GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-902
conciliação bancária: extrato x razão, lançamentos pendentes, tarifas, estornos, diferenças e assinatura do responsável — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Checklist de Conciliação Bancária Mensal

Este kit abrange os procedimentos operacionais e contábeis para verificação, batimento e validação mensal da conciliação bancária em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize o batimento diário e mensal entre extratos bancários reais e o livro razão contábil. Elimine pendências sem explicação, tarifas indevidas e inconsistências na prestação de contas com respaldo do Código Civil e normas contábeis.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Capa técnica e introdução normativa baseada no Código Civil (Art. 1.348) e NBCT
  • Checklist operacional de 40 itens dividido em 10 áreas estratégicas de auditoria financeira
  • Tabela de verificação Extrato x Razão com campos para responsável, data e status (C / NC / NA)
  • Roteiro de conciliação individualizada para Conta Operacional, Fundo de Reserva e Fundo de Obras
  • Matriz de identificação e liquidação de lançamentos em trânsito (PIX, TED e Cheques)
  • Planilha de conferência de tarifas bancárias e custos de cobrança/emissão de boletos
  • Protocolo de validação de retenções tributárias e recolhimentos fiscais (DARF, GPS, ISS)
  • Procedimento de prestação de contas do caixa interno e adiantamentos operacionais do zelador
  • Guia de conciliação de rendimentos de aplicações financeiras, tributação e resgates
  • Passo a passo para sincronização e importação de arquivos OFX no sistema GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Conta Corrente Operacional (Batimento Extrato x Razão)
Conta Fundo de Reserva e Aplicações Financeiras
Conta Fundo de Obras e Arrecadações Específicas
Lançamentos Pendentes e Valores em Trânsito (PIX, TED e Cheques)
Tarifas Bancárias, Custos de Emissão de Boletos e Manutenção
Retenções Tributárias e Dívidas Fiscais Pagas (DARF, GPS, ISS)
Recebimentos Indevidos, Estornos e Devoluções de Depósitos
Adiantamentos e Prestação de Contas do Caixa Interno
Rendimentos de Aplicação e Resgates Automáticos
Sincronização e Importação OFX no Sistema GrandCondo

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348, incisos VII e VIII)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporação Imobiliária)
  • • ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • NBC TG 00 (R2) - Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro
  • • NBC TE 01 - Governança em Entidades do Setor Privado e Condomínios
  • • Convenção Condominial e Regimento Interno

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Conta Corrente Operacional

O saldo final do extrato bancário oficial da Conta Corrente Operacional bate exatamente com o saldo final demonstrado no Livro Razão contábil do último dia do mês?

Critério: Diferença numérica igual a R$ 0,00 entre o extrato bancário e o livro razão no fechamento do período, conforme ITG 2000 (R1).

Como verificar: Confrontar o valor do saldo de encerramento do extrato bancário em PDF/impresso no último dia útil do mês com o saldo final da conta analítica correspondente no Livro Razão importado no GrandCondo.

002
Conta Corrente Operacional

Todos os débitos por pagamentos de fornecedores, concessionárias e folha constantes no extrato possuem comprovantes fiscais e de liquidação vinculados no Livro Razão?

Critério: 100% dos débitos bancários com documentação fiscal hábil e comprovante de transação vinculados ao lançamento contábil.

Como verificar: Realizar a conferência item a item (ponto a ponto) entre cada linha de débito do extrato bancário e a pasta digital de prestação de contas no GrandCondo, checando se há NF e comprovante bancário de pagamento anexados.

003
Conta Corrente Operacional

Os totais de créditos por liquidação de boletos de cotas condominiais no extrato conferem com o relatório de arrecadação do sistema GrandCondo no mês?

Critério: Valores totais de liquidação de cotas no extrato coincidentes com o relatório de arrecadação baixado, descontadas as tarifas de cobrança contratadas.

Como verificar: Exportar o relatório analítico de baixa de boletos do GrandCondo e comparar a soma total dos recebimentos com o somatório das entradas sob a rubrica de cobrança/liquidação no extrato bancário.

004
Conta Corrente Operacional

Foi elaborada a folha de conciliação bancária identificando e detalhando a causa de todos os lançamentos pendentes (cheques não compensados, depósitos a classificar)?

Critério: Toda pendência deve possuir justificativa formal, identificação das partes e prazo máximo de resolução de 30 dias.

Como verificar: Analisar o relatório de pendências do mapa de conciliação, identificando data de origem, histórico, valor e motivo da pendência de cada item não batido.

005
Conta Corrente Operacional

As transferências de valores entre a Conta Operacional e as demais contas (Fundo de Reserva, Reformas) estão registradas de forma simétrica no Livro Razão?

Critério: Lançamentos simétricos com mesma data, valor exato e conta contrapartida perfeitamente identificada.

Como verificar: Confrontar os débitos de transferência na conta corrente operacional com os créditos correspondentes no extrato da conta de destino (Fundo de Reserva/Investimentos) e no Livro Razão.

006
Conta Corrente Operacional

Os débitos relativos ao pagamento de tributos e retenções na fonte (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL, IRRF) correspondem exatamente às guias e memórias de cálculo anexadas?

Critério: Valor da guia paga equivalente à soma das retenções apuradas no mês, paga dentro do prazo legal de vencimento de cada tributo.

Como verificar: Comparar os débitos bancários de guias (DARF, GPS, DAM) no extrato com os valores apurados nas notas fiscais faturadas no mês e registradas no módulo financeiro do GrandCondo.

007
Conta Corrente Operacional

A conta corrente operacional está isenta de débitos decorrentes de saques em dinheiro sem adiantamento formal aprovado ou despesas sem relação com a gestão condominial?

Critério: Zero ocorrência de saques em espécie não previstos no regulamento do fundo fixo de caixa e zero pagamento de despesas alheias ao condomínio.

Como verificar: Filtrar no extrato bancário do mês todos os lançamentos do tipo 'Saque', 'Transferência para PF' ou débitos em estabelecimentos não alinhados à operação predial.

008
Conta Corrente Operacional

A conciliação bancária da conta corrente operacional foi validada e assinada pelos responsáveis (Administradora e Síndico) no prazo estabelecido?

Critério: Relatório de conciliação bancária assinado pelo Síndico e pelo responsável da Administradora até o dia 15 do mês subsequente.

Como verificar: Verificar a presença de assinatura física no documento de conciliação ou a validação por assinatura digital com certificado no fluxo de aprovação da plataforma GrandCondo.

Calendário de inspeções

Diário

Analista Financeiro da Administradora
  • • Importação dos extratos bancários via arquivo OFX no sistema GrandCondo
  • • Verificação e baixa automática dos recebimentos de cota condominial via PIX e boleto
  • • Identificação imediata de depósitos não identificados e transferências sem origem definida

Semanal

Analista Financeiro da Administradora
  • • Conferência de pagamentos agendados no banco contra autorizações no GrandCondo
  • • Verificação de liquidação de cheques emitidos e transferências efetuadas
  • • Análise preliminar de tarifas e encargos debitados na conta corrente

Quinzenal

Analista Financeiro da Administradora
  • • Batimento das transferências entre Conta Corrente e Fundo de Reserva
  • • Revisão de adiantamentos de despesas operacionais concedidos ao zelador(a)
  • • Cobrança de notas fiscais e comprovantes para lançamentos pendentes no sistema

Mensal

Síndico e Administradora
  • • Fechamento formal da conciliação bancária de todas as contas do condomínio
  • • Conferência minuciosa do Saldo Extrato Bancário versus Saldo Razão no GrandCondo
  • • Verificação do correto lançamento de tarifas de emissão/baixa de boletos e cobrança
  • • Batimento dos rendimentos e imposto de renda retido sobre aplicações financeiras
  • • Assinatura digital da conciliação bancária pelo analista, administradora e síndico
  • • Publicação da conciliação e comprovantes na pasta digital do conselho na plataforma GrandCondo

Bimestral

Conselho Fiscal
  • • Auditoria amostral dos extratos bancários e respectivos conciliações no GrandCondo
  • • Verificação do cumprimento das normas da Convenção quanto à aplicação do Fundo de Reserva
  • • Análise do impacto financeiro de tarifas bancárias acumuladas no bimestre

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Falta de transferência integral do percentual regulamentar da arrecadação mensal para a conta do Fundo de Reserva.Administradora2 diascritica
Saque ou transferência realizado na conta do Fundo de Reserva sem aprovação formal prévia em ata de assembleia.Síndico5 diascritica
Saldos do Fundo de Reserva e Fundo de Obras mantidos unificados na conta corrente operacional sem segregação bancária.Administradora7 diasalta
Divergência técnica entre o saldo final da aplicação do Fundo de Obras e o balancete analítico de arrecadação e desembolso da benfeitoria.Administradora3 diasalta
Recursos do condomínio alocados em produtos de investimento de alto risco ou com prazo de resgate incompatível com a liquidez necessária.Síndico5 diasalta
Cobrança indevida de tarifas bancárias ou duplicidade de taxas sem protocolo formal de contestação emitido junto ao banco.Administradora2 diasmedia
Incidência de tarifa de adiantamento a depositante, juros de mora ou IOF decorrentes de saldo devedor na conta corrente operacional.Administradora1 diacritica
Ausência do relatório analítico de conciliação de tarifas bancárias e custos de liquidação de boletos anexado à pasta mensal.Administradora2 diasmedia
Divergência entre o arquivo de extrato eletrônico (OFX) importado e o Razão contábil do condomínio no GrandCondo.Administradora3 diasalta
Lançamentos pendentes e valores em trânsito (PIX, TED ou cheques) não compensados há mais de 30 dias.Administradora5 diasmedia
Inconsistência no recolhimento ou na apuração de retenções tributárias federais e municipais (DARF, GPS, ISS) sobre serviços tomados.Administradora2 diascritica
Fundo fixo de caixa interno operado pela equipe local com comprovantes não fiscais ou adiantamentos pendentes de prestação de contas.Zelador(a)2 diasmedia

Como usar o kit em campo

A conciliação bancária mensal é o procedimento auditável de confrontamento rigoroso entre os extratos das contas bancárias do condomínio e as movimentações registradas no razão contábil da plataforma GrandCondo. A execução metódica desta rotina garante a segregação efetiva entre a conta corrente operacional e os fundos de reserva e de obras, prevenindo desvios financeiros e assegurando conformidade com o Código Civil e a convenção condominial. A validação das evidências documentais e o cálculo do Índice de Conformidade fornecem ao síndico e ao conselho fiscal o suporte técnico necessário para a aprovação irrestrita das contas na assembleia ordinária.

  1. 1Extração e Importação de Extratos OFXObtenha os extratos bancários em formato OFX e PDF de todas as contas do condomínio ao final do mês vigente. Realize a sincronização e importação direta dos arquivos OFX no módulo financeiro do GrandCondo para automatizar o pré-batimento de entradas e saídas. A confrontação prévia agiliza a identificação de inconsistências e reduz erros manuais de digitação.
  2. 2Confrontação do Fundo de Reserva e AplicaçõesVerifique se o repasse percentual do Fundo de Reserva estabelecido na convenção foi transferido integralmente da conta operacional. Certifique-se de que todas as aplicações e resgates do Fundo de Reserva ou Fundo de Obras possuem suporte em ata de assembleia específica e estão alocados em renda fixa de baixo risco. O saldo contábil no razão do GrandCondo deve bater rigorosamente até os centavos com o extrato consolidado de aplicações.
  3. 3Identificação e Trata de Lançamentos PendentesMapeie todos os cheques emitidos não compensados, transferências PIX/TED pendentes e depósitos em trânsito no encerramento do período financeiro. Crie um relatório analítico temporal justificando cada pendência e definindo um prazo limite para baixa ou estorno no sistema. Lançamentos pendentes sem liquidação por mais de 30 dias devem ser submetidos à auditoria e reclassificados.
  4. 4Auditoria de Tarifas Bancárias e Custos de CobrançaRevise detalhadamente as tarifas de manutenção de conta, custos de emissão de boletos, taxas de liquidação e eventuais cobranças por estouro de saldo. Registre pedidos de contestação formal junto à instituição financeira em caso de cobranças indevidas ou em duplicidade, anotando os números de protocolo no GrandCondo. Anexe o relatório analítico de conciliação de tarifas à pasta digital de prestação de contas.
  5. 5Validação de Retenções Fiscais e Dívidas PagasConfira a quitação e a conciliação das guias de tributos retidos (DARF, GPS, ISS) decorrentes de serviços prestados por terceiros. Garanta que as datas de pagamento coincidam exatamente com a saída bancária e que não haja incidência de juros ou multas por atraso operacional. Os comprovantes bancários autenticados devem ser vinculados às respectivas notas fiscais no sistema.
  6. 6Prestação de Contas do Caixa Interno e AdiantamentosAudite o saldo físico do fundo fixo de caixa mediante conferência presencial das notas e recibos de despesas de pequeno valor efetuadas pela zeladoria. Verifique se os adiantamentos concedidos a funcionários foram devidamente comprovados e reembolsados na conta corrente dentro do mês. Zere as pendências de caixa interno para evitar distorções no balancete mensal do condomínio.
  7. 7Consolidação das Evidências e Registro de FotosAnexe todos os comprovantes, extratos originais em PDF assinados digitalmente, cartas de contestação e fotos dos comprovantes fiscais diretamente na pasta de prestação de contas do GrandCondo. A foto da contagem do caixa físico e das notas fiscais deve apresentar legibilidade perfeita e carimbo de data correspondente ao último dia útil do mês. O arquivamento digital seguro garante a rastreabilidade exigida pelos conselheiros e auditorias externas.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade FinanceiraCalcule o percentual de conformidade dividindo o número de itens aprovados no checklist pelo total de itens aplicáveis e multiplicando o resultado por 100. Registre a taxa obtida no parecer técnico emitido pela plataforma GrandCondo para ciência da administradora e do síndico. Caso o índice fique abaixo de 95%, providencie um plano de ação imediato com prazos de regularização antes da submissão ao conselho fiscal.

Dicas de campo

  • • Configure alertas automáticos no GrandCondo para identificar imediatamente qualquer tarifa de adiantamento a depositante ou cobrança indevida de IOF.
  • • Mantenha os recursos de fundos específicos (obras e reserva) estritamente em subcontas segregadas da conta corrente operacional para evitar confusão patrimonial.
  • • Exija que todas as transferências do Fundo de Reserva possuam link com o arquivo digitalizado da ata da assembleia que autorizou a despesa.
  • • Realize a importação dos arquivos OFX semanalmente no sistema para reduzir o volume de divergências a tratar no fechamento mensal.
  • • Exija comprovantes bancários com autenticação mecânica ou digital válida, descartando simples agendamentos de pagamento como prova de quitação.
  • • Utilize a ferramenta de conciliação do GrandCondo para vincular os lançamentos bancários às respectivas categorias do plano de contas aprovado pela assembleia.
  • • Estabeleça um limite teto rígido para o saldo mantido no caixa interno (fundo fixo), incentivando o uso de cartões corporativos vinculados à conta corrente.

Para quem é este kit

Introdução

A conciliação bancária mensal garante a rastreabilidade absoluta das movimentações financeiras do condomínio, alinhando o saldo real das contas ao livro razão. Este processo técnico mitiga riscos de desvios operacionais, identifica tarifas ocultas e assegura a transparência na prestação de contas exigida pela legislação civil.

  • Confronto sistêmico diário ou semanal entre os comprovantes de liquidação e os débitos efetivados no extrato.
  • Validação rigorosa das receitas oriundas do pagamento de cotas condominiais processadas via arquivo de retorno bancário.
  • Arquivamento cronológico e sequencial dos extratos, acompanhado do relatório de pendências com a assinatura dos responsáveis.

Seção 02Metodologia de Análise na Conta Corrente Operacional

Seção 03Identificação e Tratamento de Inconsistências, Depósitos Não Identificados e Estornos

  • Alocação contábil de depósitos sem identificação em contas transitórias até a validação do condômino responsável.
  • Reversão imediata no sistema de contas a pagar em casos de TED ou PIX devolvidos por inconsistência de dados.
  • Registro detalhado das alíneas de devolução de cheques para fundamentar as réplicas em processos de cobrança.

Seção 04Auditoria Interna de Tarifas Bancárias e Custos de Emissão

Seção 05Controle de Fundos de Reserva, Obras e Rendimentos de Aplicações

  • Lançamento contábil discriminado entre rendimento bruto auferido e retenção de IRRF/IOF na fonte.
  • Conferência dos saldos de fechamento dos fundos de investimento em conformidade com as cotas diárias atualizadas.
  • Documentação formal e aprovação atrelada a cada resgate realizado para cobertura de despesas da conta ordinária.

Seção 06Validação de Retenções Tributárias e Prestação de Contas do Fundo Fixo de Caixa

Seção 07Otimização do Fluxo Contábil com Sincronização OFX e Gestão Integrada

  • Importação sistemática de arquivos OFX para automatização do reconhecimento de receitas e baixas de despesas.
  • Vinculação dos registros físicos de entrega de mercadorias aprovadas pelo zelador aos pagamentos conciliados.
  • Emissão do termo de encerramento da conciliação mensal com assinaturas digitais válidas do síndico e contador.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A conciliação bancária mensal transcende a mera conferência analítica de numerações e planilhas; trata-se do principal mecanismo de compliance, higidez e governança financeira dentro do condomínio residencial ou comercial. Para auxiliar síndicos profissionais, administradoras e zeladores na padronização definitiva desta rotina crítica, estruturamos um material técnico completo, objetivo e aplicável em campo. Baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Conciliação Bancária Mensal e implemente uma metodologia rigorosa de verificação, batimento de saldos e controle contábil na prestação de contas do seu empreendimento.

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