GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-832
prestação de contas: extratos, balancetes, notas fiscais, conciliação e transparência aos condôminos — inspeção predial em condomínio residencial conforme a NBR 16747 e a NBR 5674, com classificação de anomalias e falhas, grau de risco (crítico, regular, mínimo), registro fotográfico, recomendação técnica, prazo, responsável e entrada no plano de manutenção

Checklist da Prestação de Contas

Este kit abrange a verificação documental e financeira da gestão condominial, englobando conciliação bancária, validação de notas fiscais, comprovação de encargos trabalhistas, balancetes mensais e aderência ao orçamento aprovado em assembleia

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Garanta a conformidade fiscal e operacional da gestão financeira condominial alinhada às NBR 16747 e NBR 5674. Mitigue riscos tributários e valide contratos de manutenção predial com um método prático de vistoria documental.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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48

Pontos de verificação auditáveis

100%

Alinhamento às NBR 16747 e 5674

< 10s

Comprovação térmica de encomendas no GrandCondo

Zero

Risco de glosa em fiscalizações trabalhistas

O que vem neste kit

  • Checklist em PDF interativo com 48 critérios de inspeção financeira e documental
  • Planilha de Conciliação Bancária e Validação de Extratos de Conta Corrente e Aplicações
  • Matriz de Riscos para Classificação de Falhas Documentais e Anomalias Fiscais
  • Modelo de Relatório Técnico de Vistoria de Prestação de Contas com Evidências Fotográficas
  • Guia de Validação de Encargos Trabalhistas (eSocial, INSS e FGTS) para Terceirizados e Próprios
  • Tabela de Aderência Orçamentária entre Despesas Realizadas e Previsão Aprovada
  • Protocolo de Controle de Fundo de Caixa da Zeladoria e Despesas Emergenciais
  • Fluxograma de Rastreabilidade de Contratos de Manutenção Predial e Termos Aditivos
  • Template de Parecer Técnico para Conselho Fiscal e Apresentação em Assembleia

Por que este kit resolve

Conformidade às Normas ABNT

Aplicação dos princípios das NBR 16747 e NBR 5674 ao controle documental e financeiro da edificação.

Auditoria de Encargos Trabalhistas

Verificação rigorosa de guias do eSocial, FGTS e INSS das equipes de portaria 24h e zeladoria.

Rastreabilidade de Notas Fiscais e DANFE

Validação de compras de insumos, ordens de serviço e liquidação de contratos de manutenção predial.

Blindagem Jurídica e Transparência

Redução drástica de anomalias em balancetes para aprovação tranquila de contas em assembleia.

Mitigação de Riscos em Fundos

Controle estrito do fundo de reserva, arrecadações extraordinárias e conciliação de acordos de inadimplência.

Eficiência Operacional Integrada

Conexão direta entre os comprovantes de pequeno caixa do zelador e a gestão central via GrandCondo.

Áreas e sistemas inspecionados

Conciliação Bancária e Extratos da Conta Corrente e Aplicações
Pastas de Prestação de Contas Mensais e Balancetes Consolidados
Notas Fiscais, Documentos Auxiliares (DANFE) e Comprovantes de Pagamento
Guias de Encargos Trabalhistas e Previdenciários (INSS, FGTS, eSocial)
Contratos de Manutenção de Sistemas Prediais e Termos Aditivos
Fundo de Reserva e Fundos Especiais de Obras
Inadimplência, Acordos Extrajudiciais e Cobranças Judiciais
Relatórios de Consumo de Concessionárias (Água, Gás, Energia Elétrica)
Comprovações do Fundo de Caixa e Pequenas Despesas da Zeladoria
Aderência da Despesa Realizada ao Orçamento Aprovado em Assembleia

Referências normativas

  • • ABNT NBR 16747:2020 — Inspeção predial — Diretrizes, conceitos, terminologia e procedimento
  • • ABNT NBR 5674:2012 — Gestão da manutenção de edificações — Requisitos
  • • Lei nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 - Deveres do Síndico)
  • • Lei nº 4.591/1964 — Condomínio em Edificações e das Incorporações Imobiliárias
  • • NBC TG 1000 / ITG 2002 (R1) — Entidades sem Finalidade Lucrativa (Normas Brasileiras de Contabilidade)
  • • Instrução Normativa RFB nº 1234/2012 — Retenção de tributos na fonte sobre pagamentos efetuados

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Conta Corrente Operacional
risco critica

Os saldos de encerramento mensal demonstrados no balancete coincidem exatamente com o saldo final do extrato bancário oficial fornecido pela instituição financeira?

Critério: Diferença R$ 0,00 entre o saldo do extrato e o saldo do balancete no encerramento do período, conforme NBR 16747 e NBC TG 1000 / ITG 2002 (R1).

Como verificar: Confrontar o saldo final contábil do mês no balancete analítico impresso ou digital com o saldo de encerramento constante no extrato bancário oficial do último dia útil do mês.

002
Fundo de Reserva
risco alta

A quota do Fundo de Reserva arrecadada nas taxas condominiais foi integralmente transferida para a conta de aplicação/investimento específica no prazo estabelecido?

Critério: Transferência de 100% dos valores arrecadados até o dia 10 do mês subsequente (ou prazo estipulado na Convenção/Assembleia), conforme Art. 1.348 do Código Civil.

Como verificar: Somar os valores arrecadados sob a rubrica Fundo de Reserva no relatório sintético de receitas e verificar no extrato a efetivação da transferência para a conta/aplicação vinculada.

003
Conta de Aplicação Financeira
risco media

Os rendimentos líquidos e a retenção de tributos (IR/IOF) das aplicações financeiras foram individualmente contabilizados e conciliados com os extratos de investimentos?

Critério: Registro discriminado de rendimentos brutos, tributos retidos (IRRF/IOF) e rendimento líquido conciliado em 100% dos extratos de aplicações de renda fixa.

Como verificar: Confrontar os informes e extratos bancários de investimentos com os lançamentos de receitas financeiras e deduções fiscais no relatório do balancete mensal.

004
Tarifas Bancárias e Serviços
risco media

Todas as tarifas bancárias, pacotes de serviços e débitos automáticos incidentes na conta corrente foram auditados e possuem previsão contratual ou orçamentária?

Critério: Valores de tarifas bancárias 100% aderentes à tabela acordada em contrato com o banco contratado.

Como verificar: Filtrar todos os débitos sob a sigla de tarifas, manutenção de conta ou cobrança de boletos no extrato mensal e validar contra o contrato assinado com a instituição bancária.

005
Receitas a Conciliar e Créditos Não Identificados
risco alta

Os créditos bancários de origem não identificada no extrato foram submetidos a apuração e alocados em conta transitória com controle de rastreabilidade?

Critério: Resolução e identificação do crédito em até 30 dias após o lançamento; permanência máxima na conta transitória conforme NBC TG 1000.

Como verificar: Identificar no extrato os depósitos, transferências ou PIX sem identificação clara de unidade e verificar no sistema GrandCondo a abertura de pendência em conta transitória de passivo.

006
Comprovantes de Débito e Pagamentos Bancários
risco critica

Os comprovantes bancários de transferência (TED, PIX, liquidação de boletos) correspondem exatamente aos dados cadastrais e fiscais do prestador descritos na nota fiscal?

Critério: Correspondência de 100% entre CNPJ/CPF do destinatário do pagamento bancário e o emissor do documento fiscal, salvo autorização formal prévia e justificadamente validada.

Como verificar: Confrontar o CNPJ/CPF do favorecido no comprovante de transação bancária com a Razão Social e CNPJ impressos na Nota Fiscal e no contrato de prestação de serviços.

007
Transferências entre Contas do Condomínio
risco alta

As transferências financeiras entre a conta corrente principal, contas de fundo de obras e contas de aplicação do condomínio mantêm simetria perfeita de datas e valores?

Critério: Liquidação no mesmo dia útil (D+0) para transferências internas ou D+1 para compensações regulamentares, com conciliação exata de valor (diferença R$ 0,00).

Como verificar: Comparar a data e o valor exato do débito na conta de origem com o lançamento de crédito na conta de destino do próprio condomínio no mesmo período financeiro.

008
Contas Bancárias Ativas e Inativas
risco critica

Todas as contas bancárias abertas sob o CNPJ do condomínio estão reportadas na prestação de contas mensal com seus respectivos extratos e saldos conciliados?

Critério: Inclusão e conciliação de 100% das contas bancárias ativas ou inativas vinculadas ao CNPJ do condomínio na prestação de contas.

Como verificar: Consultar o informe de rendimentos financeiros anuais emitido pelas instituições ou relatório Registrato do Banco Central e checar com o rol de contas integrantes da pasta de prestação de contas.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Conciliação Bancária e Extratos da Conta Corrente e Aplicações
  • • Pastas de Prestação de Contas Mensais e Balancetes Consolidados
  • • Notas Fiscais, Documentos Auxiliares (DANFE) e Comprovantes de Pagamento
  • • Guias de Encargos Trabalhistas e Previdenciários (INSS, FGTS, eSocial)
  • • Contratos de Manutenção de Sistemas Prediais e Termos Aditivos
  • • Fundo de Reserva e Fundos Especiais de Obras

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência entre o saldo final verificado no extrato bancário oficial da conta corrente operacional e o demonstrado no balancete mensal.Administradora3 diascritica
Atraso no repasse e não transferência integral da quota do Fundo de Reserva da conta corrente para a conta de aplicação específica.Administradora5 diascritica
Créditos bancários de origem não identificada mantidos na conta corrente sem conciliação ou registro em conta transitória com rastreabilidade.Administradora7 diasalta
Comprovante de pagamento via PIX/TED com favorecido diverso (CPF/CNPJ) dos dados fiscais registrados na Nota Fiscal de serviço.Administradora2 diascritica
Incompatibilidade de datas e valores em transferências efetuadas entre a conta corrente principal e a conta do fundo de obras.Administradora5 diasalta
Omissão de conta bancária ativa sob o CNPJ do condomínio no relatório de prestação de contas do balancete consolidado.Administradora7 diasalta
Pasta mensal de prestação de contas entregue sem a assinatura e parecer conclusivo prévio do Conselho Fiscal.Síndico5 diasalta
Despesas extraordinárias com reformas prediais lançadas como ordinárias no balancete sem vinculação ao fundo específico.Administradora5 diasmedia
Ausência do comprovante de transmissão da DCTFWeb e das guias de quitação de INSS e FGTS na pasta de prestação de contas.Administradora3 diascritica
Nota Fiscal Eletrônica de serviço de manutenção predial cancelada ou substituída na prefeitura após a liquidação do pagamento.Síndico3 diascritica
Nota fiscal emitida por prestador com código CNAE/serviço incompatível com os serviços de manutenção predial executados.Administradora5 diasmedia
Falta de retenção na fonte e destaque dos tributos obrigatórios (INSS, ISSQN, IRRF, CSRF) em nota fiscal de serviços tomados.Administradora3 diasalta

Como usar o kit em campo

A auditoria e inspeção da prestação de contas condominial exigem a verificação sistemática da conformidade entre lançamentos contábeis, extratos bancários e suporte documental fiscal e operacional, alinhada às diretrizes de manutenção da NBR 5674 e de gestão documental predial. Por meio da validação rigorosa de conciliações, retenções tributárias e termos de aceite assinados pelo zelador ou síndico, identifica-se precocemente eventuais inconsistências financeiras e falhas de governança que impactam a saúde orçamentária do condomínio. A aplicação padronizada deste checklist fortalece a transparência do balancete mensal e assegura o pleno respaldo técnico e jurídico ao Conselho Fiscal e à administradora do condomínio.

  1. 1Conferência e Conciliação das Contas Bancárias e FundosConfrontar diariamente os saldos dos extratos de todas as contas ativas e aplicações com o balancete emitido, verificando a simetria exata de aportes no Fundo de Reserva. Rastrear créditos não identificados alocando-os em conta transitória de apuração para impedir divergências no encerramento do período.
  2. 2Auditagem Documental Fiscal e Validação de Chaves de AcessoConsultar as NFS-e e NF-e nos portais da Receita Federal ou Prefeituras para checar a validade jurídica, ausência de cancelamento e perfeita correspondência do CNAE com os serviços prestados. Confirmar se os dados cadastrais da empresa emissora batem rigorosamente com os favorecidos dos comprovantes de pagamento.
  3. 3Verificação de Retenções Tributárias e Guias de EncargosInspecionar o destaque e o recolhimento das retenções na fonte de INSS, ISS, IRRF e CSRF nas notas de manutenção e serviços prediais. Validar se a DCTFWeb, eSocial e guias do FGTS foram quitadas nos prazos legais e devidamente anexadas à pasta de prestação de contas.
  4. 4Cruzamento de Medições Técnicas, Ordens de Serviço e Aceite do ZeladorCondicionar a aprovação de pagamentos de manutenção predial à apresentação da Ordem de Serviço ou Termo de Medição assinado pelo zelador. O zelador deve conferir presencialmente a execução técnica antes de autorizar o faturamento.
  5. 5Análise de Aderência Orçamentária e Segregação de DespesasComparar os gastos efetuados com a previsão orçamentária aprovada na Assembleia Geral Ordinária, segregando rigidamente despesas ordinárias de investimentos extraordinários. Verificar se aprovações de verbas suplementares estão devidamente respaldadas por atas assembleares válidas.
  6. 6Auditoria do Fundo de Caixa da Zeladoria e ConsumosAuditar mensalmente as pequenas despesas da zeladoria mediante apresentação de cupom fiscal idôneo e comprovante de reposição assinado. Analisar os relatórios de consumo das concessionárias de água, gás e energia, identificando desvios atípicos que indiquem vazamentos ou falhas operacionais.
  7. 7Validação dos Pareceres do Conselho Fiscal e Coleta de AssinaturasAssegurar que a pasta física ou digital seja disponibilizada ao Conselho Fiscal com antecedência razoável para emissão de parecer assinado. Garantir que todas as ressalvas apontadas pelos conselheiros sejam formalmente justificadas pelo síndico.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e Registro de EvidênciasRegistrar fotografias digitais legíveis dos comprovantes, notas fiscais, extratos e termos de medição assinados no aplicativo da plataforma GrandCondo. O Índice de Conformidade Financeira e Documental é calculado dividindo o número de itens aprovados sem anomalia pelo total de itens inspecionados no checklist, multiplicando o resultado por 100 para obter o percentual absoluto de conformidade do mês.

Dicas de campo

  • • Exigir o envio da nota fiscal com antecedência mínima de 5 dias úteis antes do vencimento para validação de retenções e conferência de CNAE pela administradora.
  • • Recusar comprovantes provisórios de agendamento bancário, aceitando exclusivamente comprovantes de quitação efetiva com autenticação mecânica ou eletrônica definitiva.
  • • Manter tabela comparativa histórica dos consumos de água e energia na zeladoria para identificar vazamentos ou desperdícios antes da conciliação mensal.
  • • Configurar alertas no sistema GrandCondo para notificar o síndico sempre que um crédito não identificado permanecer na conta transitória por mais de 48 horas.
  • • Exigir que o zelador assine as Ordens de Serviço somente após testar a funcionalidade prática dos equipamentos mantidos, como bombas, portões e geradores.
  • • Arquivar todas as atas de aprovação de fundos de obras juntamente com o contrato de prestação de serviço correspondente na pasta digital de prestação de contas.
  • • Realizar varreduras periódicas no CNPJ do condomínio junto ao Banco Central para certificar que não existem contas bancárias inativas não reportadas no balancete.

Para quem é este kit

Introdução

A rastreabilidade financeira e documental é o pilar da gestão condominial, garantindo a execução do plano de manutenção predial e a mitigação de falhas administrativas. A correta prestação de contas mitiga riscos legais e assegura a transparência na aplicação dos recursos aprovados em assembleia para a conservação do ativo.

Seção 011. A Relação entre a NBR 5674, a NBR 16747 e a Prestação de Contas

Seção 022. Conciliação Bancária, Documentos Auxiliares e Contratos de Manutenção

  • Conferência das datas de débito nos extratos bancários contra os recibos de pagamento e arquivos DANFE.
  • Verificação técnica da correta retenção e recolhimento de tributos federais e municipais em contratos terceirizados.
  • Análise crítica dos reajustes anuais de contratos continuados e sua aderência estrita aos índices de inflação estipulados no orçamento.

Seção 033. Comprovação de Encargos Trabalhistas e Integração ao eSocial

Seção 044. Controle do Fundo de Caixa da Zeladoria e Despesas Miúdas

  • Definição rigorosa em regimento interno de um teto máximo de valor para reembolsos de manutenção mediante apresentação de cupom fiscal.
  • Proibição explícita do fracionamento de compras e notas fiscais com o intuito de contornar limites de alçadas de aprovação do síndico.
  • Rotina de fechamento quinzenal do caixa pequeno do zelador, incluindo a prestação de contas documentada e devolução de saldos remanescentes.

Seção 055. Monitoramento de Consumos de Concessionárias e Gestão de Inadimplência

Seção 066. Tecnologia e Integração Operacional com o Sistema GrandCondo

  • Geração de relatórios cruzados de presença de funcionários locais para embasar de forma incontestável o pagamento de banco de horas e horas extras.
  • Armazenamento sistêmico em nuvem de todos os Termos de Garantia e Manuais dos Proprietários, vinculados diretamente às respectivas notas fiscais de compra.
  • Envio automatizado de notificações parametrizadas ao conselho fiscal para o alerta de disponibilidade, avaliação técnica e aprovação dos balancetes consolidados.

Seção 077. Aderência Orçamentária e a Preservação do Fundo de Reserva

Perguntas frequentes

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Conclusão

A inspeção detalhada da prestação de contas é a ferramenta que viabiliza a execução integral do plano de manutenção, protegendo o condomínio contra desgastes estruturais e passivos trabalhistas ocultos. A aderência rigorosa às normativas da ABNT exige organização documental, rastreabilidade fiscal e dados confiáveis em todas as esferas operacionais. Baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Checklist da Prestação de Contas e estabeleça um padrão técnico de excelência para a auditoria de balancetes, extratos e contratos, garantindo total conformidade legal e sustentabilidade orçamentária para a sua gestão.

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