GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-472
organização da pasta de segurança e saúde do trabalho do condomínio: estrutura de pastas por norma e por colaborador, nomenclatura, validade, backup digital e controle de acesso conforme a LGPD

Checklist da Pasta de SST do Condomínio

Este kit técnico estabelece os procedimentos para estruturação, auditoria e manutenção da Pasta de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) em condomínios residenciais e comerciais

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Resumo executivo

Padronize o arquivamento físico e digital do PGR, PCMSO, ASO e fichas de EPI em conformidade com as NRs e a LGPD. Garanta auditorias impecáveis no condomínio operado por sua equipe e integrado à plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

PDF, Word e ExcelComo o arquivo abre em cada formato

O mesmo conteúdo sai em folha A4 pronta para imprimir (PDF), em documento editável (Word) e — quando o material tem controle recorrente — em planilha com colunas de lançamento (Excel).

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Prévia do checklist Checklist da Pasta de SST do Condomínio — no formato PDF · GrandCondo
Checklist da Pasta de SST do Condomínio — prévia do arquivo em PDF (GrandCondo).

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O que vem neste kit

  • Checklist auditável de 40 itens para verificação completa da pasta de SST
  • Matriz de prazos de validade e temporalidade documental (ASO, PGR, PCMSO, LTCAT)
  • Modelo de ficha de controle e comprovante de entrega de EPI (NR-06)
  • Guia de validação de certificados de treinamentos para trabalho em altura e elétrica
  • Protocolo de gestão e controle de documentos de SST de empresas terceirizadas
  • Diretriz técnica para adequação da pasta de SST aos requisitos da LGPD
  • Formulário para registro e investigação de incidentes e emissão de CAT
  • Instruções de integração e backup da documentação via sistema GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Estrutura Física e Digital da Pasta Geral de SST
Programas Base e Laudos Ambientais Vigentes (PGR, PCMSO e LTCAT)
Prontuários Individuais de SST dos Colaboradores Próprios
Atestados de Saúde Ocupacional (ASO Admissional, Periódico, Demissional e Mudança de Risco)
Fichas de Controle e Comprovantes de Entrega de EPIs (NR-06)
Matriz de Treinamentos e Certificados de Capacitação (NR-10, NR-33, NR-35)
Documentação do Designado NR-05 ou CIPA e Ações de Prevenção ao Assédio
Ordens de Serviço (OS) de SST Assinadas por Colaborador
Pasta de SST e Documentação de Empresas Terceirizadas Ativas
Controle de Acesso LGPD para Documentos Médicos e Sensíveis
Repositório de Backup Digital e Tabela de Temporalidade Documental
Registros de Investigação de Incidentes e CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)

Referências normativas

  • • NR-01 - Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO/PGR)
  • • NR-05 - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPA)
  • • NR-06 - Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • NR-07 - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • • NR-10 - Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade
  • • NR-33 - Segurança e Saúde no Trabalho em Espaços Confinados
  • • NR-35 - Trabalho em Altura
  • • Lei Federal Nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Pasta Física de SST e Prontuários
risco alta

A pasta física de SST contendo prontuários médicos e ASOs está armazenada em local sob chave, com acesso restrito aos responsáveis autorizados?

Critério: Acesso restrito exclusivo ao síndico ou preposto formalmente designado, em arquivo trancado a chave, atendendo ao Art. 5º, II, 'g' da Lei 13.709/2018 (LGPD) e item 7.5.19.1 da NR-07.

Como verificar: Inspecionar o local físico de guarda na administração/zeladoria, testar se o armário/arquivo permanece trancado a chave e checar a lista de pessoas que possuem custódia das chaves.

002
Repositório Digital GrandCondo
risco media

O repositório digital de SST na plataforma GrandCondo possui taxonomia padronizada por norma/colaborador e permissões de acesso configuradas por perfil?

Critério: Pastas organizadas rigorosamente por programa e colaborador, com perfil de visualização/edição restrito à gestão e logs de auditoria ativos na plataforma GrandCondo (LGPD, Art. 46).

Como verificar: Acessar o módulo de Documentos da plataforma GrandCondo, navegar pela árvore de pastas (PGR, PCMSO, LTCAT, Colaboradores) e validar os níveis de permissão atribuídos aos usuários cadastrados.

003
Controle Temporal de Documentos
risco alta

Existe uma Matriz de Controle de Vencimentos de SST atualizada na plataforma GrandCondo identificando as datas limites de renovação de todos os programas e laudos?

Critério: 100% dos programas e laudos com prazos de validade cadastrados e alertas automatizados parametrizados para 60, 30 e 15 dias antes do vencimento.

Como verificar: Consultar o painel de controle de prazos na plataforma GrandCondo e cruzar as datas de vencimento cadastradas com as datas de emissão gravadas nos arquivos PDF originais.

004
Prontuário Individual do Colaborador
risco media

Os documentos operacionais de SST do funcionário estão arquivados em subpasta distinta dos exames clínicos e prontuários médicos confidenciais?

Critério: Segregação completa dos prontuários clínicos em acesso exclusivo ao Médico do Trabalho encarregado do PCMSO, conforme Resolução CFM nº 2.323/2022 e NR-07 (item 7.5.19).

Como verificar: Abrir o prontuário do colaborador na plataforma GrandCondo e na pasta física, verificando se a subpasta 'SST Operacional' está isolada do 'Prontuário Médico Confidencial'.

005
PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos)
risco critica

O PGR do condomínio está acompanhado do Inventário de Riscos Ocupacionais e do Plano de Ação assinado por profissional habilitado em SST?

Critério: Documento elaborado e assinado por profissional habilitado em SST conforme NR-01 (item 1.5.7), com revisão periódica máxima de 2 anos (ou 3 anos para organizações com certificação no sistema de gestão de SST).

Como verificar: Abrir o arquivo digital do PGR no GrandCondo, conferir a assinatura do Engenheiro de Segurança do Trabalho ou Técnico de Segurança, checar a tabela do Inventário de Riscos e o cronograma do Plano de Ação.

006
PCMSO (Prog. de Controle Médico de Saúde Ocupacional)
risco critica

O PCMSO vigente reflete integralmente os riscos catalogados no PGR e conta com a indicação formal do Médico do Trabalho responsável?

Critério: Coerência técnica de 100% dos exames previstos no PCMSO em relação aos riscos do PGR, contendo assinatura do Médico do Trabalho responsável conforme NR-07 (item 7.4.1).

Como verificar: Conferir o documento do PCMSO na plataforma GrandCondo, comparando o rol de exames solicitados com o Inventário de Riscos do PGR e checando a identificação e CRM do Médico do Trabalho responsável.

007
LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais)
risco critica

O condomínio possui LTCAT assinado por Engenheiro de Segurança ou Médico do Trabalho acompanhado das conclusões relativas à insalubridade e periculosidade?

Critério: Laudo conclusivo assinado por profissional habilitado (CREA ou CRM), atualizado sempre que houver alteração nos ambientes ou processos de trabalho, atendendo ao Art. 58 da Lei 8.213/1991.

Como verificar: Examinar o LTCAT arquivado na plataforma GrandCondo, checar a data de emissão, as medições quantitativas (ruído, iluminação, químicos) e a assinatura do Engenheiro ou Médico do Trabalho.

008
Acompanhamento do Plano de Ação do PGR
risco alta

O status de cumprimento do Plano de Ação do PGR é atualizado periodicamente pela gestão no GrandCondo com comprovação das adequações físicas executadas?

Critério: Atingimento de pelo menos 90% das ações dentro do prazo estabelecido no cronograma do PGR (NR-01, item 1.5.4.4).

Como verificar: Acessar o cronograma do Plano de Ação do PGR no GrandCondo, verificar o status das pendências mapeadas para o período e checar as evidências anexadas (fotos das correções ou ordens de serviço).

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a)
  • • Verificação visual do uso correto e integridade dos EPIs pela equipe própria antes do início da jornada
  • • Validação da documentação básica de SST e ASO dos trabalhadores terceirizados que realizarem serviços no dia
  • • Registro imediato no diário de bordo da plataforma GrandCondo de qualquer incidente ou condição insegura detectada

Semanal

Zelador(a)
  • • Conferência do preenchimento e assinatura das fichas de entrega e substituição de EPIs
  • • Auditoria do armário de arquivamento físico para garantir que permanece trancado (segurança LGPD)
  • • Digitalização e upload dos comprovantes de treinamentos das equipes no módulo de arquivos do GrandCondo

Mensal

Administradora de Condomínios
  • • Verificação do relatório de vencimentos dos ASOs (Admissionais, Periódicos) para agendamento prévio
  • • Monitoramento da matriz de validade das capacitações em NR-10, NR-33 e NR-35
  • • Conferência da homologação de documentos de SST das empresas terceirizadas permanentes (portaria, limpeza e manutenção)

Trimestral

Técnico de Segurança do Trabalho / Síndico
  • • Auditoria dos controles de acesso à pasta física e digital de SST, verificando permissões concedidas no sistema
  • • Revisão das atas de reunião e planos de trabalho do Designado da NR-05 ou CIPA
  • • Auditoria amostral do estado de conservação dos EPIs armazenados em estoque

Semestral

Administradora de Condomínios / Técnico de SST
  • • Execução de teste de restauração de backup da pasta digital de SST armazenada no GrandCondo
  • • Revisão técnica do plano de treinamento e reciclagem dos colaboradores de manutenção
  • • Validação do cumprimento do cronograma de ações do PGR e PCMSO com o engenheiro responsável

Anual

Síndico(a) e Engenheiro de Segurança do Trabalho / Médico do Trabalho
  • • Renovação e reavaliação global do PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) conforme NR-01
  • • Emissão do Relatório Analítico e renovação do PCMSO conforme diretrizes da NR-07
  • • Atualização ou validação do LTCAT para fins de comprovação previdenciária
  • • Emissão e reciclagem das Ordens de Serviço (OS) de SST atualizadas para todos os cargos ativos

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Pasta física de SST contendo ASOs e prontuários médicos armazenada em armário aberto, sem restrição de acesso ou chave, violando os preceitos da LGPD.Administradora3 diascritica
Ausência de PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) vigente contendo o Inventário de Riscos Ocupacionais e Plano de Ação assinado conforme a NR-01.Síndico15 diascritica
PCMSO vencido ou incompatível com o inventário de riscos do PGR, sem designação formal do Médico do Trabalho coordenador/responsável (NR-07).Administradora10 diasalta
Condomínio não possui LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho) assinado para embasamento de insalubridade, periculosidade e PPP/eSocial.Síndico20 diasalta
Zelador ou equipe própria realizando limpezas em telhados ou marquises acima de 2,00m sem certificado de treinamento da NR-35 ou com reciclagem bienal vencida.Síndico5 diascritica
Zelador executando rearme de disjuntores e manobras em quadros elétricos de baixa tensão sem treinamento de NR-10 Básico (40 horas) válido.Síndico7 diascritica
Liberação de entrada de funcionários ou terceiros em cisternas/reservatórios sem comprovação de treinamento da NR-33 e emissão da Permissão de Entrada e Trabalho (PET).Zelador(a)Imediatocritica
Fichas de EPI (NR-06) desatualizadas, sem indicação do número do Certificado de Aprovação (CA) válido no MTP ou sem assinatura do trabalhador no recebimento.Zelador(a)5 diasalta
Colaboradores próprios executando atividades sem Ordem de Serviço (OS) de SST (NR-01) assinada com a descrição de riscos e procedimentos de prevenção.Administradora7 diasmedia
Colaborador indicado como Designado da NR-05 sem curso de capacitação de CIPA/Designado concluído dentro da vigência.Administradora15 diasmedia
Ausência de norma interna ou código de conduta formal estabelecendo diretrizes claras para prevenção e combate ao assédio sexual e violência (Lei 14.457/22).Síndico15 diasalta
Prestadores de serviços terceirizados atuando no condomínio sem validação prévia de PGR, PCMSO e ASOs válidos de seus operários.PorteiroImediatoalta

Como usar o kit em campo

A correta estruturação e gestão da Pasta de SST no condomínio assegura o cumprimento integral das Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego, resguardando a edificação contra penalidades fiscais e demandas trabalhistas. A centralização física e digital dos programas base, prontuários de saúde e certificados de capacitação no sistema GrandCondo permite um controle rigoroso de vencimentos e conformidade legal sob as diretrizes da LGPD. Esta abordagem sistêmica viabiliza a rápida comprovação documental em fiscalizações, garante a integridade dos colaboradores próprios e terceirizados e consolida uma cultura preventiva na manutenção predial.

  1. 1Estruturação dos Repositórios Físico e DigitalCrie um armário fechado sob chave na administração com acesso restrito da gestão para guardar prontuários e ASOs em suporte físico. Em paralelo, configure as pastas no repositório digital da plataforma GrandCondo com controle de permissão LGPD e nomenclatura padronizada por norma e colaborador.
  2. 2Consolidação dos Programas Base e Laudos AmbientaisArquive o PGR acompanhado do Inventário de Riscos, o PCMSO com a indicação do Médico do Trabalho e o LTCAT emitido por profissional habilitado em SST. Cadastre as datas de emissão e os prazos de renovação no módulo financeiro e documental da plataforma GrandCondo para emissão de alertas preventivos.
  3. 3Organização dos Prontuários Individuais de SSTCrie uma subpasta para cada colaborador contendo a Ordem de Serviço da NR-01 assinada, ASO admissional e periódicos e histórico de exames. Mantenha relatórios médicos sigilosos sob responsabilidade estrita do médico coordenador, registrando apenas as aptidões operacionais no sistema.
  4. 4Gestão e Padronização de Fichas de EPI (NR-06)Confira se todas as fichas contêm o modelo do equipamento, fabricante, número de Certificado de Aprovação (CA) válido no MTP e assinatura do trabalhador no recebimento. Digitalize e anexe as fichas na plataforma GrandCondo para permitir auditoria rápida durante as inspeções de rotina do zelador.
  5. 5Auditoria da Matriz de Capacitação (NR-10, NR-33 e NR-35)Mapeie os treinamentos obrigatórios por função e valide os certificados verificando ementa, carga horária e identificação do responsável técnico. Registre as datas de validade das reciclagens na plataforma GrandCondo para impedir a autorização de serviços de alto risco com cursos vencidos.
  6. 6Formalização do Designado NR-05 e Ações AntiassédioArquive a indicação e o certificado de capacitação do Designado da NR-05, além dos registros de ações preventivas do condomínio. Cadastre o código de conduta e as evidências de treinamento de prevenção ao assédio no sistema GrandCondo com comprovação de ciência da equipe.
  7. 7Homologação Documental de Empresas TerceirizadasExija das prestadoras de serviço os programas PGR e PCMSO, ASOs dos funcionários alocados, fichas de EPI e treinamentos regulamentares antes da liberação do trabalho. Registre a validação da empresa no sistema GrandCondo para restringir o acesso de terceiros irregularmente documentados.
  8. 8Registro de Evidências Fotográficas e Índice de ConformidadeRealize vistorias de campo registrando fotos com data e hora das adequações do Plano de Ação do PGR, como sinalização de painéis e pontos de ancoragem, anexando ao GrandCondo. Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens operacionais conformes pelo total de itens aplicáveis da lista e multiplicando por 100 para obter o percentual de adequação da edificação.

Dicas de campo

  • • Mantenha uma cópia impressa ou digital do Certificado de Aprovação (CA) atualizado no site do MTP junto a cada ficha de entrega de EPI.
  • • Proíba o armazenamento de prontuários clínicos detalhados ou laudos com CID na pasta física comum da administração para evitar violações da LGPD.
  • • Defina gatilhos de notificação na plataforma GrandCondo com 60 dias de antecedência para a renovação de laudos anuais como PGR e PCMSO.
  • • Verifique se o certificado de NR-10 do zelador ou técnico possui anotação explicativa sobre intervenções em baixa tensão e Anotação de Responsabilidade Técnica (ART).
  • • Revise as Ordens de Serviço (NR-01) sempre que houver alteração nos processos de limpeza, produtos químicos utilizados ou novas rotinas na portaria.
  • • Disponibilize o código de conduta e combate ao assédio na central de comunicados do GrandCondo para confirmação de leitura por todos os funcionários.
  • • Aplique a Tabela de Temporalidade Documental mantendo ASOs e laudos ambientais arquivados por no mínimo 20 anos após o desligamento do colaborador.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão documental de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) exige rigor técnico contínuo para mitigar passivos trabalhistas e evitar autuações governamentais. Entenda os procedimentos de engenharia e administração para estruturar o acervo físico e digital do condomínio com segurança jurídica.

Seção 01Estrutura Base e Programas Regulatórios Vigentes

  • Manter a versão vigente do PGR e PCMSO em pasta física de fácil acesso para eventuais fiscalizações trabalhistas no local.
  • Arquivar laudos anteriores (histórico) em repositório digital estruturado para preservar o acervo contra degradação temporal.
  • Garantir que o LTCAT seja atualizado imediatamente sempre que houver modificação estrutural ou mudança severa no escopo das atividades da zeladoria.

Seção 02Prontuários Individuais e Controle de ASOs

Seção 03Gestão de EPIs (NR-06) e Treinamentos Capacitatórios

  • Validar a vigência do Certificado de Aprovação (CA) dos equipamentos no portal do Ministério do Trabalho antes de registrar o fornecimento na ficha física.
  • Programar reciclagens periódicas para certificados de NR-10, NR-33 e NR-35 dos profissionais de manutenção antes do vencimento normativo.
  • Registrar formalmente todas as orientações diárias sobre conservação, uso correto e guarda de equipamentos repassadas pelo zelador à equipe operacional.

Seção 04Documentação do Designado NR-05 e Ações de Prevenção ao Assédio

Seção 05Controle de Terceirizados e Emissão de Ordens de Serviço

  • Diligenciar ativamente a documentação de saúde e segurança de prestadores de serviço mediante contrato com cláusula de corresponsabilidade técnica.
  • Reter cópias assinadas das Permissões de Trabalho (PT) e Análises Preliminares de Risco (APR) referentes às atividades críticas terceirizadas.
  • Emitir Ordens de Serviço de Segurança claras, objetivas e específicas para as rotinas particulares da portaria, das rondas, da limpeza e da manutenção geral.

Seção 06Adequação à LGPD, Backup Digital e Sistemas Integrados

Seção 07Investigação de Acidentes e Retenção de CAT

  • Padronizar o uso de formulários de relato de quase-acidentes para detecção precoce de desvios operacionais e manutenções corretivas emergenciais.
  • Vincular todo o registro fotográfico capturado da área isolada diretamente aos anexos dos relatórios oficiais de investigação do incidente.
  • Manter os recibos governamentais de entrega da CAT e os atestados de afastamento cronologicamente indexados ao prontuário médico do acidentado.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A estruturação técnica do acervo de Segurança e Saúde do Trabalho blinda definitivamente o condomínio contra multas trabalhistas onerosas e ações indenizatórias imprevistas. Para auditar a integridade de todas as suas pastas físicas, validar de forma metodológica os vencimentos de normas regulamentadoras e padronizar o controle ostensivo de prestadores de serviço, baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Checklist da Pasta de SST do Condomínio. Transforme sua gestão documental diária em um processo absolutamente seguro, rastreável e alinhado às diretrizes legais com excelência.

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