GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-849
contratos: vigência, reajuste, SLA, garantias, documentos regulares e avaliação periódica — inspeção predial em condomínio residencial conforme a NBR 16747 e a NBR 5674, com classificação de anomalias e falhas, grau de risco (crítico, regular, mínimo), registro fotográfico, recomendação técnica, prazo, responsável e entrada no plano de manutenção

Checklist da Gestão de Contratos e Fornecedores

Este kit cobre a auditoria técnica e documental dos contratos de prestação de serviços, manutenção preventiva, certidões trabalhistas e cumprimento de SLAs operacionais em condomínios residenciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Mitigue riscos trabalhistas, operacionais e financeiros auditando prestadores de serviço com base nas NBRs 16747 e 5674. Garanta o cumprimento de prazos, garantias e SLAs com apoio da zeladoria e portaria integradas ao GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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40

itens técnicos e documentais auditáveis

12

áreas operacionais e sistemas inspecionados

100%

alinhado com NBR 16747 e NBR 5674

<10s

para registro de encomendas e avisos pelo GrandCondo

O que vem neste kit

  • Checklist auditável em PDF e planilha com 40 itens divididos em 12 áreas críticas do condomínio.
  • Matriz de validação de certidões negativas (CND, CNDT, CRF-FGTS) e regularidade previdenciária.
  • Tabela de prazos de garantia legal e contratual aplicada a sistemas prediais conforme a NBR 15575.
  • Roteiro de verificação de campo para zeladores validar a execução física das manutenções mensais.
  • Modelo de relatório fotográfico para registro de anomalias contratuais e falhas operacionais.
  • Planilha de controle de vigências, índices de reajuste (IPCA/IGP-M) e prazos de aviso prévio para rescisão.
  • Ficha de avaliação periódica de SLA para empresas de manutenção preventiva de elevadores e bombas.
  • Matriz de risco normativo para validação de ART/RRT e laudos obrigatórios (NR-10, NR-13, NR-35).
  • Guia de integração entre a rotina do zelador, a equipe da portaria 24h e os registros no aplicativo GrandCondo.

Por que este kit resolve

Conformidade às NBRs 16747 e 5674

Estrutura de auditoria técnica alinhada com as normas brasileiras de inspeção e manutenção predial.

Blindagem Trabalhista e Previdenciária

Checklist rigoroso de verificação de CNDs, depósitos de FGTS e cumprimento das NRs do Ministério do Trabalho.

SLA e Indicadores de Desempenho

Métricas objetivas para avaliar mensalmente o atendimento de elevadores, bombas, geradores e CFTV.

Rastreabilidade de Garantias

Controle preciso do período de garantia de serviços executados e obras conforme prazos do Código Civil.

Sincronismo entre Zeladoria e Portaria

Procedimentos de fiscalização acoplados à rotina de acesso e avisos operacionais da plataforma GrandCondo.

Prevenção de Sinistros e Glosas

Identificação antecipada de descumprimentos contratuais antes da liberação dos pagamentos mensais.

Áreas e sistemas inspecionados

Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas Acessíveis
Manutenção de Bombas de Recalque, Esgoto e Combate a Incêndio
Grupo Gerador de Energia e Painéis de Transferência Automática
Sistemas de Segurança Eletrônica, CFTV e Controle de Acesso Técnico
Limpeza, Conservação e Asseio das Áreas Comuns
Jardinagem, Paisagismo e Controle de Pragas Urbanas
Sistema de Combate a Incêndio, Recarga de Extintores e Pressurização
Tratamento Químico de Água, Análise Microbiológica e Limpeza de Reservatórios
Automação de Portões e Cancela com Equipe da Portaria e Zeladoria
Sistema de Interfonia, Antena Coletiva e Rede Lógica com Apoio GrandCondo
Laudos Técnicos, ART/RRT e Cumprimento das NRs do Trabalho
Apólices de Seguro Condominial e Garantia de Obras e Serviços

Referências normativas

  • • ABNT NBR 16747:2020 — Inspeção predial — Diretrizes, conceitos, terminologia e procedimento
  • • ABNT NBR 5674:2012 — Requisitos para o sistema de gestão da manutenção
  • • ABNT NBR 14037:2011 — Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • NR-01 — Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO/PGR)
  • • NR-10 — Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade
  • • NR-35 — Trabalho em Altura
  • • Lei Federal nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 — Deveres do Síndico)
  • • Lei Federal nº 13.429/2017 — Altera dispositivos da Lei nº 6.019/1974 (Trabalho Terceirizado)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas Acessíveis
risco critica

O contrato de manutenção preventiva dos elevadores possui cobertura clara de peças de desgaste e está acompanhado do Relatório de Inspeção Anual (RIA) emitido por profissional habilitado no CREA?

Critério: Apresentação de RIA válido emitido nos últimos 12 meses, acompanhado de ART paga no CREA e contrato com escopo explícito de peças preventivas conforme ABNT NBR 16083.

Como verificar: Verificar no módulo de contratos da plataforma GrandCondo a apólice/contrato vigente, conferir a lista de peças inclusas e validar o envio da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) do RIA emitida pelo engenheiro responsável.

002
Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas Acessíveis
risco critica

O fornecedor cumpre rigorosamente o tempo de resposta (SLA) contratual estabelecido para chamados de emergência com passageiros presos em cabine?

Critério: Tempo máximo de atendimento presencial em emergências com passageiro retido igual ou inferior a 30 minutos (ou o exato limite fixado no contrato municipal/empresa mantenedora).

Como verificar: Auditar as ocorrências registradas pela portaria no aplicativo GrandCondo, cruzando o horário do chamado de emergência efetuado pela equipe com a hora de chegada do técnico registrada no relatório de atendimento.

003
Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas Acessíveis
risco alta

As rotinas mensais de inspeção, lubrificação e testes funcionais das plataformas de acessibilidade estão documentadas e regularizadas?

Critério: Execução mensal comprovada por relatório técnico assinado, com checagem de nivelamento de parada, trava das portas, botão de socorro e lubrificação conforme ABNT NBR ISO 9386-1.

Como verificar: Verificar as ordens de serviço físicas anexadas no painel da casa de máquinas ou os relatórios digitais da empresa carregados pelo zelador na plataforma GrandCondo, testando o botão de emergência, freio e nivelamento no local.

004
Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas Acessíveis
risco alta

A empresa contratada para manutenção de elevadores mantém apólice vigente de Seguro de Responsabilidade Civil Geral e Operacional?

Critério: Apólice com cobertura mínima condizente com a complexidade do condomínio (mínimo recomendável de R$ 500.000,00 para sinistros corporais/patrimoniais) e prêmio devidamente quitado.

Como verificar: Acessar a pasta digital do fornecedor na plataforma GrandCondo e conferir a vigência do certificado do seguro, bem como o comprovante de quitação do prêmio correspondente.

005
Manutenção de Bombas de Recalque, Esgoto e Combate a Incêndio
risco critica

O contrato de manutenção predial contempla testes operacionais mensais sob vazão e pressão das bombas de combate a incêndio (principal e jockey)?

Critério: Realização de ensaio funcional mensal com registro de pressão estática e dinâmica, posição de chaves em modo 'Automático' e lubrificação das gaxetas conforme ABNT NBR 13714.

Como verificar: Acompanhar a rotina do zelador e o relatório da empresa contratada no sistema GrandCondo, verificando a leitura do manômetro com o teste de partida automática ao abrir a válvula de expurgo do barrilete.

006
Manutenção de Bombas de Recalque, Esgoto e Combate a Incêndio
risco alta

O contrato de manutenção inclui a revisão periódica dos quadros de comando elétrico e a verificação da alternância automática (rodízio) das bombas de água potável e esgoto?

Critério: Revezamento operando perfeitamente a cada ciclo de acionamento das boias, com reaperto térmico das conexões do QCB e ensaios de isolação elétrica conforme ABNT NBR 5410 e ABNT NBR 5674.

Como verificar: Inspecionar visualmente o Quadro de Comando de Bombas (QCB), conferir os contatores, relés de sobrecarga, ausência de oxidação e verificar o acionamento alternado das bombas 1 e 2 no painel e relatórios no GrandCondo.

007
Manutenção de Bombas de Recalque, Esgoto e Combate a Incêndio
risco critica

O contrato de manutenção de bombas de esgoto e águas pluviais prevê plano de emergência 24/7 com garantia de substituição emergencial de bombas submersíveis em até 2 horas?

Critério: Cláusula expressa de pronto atendimento presencial em no máximo 2 horas para sinistros de drenagem, acompanhado de disponibilidade de bombas reservas portáteis de alta vazão.

Como verificar: Consultar a cláusula do contrato de manutenção cadastrado no modulo documental GrandCondo, confirmando os canais diretos do plantão 24h e o SLA acordado para fornecimento de equipamentos sobressalentes.

008
Manutenção de Bombas de Recalque, Esgoto e Combate a Incêndio
risco alta

As certidões de regularidade trabalhista e previdenciária da empresa responsável pela manutenção dos sistemas de bombas são auditadas a cada faturamento mensal?

Critério: Apresentação de certidões CNDT, CRF do FGTS e CND Federal 100% válidas no momento do envio da fatura de prestação de serviços, conforme Lei Federal nº 13.429/2017 e Código Civil (Art. 1.348).

Como verificar: Acessar a aba de fornecedores e controle financeiro do GrandCondo e conferir se as certidões CNDT, CND da Receita Federal/INSS e CRF do FGTS estão anexadas à respectiva nota fiscal mensal.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas Acessíveis
  • • Manutenção de Bombas de Recalque, Esgoto e Combate a Incêndio
  • • Grupo Gerador de Energia e Painéis de Transferência Automática
  • • Sistemas de Segurança Eletrônica, CFTV e Controle de Acesso Técnico
  • • Limpeza, Conservação e Asseio das Áreas Comuns
  • • Jardinagem, Paisagismo e Controle de Pragas Urbanas

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ausência do Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores e falta de comprovação da apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Geral da empresa mantenedora.Notificar formalmente a empresa mantenedora para emissão imediata do RIA com ART quitada no CREA e envio da cópia da apólice de seguro vigente conforme ABNT NBR 16083.Administradora7 diascritica
Descumprimento do tempo de resposta (SLA) contratual para atendimento de emergência com passageiros presos em cabine de elevador.Emitir advertência formal com aplicação de multa contratual e exigir plano de contingência com base logística do prestador para pronto atendimento.Síndico24 horascritica
Falta de previsão contratual e registro de testes operacionais mensais sob vazão e pressão das bombas de combate a incêndio (principal e jockey).Elaborar aditivo contratual incluindo testes mensais de vazão e pressão em conformidade com a NBR 13714, registrando o checklist na plataforma GrandCondo.Síndico15 diascritica
Ausência de cláusula de prontidão 24/7 com prazo de substituição emergencial de bombas submersíveis de esgoto em até 2 horas e ausência de alternância de fases nos painéis.Revisar escopo do fornecedor para incluir suporte emergencial 24h e efetuar adequação no circuito de automação do quadro elétrico de comando.Empresa contratada10 diasalta
Grupo gerador de energia operando sem Anotação de Responsabilidade Técnica (ART/TRT) anual e sem testes mensais documentados de transferência sob carga (QTA).Solicitar a emissão da ART/TRT de manutenção do gerador e instituir rotina mensal de simulação de falta de fase com chaveamento do QTA sob supervisão técnica.Engenheiro7 diascritica
Falta do Comprovante de Destinação Final (CDF) de óleos/filtros do grupo gerador e presença de água/borra no fundo do tanque de óleo diesel.Exigir o CDF ambiental da última troca de óleo e contratar serviço especializado de drenagem, limpeza de tanque e purificação do combustível estocado.Empresa contratada5 diasalta
Sistema de CFTV apresentando período de retenção contínua de imagens inferior a 30 dias e no-breaks das eclusas de acesso com baterias vencidas.Redimensionar a capacidade dos HDs de armazenamento do servidor e substituir o lote de baterias VRLA dos no-breaks do sistema de eclusas e cancelas.Empresa contratada7 diasalta
Ausência de auditoria mensal do recolhimento de encargos trabalhistas (FGTS/INSS) e certidões negativas da empresa prestadora de limpeza e conservação.Bloquear o pagamento da fatura mensal até a validação e quitação da documentação trabalhista e CNDs por parte do departamento financeiro da administradora.AdministradoraImediatoalta
Fornecedor de controle de pragas urbanas sem licença sanitária da ANVISA atualizada e ausência de Fichas de Informação de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ).Exigir a licença sanitária vigente e fazer o upload das FISPQs de todos os domissanitários utilizados no módulo de documentos técnicos da plataforma GrandCondo.Zelador(a)5 diasmedia
Extintores de incêndio com carga vencida nas áreas comuns e ausência de ensaio hidrostático quinquenal nas mangueiras de incêndio.Substituir imediatamente os extintores por unidades reservas carregadas e enviar as mangueiras para teste de estanqueidade conforme NBR 12779.Zelador(a)24 horascritica
Execução da limpeza de reservatórios de água potável sem emissão de laudo bacteriológico e físico-químico pós-procedimento.Contratar coleta e análise microbiológica da água por laboratório acreditado e disponibilizar os laudos de potabilidade para os condôminos no sistema GrandCondo.Empresa contratada10 diasalta
Portões automatizados e cancelas operando sem sensores antiesmagamento (fotocélulas) funcionais e sem treinamento de destravamento para os porteiros.Instalar novos sensores fotoelétricos de segurança nos percursos de portões/cancelas e ministrar treinamento prático de operação manual para a equipe da portaria.Empresa contratada5 diascritica

Como usar o kit em campo

A gestão técnico-contratual de fornecedores em condomínios residenciais exige o alinhamento rigoroso entre as diretrizes de manutenção da NBR 5674 e as rotinas operacionais executadas em campo pela zeladoria com apoio da plataforma GrandCondo. A fiscalização constante de SLAs de emergência, escopos preventivos e certidões fiscais e trabalhistas previne a responsabilização civil e criminal do síndico diante de falhas graves e sinistros prediais. O monitoramento contínuo com registros fotográficos e emissão de ART/TRT assegura a integridade patrimonial e a prontidão dos sistemas de utilidades essenciais da edificação.

  1. 1Mapeamento de Contratos e SLAs CríticosCadastrar na plataforma GrandCondo todos os contratos ativos destacando os tempos de resposta operacionais (SLA), escopos preventivos e vigências. A zeladoria e a administradora acompanham os prazos com antecedência para evitar a perda de coberturas técnicas e garantias dos equipamentos.
  2. 2Auditoria Mensal de Certidões e Documentação TrabalhistaExigir a apresentação de CNDs, CRF do FGTS e comprovantes das NRs (NR-10, NR-35) aplicáveis aos técnicos antes da liberação do pagamento mensal. Todos os documentos devem ser anexados diretamente no perfil do fornecedor no sistema para auditoria contínua.
  3. 3Inspeção Técnica de Campo e Registro de EvidênciasAcompanhar as manutenções preventivas de elevadores, bombas, geradores e CFTV realizando o registro fotográfico nítido de manômetros, placas de lubrificação, horímetros e trocas de componentes. As fotos devem ser anexadas na ordem de serviço digital da plataforma com detalhamento visual antes e depois do reparo.
  4. 4Validação de ART/TRT e Laudos de ConformidadeCobrar anualmente a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Termo de Responsabilidade Técnica (TRT) para os contratos de sistemas críticos, como elevadores e grupos geradores. O síndico arquiva os laudos e o Relatório de Inspeção Anual (RIA) na central de arquivos do GrandCondo para respaldar a inspeção predial conforme a NBR 16747.
  5. 5Cálculo do Índice de Conformidade Contratual (ICC)Calcular o ICC dividindo a quantidade de itens contratuais cumpridos (SLA, visitas preventivas, entregas de laudos e CNDs) pelo total de itens checados no mês, multiplicando o resultado por 100. Índices abaixo de 85% geram notificação formal ao prestador de serviço e retenção do faturamento até a regularização.
  6. 6Simulações Práticas e Testes Operacionais com a ZeladoriaRealizar testes mensais de transferência de carga no gerador e testes de vazão nas bombas de incêndio na presença da equipe de manutenção e do zelador. As medições de amperagem, voltagem e pressão são registradas no checklist digital para acompanhamento do histórico operacional.
  7. 7Gestão de Resíduos e Licenciamento AmbientalExigir das contratadas os Comprovantes de Destinação Final (CDF) para óleos lubrificantes, filtros saturados, baterias e lâmpadas retirados do condomínio. Os comprovantes ambientais devem ficar salvos na plataforma para apresentação em fiscalizações da ANVISA ou órgãos ambientais.
  8. 8Avaliação Periódica de Desempenho do FornecedorRegistrar trimestralmente na plataforma GrandCondo a nota de desempenho das empresas prestadoras com base no atendimento do zelador, pontualidade e postura dos técnicos. Esse histórico fundamenta decisões operacionais de renovação contratual ou aplicação de sanções previstas em contrato.

Dicas de campo

  • • Vincular a liberação do faturamento mensal à anexação das CNDs atualizadas e da lista de presença dos técnicos no sistema GrandCondo.
  • • Configurar alertas automáticos na plataforma para notificar o zelador e o síndico 60 dias antes do vencimento de apólices de seguro e laudos técnicos.
  • • Exigir que a empresa de manutenção de elevadores mantenha a ficha de ocorrências atualizada na casa de máquinas e espelhada no aplicativo.
  • • Testar mensalmente a autonomia dos no-breaks e baterias do sistema de controle de acesso e interfonia, registrando os dados no checklist.
  • • Exigir a apresentação de ART/TRT emitida por profissional habilitado no CREA/CFT para qualquer reforma ou manutenção de grande porte.
  • • Manter na portaria o plano de chamada de emergência com contatos e SLAs atualizados das empresas de elevadores, bombas e geradores.
  • • Conferir se as marcas de lubrificantes e peças aplicadas nos elevadores e geradores correspondem exatamente às especificações do fabricante.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão eficiente de contratos terceirizados exige auditoria técnica contínua para garantir a segurança operacional e a conformidade legal do condomínio. Este artigo detalha os critérios de fiscalização de SLAs, regularidade documental e alinhamento às diretrizes das normas ABNT NBR 16747 e ABNT NBR 5674.

Seção 01Fundamentos da Auditoria Contratual e a ABNT NBR 5674

  • Defina métricas de SLA contratuais, especificando prazos em horas para o restabelecimento de sistemas críticos.
  • Condicione a aprovação de pagamentos mensais à entrega prévia dos relatórios técnicos de manutenção assinados.
  • Revise as cláusulas de garantia, estabelecendo prazos mínimos exigíveis para cobertura de peças e execução de mão de obra.
  • Exija a emissão de Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou RRT para qualquer alteração em projetos originais.

Seção 02Qualificação Técnica e Regularidade Trabalhista em Terceirizadas

  • Audite mensalmente as guias de recolhimento de impostos e encargos trabalhistas de funcionários terceirizados alocados.
  • Exija cópias dos certificados de treinamento de NR-10 e NR-35 para equipes que executarão manutenções específicas.
  • Valide a regularidade da empresa e do seu responsável técnico junto aos conselhos de classe competentes (CREA/CAU).
  • Mantenha um arquivo atualizado com os atestados de saúde ocupacional (ASOs) válidos de todos os operadores.

Seção 03Manutenção Preventiva de Sistemas Críticos e Equipamentos

  • Fiscalize o preenchimento rigoroso do livro de ocorrências (logbook) após cada intervenção na casa de máquinas.
  • Assegure que os testes do grupo gerador sejam realizados com transferência de carga real e simulação de blecaute.
  • Valide a calibração do rodízio automático dos quadros de comando das bombas de recalque e esgoto.
  • Solicite cronogramas documentados para a substituição preventiva de peças de desgaste, como rolamentos e correias.

Seção 04Conformidade em Reservatórios, Controle de Pragas e Áreas Comuns

  • Exija a emissão de laudo de potabilidade assinado por responsável técnico após toda lavagem de reservatório.
  • Verifique o alvará sanitário válido da empresa prestadora de serviços de dedetização e controle de vetores.
  • Audite o uso e o armazenamento de produtos químicos na área de zeladoria através das FISPQs correspondentes.
  • Acompanhe o cronograma de poda e controle de pragas em áreas de paisagismo, preservando espécies nativas.

Seção 05Sistemas de Segurança contra Incêndio e Apólices de Seguro

  • Cruze a validade dos atestados de manutenção de extintores e mangueiras com o vencimento do AVCB/CLCB.
  • Teste mensalmente a central de alarme de incêndio, registrando o evento no livro de inspeção predial.
  • Valide se a empresa de manutenção de extintores possui certificação atualizada do INMETRO para a recarga.
  • Revise as cláusulas de exclusão da apólice de seguro frente às manutenções pendentes no sistema de hidrantes.

Seção 06A Atuação da Equipe Humana e a Tecnologia na Fiscalização

  • Capacite a portaria 24h para registrar sistematicamente a entrada de prestadores de serviço com crachá e ordem de serviço.
  • Utilize o aplicativo da zeladoria para abrir ocorrências imediatas quando identificar falhas durante a ronda diária.
  • Agilize a recepção de peças de reposição utilizando a impressão térmica de comprovantes em menos de 10 segundos.
  • Mantenha a comunicação fluida entre o síndico e o zelador sobre o agendamento prévio de manutenções complexas.

Seção 07Classificação de Risco e Inserção no Plano de Manutenção (NBR 16747)

  • Documente as falhas contratuais através de registro fotográfico com data, horário e localização exata.
  • Classifique as anomalias de prestação de serviço em risco crítico, regular ou mínimo, conforme a NBR 16747.
  • Notifique formalmente a empresa terceirizada com prazos definidos de correção, baseados no grau de urgência.
  • Alimente o plano de manutenção preventiva mensal com os reparos derivados das auditorias de garantia.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A excelência na gestão condominial requer processos padronizados e critérios técnicos objetivos para validar o cumprimento de cada contrato ativo. Para estruturar sua rotina de verificação mensal e proteger o patrimônio coletivo contra passivos ocultos e falhas de prestação de serviço, baixe agora o 'Kit Profissional de Inspeção — Gestão de Contratos e Fornecedores' e profissionalize a auditoria predial.

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