GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-875
fluxo de caixa mensal detalhado por semana, com vencimentos, folha, boletos recebidos e saldo projetado — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Fluxo de Caixa Mensal

Este kit abrange a rotina de mapeamento, conciliação e projeção do fluxo de caixa semanal e mensal em condomínios residenciais e comerciais, incluindo a predição de receitas por liquidação de boletos, provisionamento da folha de pagamento, encargos trabalhistas, impostos retidos e contratos de prestação de serviços continuados

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Mapeie entradas, liquidação de boletos, folha e obrigações operacionais por semana com rigor técnico. Garanta a saúde financeira do condomínio alinhada ao Código Civil e às exigências do Conselho Fiscal.

Neste checklist

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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48

Itens do checklist de verificação e conformidade financeira

4 Semanas

Detalhamento operacional por ciclo de vencimento dentro do mês

100%

Conformidade com o Código Civil e normas contábeis aplicáveis

< 10s

Tempo para registro de entregas e comprovantes com aviso automático no GrandCondo

O que vem neste kit

  • Capa Técnica e Identificação de Gestão
  • Introdução e Diretrizes de Governança Financeira
  • Planilha Mestre de Fluxo de Caixa Mensal em 4 Semanas
  • Módulo de Previsão de Liquidação de Boletos e Cotas
  • Cronograma de Liquidação da Folha e Encargos
  • Matriz de Contratos Continuados e Concessionárias
  • Mapeamento de Retenções Tributárias na Fonte
  • Controle de Suprimento de Fundos e Pequenas Despesas
  • Tabela de Verificação e Auditoria Interna (48 Itens)

Por que este kit resolve

Previsibilidade de Liquidez

Estruturação em quatro semanas operacionais para identificar momentos críticos de caixa antes do vencimento das obrigações principais.

Conformidade Tributária e Trabalhista

Mapeamento rigoroso de retenções na fonte (ISS, IRRF, CSRF) e encargos sobre a folha, evitando multas e juros de mora.

Mitigação da Inadimplência

Acompanhamento sistemático do recebimento de cotas ordinárias e recuperação de receitas via acordos extrajudiciais.

Preservação de Fundos Especiais

Garantia da recomposição e transferência pontual do Fundo de Reserva conforme a convenção condominial e o Código Civil.

Auditoria de Suprimento de Fundos

Controle rígido do caixa pequeno da zeladoria com comprovação documental instantânea integrada ao ecossistema operacional.

Transparência ao Conselho Fiscal

Relatórios consolidados prontos para prestação de contas, facilitando a validação pericial e a aprovação em assembleia.

Áreas e sistemas inspecionados

Recebimento de Cotas Ordinárias e Liquidação de Boletos Bancários
Projeção e Liquidação da Folha de Pagamento e Adiantamentos Salariais
Recolhimento de Encargos Trabalhistas e Previdenciários (INSS, FGTS, PIS)
Contratos Continuados de Manutenção Predial e Serviços Terceirizados
Tarifas de Concessionárias de Serviços Públicos (Água, Energia Elétrica, Gás)
Impostos Retidos na Fonte de Terceiros (ISS, IRRF, CSRF - PIS/COFINS/CSLL)
Aporte, Transferência e Preservação do Fundo de Reserva e Fundos Especiais
Acompanhamento da Taxa de Inadimplência e Entradas por Acordos Extrajudiciais
Gestão do Suprimento de Fundos Operacional (Fundo Fixo / Caixa Pequeno do Zelador)
Custos Operacionais Bancários, Tarifas de Emissão de Boletos e Manutenção de Conta

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348, VI e VIII e Art. 1.350)
  • • NBC ITG 2002 (R1) - Entidades sem Finalidade de Lucros (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Condomínio em Edificações e Incorporações Imobiliárias)
  • • Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) - Regras de quitação salarial e encargos sociais
  • • Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 - Obrigações tributárias e retenções na fonte
  • • Convenção Condominial e Regimento Interno vigentes

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Contas a Pagar / Folha de Pagamento
risco alta

O adiantamento salarial (quinzena) dos funcionários próprios está projetado e provisionado para liquidação até o dia 20 de cada mês na grade financeira da 3ª semana?

Critério: Adiantamento salarial equivalente a 40% do salário base creditado impreterivelmente até o dia 20 do mês vigente ou dia útil imediatamente anterior (CLT e Convenção Coletiva de Trabalho).

Como verificar: Consultar a prévia da folha emitida pela administradora, conferir o valor total dos adiantamentos e checar o saldo projetado na 3ª semana no sistema GrandCondo.

002
Contas a Pagar / Folha de Pagamento
risco critica

O saldo de salário mensal da equipe direta está provisionado para quitação rigorosa até o 5º dia útil do mês subsequente no fluxo de caixa?

Critério: Pagamento efetuado até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, considerando o sábado como dia útil para fins de contagem trabalhista (Art. 459, § 1º da CLT).

Como verificar: Comparar a projeção de pagamentos da 1ª semana do mês no módulo financeiro GrandCondo com o espelho do relatório de folha de pagamento (salários líquidos).

003
Contas a Pagar / Controle de Ponto e Variáveis
risco media

As variáveis incidentes na folha (horas extras, adicional noturno, substituições e DSR) foram apuradas pelo controle de ponto e incorporadas à projeção de caixa antes do fechamento semanal?

Critério: Desvio máximo tolerado de 2% entre o montante estimado de variáveis na grade do fluxo de caixa e o valor final processado na folha de pagamento.

Como verificar: Acessar o módulo de ponto no GrandCondo entre os dias 21 e 25 de cada mês, emitir o relatório de variáveis apuradas e confrontar com a linha 'Variáveis de Folha' no fluxo de caixa.

004
Contas a Pagar / Encargos Sociais
risco critica

O encargo referente ao FGTS dos funcionários diretos está provisionado no fluxo de caixa da 3ª semana para liquidação no vencimento unificado do FGTS Digital?

Critério: Recolhimento da guia do FGTS Digital efetuado integralmente até o dia 20 do mês subsequente ao fato gerador (ou dia útil imediatamente anterior, nos termos da Lei nº 14.438/2022).

Como verificar: Verificar no módulo de contas a pagar do sistema GrandCondo se a guia do FGTS Digital gerada via eSocial está agendada para quitação no banco até o vencimento oficial.

005
Contas a Pagar / Retenções e Encargos
risco critica

A guia DARF Unificada da DCTFWeb (contribuições previdenciárias INSS e IRRF retido da folha) consta da grade de vencimentos do fluxo de caixa da 3ª semana?

Critério: Agendamento e liquidação do DARF Unificado até o dia 20 do mês subsequente (ou dia útil imediatamente anterior, conforme Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022).

Como verificar: Confrontar a listagem de tributos a pagar do sistema GrandCondo com a declaração transmitida na DCTFWeb e a respectiva guia DARF gerada na Receita Federal.

006
Provisões de Passivo Trabalhista
risco alta

A quota-parte mensal de 1/12 avos do 13º salário (acrescida dos encargos patronais) é segregada do caixa operacional e depositada na conta de provisão?

Critério: Transferência mensal correspondente a 1/12 do valor da folha de pagamento bruta somado a 26,8% de encargos patronais (INSS e FGTS), efetuada até o dia 10 de cada mês.

Como verificar: Checar a rubrica 'Transferência para Conta Provisão de 13º Salário' no demonstrativo financeiro do GrandCondo e conferir o comprovante da transferência bancária para a conta de reserva.

007
Provisões de Passivo Trabalhista
risco alta

O montante referente a 1/12 de férias mais o terço constitucional da equipe própria está provisionado e transferido para a conta vinculada de provisão trabalhista?

Critério: Aporte mensal e integral da fração correspondente a férias mais 1/3 e encargos na conta específica de provisão trabalhista, respaldado na escala anual de férias dos funcionários.

Como verificar: Verificar no relatório de provisões financeiras do GrandCondo o cálculo mensal de (1/12 do salário nominal + 1/3) + encargos sociais e validar a transferência para a conta contingencial.

008
Contas a Pagar / Benefícios
risco alta

Os valores destinados à compra ou recarga do Vale-Transporte e Vale-Alimentação/Refeição estão programados na grade de pagamentos da 4ª semana para disponibilização no 1º dia útil do mês seguinte?

Critério: Crédito disponibilizado no cartão ou meio de pagamento do colaborador até o último dia útil que antecede o mês de competência do trabalho (Lei nº 7.418/1985 e CCT da categoria).

Como verificar: Conferir na grade de obrigações a pagar do GrandCondo o agendamento bancário dos faturamentos das operadoras de benefícios (vale-alimentação/transporte) na última semana do mês.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Recebimento de Cotas Ordinárias e Liquidação de Boletos Bancários
  • • Projeção e Liquidação da Folha de Pagamento e Adiantamentos Salariais
  • • Recolhimento de Encargos Trabalhistas e Previdenciários (INSS, FGTS, PIS)
  • • Contratos Continuados de Manutenção Predial e Serviços Terceirizados
  • • Tarifas de Concessionárias de Serviços Públicos (Água, Energia Elétrica, Gás)
  • • Impostos Retidos na Fonte de Terceiros (ISS, IRRF, CSRF - PIS/COFINS/CSLL)

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Adiantamento salarial quinzenal (dia 20) ausente na projeção financeira da 3ª semana do fluxo de caixa.Incluir a rotina do adiantamento salarial no módulo financeiro da plataforma GrandCondo para a 3ª semana e programar a reserva operacional correspondente.Administradora5 diasalta
Saldo da folha de pagamento para quitação no 5º dia útil sem provisão de liquidez na grade semanal correspondente.Ajustar o fluxo de caixa projetado no GrandCondo para reservar o valor líquido da folha com antecedência de 5 dias úteis.Administradora7 diascritica
Projeção do FGTS Digital na 3ª semana sem alinhamento com a apuração prévia do eSocial.Parametrizar o lançamento do FGTS Digital integrado ao módulo financeiro do GrandCondo e agendar a liquidação na data regulamentar.Administradora3 diasalta
Omissão da guia DARF Unificada da DCTFWeb (INSS e IRRF da folha) na grade de vencimentos da 3ª semana.Mapear as retenções tributárias da folha de pagamento e programar a emissão e agendamento da DARF Unificada no sistema do condomínio.Administradora5 diasalta
Quota mensal de 1/12 do 13º salário e encargos retida na conta corrente operacional sem segregação.Efetuar a transferência bancária do montante provisionado para a conta vinculada de provisão trabalhista e anexar o comprovante na plataforma GrandCondo.Síndico10 diasalta
Ausência do aporte mensal referente a 1/12 de férias e 1/3 constitucional na conta de reservas do passivo trabalhista.Atualizar a planilha de provisões e realizar o crédito da parcela mensal de férias na conta de investimentos vinculada do condomínio.Administradora7 diasmedia
Programação de compra de Vale-Transporte e Vale-Alimentação agendada fora do prazo limite da 4ª semana.Reagendar o pedido e a liquidação dos benefícios na grade da 4ª semana para garantir a liberação do saldo no 1º dia útil aos funcionários.Administradora5 diasalta
Retenções de INSS (11%) em notas fiscais de empresas terceirizadas de mão de obra não mapeadas para apuração via DCTFWeb.Implantar rotina de conferência de NFs no GrandCondo retendo o imposto na fonte e direcionando a guia para a grade da 3ª semana.Administradora7 diasalta
Saldo insuficiente na conta de provisão trabalhista para suportar eventual multa rescisória de 40% do FGTS e aviso prévio.Realizar auditoria no saldo acumulado da conta vinculada e submeter ao Síndico plano de recomposição de fundo complementar.Síndico30 diasmedia
Inexistência de conciliação entre o resumo da folha eSocial e os débitos em conta até a 2ª semana do mês.Executar a conciliação bancária e fiscal no módulo financeiro GrandCondo corrigindo eventuais divergências no planejamento do caixa.Administradora5 diasmedia
Ausência do lançamento das parcelas de acordos previdenciários e trabalhistas anteriores na grade fixa do fluxo de caixa.Cadastrar o parcelamento de débitos tributários como obrigação fixa mensal no módulo de contas a pagar até a quitação total.Administradora3 diascritica
Falta de inclusão da cota patronal previdenciária (20%) e retenção do INSS sobre a isenção de taxa condominial do síndico.Inserir o encargo previdenciário incidente sobre a remuneração/isenção do síndico no fechamento mensal da folha de pagamento do condomínio.Administradora10 diasmedia

Como usar o kit em campo

O fluxo de caixa mensal estruturado por semanas é o instrumento central de governança financeira condominial, permitindo o alinhamento rigoroso entre as cotas arrecadadas e as obrigações operacionais, tributárias e trabalhistas. A segregação preventiva de encargos sociais, provisões trabalhistas de 1/12 avos e retenções na fonte previne o estrangulamento da liquidez e garante a conformidade do condomínio perante os órgãos fiscalizadores. Por meio da integração com a plataforma GrandCondo, o síndico e a administradora auditam a adimplência, validam certidões de terceiros e mantêm o equilíbrio das contas ordinárias e fundos de reserva com precisão cirúrgica.

  1. 1Mapeamento de Entradas e Inadimplência na 1ª SemanaProjetar o ingresso das cotas ordinárias e extraordinárias liquidadas pelos condôminos, considerando a média histórica de inadimplência e acordos vigentes. Os recebimentos e relatórios bancários emitidos via plataforma GrandCondo devem ser conciliados diariamente para ajustar a margem operacional útil. Registram-se como evidências operacionais os extratos bancários de conciliação e relatórios sintéticos de liquidação de boletos.
  2. 2Provisionamento e Projeção de Custos Fixo-OperacionaisInserir na grade semanal do fluxo de caixa todos os compromissos recorrentes, incluindo tarifas de concessionárias de serviços públicos, contratos de manutenção e despesas bancárias. A conferência prévia das faturas evita a incidência de juros por atraso e garante a correta distribuição dos débitos programados ao longo do mês.
  3. 3Programação do Adiantamento e Folha do Pessoal PróprioAlocar a quitação do adiantamento salarial quinzenal até o dia 20 na 3ª semana e o saldo da folha até o 5º dia útil do mês subsequente na 1ª semana. O cálculo precisa contabilizar horas extras, adicionais noturnos e a cota de benefícios (VT/VR) com liberação programada na 4ª semana.
  4. 4Segregação de Provisões Trabalhistas e Fundo de ReservaTransferir mensalmente a fração de 1/12 avos de 13º salário, férias com 1/3 constitucional, multa rescisória de 40% e a cota do Fundo de Reserva para contas bancárias segregadas. Essa prática impede o uso indevido de verbas rescisórias na movimentação ordinária diária do condomínio.
  5. 5Validação e Liquidação de Retenções e Encargos (DCTFWeb e FGTS Digital)Programar o recolhimento das guias unificadas da DCTFWeb (INSS/IRRF) e do FGTS Digital na 3ª semana do mês, respeitando os prazos legais de vencimento. As alíquotas de GILRAT/RAT e FAP do condomínio, além da incidência patronal de 20% e retenção de 11% sobre o pro-labore ou isenção do síndico, devem estar estritamente validadas no eSocial.
  6. 6Condicionamento de Pagamentos a TerceirizadosVincular a liberação do pagamento mensal das empresas prestadoras de serviço à prévia verificação e apresentação das certidões e comprovantes de recolhimento de FGTS e INSS da equipe alocada. Fotos e digitalizações das folhas de ponto assinadas e das guias pagas devem ser anexadas ao cadastro do fornecedor no sistema GrandCondo como evidência auditável.
  7. 7Auditoria do Suprimento de Fundos OperacionalVerificar semanalmente o caixa pequeno gerido pelo zelador para despesas emergenciais de baixo valor, exigindo notas fiscais idôneas para cada reembolso. Todos os comprovantes e cupons fiscais das despesas miúdas devem ser fotografados e arquivados no módulo de prestação de contas da plataforma GrandCondo.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade FinanceiraO Índice de Conformidade Financeira (ICF) é calculado dividindo o total de itens verificados como 'Conforme' pelo total de itens aplicáveis do checklist, multiplicando por 100. O índice mínimo aceitável para validação da pasta mensal pelo síndico é de 95%, devendo qualquer Não Conformidade gerar plano de ação imediato registrado no sistema.

Dicas de campo

  • • Mantenha o Fundo de Reserva e as provisões trabalhistas em aplicações financeiras de alta liquidez e baixo risco, totalmente segregadas da conta corrente operacional.
  • • Utilize a plataforma GrandCondo para automatizar a régua de cobrança prévia e pós-vencimento, reduzindo o impacto da inadimplência no fluxo semanal.
  • • Exija que a administradora realize a conciliação bancária diária, identificando antecipadamente inconsistências entre os boletos emitidos e os créditos efetivados.
  • • Verifique trimestralmente se o Fator Acidentário de Prevenção (FAP) e o RAT cadastrados no eSocial condizem com o enquadramento fiscal correto do condomínio.
  • • Programe os vencimentos de contratos de manutenção preventiva (elevadores, bombas, portões) para dias posteriores às maiores entradas de arrecadação do mês.
  • • Estabeleça um limite máximo teto para o suprimento de fundos do zelador, proibindo compras fracionadas para burlar o processo regular de cotação.
  • • Anexe evidências fotográficas legíveis de todas as notas fiscais, recibos do caixa pequeno e certidões negativas diretamente no módulo financeiro do sistema.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão eficiente do fluxo de caixa condominial exige mapeamento técnico das receitas e provisionamento rigoroso das despesas continuadas e encargos trabalhistas. O controle sistemático dessas movimentações garante a conformidade com o Código Civil e assegura a estabilidade financeira para a manutenção predial adequada.

Seção 01Estruturação do Cronograma Semanal de Entradas e Saídas

  • Mapear os prazos de compensação adotados pela instituição financeira para o recebimento efetivo de boletos.
  • Sincronizar o vencimento de contratos de manutenção preventiva com os picos de arrecadação confirmada do condomínio.
  • Estabelecer uma rotina de conciliação bancária diária para identificar divergências de saldos de maneira imediata.

Seção 02Provisionamento da Folha de Pagamento e Encargos Trabalhistas

  • Provisionar mensalmente a fração de um doze avos referente às férias e ao décimo terceiro salário dos funcionários.
  • Parametrizar alertas técnicos no sistema de gestão financeira para as datas de vencimento de guias oficiais de recolhimento.
  • Conciliar os recibos formais de pagamento de salários diretamente com os lançamentos de saída na conta corrente principal.

Seção 03Gestão de Contratos de Manutenção e Impostos Retidos

  • Conferir a retenção legal de onze por cento de INSS em faturas de prestação de serviços com cessão de mão de obra.
  • Exigir certidões negativas de débitos atualizadas dos prestadores terceirizados antes da liberação do pagamento mensal acordado.
  • Segregar no demonstrativo de fluxo de caixa os valores líquidos repassados e os tributos retidos para evitar apropriação indevida.

Seção 04Tarifas de Concessionárias e Controle de Inadimplência

  • Atualizar a projeção de despesas com concessionárias públicas mensalmente após a leitura diligente dos medidores pelo zelador.
  • Aplicar uma margem de segurança conservadora no fluxo de receitas baseada no percentual histórico de cotas habituais não liquidadas.
  • Registrar os recebimentos fracionados de acordos extrajudiciais em rubrica específica para não distorcer o volume da receita ordinária.

Seção 05Preservação do Fundo de Reserva e Custos Bancários

  • Realizar a transferência do percentual do fundo de reserva para aplicação financeira segura impreterivelmente até o décimo dia útil.
  • Consolidar todas as tarifas bancárias deduzidas automaticamente visando a validação técnica do custo efetivo por unidade habitacional.
  • Auditar as cobranças referentes ao registro de boletos emitidos, garantindo que taxas de alteração cadastral sigam exatamente o contrato.

Seção 06Gestão do Suprimento de Fundos Operacional da Zeladoria

  • Estabelecer um limite monetário máximo para pagamentos efetuados em espécie, proibindo o fracionamento de compras de maior vulto.
  • Exigir nota fiscal eletrônica autêntica com a correta identificação fiscal do condomínio residente para toda e qualquer despesa declarada.
  • Realizar a conferência física do numerário efetivamente retido na administração local antes de promover cada nova reposição de caixa.

Seção 07Integração Tecnológica com a Operação e Ferramentas GrandCondo

  • Monitorar as necessidades programadas de reposição de materiais da portaria diretamente pelos alertas de estoque emitidos no sistema integrado.
  • Cruzar os dados atualizados de controle de jornada da equipe local com as provisões de folha de pagamento inseridas na plataforma.
  • Utilizar os relatórios gerenciais dinâmicos do GrandCondo para apresentar a evolução consolidada do fluxo de caixa às comissões de moradores.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A saúde financeira de uma edificação complexa depende da estruturação de processos claríssimos de conciliação bancária diária, auditoria minuciosa da folha de pagamento local e monitoramento constante dos contratos de prestação de serviços. Aplicar as diretrizes orçamentárias corretas evita a formação de passivos tributários ocultos e garante a viabilidade técnica indispensável ao plano de manutenção preventiva conduzido eficientemente por sua equipe orgânica. Para padronizar procedimentos e elevar imediatamente o nível técnico do controle orçamentário do seu empreendimento, baixe agora o 'Kit Profissional de Inspeção — Fluxo de Caixa Mensal'. Este material fornece os formulários auditáveis e as metodologias exatas para garantir total previsibilidade, segurança contábil e conformidade legal irrestrita na gestão avançada do seu caixa condominial.

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