GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-948
contrato de segurança patrimonial: escopo, rondas, monitoramento, responsabilidades, seguro e sigilo — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Contrato de Segurança Patrimonial

Este kit abrange a auditoria contratual, operacional e financeira do serviço de segurança patrimonial e portaria humana em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Audite o escopo operacional, garantias trabalhistas e SLAs de segurança patrimonial para equipes de portaria presencial. Integre rondas, recepção de encomendas e auditoria fiscal ao ecossistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

40

Itens de checagem técnica na auditoria operacional e financeira

< 10s

Tempo de registro e emissão de comprovante térmico de encomendas no GrandCondo

100%

Conformidade exigida em CNDs, eSocial e apólices de responsabilidade civil

24/7

Cobertura contínua e auditável de postos presenciais sem lacunas de efetivo

O que vem neste kit

  • Minuta Padrão de Contrato de Segurança Patrimonial e Portaria Humana 24h
  • Checklist Completo de Inspeção Contratual e Operacional (40 Perguntas Verificáveis)
  • Matriz de Riscos Trabalhistas e Tabela de Glosas por Descumprimento de SLA
  • Protocolo de Auditoria para Roteiro de Rondas Físicas e Bastões de Checagem
  • Termo de Confidencialidade, Sigilo Operacional e Adequação à LGPD
  • Formulário de Validação de Retenções Tributárias (INSS, ISS, IRRF e CSLL)
  • Plano de Contingência Operacional para Substituição de Faltas e Horário de Almoço
  • Tabela de Verificação Executiva com Status Conforme / Não Conforme / Não se Aplica
  • Modelo de Notificação Extrajudicial para Correção de Falhas Operacionais

Por que este kit resolve

Segurança Jurídica e Trabalhista

Previna a responsabilidade subsidiária do condomínio mediante verificação contínua de GFIP, eSocial, CNDs e apólices de seguro contra terceiros.

Ronda Física e Auditoria de Bastão

Padronização rigorosa do roteiro de rondas operacionais com verificação de pontos críticos e emissão de relatórios de auditoria.

SLAs e Matriz de Penalidades

Critérios objetivos para aplicação de glosas na fatura mensal e multas por descontinuidade no posto de portaria humana 24h.

Gestão de Encomendas Integrada

Procedimento padronizado de recepção pela portaria com registro e emissão de comprovante térmico no GrandCondo em menos de 10 segundos.

Adequação e Concorrência LGPD

Cláusulas específicas para o tratamento de dados pessoais de visitantes e moradores efetuado por porteiros, zeladores e administradoras.

Livro de Ocorrências Digital

Registro imediato de inconformidades da equipe de segurança diretamente no sistema GrandCondo para acompanhamento do síndico.

Áreas e sistemas inspecionados

Dimensionamento do Efetivo e Cobertura de Postos 24h
Escopo Operacional de Controle de Acesso de Visitantes e Encomendas via GrandCondo
Roteiro de Rondas Físicas e Auditoria de Bastão/Pontos de Checagem
Acordo de Nível de Serviço (SLA) e Matriz de Penalidades Contratuais
Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil e Danos Patrimoniais
Comprovação de Regularidade Trabalhista (CNDs, eSocial, FGTS e INSS)
Termo de Confidencialidade, Sigilo Operacional e Adequação à LGPD
Plano de Contingência, Substituição de Faltas e Cobertura de Almoço/Folgas
Inspecção de Equipamentos de Apoio (Radiocomunicadores, Botoeiras, Telefonia)
Políticas de Uniformização, Apresentação Pessoal e Uso de EPIs
Integração do Livro de Ocorrências Digital no Sistema GrandCondo
Retenções Tributárias e Boas Práticas Contábeis do Faturamento Mensal

Referências normativas

  • • Lei nº 7.102/1983 - Dispõe sobre segurança para estabelecimentos financeiros e serviços de vigilância armada/desarmada
  • • Portaria DPF nº 18.045/2023 - Disciplina as atividades de segurança privada no Brasil
  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro) - Arts. 1.348 (Deveres do Síndico) e 607 (Prestação de Serviços)
  • • Lei nº 13.709/2018 (LGPD) - Proteção de Dados Pessoais na coleta de visitantes e moradores
  • • ABNT NBR ISO 31000 - Gestão de Riscos — Diretrizes
  • • NR-01 - Gerenciamento de Riscos Ocupacionais em postos de trabalho
  • • NR-06 - Equipamentos de Proteção Individual para vigilantes e portadores de postos

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Roteiro de Rondas e Bastão Eletrônico
risco critica

O relatório do bastão de ronda demonstra o cumprimento de 100% dos pontos de checagem mapeados nos horários contratados?

Critério: 100% dos pontos de checagem lidos dentro da janela de tolerância máxima de +/- 10 minutos em relação ao horário estipulado contratualmente.

Como verificar: Acessar o software de auditoria de ronda da prestadora ou o módulo integrado GrandCondo, extrair o relatório dos últimos 30 dias e cruzar os horários registrados com o cronograma contratual.

002
Pontos de Checagem Físicos (iButtons/Tags RFID)
risco alta

Todos os pontos físicos de checagem de ronda nas periféricas e subsolos estão fixados, identificados e operacionais?

Critério: 100% das tags fixadas firmemente em estrutura de alvenaria ou metálica, sem avarias e respondendo ao sinal de leitura (Portaria DPF nº 18.045/2023).

Como verificar: Percorrer a rota de ronda acompanhado do zelador e realizar a leitura de cada tag/iButton utilizando o bastão/coletor de ronda, verificando a integridade física do suporte.

003
Livro de Ocorrências e Módulo de Eventos GrandCondo
risco media

As anomalias detectadas durante as rondas físicas foram registradas no sistema no prazo regulamentar estipulado?

Critério: Registro de anomalia lançado no aplicativo em no máximo 15 minutos após o encerramento do turno de ronda.

Como verificar: Comparar as anomalias anotadas no relatório de rondas físicas com os chamados abertos no aplicativo de gestão GrandCondo nos últimos 15 dias.

004
Gestão Contratual - SLA de Rendição e Cobertura
risco critica

A prestadora de serviços cumpre o tempo limite de reposição do funcionário faltoso no posto de trabalho?

Critério: Substituição do colaborador ausente no posto em até no máximo 60 minutos (ou prazo inferior definido na Matriz de SLA do contrato).

Como verificar: Analisar os registros de ponto e o livro de ocorrências do posto, verificando os horários de trocas de turno e eventuais faltas sem cobertura imediata.

005
Auditoria Financeira de Faturamento Contratual
risco alta

As glosas e multas por descumprimento de SLA foram apuradas e descontadas na fatura do mês vigente?

Critério: Aplicação integral dos percentuais de desconto e multa na nota fiscal seguinte, conforme cláusula de penalidades contratuais e Art. 1.348 do Código Civil.

Como verificar: Confrontar o relatório de inconsistências operacionais do mês com a nota fiscal e a planilha de medição aprovada pela administradora antes do pagamento.

006
Posto de Trabalho e Imagem Operacional
risco media

A totalidade dos colaboradores atuantes no posto utiliza uniforme completo, crachá visível e EPIs adequados?

Critério: 100% do efetivo portando crachá de identificação com foto, uniforme limpo e sem estragos, e EPIs em conformidade com as NRs 01 e 06.

Como verificar: Inspecionar visualmente a equipe no posto no início do turno, checando crachá, estado do uniforme, calçados e equipamentos de proteção fornecidos pela prestadora.

007
Dispositivos de Emergência do Vigilante/Porteiro
risco critica

O dispositivo de alerta periódico/presença no posto de trabalho está configurado e operacional?

Critério: Intervalo de rearme do alarme de presença configurado entre 30 e 45 minutos, com geração de sinal de alerta automático em caso de não acionamento.

Como verificar: Testar a rotina de acionamento do dispositivo de alerta no terminal da portaria ou no bastão de rondas durante a inspeção presencial.

008
Suporte Técnico e Manutenção de Equipamentos da Prestadora
risco alta

Os defeitos relatados nos bastões de ronda ou coletores cedidos pela empresa foram sanados dentro do prazo estipulado no SLA?

Critério: Atendimento técnico e substituição do equipamento defeituoso em até no máximo 24 horas após a notificação formal (ABNT NBR ISO 31000).

Como verificar: Checar a data de abertura do chamado técnico de manutenção do equipamento e a data do efetivo reparo ou substituição no histórico de suporte.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador / Supervisor da Contratada
  • • Verificação do cumprimento de escala de postos e substituição imediata de faltas
  • • Conferência do registro de entrada/saída de visitantes e entregas no sistema GrandCondo
  • • Checagem do livro de ocorrências digital preenchido pela equipe da portaria
  • • Inspeção visual da postura, fardamento e crachá dos portadores do posto

Semanal

Zelador
  • • Extração do relatório de rondas físicas noturnas e diurnas efetuadas no condomínio
  • • Teste funcional dos equipamentos de comunicação de apoio (rádio HT, telefone da portaria)
  • • Audit de recebimento e triagem de encomendas retidas na portaria com o GrandCondo

Mensal

Administradora / Síndico
  • • Conferência das guias do eSocial, SEFIP/GFIP, comprovantes de recolhimento de FGTS e INSS da equipe
  • • Verificação da folha de pagamento e holerites assinados dos portadores alocados no condomínio
  • • Auditoria de emissão da nota fiscal com a devida retenção de impostos na fonte pela Administradora
  • • Aplicação da Tabela de Avaliação de Desempenho e SLA do Contrato de Segurança

Semestral

Síndico / Conselho Fiscal
  • • Conferência da validade da Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil e comprovante de quitação do prêmio
  • • Validação de certidões negativas da contratada (CND Trabalhista, Receita Federal, FGTS e Municipal)
  • • Revisão dos protocolos de segurança e treinamento de reciclagem do efetivo alocado

Anual

Síndico / Administradora
  • • Revisão anual das cláusulas contratuais, reajuste de índices (IPCA/IGP-M/Convenção Coletiva)
  • • Auditoria jurídica completa do contrato frente a alterações na legislação trabalhista e de segurança
  • • Apresentação do balanço de ocorrências e conformidade contratual na Assembleia Geral Ordinária

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Relatório do bastão eletrônico de rondas indicando descumprimento dos pontos de checagem mapeados nos horários contratadosSíndico48 horasalta
Tags RFID/iButtons de ronda danificados ou ausentes nos subsolos e perímetros do condomínioEmpresa contratada3 diasalta
Atraso no tempo limite de reposição de funcionário faltoso excedendo o SLA estipulado no contratoAdministradora2 diasmedia
Faturamento mensal emitido sem a dedução das glosas e penalidades apuradas por descumprimento de SLAAdministradora3 diasalta
Dispositivo de alerta periódico de presença do porteiro/vigia inoperante na guaritaEmpresa contratada24 horascritica
Bastões de ronda eletrônicos com defeito pendentes de conserto além do prazo estipulado no SLAEmpresa contratada24 horasmedia
Intervalo entre rondas físicas no período noturno superior ao tempo máximo fixado no contratoEmpresa contratada2 diasalta
Roteiro de rondas executado sem a verificação tátil obrigatória das portas e acessos às áreas técnicas críticasZelador(a)3 diasalta
Falta de comprovação da reciclagem e regularidade na Polícia Federal do efetivo alocado no condomínioEmpresa contratada5 diascritica
Tempo de confirmação e primeira resposta aos disparos de alerta de emergência superior ao limite fixado no SLAEmpresa contratada24 horascritica
Ausência de apuração trimestral do Índice de Desempenho Operacional (IDO) para bonificação ou glosaAdministradora10 diasbaixa
Apólice de seguro de Responsabilidade Civil da contratada vencida ou com capital segurado insuficienteSíndico5 diascritica

Como usar o kit em campo

O Modelo de Contrato de Segurança Patrimonial e Controle de Acesso estabelece as diretrizes jurídicas, operacionais e financeiras para a contratação de mão de obra especializada em condomínios residenciais e comerciais, alinhando as exigências da Lei nº 7.102/1983, da Convenção Condominial e do Código Civil. A estrutura contratual vincula a prestação do serviço humano às rotinas operacionais executadas via plataforma GrandCondo, garantindo rastreabilidade no controle de acessos, registro digital de ocorrências, auditoria de bastão de ronda e verificação estrita do cumprimento dos postos 24 horas. A gestão financeira integrada prevê mecanismos rigorosos de glosa contratual baseados no Índice de Desempenho Operacional (IDO), retenções tributárias na fonte e comprovação compulsória de regularidade trabalhista e securitária antes de cada liquidação mensal.

  1. 1Mapeamento de Escopo e Dimensionamento de PostosDefina formalmente a escala de trabalho, a quantidade de agentes por turno e as atribuições específicas para controle de portaria e rondas operacionais. Garanta que a jornada respeite as Normas Regulamentadoras (NR-01) e a legislação trabalhista, em consonância com as atribuições do síndico previstas no art. 1.348 do Código Civil. Registre o dimensionamento original no módulo de gestão contratual do GrandCondo para fins de auditoria de presença.
  2. 2Parametrização do SLA e Matriz de PenalidadesEstabeleça tempos máximos de rendição em caso de faltas, prazos para resposta a alertas no sistema e metas para o Índice de Desempenho Operacional (IDO). Vincule o descumprimento das métricas operacionais a descontos diretos na fatura mensal (glosas) validados pela administradora. O descumprimento de rotinas de portaria e rondas deve ser registrado imediatamente no livro de ocorrências digital do GrandCondo.
  3. 3Homologação Trabalhista e FiscalExija mensalmente da prestadora a entrega das Certidões Negativas de Débitos (CNDs), extratos do eSocial, guias do FGTS e comprovantes de arrecadação do INSS do pessoal alocado. Realize a retenção tributária na fonte (ISS, INSS, PIS/COFINS/CSLL) conforme a legislação contábil vigente antes do aceite da nota fiscal. A liberação do pagamento deve ficar condicionada à aprovação dessa documentação no sistema.
  4. 4Validação da Apólice de Seguro de Responsabilidade CivilExija apólice vigente com endosso de furto qualificado, danos materiais a bens de terceiros sob guarda do condomínio e responsabilidade civil profissional com cobertura adequada ao risco local. Verifique mensalmente o comprovante de quitação do prêmio do seguro vinculado ao contrato antes do fechamento financeiro. Mantenha a cópia do documento arquivada e atualizada no cadastro do fornecedor no GrandCondo.
  5. 5Implantação do Roteiro de Rondas e Tags RFID/iButtonsMapeie os pontos físicos de checagem no subsolo, periféricos e áreas técnicas críticas, como casa de bombas, gerador e subestação. Configure a integração dos relatórios de ronda com a plataforma GrandCondo para monitorar o cumprimento dos intervalos no período noturno. O zelador deve auditar diariamente o cumprimento das checagens e a integridade dos pontos físicos.
  6. 6Confidencialidade, Sigilo Operacional e LGPDFormalize o Termo de Confidencialidade e Proteção de Dados com a contratada, englobando os profissionais que operam na portaria. Garanta que o tratamento de dados de moradores, visitantes e entregas colhidos na portaria siga rigorosamente a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). Mantenha o termo assinado digitalmente e vinculado à ficha cadastral da prestadora no GrandCondo.
  7. 7Auditoria Mensal, Evidências Fotorgráficas e Índice de ConformidadeO zelador e o síndico devem realizar a vistoria técnica mensal do contrato, anexando fotos da apresentação pessoal, uniformes, EPIs e integridade dos pontos de ronda diretamente no aplicativo GrandCondo. Exporte os relatórios de rondas e os registros do livro de ocorrências digital para consolidar a nota do fornecedor. Calcule o Índice de Conformidade através da fórmula: IC (%) = (Itens Conformes / Total de Itens Aplicáveis) * 100, utilizando o resultado para fins de liquidação financeira ou aplicação de sanções.

Dicas de campo

  • • Exija a comprovação de reciclagem do curso de formação na Polícia Federal de todo o efetivo antes de autorizar a alocação no posto de trabalho.
  • • Configure o alerta periódico de presença e o pânico do operador de portaria na plataforma GrandCondo para acionamento imediato do zelador ou fiscal de contrato.
  • • Determine a obrigatoriedade da verificação tátil de portas, trincas e portões de áreas técnicas durante o roteiro de rondas noturnas.
  • • Exporte o relatório do livro de ocorrências digital do GrandCondo para fundamentar as reuniões trimestrais de avaliação de SLA com a prestadora.
  • • Exija cláusula contratual que imponha a cobertura imediata do posto para intervalos de almoço e folgas por substituto devidamente uniformizado.
  • • Fotografe e anexe o estado de conservação dos bastões de ronda, rádios comunicadores e tags no checklist do aplicativo GrandCondo durante as auditorias mensais.
  • • Não efetue o pagamento da nota fiscal sem o batimento prévio entre a folha de ponto dos funcionários, os relatórios de ronda e os impostos retidos na fonte.

Para quem é este kit

Introdução

A terceirização do serviço de portaria e vigilância exige rigor técnico na elaboração do contrato para mitigar passivos trabalhistas e garantir a eficiência da equipe física. Este guia apresenta os critérios essenciais de dimensionamento, responsabilidade civil e integração operacional para o controle de acessos do condomínio.

Seção 01O arcabouço jurídico e a mitigação de passivos na terceirização

  • Exigência contratual de apresentação mensal das guias de recolhimento do FGTS (GFIP) e INSS (GPS) atreladas aos prestadores.
  • Inclusão de cláusula de retenção cautelar de faturas em caso de pendências documentais ou inconsistências no eSocial.
  • Verificação semestral das Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas (CNDT) e regularidade fiscal da matriz.

Seção 02Dimensionamento do efetivo e Acordo de Nível de Serviço (SLA)

  • Prazo máximo de duas horas para o envio de profissional substituto devidamente qualificado em casos de falta não programada.
  • Obrigatoriedade de rendição física de outro colaborador no posto para o gozo legal de intervalo intrajornada.
  • Matriz de descontos progressivos em fatura mensal por falhas contínuas de SLA técnica devidamente documentadas.

Seção 03Dinâmica de rondas físicas e inspeção de equipamentos de apoio

  • Rondas físicas programadas e mapeadas com intervalos máximos de duas horas durante o período noturno e madrugadas.
  • Entrega mandatória do relatório semanal de emissão de dados dos bastões de ronda à administração do condomínio.
  • Checklist mensal de vistoria de conservação de EPIs, uniformes e radiocomunicadores da equipe lotada em cada posto.

Seção 04Seguro de Responsabilidade Civil e apuração de sinistros patrimoniais

  • Cláusula de ressarcimento automático por danos patrimoniais decorrentes de dolo, culpa ou negligência da equipe contratada.
  • Renovação anual com exigência de entrega compulsória do certificado da apólice de Responsabilidade Civil Geral da matriz.
  • Prazo legal de vinte e quatro horas para a emissão de relatório circunstanciado e registro probatório de ocorrências graves.

Seção 05Integração da operação humana no ecossistema GrandCondo

Perguntas frequentes

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Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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