Checklist
KIT-1-100
gestão patrimonial do condomínio: inventário de bens, etiquetagem, depreciação, baixa e responsabilidade

Checklist de Gestão Patrimonial

Este kit estabelece os procedimentos padronizados para o tombamento, etiquetagem, controle de depreciação, vistoria física e processo de baixa de ativos móveis e ferramentas do condomínio

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9 min de leitura ~30 páginas Nível intermediario Material digital
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Resumo executivo

Padronize o tombamento, a etiquetagem e a baixa de ativos móveis e ferramentas. Proteja o patrimônio comum com um controle rigoroso, operado diretamente pela equipe local do condomínio.

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 6 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
  • Formatos incluídos: PDF + Word.
  • Pronto para imprimir em A4 ou preencher direto no celular.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.

Itens 49–65

Itens 49 a 65 com campos de conformidade e observação.

Itens 66–82

Itens 66 a 82 com campos de conformidade e observação.

Itens 83–96

Itens 83 a 96, observações e bloco de assinaturas.

PDF, Word e ExcelComo o arquivo abre em cada formato

O mesmo conteúdo sai em folha A4 pronta para imprimir (PDF), em documento editável (Word) e — quando o material tem controle recorrente — em planilha com colunas de lançamento (Excel).

Prévia com marca d'água

Folha A4 fechada, pronta para imprimir e aplicar em campo.

Prévia do checklist Checklist de Gestão Patrimonial — no formato PDF · GrandCondo
Checklist de Gestão Patrimonial — prévia do arquivo em PDF (GrandCondo).

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96 perguntas de verificação

10 áreas de inspeção mapeadas

1 rotina de checagem mensal

100% integrável à plataforma GrandCondo

O que vem neste kit

  • Checklist de 96 itens para vistoria mensal de ativos
  • Planilha matriz para tombamento e codificação de bens
  • Modelo de Termo de Responsabilidade e Cautela de Ferramentas
  • Guia de etiquetagem durável para áreas úmidas e externas
  • Tabela de referência de vida útil e taxas de depreciação
  • Formulário técnico para laudo de descarte e baixa patrimonial
  • Mapeamento de 10 zonas críticas de inventário
  • Procedimento Operacional Padrão (POP) para transição de turnos

Por que este kit resolve

Rastreabilidade Total

Localize rapidamente equipamentos operacionais, ferramentas de manutenção e mobiliário das áreas comuns através de registros padronizados.

Segurança Jurídica e Contábil

Cumpra as exigências do Código Civil quanto à guarda e conservação do patrimônio, respaldando a prestação de contas do síndico.

Previsibilidade Financeira

Controle a depreciação e a vida útil dos ativos para provisionar trocas no momento exato, sem onerar o fluxo de caixa de surpresa.

Responsabilidade Operacional

Estabeleça termos claros de cautela para o ferramental da zeladoria e equipamentos de TI da portaria 24h.

Padronização de Descarte

Aplique critérios técnicos verificáveis para a baixa patrimonial, respeitando normas de descarte de resíduos sólidos (PNRS).

Transição de Gestão Transparente

Entregue um inventário físico atualizado e auditável durante as trocas de administração ou eleição de novos síndicos.

Áreas e sistemas inspecionados

Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
Equipamentos e Acessórios Ergonômicos da Academia / Fitness
Mobiliário, Utensílios e Eletrodomésticos do Salão de Festas e Espaço Gourmet
Brinquedos e Equipamentos Recreativos do Playground e Brinquedoteca
Ferramental Mecânico e Elétrico da Zeladoria e Oficina
Equipamentos de Jardinagem, Conservação e Limpeza Industrial
Computadores, Monitores, Nobreaks e Equipamentos de TI da Portaria e Administração
Mobiliário de Deck, Espreguiçadeiras e Acessórios da Piscina
Equipamentos e Eletrodomésticos do Refeitório e Vestiário dos Funcionários
Acessórios e Ferramentas de Manutenção da Casa de Máquinas e Bombas

Referências normativas

  • ABNT NBR 5674:2012 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • ABNT NBR 14653-1:2019 - Avaliação de bens — Parte 1: Procedimentos gerais
  • ABNT NBR 14653-2:2011 - Avaliação de bens — Parte 2: Imóveis urbanos
  • NBC TSP 07 - Ativo Imobilizado (Conselho Federal de Contabilidade)
  • NBC TG 27 (R4) - Ativo Imobilizado
  • Portaria STN nº 448/2002 - Detalhamento das categorias patrimoniais de bens móveis e imóveis

Amostra do checklist (96 itens no material completo)

001
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco media

Todos os sofás e poltronas do Hall Social possuem plaqueta ou etiqueta patrimonial (QR Code/Código de Barras) afixada em local discreto e vinculada ao cadastro do GrandCondo?

Critério: 100% dos sofás e poltronas etiquetados com tag patrimonial legível e dados equivalentes ao cadastro no GrandCondo (Portaria STN nº 448/2002).

Como verificar: Inspecionar a parte inferior do chassi ou estrutura de madeira/metal das poltronas e sofás utilizando lanterna; realizar a leitura do QR Code/tag com o aplicativo GrandCondo para confirmar a ficha do ativo.

002
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco baixa

Os tecidos, couros e estofamentos dos móveis da recepção estão isentos de rasgos, manchas profundas ou afundamentos estruturais de espuma?

Critério: Ausência de rasgos, furos ou manchas impregnadas; deformação residual da espuma inferior a 15mm após descompressão (ABNT NBR 14653-1).

Como verificar: Realizar inspeção visual detalhada nos assentos, braços e encostos sob iluminação adequada; aplicar pressão manual no centro do assento para testar a resiliência da espuma.

003
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco media

Os quadros, obras de arte e espelhos decorativos fixados no hall possuem etiqueta patrimonial no verso e laudo ou nota fiscal anexada no módulo de ativos?

Critério: Etiqueta patrimonial afixada no verso em 100% dos quadros/espelhos e documento fiscal/laudo anexado na plataforma (NBC TG 27).

Como verificar: Checar o verso do caixilho/moldura com espelho de inspeção ou afastamento manual cauteloso; conferir no módulo patrimonial do GrandCondo a presença do comprovante fiscal/avaliação comercial anexado ao registro.

004
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco alta

Aparadores, mesas de centro e consoles de vidro ou madeira estão nivelados, estruturalmente estáveis e com batentes/sapatas protetoras em perfeitas condições?

Critério: Zero folga ou instabilidade estrutural; presença obrigatória de batentes de silicone nos tampos de vidro e proteções antiatrito em 100% dos pés (ABNT NBR 5674).

Como verificar: Aplicar força manual moderada nas extremidades dos móveis para testar o balanço; checar visualmente a presença de ventosas/amaciadores de silicone sob o tampo de vidro e feltros/sapatas na base dos pés.

005
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco media

O balcão de atendimento da portaria/recepção possui identificação patrimonial e suas gavetas operacionais com chave estão em pleno funcionamento sob controle do zelador?

Critério: 100% dos fechos mecânicos operantes; chave cópia identificada na zeladoria e registro de tombo ativo no GrandCondo.

Como verificar: Testar a abertura, fechamento e travamento de todas as fechos e gavetas do balcão; verificar a presença da plaqueta de tombo no lado interno da divisória e conferir o claviculário da zeladoria.

006
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco alta

A quantidade física total dos itens decorativos e móveis do hall social coincide exatamente com o relatório de inventário impresso ou exibido via GrandCondo?

Critério: 100% de correspondência entre os ativos presentes e o relatório do sistema; caso ocorra divergência, notificar via chamado no GrandCondo em até 24 horas.

Como verificar: Percorrer o hall social confrontando peça por peça com a lista de inventário baixada em tempo real no aplicativo GrandCondo pelo zelador ou administradora.

007
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco alta

Luminárias de pedestal, abajures e colunas decorativas possuem tombamento patrimonial, fiação íntegra e lâmpadas no padrão de temperatura de cor do projeto?

Critério: Cabos sem emendas, fissuras ou isolamento comprometido; conformidade com a NBR 5410; tag patrimonial afixada no soquete/base e lâmpadas padronizadas.

Como verificar: Inspecionar toda a extensão do cabo de alimentação das luminárias de chão, plugues e interruptores de pé; conferir a presença da etiqueta ultrarresistente e testar o acendimento.

008
Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
risco media

Qualquer movimentação temporária de móveis ou itens do hall para salão de festas, manutenção ou eventos possui Termo de Cautela/Movimentação lançado no GrandCondo?

Critério: 100% dos bens móveis deslocados do hall registrados digitalmente com fotos de pré e pós-uso e identificação do responsável (NBC TSP 07).

Como verificar: Consultar o histórico do ativo no módulo de movimentação do GrandCondo para averiguar se o item ausente do hall possui autorização cadastrada com data prevista de retorno.

Calendário de inspeções

Mensal

  • Mobiliário e Decoração do Hall Social e Recepção
  • Equipamentos e Acessórios Ergonômicos da Academia / Fitness
  • Mobiliário, Utensílios e Eletrodomésticos do Salão de Festas e Espaço Gourmet
  • Brinquedos e Equipamentos Recreativos do Playground e Brinquedoteca
  • Ferramental Mecânico e Elétrico da Zeladoria e Oficina
  • Equipamentos de Jardinagem, Conservação e Limpeza Industrial

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Aparelho de musculação da academia sem plaqueta patrimonial afixada e desvinculado do sistema.Zelador(a)2 diasmedia
Cabo de aço de equipamento de musculação apresentando desfiamento e oxidação aparente.Empresa contratada24 horasmedia
Esteira fitness retirada para assistência técnica sem emissão de Termo de Cautela e OS no sistema.Zelador(a)24 horasmedia
Freezer/Refrigerador do salão de festas com gaxeta de vedação ressecada e perda de rendimento térmico.Empresa contratada5 diasmedia
Televisor do salão de festas sem etiquetagem e controle remoto sem termo de guarda na portaria.Porteiro2 diasmedia
Brinquedo de madeira do playground externo apresentando farpas expostas e desgaste estrutural.Zelador(a)3 diasmedia
Piso emborrachado do playground com placas descoladas e lacunas expostas no contrapiso.Empresa contratada7 diasmedia
Aspirador industrial do DML com cabo elétrico sem pino de aterramento no conector PP.Zelador(a)24 horasmedia
Motosserra e podador de cerca viva sem capas de proteção do sabre e com trava folgada.Empresa contratada3 diasmedia
Polidora de piso High Speed operando com isolamento do cabo elétrico rompido por abrasão.Zelador(a)2 diasmedia
Pulverizador costal para produtos sanitizantes armazenado sem etiquetagem e sem ficha de uso.Zelador(a)2 diasmedia
Aparador de vidro do hall social com pés desnivelados e ausência de sapatas de silicone.Zelador(a)3 diasmedia

Como usar o kit em campo

Este guia orienta a equipe operacional na execução padronizada do inventário e controle patrimonial do condomínio. Com o apoio da plataforma GrandCondo, o zelador e os porteiros garantem a rastreabilidade, integridade física e controle de custos de todos os ativos do empreendimento. A aplicação rigorosa dos procedimentos previne perdas, depreciação precoce e riscos jurídicos ao condomínio.

  1. 1Planejamento e Emissão da Lista de InventárioGere no GrandCondo o relatório atualizado de ativos divididos por área operacional e social. Entregue o checklist impresso ou digital ao zelador e aos porteiros para orientar a rota de vistoria.
  2. 2Inspeção Física e Identificação por QR CodePercorra os ambientes verificando a presença e conservação dos bens listados. Afixe etiquetas invioláveis com QR Code em local visível, vinculando o código ao cadastro do GrandCondo.
  3. 3Registro Fotográfico e Coleta de EvidênciasFotografe a etiqueta afixada no bem e eventuais avarias ou desgastes identificados na estrutura. Faça o upload imediato das fotos no módulo patrimonial da plataforma GrandCondo.
  4. 4Controle de Cautelas e Movimentação ExternaCadastre no GrandCondo o envio de qualquer item para assistência técnica externa ou uso temporário. Obtenha a assinatura digital no Termo de Cautela e defina o prazo previsto de devolução.
  5. 5Processo de Depreciação e Laudo de BaixaIdentifique bens obsoletos ou irreparáveis e elabore um laudo sumário com fotos e cotações. Encaminhe a solicitação de baixa para aprovação formal do síndico através do sistema.
  6. 6Cálculo do Índice de Conformidade PatrimonialCalcule o índice dividindo o número de bens encontrados em perfeito estado pelo total cadastrado, multiplicando por 100. Registre a porcentagem obtida no histórico de gestão do GrandCondo.
  7. 7Auditoria de Fechamento e Envio à AdministraçãoConclua a vistoria validando os itens divergentes junto à administradora para ajuste contábil. Agende a próxima auditoria periódica no calendário operacional da plataforma GrandCondo.

Dicas de campo

  • Utilize etiquetas de alumínio anodizado para equipamentos expostos à umidade na piscina e áreas externas.
  • Afixe as etiquetas de patrimônio em locais de fácil leitura para a câmera do celular, mantendo padrão visual.
  • Ao cadastrar ferramentas elétricas no GrandCondo, informe voltagem, potência e número de série do fabricante.
  • Mantenha um lote de etiquetas de reserva na zeladoria para identificar imediatamente novos bens recebidos.
  • Crie kits digitais de ferramentas no sistema para agilizar a entrega e devolução diária do pessoal de manutenção.
  • Anexe a nota fiscal digitalizada ao cadastro do bem no GrandCondo para resguardar prazos de garantia de fábrica.
  • Examine o estado dos cabos elétricos e conectores de aterramento durante todas as conferências de rotina.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais que necessitam de respaldo documental na prestação de contas.

Zeladores responsáveis pela guarda e manutenção do ferramental e equipamentos.

Administradoras de Condomínios que buscam padronizar processos de auditoria patrimonial.

Membros do Conselho Fiscal focados na proteção do Fundo de Reserva.

Introdução

A gestão patrimonial em condomínios exige rigor técnico desde a aquisição até a baixa dos ativos móveis. Descubra como estruturar o inventário físico, codificar os bens e proteger o caixa condominial com processos padronizados operados pela sua equipe.

Seção 01O Papel do Inventário Físico na Proteção do Patrimônio Condominial

Seção 02Critérios de Tombamento e Codificação de Ativos

Seção 03Depreciação, Vida Útil e Previsibilidade Financeira

Seção 04Responsabilidade e Guarda: Zeladoria e Portaria 24h

Seção 05Vistorias Físicas e a Conservação das Áreas Comuns

Seção 06O Processo Técnico de Baixa e Descarte Sustentável

Seção 07Integração Tecnológica e Gestão da Equipe Humana

Perguntas frequentes

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  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
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