GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-933
solicitação de compra: requisitante, justificativa, especificação técnica, quantidade, urgência e centro de custo — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Solicitação de Compra

Este kit estabelece o procedimento técnico e financeiro para padronizar requisições de compras, cotações e suprimentos em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Elimine compras sem respaldo orçamentário e requisições imprecisas no seu condomínio. Padronize a aprovação técnica e financeira do zelador ao síndico com rigor normativo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Capa técnica descritiva e diretrizes de aplicação operacional
  • Formulário preenchível de Solicitação de Compra com campos de validação técnica
  • Matriz de classificação de urgência e justificativa financeira
  • Checklist de verificação: Almoxarifado de Materiais de Limpeza e Higiene
  • Checklist de verificação: Materiais Elétricos, Iluminação e NBR 5410
  • Checklist de verificação: Insumos e Peças de Reposição Hidráulica
  • Checklist de verificação: Equipamentos de Proteção Individual (EPIs/EPCs - NR-06)
  • Checklist de verificação: Produtos Químicos para Tratamento de Piscina (ANVISA)
  • Checklist de verificação: Peças para Casa de Máquinas, Ferramental e Sinalização
  • Protocolo de aceite e conferência física para baixa no sistema contábil

Por que este kit resolve

Vínculo Direto ao Centro de Custo

Impede o estouro orçamentário ao exigir a alocação exata da conta contábil antes da emissão da ordem de compra.

Especificação Técnica Rigorosa

Evita recompra de materiais inadequados ao detalhar metragens, voltagens, marcas de referência e normas ABNT.

Matriz de Urgência e Prioridade

Classifica solicitações em normais, urgentes ou emergenciais, eliminando o uso indevido de compras de urgência.

Rastreabilidade do Pedido à Entrega

Garante que o insumo solicitado seja exatamente o entregue, reduzindo perdas e desvios no almoxarifado.

Compliance com o Código Civil

Respalda o síndico e a administradora perante o conselho fiscal com justificativas fundamentadas para cada despesa.

Integração Operacional no GrandCondo

Permite que a portaria e o zelador registrem a chegada dos suprimentos com comprovante térmico em menos de 10 segundos.

Áreas e sistemas inspecionados

Almoxarifado de Materiais de Limpeza e Higiene
Estoque de Materiais Elétricos e Iluminação
Insumos e Peças de Reposição Hidráulica
Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e EPCs
Produtos Químicos para Tratamento de Piscina e Reservatórios
Peças de Reposição para Motores, Bombas e Casa de Máquinas
Materiais de Escritório, Informática e Suprimentos de Portaria
Serviços Técnicos Especializados de Manutenção Preventiva
Kits de Ferramental para Uso do Zelador e Equipe de Manutenção
Placas de Sinalização de Segurança, Extintores e Iluminação de Emergência

Referências normativas

  • • NBR 5674: Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • NBR 14037: Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro) — Art. 1.348 (Deveres do Síndico)
  • • NR-1: Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (aquisição e reposição regular de EPIs)
  • • NBC TG 1000 / NBC TE: Normas Brasileiras de Contabilidade para Entidades Sem Fins Lucrativos
  • • RDC ANVISA nº 59/2010: Controle de Saneantes e Produtos Químicos de Limpeza Condominial

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Almoxarifado / Estoque de Iluminação
risco media

As lâmpadas LED e drivers armazenados no estoque do condomínio possuem selo de certificação do INMETRO e especificação técnica alinhada ao requisitante (temperatura de cor e fluxo luminoso)?

Critério: 100% dos itens de iluminação com selo INMETRO/Portaria 144/2015 e especificações idênticas à solicitação de compra aprovada.

Como verificar: Inspecionar as embalagens das lâmpadas/drivers no estoque, conferir a marcação do selo INMETRO e validar a temperatura de cor (ex.: 3000K para hall, 6500K para garagens) e potência em Watts contra a requisição de compra.

002
Almoxarifado / Componentes de Proteção Elétrica
risco alta

Os disjuntores termomagnéticos em estoque possuem especificação do padrão DIN, indicação da curva de disparo (B ou C) e capacidade de interrupção (kA) compatíveis com os quadros elétricos da edificação?

Critério: Disjuntores padrão DIN (NBR IEC 60898 ou NBR IEC 60947-2), com indicação clara de curva e Icn nominal idênticos aos especificados no formulário de requisição.

Como verificar: Verificar a gravação no corpo dos disjuntores armazenados no almoxarifado (curva B ou C, corrente nominal em Ampères e Icn em kA) e comparar com os parâmetros definidos nas requisições de compra do condomínio.

003
Estoque de Iluminação de Emergência
risco critica

O estoque de reposição de blocos autônomos e luminárias de emergência atende ao nível mínimo definido no inventário e apresenta a especificação técnica requerida pela NBR 10898?

Critério: Manutenção do estoque mínimo (conforme cota aprovada do condomínio, ex.: 5 unidades) de luminárias LED com autonomia mínima de 2 horas (NBR 10898).

Como verificar: Checar a quantidade física de luminárias de emergência de reserva no almoxarifado, conferindo a autonomia indicada pelo fabricante na caixa (mínimo 2h) e o lote de fabricação da bateria.

004
Almoxarifado / Condutores Elétricos
risco alta

Os cabos elétricos flexíveis mantidos em estoque possuem selo de certificação, gravação contínua no isolamento (seção transversal e tensão nominal) e acondicionamento protegido contra umidade?

Critério: Cabos 100% cobre, com composto antichama (PVC/EB ou HEPR), gravação contínua a cada metro e armazenados a pelo menos 10 cm do solo.

Como verificar: Inspecionar o rolo ou carretel de cabos no estoque, checar a gravação métrica no revestimento (ex.: 750V / 100% Cobre / seção mm² / NBR NM 247-3) e conferir se estão armazenados sobre estrados e longe da umidade.

005
Estoque de Automação de Iluminação / Sensores
risco media

Os sensores de presença e relés fotoelétricos estocados correspondem às especificações de carga (potência em Watts e tipo de lâmpada) e tensão da área de aplicação?

Critério: Sensores e relés projetados para lâmpadas LED (com acionamento em 'Zero Cross' ou relé interno de alta capacidade) e tensão compatível com a rede (127V/220V).

Como verificar: Verificar nas embalagens dos sensores/relés no estoque a indicação de compatibilidade com carga capacitiva (LED) e a potência máxima suportada (W), confrontando com a justificativa de compra cadastrada no GrandCondo.

006
Almoxarifado / Material de Conexão e Isolamento
risco media

As fitas isolantes de alta fusão e fitas de PVC antichama mantidas no estoque possuem certificação conforme NBR NM 60454-3-1 e prazo de validade preservado?

Critério: Fitas isolantes de uso profissional (Classe A), antichama, com rigidez dielétrica compatível com a tensão de operação e dentro do prazo de validade do fabricante.

Como verificar: Conferir a data de fabricação e validade estampadas nos rolos de fita no almoxarifado e verificar se a embalagem indica explicitamente a norma NBR NM 60454-3-1 e a classe de temperatura (mínimo 90°C).

007
Controle de Compras de Materiais Elétricos
risco media

Todas as solicitações de compra de materiais elétricos contêm a identificação do requisitante, a justificativa técnica do consumo e a vinculação exata ao centro de custo orçamentário?

Critério: 100% das ordens de solicitação de compras elétricas com campos preenchidos, sem pendências de dados técnicos e atreladas à conta orçamentária correta.

Como verificar: Consultar as solicitações de compra de itens elétricos na plataforma GrandCondo e checar o preenchimento obrigatório dos campos: Requisitante (zelador/síndico), Justificativa Técnica e Centro de Custo (ex.: 'Manutenção Elétrica - Garagem').

008
Almoxarifado / Componentes de Tomadas e Interruptores
risco baixa

Os módulos de tomada, interruptores e espelhos em estoque seguem o padrão NBR 14136 e apresentam indicação visível de corrente nominal (10A e 20A) e grau de proteção (IP)?

Critério: Dispositivos 100% em conformidade com a NBR 14136, devidamente identificados por corrente nominal e com índice de proteção adequado ao local de aplicação previsto na solicitação.

Como verificar: Inspecionar os módulos de tomada e interruptores armazenados, verificando a marcação gravada em relevo no corpo do produto (10A ou 20A, 250V~, selo Inmetro) e a indicação de grau de proteção (ex.: IP44/IP65 para áreas externas).

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Almoxarifado de Materiais de Limpeza e Higiene
  • • Estoque de Materiais Elétricos e Iluminação
  • • Insumos e Peças de Reposição Hidráulica
  • • Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e EPCs
  • • Produtos Químicos para Tratamento de Piscina e Reservatórios
  • • Peças de Reposição para Motores, Bombas e Casa de Máquinas

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Solicitação de compra de disjuntores para quadros de distribuição sem indicação do padrão DIN, curva de disparo (B ou C) e capacidade de interrupção (kA).Zelador(a)2 diasalta
Requisição de blocos autônomos de iluminação de emergência sem especificação de fluxo luminoso, autonomia mínima de 2 horas e atendimento à NBR 10898.Engenheiro3 diascritica
Compra de condutores elétricos flexíveis sem indicação de certificação Inmetro e registro de gravação contínua no isolamento.Engenheiro2 diasalta
Pedido de compra de reparos para válvulas de descarga sem especificação de marca, modelo técnico e bitola da tubulação.Zelador(a)1 diamedia
Solicitação de tubos e conexões em PVC para água fria e esgoto sem indicação de classe de pressão (PN 12/PN 15) e normas NBR 5648/5688.Administradora2 diasalta
Requisição de tubulações para barrilete de água quente sem especificação da liga/material (PPR ou CPVC) e limite de temperatura contínua.Engenheiro3 diascritica
Compra de sifões ajustáveis e caixas sifonadas sem garantia de fecho hídrico de 50 mm conforme NBR 8160.Zelador(a)2 diasmedia
Solicitação de registros para barriletes e prumadas sem indicação de classe de pressão (PN 10/16) e tipo de rosca/extremidade.Zelador(a)2 diasalta
Requisição de torneiras de boia para reservatórios sem indicação de bitola, modelo de alta/baixa pressão e padrão NBR 15638.Zelador(a)2 diasmedia
Pedido de empenho e compra de EPIs para a equipe própria sem consulta e validação do Certificado de Aprovação (CA) no sistema do MTE.Administradora1 diacritica
Requisição de cinto de segurança tipo paraquedista e trava-quedas para manutenção predial sem indicação de conformidade com NBR 15835 e NBR 15836.Síndico1 diacritica
Solicitação de luvas isolantes de borracha e tapetes para quadros elétricos sem especificação da classe de tensão e laudo dielétrico atualizado.Engenheiro3 diascritica

Como usar o kit em campo

A padronização das solicitações de compra no condomínio assegura a rastreabilidade financeira e a conformidade técnica dos insumos adquiridos pela equipe operacional. A correta especificação de itens pelo zelador, vinculada aos centros de custo e validada pelo síndico via plataforma GrandCondo, evita a aquisição de materiais fora da norma ABNT ou incompatíveis com a infraestrutura predial. O acompanhamento rigoroso do processo reduz custos operacionais, previne paralisações emergenciais e garante o atendimento às exigências das Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho.

  1. 1Identificação do Requisitante e Vínculo ao Centro de CustoO zelador ou encarregado de manutenção abre a solicitação de compra na plataforma GrandCondo informando o setor de aplicação e a conta orçamentária exata. Essa vinculação impede o empenho inadequado de verbas financeiras e garante que o histórico contábil do condomínio permaneça organizado para a auditoria do conselho fiscal. O sistema bloqueia requisições que não apresentem centro de custo devidamente mapeado.
  2. 2Detalhamento Técnico e Enquadramento NormativoCada item deve ser registrado com descrição técnica completa, incluindo normas ABNT aplicáveis, classe de pressão, bitola ou especificação elétrica detalhada. É vedado o uso de termos genéricos, devendo-se exigir a indicação de marcas de referência e requisitos de certificação compulsória do Inmetro. Essa prática alinha a necessidade da manutenção com as exigências de desempenho do edifício.
  3. 3Validação de CA e Requisitos de Segurança de EPI e EPCPara requisições de Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva, o requisitante deve inserir o número do Certificado de Apresentação (CA) ativo no MTE e anexar a FDS correspondente aos produtos químicos. O zelador deve tirar fotos do item avariado que será substituído e anexar ao chamado no GrandCondo para comprovar a real necessidade de descarte e reposição. A administradora só libera a cotação após essa validação documental.
  4. 4Classificação do Nível de Urgência e Impacto OperacionalAs requisições são categorizadas em rotina, preventiva ou emergencial, exigindo justificativa clara sobre o impacto no funcionamento do condomínio. Pedidos emergenciais acionam alertas automáticos para o síndico e administradora na plataforma para agilizar a aprovação contábil. A classificação correta evita o uso indevido da taxa de urgência e preserva o fluxo de caixa.
  5. 5Coleta de Orçamentos e Análise MetrológicaA administradora coleta no mínimo três orçamentos de fornecedores homologados, checando a equivalência rigorosa dos materiais cotados com o memorial técnico enviado. Peças de motores, bombas e componentes elétricos recebem parecer prévio da engenharia de manutenção antes do fechamento comercial. O aceite financeiro é registrado diretamente no painel do síndico no GrandCondo.
  6. 6Recebimento Físico e Registro de Evidências FotográficasNa entrega, o porteiro e o zelador inspecionam a integridade das embalagens, especificações gravadas nos produtos (como curvas DIN e classes de pressão PN) e o selo Inmetro. O zelador realiza o registro fotográfico detalhado do lote recebido, do selo de certificação e da nota fiscal, anexando os arquivos ao módulo de almoxarifado da plataforma GrandCondo. Esse procedimento é indispensável para dar baixa na solicitação e autorizar o pagamento pela administradora.
  7. 7Aferição e Cálculo do Índice de Conformidade de ComprasA gestão técnica realiza mensalmente a auditoria do processo de suprimentos para mensurar a assertividade das entregas recebidas. O cálculo do Índice de Conformidade é feito pela fórmula: IC = (Número de Itens Recebidos em Conformidade / Número Total de Itens Solicitados) * 100. Índices abaixo de 95% geram notificação automática ao fornecedor e reavaliação do cadastro de parceiros pela administradora.

Dicas de campo

  • • Para a compra de disjuntores, exija a especificação do padrão DIN com indicação clara da curva de disparo (B ou C) e capacidade de interrupção em kA compatível com os quadros elétricos.
  • • Ao solicitar tubos de PVC rígido, especifique a classe de pressão PN 15 ou PN 12 e a conformidade expressa com as NBR 5648 e NBR 5688.
  • • Inclua a exigência de laudo de ensaio dielétrico atualizado ao requisitar luvas isolantes de borracha e tapetes para manutenção elétrica em baixa tensão.
  • • Especifique o fecho hídrico mínimo de 50 mm conforme a NBR 8160 em todas as requisições de sifões e caixas sifonadas para esgoto e drenagem.
  • • Verifique se os kits de reparo de válvulas de descarga informam expressamente a marca, o modelo exato (ex.: Hydra Max, DocolCozy) e a bitola (1.1/2" ou 1.1/4") antes do envio.
  • • Alinhe a classe de filtragem dos respiradores (PFF2 ou cartuchos químicos) com as FDS/FISPQ dos produtos de higienização e tratamento químico utilizados.
  • • Confira a data de fabricação e o prazo de vida útil de cinturões tipo paraquedista e talabartes segundo as NBR 15835 e NBR 15836 antes do aceite financeiro.
  • • Exija gravação contínua no isolamento de cabos elétricos flexíveis, contendo seção transversal, tensão nominal e selo de certificação compulsória.

Para quem é este kit

Estabelecem um fluxo formal de aprovação de despesas, protegendo a gestão de impugnações do conselho fiscal.

Padronizam o recebimento de requisições de compras de toda a carteira de edifícios com rigor contábil.

Especificam corretamente os materiais de manutenção necessários, evitando retrabalho e compras erradas.

Dispõem de rastreabilidade clara para confrontar notas fiscais com os pedidos originalmente autorizados.

Introdução

A gestão eficiente de suprimentos prediais exige critérios técnicos rigorosos para evitar desperdícios e desvios orçamentários em condomínios. Descubra como estruturar solicitações de compra alinhadas ao Código Civil e integradas à operação diária da equipe de campo.

Seção 01Fundamentação Jurídica e Normativa no Processo de Aquisição

  • Vincule toda aquisição ao respectivo centro de custo aprovado na previsão orçamentária anual.
  • Exija parecer do zelador para materiais de uso diário antes de submeter o pedido à administradora.
  • Exija ficha de segurança (FISPQ) para produtos químicos de limpeza e tratamento de piscinas.

Seção 02Estruturação da Requisição: Da Especificação ao Centro de Custo

  • Defina prazos reais de entrega com base no nível de urgência (emergencial, operacional ou rotina).
  • Anexe fotos ou esquemas técnicos da peça substituída para evitar erros na cotação comercial.
  • Valide o saldo orçamentário do centro de custo correspondente antes de aprovar a cotação.

Seção 03Qualificação Técnica de Insumos e Equipamentos de Manutenção

  • Verifique a validade e o selo do INMETRO em extintores e componentes de iluminação de emergência.
  • Padronize as marcas homologadas de EPIs para a equipe de manutenção direta do condomínio.
  • Monitore o consumo médio mensal para calibrar o ponto de reposição do estoque do almoxarifado.

Seção 04Integração Operacional Entre Portaria, Zeladoria e Gestão

  • Oriente a portaria a recusar entregas que não apresentem a ordem de compra emitida anexada.
  • Emita o comprovante térmico de recepção de materiais para manter o rastreio do almoxarifado.
  • Realize inventários mensais rotativos com a equipe de zeladoria para identificar divergências de estoque.

Seção 05Fluxo de Aprovação e Mitigação de Riscos Orçamentários

  • Crie alçadas de aprovação financeira claras para o zelador, síndico e administradora.
  • Compare no mínimo três orçamentos válidos antes da emissão do pedido para compras de médio porte.
  • Arquive digitalmente todas as solicitações e notas fiscais vinculadas ao demonstrativo de contas.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A implementação de um processo padronizado de compras previne prejuízos e fortalece a governança condominial. Baixe o Kit Profissional de Inspeção — Solicitação de Compra para acessar modelos editáveis, checklists de verificação e tabelas de controle prontas para uso da sua equipe.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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