre os Informes de Rendimentos Anuais fornecidos pelos bancos e a escrituração do plano de contas do condomínio (NBC ITG 2002 R1).

Como verificar: Confrontar os Informes do Imposto de Renda (Informe de Rendimentos Financeiros) emitidos pelos bancos no GrandCondo com as contas de receita financeira e retenção na fonte no DRE.

005
Fundo de Reserva
risco alta

O valor arrecadado para o Fundo de Reserva ao longo do exercício respeitou integralmente a alíquota estipulada pela Convenção Condominial e pelas deliberações de assembleia?

Critério: Percentual arrecadado rigorosamente igual ao estipulado na Convenção do Condomínio (ex.: 5% a 10% da cota ordinária), apurado em 100% dos meses do exercício.

Como verificar: Checar a cláusula da Convenção referente ao Fundo de Reserva, extrair o relatório de arrecadação do GrandCondo e recalcular o percentual aplicado sobre as cotas ordinárias emitidas no ano.

006
Fundo de Reserva - Segregação Patrimonial
risco critica

Os recursos arrecadados do Fundo de Reserva foram efetivamente transferidos no mesmo mês para a conta/aplicação financeira vinculada e segregada da conta corrente operacional?

Critério: Transferência de 100% do valor arrecadado a título de Fundo de Reserva para conta/aplicação segregada em até 5 dias úteis após o recebimento das taxas condominiais.

Como verificar: Verificar no GrandCondo os comprovantes de transferência interna mensal da conta corrente para a conta/aplicação do Fundo de Reserva no prazo estipulado.

007
Fundos de Obras e Despesas Especiais
risco critica

As despesas custeadas com recursos de Fundos de Obras ou Fundos Especificados foram rigorosamente enquadradas nos escopos e tetos financeiros aprovados na assembleia correspondente?

Critério: 100% dos débitos do Fundo de Obras respaldados por ata específica e sem extrapolação do orçamento aprovado sem anuência prévia da assembleia.

Como verificar: Ler a ata de aprovação do fundo de obras, extrair o extrato analítico do fundo no GrandCondo e conferir nota por nota se os pagamentos correspondem ao escopo e teto aprovados.

008
Fundos Especificados e Sobras Orçamentárias
risco media

Ao encerramento da obra ou finalidade do fundo especificado, o saldo remanescente foi encerrado com devolução ao fundo de reserva ou destinação aprovada em assembleia?

Critério: Saldo zero nas contas de fundos encerrados no exercício com registro em ata de destinação do saldo remanescente aprovado pela AGO/AGE (Lei 4.591/1964 e Código Civil Art. 1.348).

Como verificar: No módulo financeiro do GrandCondo, checar os saldos de fundos especificados marcados como 'obras concluídas no exercício' e conferir o lançamento de encerramento/transferência.

Calendário de inspeções

Diário

Administradora / Síndico
  • • Lançamento de notas fiscais de entrada na plataforma GrandCondo
  • • Baixa e conciliação dos recebimentos da taxa condominial via arquivo de retorno
  • • Conferência diária do saldo e movimentação de caixa/conta corrente

Mensal

Administradora / Síndico
  • • Fechamento do balancete mensal e reconciliação bancária de todas as contas
  • • Verificação do recolhimento de encargos trabalhistas e tributários (INSS, FGTS, ISS, PIS/COFINS)
  • • Disponibilização da pasta digital de prestação de contas no app GrandCondo para o Conselho Fiscal

Trimestral

Síndico e Conselho Fiscal
  • • Análise do índice de inadimplência e evolução das ações judiciais de cobrança
  • • Revisão trimestral do cumprimento do orçamento aprovado (Orçado vs. Realizado)
  • • Reunião de alinhamento entre Síndico e Conselho Fiscal para acompanhamento das contas

Semestral

Administradora, Síndico e Zelador(a)
  • • Emissão e validação de CNDs (União, FGTS, Trabalhista e Municipal)
  • • Revisão dos contratos de manutenção continuada e verificação de reajustes anuais
  • • Conferência física do inventário de bens patrimoniais junto ao zelador

Anual

Síndico, Administradora e Conselho Fiscal
  • • Consolidação do DRE Anual e do relatório comparativo Orçado x Realizado do exercício
  • • Elaboração e assinatura do Parecer Final do Conselho Fiscal
  • • Elaboração da Previsão Orçamentária para o próximo exercício
  • • Publicação da convocação e realização da Assembleia Geral Ordinária (AGO)

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência entre lançamentos do extrato da conta corrente operacional e os registros de receitas e despesas no DRE contábil.Administradora5 diasalta
Transações financeiras em trânsito e cheques pendentes de compensação há mais de 30 dias sem tratamento na conciliação anual.Administradora7 diasmedia
Rendimentos brutos e IRRF retido nas aplicações financeiras não registrados mensalmente em contas sintéticas próprias no balancete.Administradora10 diasmedia
Recursos arrecadados do Fundo de Reserva mantidos na conta corrente operacional, descumprindo a segregação patrimonial ex-vi Convenção.Síndico3 diascritica
Utilização de verba do Fundo de Obras para pagamento de despesas ordinárias sem prévia autorização assemblear.Síndico15 diascritica
Divergência nos valores informados nos eventos S-1200/S-1210 do eSocial e as guias pagas via FGTS Digital.Administradora5 diasalta
Incoerência na alíquota do RAT/FAP e contribuições de terceiros declaradas na DCTFWeb do último trimestre.Administradora7 diasalta
Divergência entre as horas extras e adicionais noturnos pagos em holerite e os registros de ponto do zelador no sistema GrandCondo.Administradora10 diasmedia
Ausência do comprovante de pagamento de férias e recibo de 13º salário devidamente assinado na pasta de prestação de contas.Administradora5 diasmedia
Nota fiscal de prestação de serviço continuado enviada sem o destaque da retenção de 4,65% (PIS/COFINS/CSLL) e omissão no EFD-Reinf.Administradora5 diasalta
Não retenção na fonte do IRRF em faturas de manutenção de portões e geradores prestadas por pessoas jurídicas.Administradora7 diasmedia
Falta de retenção e recolhimento do ISSQN sobre serviços de construção civil e impermeabilização tomados pelo condomínio.Administradora5 diasalta

Como usar o kit em campo

A prestação de contas anual do síndico exige a consolidação rigorosa do exercício financeiro, alinhando a escrituração contábil às exigências do Código Civil (Art. 1.348, VIII) e às disposições da convenção condominial. A utilização da plataforma GrandCondo permite integrar a conciliação bancária, a gestão de obrigações trabalhistas e a apuração de retenções tributárias em uma pasta eletrônica auditável antes da apreciação do Conselho Fiscal. A apresentação transparente do comparativo orçado versus realizado e a comprovação da regularidade fiscal asseguram a aprovação do balanço na Assembleia Geral Ordinária (AGO) sem ressalvas.

  1. 1Consolidação do DRE e Conciliação Bancária AnualConcilie 100% dos lançamentos das contas operacionais e aplicações financeiras com os extratos bancários de janeiro a dezembro. Identifique e estorne pendências de compensação com mais de 30 dias diretamente no sistema GrandCondo. Registre os rendimentos e deduções de IRRF das aplicações em contas sintéticas apropriadas para compor o Demonstrativo de Resultado do Exercício.
  2. 2Segregação e Auditoria dos Fundos de Reserva e ObrasVerifique se as transferências para o Fundo de Reserva respeitaram a alíquota convencional e ocorreram rigorosamente no mesmo mês de arrecadação. Valide se os custeios do Fundo de Obras não ultrapassaram os limites aprovados em assembleia específica. Anexe as atas autorizativas e os comprovantes bancários de transferência na pasta digital do exercício.
  3. 3Auditoria Trabalhista e Previdenciária (eSocial e FGTS Digital)Verifique a exatidão entre o registro de ponto da equipe de zeladoria e portaria no GrandCondo e os eventos S-1200 e S-1210 do eSocial. Confira a quitação das guias do FGTS Digital, das DCTFWeb e dos comprovantes de pagamento do 13º salário e férias dentro dos prazos da CLT. Assegure que as provisões trabalhistas mensais estejam devidamente refletidas no balancete anual do condomínio.
  4. 4Verificação de Retenções Tributárias e EFD-ReinfAudite os pagamentos a prestadores de serviço continuados e esporádicos para confirmar o recolhimento do ISSQN, IRRF e PIS/COFINS/CSLL (4,65%). Confirme a escrituração correta dos eventos R-2010 e R-4020 no EFD-Reinf e a emissão das retenções de 11% de INSS na cessão de mão de obra. Registre as guias DARF e DAM quitadas na pasta de prestação de contas.
  5. 5Atualização do Inventário Patrimonial e Emissão de CNDsRealize a conferência física e fotográfica de todos os ativos e equipamentos do condomínio, vinculando os registros fotográficos ao cadastro de patrimônio na plataforma GrandCondo. Emita as Certidões Negativas de Débitos (Federal, Estadual, Municipal, FGTS e CNDT) ao encerramento do exercício. As fotos dos bens e relatórios devem compor o anexo técnico do relatório anual prestado aos condôminos.
  6. 6Emissão do Parecer do Conselho Fiscal e Disponibilização da PastaApresente o balanço financeiro, a pasta eletrônica completa do GrandCondo e o relatório analítico de inadimplência aos conselheiros fiscais para análise técnica. Obtenha o parecer formal assinado pelos membros do Conselho Fiscal recomendando a aprovação ou apontando ressalvas. Disponibilize a pasta eletrônica com antecedência razoável à convocação da AGO para consulta da massa condominial.
  7. 7Apresentação e Votação na Assembleia Geral Ordinária (AGO)Convoque a AGO dentro do prazo estabelecido na convenção, instruindo o edital com a síntese do DRE e a análise orçado x realizado. Apresente o Índice de Conformidade da gestão calculado com base nas auditorias de campo e contábeis. Coloque a prestação de contas em votação formal e registre o resultado e deliberações na ata da assembleia.

Dicas de campo

  • • Utilize a funcionalidade de rastreabilidade do GrandCondo para anexar fotos com marca d'água de data e hora aos relatórios do inventário patrimonial e auditoria de obras.
  • • Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens auditados em status 'Conforme' pelo total de itens aplicáveis do checklist, multiplicando por 100 para obter a porcentagem de eficácia da gestão.
  • • Mantenha os relatórios sintético e analítico de inadimplência atualizados até a data de envio da convocação, separando acordos amigáveis da cobrança judicial sob responsabilidade da assessoria jurídica.
  • • Anexe o comprovante de remessa e quitação da DCTFWeb e do FGTS Digital diretamente nos módulos financeiros para transparência junto ao conselho fiscal.
  • • Configure alertas na plataforma GrandCondo para monitorar a validade trimestral das CNDs municipal, estadual, federal e trabalhistas (CNDT).
  • • Garanta que todas as notas fiscais de prestadores continuados possuam o relatório de medição de serviços e as certidões de regularidade do contratado anexadas antes da liquidação do título.
  • • Disponibilize o link da pasta eletrônica de prestação de contas na convocação da AGO, permitindo aos moradores conferirem as notas e comprovantes em PDF pelo app GrandCondo.

Para quem é este kit

Padronização técnica que acelera a prestação de contas e reduz questionamentos na assembleia ordinária.

Checklist objetivo para emissão de parecer fundamentado com base em critérios verificáveis.

Estrutura replicável alinhada às normas contábeis e ao Código Civil brasileiro.

Roteiro para conferência do patrimônio físico e integração com a equipe de portaria 24h.

Introdução

A prestação de contas anual é uma obrigação legal do síndico que exige rigor na consolidação do DRE, conciliação bancária e emissão de certidões. Este guia técnico estabelece o fluxo de auditoria documental e financeira para embasar o parecer do conselho fiscal e a deliberação na Assembleia Geral Ordinária.

Seção 02Consolidação do DRE e Análise Orçado vs. Realizado

  • Isolamento de contas contábeis por centro de custo, separando despesas de pessoal, manutenção preventiva, consumo de concessionárias e encargos administrativos.
  • Elaboração de justificativa formal e documentada para variações de despesas de custeio que ultrapassem o limite de 10% do valor orçado inicialmente.
  • Demonstração analítica do saldo remanescente nas contas de custeio ordinário ao final de cada mês e no encerramento do exercício financeiro.

Seção 03Conciliação Bancária e Gestão dos Fundos Específicos

Seção 04Regularidade Fiscal, Trabalhista e o eSocial no Condomínio

  • Emissão e validação periódica das Certidões Negativas de Débitos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, incluindo FGTS e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
  • Comprovação da vigência dos exames médicos periódicos (PCMSO) e atualização dos laudos de segurança ocupacional (PGR/LTCAT) aplicados ao zelador e profissionais da portaria 24h.
  • Arquivamento cronológico das guias de retenção tributária estritamente associadas e conciliadas com as respectivas notas fiscais de prestação de serviços terceirizados.

Seção 05Controle de Inadimplência e Rastreabilidade Operacional

Seção 06O Inventário Patrimonial e a Auditoria de Contratos

  • Atualização criteriosa do livro de registro de bens tangíveis, inventariando máquinas, equipamentos de segurança e ferramentas utilizadas pela zeladoria do condomínio.
  • Análise documental dos reajustes contratuais aplicados ao longo do exercício financeiro e verificação legal de cláusulas de renovações tácitas com fornecedores ativos.
  • Validação de vigência e abrangência das apólices do seguro condominial obrigatório, atestando coberturas contra incêndio, responsabilidade civil do síndico e proteção aos colaboradores orgânicos.

Seção 07Estruturação do Dossiê, Parecer do Conselho e AGO

Perguntas frequentes

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Conclusão

A transparência incontestável na gestão patrimonial e financeira exige a aplicação de uma metodologia de auditoria rigorosa, cruzamento de dados auditáveis e rastreabilidade documental de ponta a ponta. Para padronizar a coleta e a verificação técnica de todas as rotinas, obrigações financeiras e encargos legais do exercício, faça o download do nosso Kit Profissional de Inspeção — Prestação de Contas Anual do Síndico e estruture o processo de aprovação das contas do seu condomínio com critérios operacionais consolidados e em conformidade absoluta com a legislação brasileira vigente.

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Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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