Plano de Planejamento Financeiro Mensal

O que vem neste kit

• Matriz de Planejamento e Previsão de Arrecadação Ordinária
• Checklist de Auditoria Mensal em 48 Pontos de Controle Financeiro
• Planilha de Cálculo para Provisões Trabalhistas (13º, Férias e Encargos)
• Roteiro de Conciliação Bancária e Auditoria de Extratos
• Tabela de Retenções Tributárias na Fonte para Serviços Terceirizados
• Modelo de Prestação de Contas para Conselho Fiscal e Assembleia
• Protocolo de Gestão de Fundo de Troco e Pequenas Despesas de Caixa
• Fluxograma de Gestão da Inadimplência e Acordos Extrajudiciais
• Relatório do Zelador de Leitura de Consumo de Utilidades (Água, Gás e Energia)

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

O planejamento financeiro mensal exige o alinhamento rigoroso entre a previsão orçamentária aprovada, o controle de arrecadação ordinária e a quitação pontual das obrigações trabalhistas, fiscais e operacionais do condomínio. A equipe de gestão, composta pelo síndico e administradora com suporte operacional do zelador, deve auditar faturas de utilidades, encargos sociais na DCTFWeb e FGTS Digital e os relatórios de inadimplência no aplicativo GrandCondo. A consolidação sistemática das contas garante a reserva mínima de caixa, previne passivos judiciais e assegura o pleno cumprimento do Código Civil e das deliberações da assembleia.

1. 1Conciliação da Arrecadação e Monitoramento da InadimplênciaO síndico e a administradora devem cruzar diariamente os extratos bancários com os relatórios de emissão e liquidação de cotas condominiais no sistema GrandCondo. A taxa de inadimplência acumulada no mês deve ser monitorada para não ultrapassar o teto orçamentário projetado entre 5% e 8%. Unidades com atraso superior a 60 dias sem acordo vigente devem ser consolidadas em dossiê documental e encaminhadas imediatamente para cobrança judicial.
2. 2Gestão Jurídica de Acordos e Vedação de AnistiasTodos os acordos extraordinários celebrados para quitação de débitos exigem a emissão de Termo de Confissão de Dívida com cláusula penal, juros moratórios e vencimento antecipado do saldo devedor. É estritamente vedada a concessão de descontos ou anistia sobre o valor principal das cotas condominiais, conforme estabelecido no Código Civil e na convenção. A administradora deve auditá-los mensalmente, verificando a liquidação das parcelas com tolerância máxima de 5 dias de atraso.
3. 3Auditoria da Folha de Pagamento, CCT e PontoO zelador consolida e valida no aplicativo GrandCondo os cartões ou espelhos de ponto da equipe própria de portaria, zeladoria e limpeza antes do envio à administradora. Os cálculos de horas extras, adicional noturno e reflexos em DSR devem refletir exatamente as marcações aprovadas, respeitando o enquadramento salarial e adicionais da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente. Eventuais acúmulos de função identificados em campo pelo zelador devem ser reportados e parametrizados corretamente na folha.
4. 4Conferência e Recolhimento dos Encargos Sociais e ProvisõesA administradora deve emitir e conferir as guias do FGTS Digital, DCTFWeb (INSS Segurados, Patronal e RAT/FAP) e PIS sobre Folha de 1% nos prazos regulamentares. Simultaneamente, a fração mensal correspondente ao 13º salário, férias acrescidas do terço constitucional e encargos deve ser transferida para a conta vinculada de provisões trabalhistas. A retenção na fonte de impostos (INSS 11%, ISS e federais) sobre notas fiscais de terceiros deve ser escriturada via EFD-Reinf e quitada pontualmente.
5. 5Auditoria Técnica de Faturas de Utilidades e Contratos ContínuosO zelador deve realizar semanalmente a leitura do macromedidor de água e dos relógios de energia, registrando as medições e anexando fotos dos visores no sistema GrandCondo. A fatura mensal de água deve ser comparada com a média dos últimos 3 meses, exigindo investigação de vazamentos se o volume oscilar acima de 10%. As contas de luz exigem verificação do fator de potência para evitar cobranças por reativo excedente (abaixo de 0,92) e penalidades por ultrapassagem de demanda.
6. 6Gestão do Fundo de Reserva, Troco e Prestação de ContasA administradora e o síndico devem garantir que o percentual regulamentar do Fundo de Reserva seja transferido integralmente após a arrecadação da cota ordinária. O fundo de troco para pequenas despesas de caixa do zelador deve ter limite estipulado, exigindo comprovantes fiscais idôneos anexados via app para reposição. A prestação de contas mensal deve ser consolidada com balancete detalhado, extratos conciliados e certidões negativas de débito atualizadas.
7. 7Registro de Evidências Fotográficas e DocumentaisO zelador e a administradora devem registrar no aplicativo GrandCondo todas as evidências comprobatórias das movimentações financeiras e vistorias operacionais. Devem ser anexadas fotos legíveis dos visores dos medidores de utilidades, cópias das notas fiscais com comprovantes de quitação e digitalizações dos termos de acordo assinados. Esse repositório digitalizado garante auditabilidade permanente perante o conselho fiscal, a auditoria externa e os condôminos.
8. 8Cômputo do Índice de Conformidade Financeira e OperacionalO Índice de Conformidade (IC) é calculatedo dividindo o número de itens em conformidade pelo total de itens aplicáveis do checklist, multiplicando o resultado por 100. Um percentual igual ou superior a 95% indica excelência na governança financeira e cumprimento das normas técnicas e legais do condomínio. Índices abaixo de 90% exigem a abertura imediata de um plano de ação corretiva pelo síndico para sanar as não conformidades identificadas na auditoria.

Para quem é este kit