001Arquivo Fisico Ativo - Prestacao de Contas Mensal
risco alta
As pastas fisicas de prestacao de contas do ano corrente estao padronizadas, ordenadas cronologicamente e armazenadas em armario fechado sob chave?
Critério: 100% das pastas do ano vigente identificadas, ordenadas por mes, trancadas em armario exclusivo e sincronizadas com os lancamentos financeiros na plataforma GrandCondo; conformidade com o Art. 1.348 do Codigo Civil e LGPD.
Como verificar: Inspeccionar o armario de arquivos ativos na sala de administracao. Checar a rotulagem das lombadas das pastas (mes/ano), a ordenacao cronologica das notas fiscais e recibos, e confirmar se o armario permanece trancado ao final do expediente.
002Arquivo Fisico Ativo - Prontuarios Trabalhistas
risco critica
Os prontuarios fisicos dos funcionarios ativos estao guardados em gaveteiro ou armario exclusivo com restricao de acesso e controle rigoroso de chaves?
Critério: Gaveteiro ou armario de prontuarios trancado 100% do tempo; acesso restrito apenas ao pessoal autorizado; enquadramento na LGPD (Lei 13.709/2018) e CLT (Decreto-Lei 5.452/1943).
Como verificar: Verificar o local de armazenamento dos prontuarios funcionais do zelador, porteiros e equipe de limpeza. Confirmar se a gaveta ou armario possui fechadura individual e se a chave fica sob guarda exclusiva do sindico ou preposto da administradora.
003Arquivo Fisico Ativo - Contratos de Prestacao de Servicos
risco alta
A pasta de contratos vigentes possui indice atualizado com todos os termos aditivos, certidoes negativas e prazos de renovacao visiveis?
Critério: Indice 100% atualizado contendo valor, vigencia, aditivos e CNDs; arquivamento fisico concluido em ate 5 dias uteis apos a assinatura formal.
Como verificar: Abrir a pasta fisica de 'Contratos Vigentes', conferir a lista do indice impresso contra os contratos arquivados e checar a correspondencia dos prazos e valores com os cadastros da plataforma GrandCondo.
004Arquivo Fisico Ativo - Licencas e Certificados Regulatorios
risco critica
A pasta de licencas obrigatorias (AVCB, Habite-se, Inspecao de SPDA, Potabilidade da Agua) esta segregada e pronta para apresentacao imediata a fiscalizacao?
Critério: Todos os documentos regulatorios vigentes organizados em pasta de cor destacada, com prazo de validade visivel no topo da folha e copias digitais anexadas na plataforma GrandCondo.
Como verificar: Solicitar ao zelador ou administrador a pasta 'Licencas e Certificados Regulatorios'. Conferir visualmente a presenca do AVCB, Laudo de SPDA, Analise de Potabilidade da Agua e Certificado de Desinsetizacao, observando a data de vencimento de cada item.
005Arquivo Fisico Ativo - Condicoes de Armazenamento e Ergonomia
risco media
As estantes e armarios do arquivo ativo mantem afastamento minimo do piso e do teto, sem sinais de umidade, pragas ou sobrecarga estrutural?
Critério: Afastamento minimo de 15 cm do piso e 50 cm do teto ou chuveiros automaticos; ausencia de deformacao estrutural nas prateleiras e zero indicio de umidade ou pragas (NR-17).
Como verificar: Inspecionar visualmente as prateleiras do arquivo. Medir a distancia entre a prateleira inferior e o piso, e verificar se ha afastamento minimo de luminarias/bicos de sprinkler na parte superior. Procurar focos de mofo, traças ou envergadura nas prateleiras.
006Arquivo Fisico Ativo - Ordens de Servico e Relatorios de Manutencao
risco media
As Ordens de Servico (OS) fisicas e relatorios tecnicos de manutencao do mes corrente estao arquivados por subsistema predial apos validacao do zelador?
Critério: 100% das OSs fisicas do mes assinadas pelo zelador, categorizadas por subsistema predial e devidamente registradas no modulo de manutencao da plataforma GrandCondo.
Como verificar: Consultar a pasta 'OS e Relatorios Tecnicos do Mes' na sala de administracao. Checar se as OSs executadas possuem a assinatura de aceite do zelador e do prestador de servico, agrupadas por sistema (Eletrica, Hidraulica, Elevadores).
007Arquivo Fisico Ativo - Protocolo de Carga e Retirada de Documentos
risco alta
Existe registro formal em livro ou ficha fisica de protocolo para controle de retirada de documentos originais do arquivo ativo?
Critério: Registro Obrigatorio de 100% dos documentos originais que saem do arquivo ativo; termo de responsabilidade assinado conforme diretrizes da ABNT NBR ISO/IEC 27001.
Como verificar: Verificar a presenca do livro de protocolo ou fichas de carga na sala de administracao. Checar se ha registros de retiradas recentes contendo data, identificacao do documento, nome do solicitante, motivo, assinatura e prazo estipulado de devolucao.
008Arquivo Fisico Ativo - Temporalidade e Expurgos
risco baixa
A sala de administracao possui processo definido de transicao para mover pastas de exercicios encerrados para o arquivo passivo ou permanente?
Critério: Manutencao apenas do exercicio vigente e do exercicio imediatamente anterior na area ativa da sala de administracao; destinação conforme Tabela de Temporalidade Documental (Lei 12.682/2012 e CLT).
Como verificar: Verificar a organizacao dos armarios ativos ao final do exercicio financeiro. Checar se as pastas mensais com mais de 12 meses do encerramento do exercicio foram catalogadas e transferidas para o arquivo permanente/passivo do condominio.
