GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-1-145
prestação de contas mensal do condomínio: balancete, extratos, conciliação, comprovantes, folha e encargos, fundo de reserva, inadimplência e disponibilização aos condôminos

Checklist de Prestação de Contas Mensal

Este kit estabelece os critérios técnicos e operacionais para a conferência, validação e auditoria da prestação de contas mensal do condomínio

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a conferência financeira do seu condomínio com critérios técnicos rigorosos. Garanta segurança jurídica validando conciliações bancárias, encargos trabalhistas e a efetividade das ordens de serviço executadas pela equipe local.

Neste checklist

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

40 itens de verificação técnica

12 áreas de auditoria financeira

6 frequências de controle (diário a anual)

100% integrado ao Sistema GrandCondo

O que vem neste kit

  • Parâmetros de Conciliação Bancária das Contas Correntes e Aplicações Financeiras
  • Roteiro de Validação do Balancete Sintético e Analítico do Mês de Referência
  • Checklist de Notas Fiscais e Comprovantes Fiscais de Serviços Terceirizados
  • Matriz de Conferência de Folha de Pagamento, Holerites e Registros do Pessoal Próprio
  • Guia de Auditoria de Recolhimento de Encargos (INSS, FGTS, IRRF, ISS)
  • Controle de Movimentação do Fundo de Reserva e Fundos Especiais de Obras
  • Protocolo de Análise do Relatório de Inadimplência e Acordos Judiciais
  • Critérios para Pagamentos de Concessionárias Públicas e Retenções de Contratos
  • Fluxo de Validação de O.S. Executadas e Aprovadas pela Zeladoria
  • Modelo Estruturado para Parecer do Conselho Fiscal e Disponibilização no GrandCondo

Por que este kit resolve

Conformidade Legal Ativa

Assegura o cumprimento do Art. 1348 do Código Civil, organizando o balanço financeiro com embasamento técnico e documental.

Validação de Campo

Cruza informações de notas fiscais com Ordens de Serviço (O.S.) atestadas fisicamente pelo zelador, garantindo que o serviço foi entregue.

Controle de Encargos Trabalhistas

Evita passivos judiciais ao verificar mensalmente guias de eSocial, FGTS, IRRF e INSS da equipe orgânica do condomínio.

Proteção do Fundo de Reserva

Institui travas de verificação que impedem o uso indevido de fundos específicos para despesas ordinárias sem aprovação em assembleia.

Gestão de Retenções na Fonte

Padroniza a checagem de impostos retidos de prestadores de serviços terceirizados (ISS, CSRF, INSS) conforme a legislação federal.

Transparência Digital

Transforma pastas físicas volumosas em relatórios digitais organizados, disponibilizados diretamente aos condôminos pelo app GrandCondo.

Áreas e sistemas inspecionados

Conciliação Bancária das Contas Correntes e Aplicações Financeiras
Balancete Sintético e Analítico do Mês de Referência
Notas Fiscais, Faturas e Comprovantes Fiscais de Serviços Terceirizados
Folha de Pagamento, Holerites e Registros do Pessoal Próprio
Guias e Comprovantes de Recolhimento de Encargos (INSS, FGTS, IRRF, ISS)
Movimentação do Fundo de Reserva e Fundos Especiais de Obras
Relatório de Inadimplência, Acordos e Ações Judiciais de Cobrança
Contratos de Manutenção Contínua e Retenções Tributárias na Fonte
Pagamentos de Concessionárias Públicas (Água, Energia, Gás e Telecom)
Comprovantes de Execução de Serviços por O.S. Validadas pela Equipe de Campo
Ata de Parecer do Conselho Fiscal e Aprovação Prévia
Publicação e Disponibilização Transparente no Portal/App GrandCondo

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Artigos 1.348, VIII e 1.350)
  • • Lei nº 4.591/1964 — Lei do Condomínio e Incorporações Imobiliárias
  • • ITG 2002 (R1) / Conselho Federal de Contabilidade (CFC) — Entidades sem Finalidade Lucrativa
  • • IN RFB nº 2.110/2022 — Normas Gerais de Tributação e Arrecadação Previdenciária
  • • Lei nº 8.036/1990 — Regulamento do FGTS e eSocial/FGTS Digital
  • • NBC TG 1000 / CFC — Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Conciliação Bancária - Conta Corrente Principal
risco critica

O saldo final apurado no extrato bancário oficial da conta corrente principal coincide exatamente com o saldo final demonstrado na conciliação contábil do balancete mensal?

Critério: Diferença exata de R$ 0,00 (zero real) entre o saldo bancário e a conciliação contábil no último dia do mês de referência.

Como verificar: Confrontar o valor da última linha do extrato bancário oficial do último dia do mês com o saldo final da conta corrente informado no resumo do balancete e na aba financeira da plataforma GrandCondo.

002
Conciliação Bancária - Aplicações Financeiras e Fundo de Reserva
risco critica

Os extratos das contas de aplicações financeiras e investimentos do fundo de reserva foram conciliados com os saldos demonstrados no balancete?

Critério: Saldo líquido dos extratos bancários de aplicação perfeitamente alinhado (variação R$ 0,00) com o saldo contábil do balancete.

Como verificar: Obter o extrato consolidado de fundos de investimento/CDB do banco oficial, verificando se o saldo líquido do último dia útil coincide com a conta patrimonial correspondente no balancete.

003
Conciliação Bancária - Pendências e Lançamentos em Trânsito
risco alta

Todas as pendências de conciliação bancária (cheques não compensados ou lançamentos em trânsito) estão justificadas e limitadas ao prazo máximo de 30 dias?

Critério: Ausência de itens pendentes de conciliação sem justificativa formal ou com data de emissão/origem superior a 30 dias corridos.

Como verificar: Analisar o relatório detalhado de pendências da conciliação bancária, checando a data de origem de cada item pendente e justificativa no sistema de gestão.

004
Conciliação Bancária - Continuidade de Saldos
risco critica

O saldo inicial das contas bancárias no balancete do mês atual é rigorosamente idêntico ao saldo final aprovado/apresentado no mês anterior?

Critério: Igualdade matemática absoluta (diferença de R$ 0,00) entre o saldo de encerramento do mês 'M-1' e o saldo de abertura do mês 'M'.

Como verificar: Comparar a linha de saldo inicial do balancete do mês corrente com o saldo final estampado na prestação de contas do mês imediatamente anterior.

005
Conciliação Bancária - Rendimentos e Tarifas Financeiras
risco media

Os rendimentos brutos, impostos retidos (IRRF/IOF) e tarifas de manutenção bancária foram apropriados nas contas de receita e despesa correspondentes?

Critério: Lançamento individualizado e integral de rendimentos e deduções tributárias/tarifárias com base nos comprovantes do banco.

Como verificar: Confrontar os extratos de aplicações com as linhas de 'Receitas Financeiras', 'Impostos s/ Rendimentos' e 'Despesas Bancárias' no balancete analítico.

006
Conciliação Bancária - Transferências Intercontas
risco alta

As movimentações financeiras entre contas do próprio condomínio (conta corrente, aplicação e fundo de reserva) foram registradas em contrapartida exata sem afetar o resultado do mês?

Critério: Débito e crédito idênticos na mesma data de liquidação bancária com saldo zerado na conta transitória de transferências.

Como verificar: Rastrear o débito na conta de origem e o crédito correspondente na conta de destino, checando se foram alocados em conta transitória/intercontas sem impactar o resultado operacional.

007
Balancete Sintético - Plano de Contas e Previsão Orçamentária
risco media

A estrutura de contas do balancete sintético respeita a divisão aprovada na Previsão Orçamentária Anual em assembleia ordinária?

Critério: Plano de contas alinhado às diretrizes assembleares e às categorias de despesas ordinárias estipuladas na convenção e no Art. 1.348 do CCB.

Como verificar: Confrontar os grupos principais do balancete sintético com a ata da Assembleia Geral Ordinária que aprovou o orçamento do exercício vigente.

008
Balancete Analítico - Igualdade Matemática de Saldos
risco critica

A equação fundamental da prestação de contas (Saldo Anterior + Receitas Arrecadadas - Despesas Pagas = Saldo Atual) é matematicamente exata em todas as páginas do balancete?

Critério: Fechamento matemático perfeito sem divergência de centavos no saldo final consolidado.

Como verificar: Somar o saldo total inicial às receitas efetuadas e subtrair o total de despesas do mês no resumo geral do balancete, conferindo se equivale ao saldo final.

Calendário de inspeções

Diário

Administradora e Zelador
  • • Lançamento dos recebimentos de cotas condominiais na plataforma GrandCondo
  • • Registro de notas fiscais de compras e entregas efetuadas pelo zelador na portaria
  • • Baixa das Ordens de Serviço concluídas no dia vinculadas a compras efetuadas

Semanal

Administradora e Síndico
  • • Conferência do fluxo de caixa semanal e pré-conciliação bancária
  • • Agendamento e autorização dupla de pagamentos de fornecedores
  • • Acompanhamento semanal da régua de cobrança automática de inadimplentes via GrandCondo

Quinzenal

Zelador e Administradora
  • • Medição de serviços terceirizados (portaria humana, limpeza, manutenção) para emissão de NF
  • • Verificação das horas extras e folha de ponto da equipe própria pelo zelador
  • • Validação de notas fiscais recebidas contra os contratos vigentes no condomínio

Mensal

Administradora, Síndico e Conselho Fiscal
  • • Fechamento do balancete mensal e conciliação bancária 100% zerada
  • • Conferência e pagamento das guias trabalhistas e previdenciárias (eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb)
  • • Aferição do repasse obrigatório da fração do Fundo de Reserva
  • • Envio da pasta digital completa ao Conselho Fiscal via módulo de governança GrandCondo
  • • Emissão e assinatura do Parecer do Conselho Fiscal
  • • Disponibilização do balancete consolidado aos condôminos no aplicativo GrandCondo

Trimestral

Síndico e Conselho Fiscal
  • • Análise do comparativo orçamentário trimestral (previsto vs. realizado)
  • • Verificação da emissão de Certidões Negativas de Débitos (CNDs) municipais, estaduais e federais
  • • Revisão dos acordos de inadimplência firmados e seu cumprimento efetivo

Anual

Síndico, Administradora e Assembleia Geral
  • • Consolidação da Prestação de Contas Anual para a Assembleia Geral Ordinaría (A.G.O.)
  • • Elaboração da Previsão Orçamentária para o exercício seguinte
  • • Auditoria de encerramento de exercício e arquivamento digital permanente do período

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência entre o saldo final apurado no extrato bancário oficial e a conciliação do balancete mensal.Administradora2 diasmedia
Ausência de extratos oficiais demonstrando o saldo das aplicações financeiras e do Fundo de Reserva.Administradora3 diasmedia
Existência de pendências de conciliação bancária (lançamentos em trânsito) superiores ao prazo de 30 dias.Administradora5 diasmedia
Incompatibilidade entre o saldo inicial do mês atual e o saldo final aprovado no balancete do mês anterior.Administradora2 diasmedia
Registros de transferências intercontas contabilizados como receitas ou despesas que alteram o resultado mensal.Administradora3 diasmedia
Incoerência na equação fundamental da prestação de contas (Saldo Anterior + Receita - Despesa ≠ Saldo Atual).Administradora2 diasmedia
Despesas extraordinárias custeadas com recursos da cota ordinária sem a devida segregação patrimonial.Síndico5 diasmedia
Aporte para o Fundo de Reserva realizado em valor/percentual divergente do estipulado na Convenção.Síndico3 diasmedia
Ausência do demonstrativo sintético da taxa e do valor nominal da inadimplência mensal e acumulada.Administradora3 diasmedia
Receita de taxas condominiais no balancete não coincide com o relatório de liquidação do banco emissor.Administradora3 diasmedia
Notas fiscais de serviços terceirizados sem os comprovantes de recolhimento das retenções na fonte (INSS, ISS, IRRF).Administradora2 diasmedia
NFS-e de prestadores apresentadas sem a verificação da validade/autenticidade fiscal na prefeitura.Administradora2 diasmedia

Como usar o kit em campo

Este guia orienta a verificação técnica e contábil da prestação de contas mensal do condomínio para garantir absoluta transparência e conformidade legal. Ele padroniza a fiscalização sobre conciliação bancária, folhas de pagamento, encargos tributários e serviços prestados no condomínio. Sua aplicação contínua viabiliza a auditoria prévia do Conselho Fiscal e a publicação segura das contas no Portal GrandCondo.

  1. 1Conferência da Continuidade e Conciliação BancáriaInicie confrontando os saldos iniciais de cada conta com os saldos finais aprovados no mês anterior. Exija extratos bancários oficiais completos das contas correntes e de investimento. Verifique se todos os lançamentos do extrato possuem sua respectiva contrapartida no balancete analítico, sem deixar pendências superiores a 30 dias.
  2. 2Auditoria da Folha e Encargos do Pessoal PróprioValide as horas extras, adicionais noturnos e DSR lançados comparando-os diretamente com as folhas de ponto assinadas pelo Zelador(a) e colaboradores. Verifique o valor líquido da folha com o total debitado em conta corrente. Anexe as guias de recolhimento do FGTS Digital e DARF Previdenciário (DCTFWeb) acompanhadas dos seus comprovantes de quitação bancária.
  3. 3Fiscalização de Contratos e Documentos de TerceirizadosConfira a vigência das certidões negativas de débitos (trabalhista, FGTS e previdenciária) de empresas de portaria, limpeza e manutenção. Exija a comprovação mensal de entrega do eSocial, comprovantes de pagamento de salários e benefícios dos funcionários alocados no condomínio. Verifique se foram retidos na fonte os tributos devidos (ISS, INSS, IRRF, CSLL/PIS/COFINS).
  4. 4Validação Fiscal de NFS-e e Concessionárias PúblicasConsulte a autenticidade das Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços nos portais da Secretaria da Fazenda Municipal para descartar notas canceladas. Verifique se os comprovantes de pagamento das contas de consumo (água, energia, gás, telecom) correspondem exatamente às faturas emitidas pelas concessionárias do mês de referência.
  5. 5Verificação dos Fundos e InadimplênciaCalcule se o repasse ao Fundo de Reserva cumpre exatamente a regra convencionada e se os fundos específicos para obras não foram utilizados no custeio ordinário. Verifique o relatório de inadimplência, cruzando os boletos baixados pelo banco com a receita contabilizada e auditando acordos firmados.
  6. 6Registro de Evidências Fotográficas via AplicativoA equipe de campo, sob liderança do Zelador(a), deve fotografar a conclusão dos serviços de manutenção executados (ex: limpeza de caixas d'água, pintura, reparos). As imagens devem ser anexadas à Ordem de Serviço digital dentro do aplicativo GrandCondo, vinculando-se diretamente à Nota Fiscal correspondente na pasta de contas para comprovação técnica perante os moradores.
  7. 7Aprovação do Conselho Fiscal e Ata de ParecerReúna os membros do Conselho Fiscal para revisão física ou digital da pasta de prestação de contas. Registre as ressalvas ou aprovações em uma Ata de Parecer assinada por todos os conselheiros. Anexe este parecer no encerramento do balancete mensal como requisito formal antes da publicação aos condôminos.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e PublicaçãoCalcule o Índice de Conformidade (IC) dividindo o número de itens aprovados no checklist pelo número total de itens auditados (ex: 18 itens aprovados em 20 = 90% de conformidade). Cadastre os indicadores, balancete e relatórios no sistema GrandCondo, disponibilizando a pasta digital transparente a todos os proprietários no aplicativo.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais e Orgânicos

Membros do Conselho Fiscal

Administradoras de Condomínios

Zeladores e Gestores Prediais

Introdução

A prestação de contas mensal não é um mero rito administrativo, mas a prova técnica da saúde financeira e jurídica do condomínio. Aprenda a validar balancetes, auditar encargos trabalhistas e cruzar dados financeiros com as execuções reais de campo.

Seção 02Conciliação Bancária e Validação de Balancetes

Seção 03A Conexão entre Notas Fiscais e as Execuções de Campo

  • Verificar compatibilidade entre o CNPJ do prestador e a natureza do serviço executado.
  • Garantir a assinatura ou validação digital do zelador atestando a conclusão da O.S.
  • Conferir a entrada e saída do prestador nos relatórios da portaria 24h.

Seção 04Folha de Pagamento e Auditoria de Encargos Trabalhistas

Seção 05Tributação, Retenções na Fonte e Concessionárias

Seção 06Gestão do Fundo de Reserva e Inadimplência Contínua

Seção 07A Avaliação Crítica do Conselho Fiscal

Seção 08Publicação Digital e Transparência com a Plataforma GrandCondo

Perguntas frequentes

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  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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