Checklist de Conferência Contratual

O que vem neste kit

• Termo de Abertura e Qualificação das Partes Contratantes
• Matriz de Verificação Prévia com 48 Pontos de Auditoria (Conforme / Não Conforme / N/A)
• Guia Prático de Retenções Tributárias na Fonte para Serviços Terceirizados
• Tabela Comparativa de Índices de Reajuste Econômico (IPCA vs. IGP-M vs. FIPE)
• Cláusula Padronizada de Proteção de Dados e Confidencialidade (LGPD)
• Checklist de Validação de Garantias Executivas, Apólices de Seguros e ART/RRT
• Matriz de SLA, Prazos de Atendimento e Tabela de Multas Rescisórias Proporcionais
• Protocolo de Integração do Prestador com Zeladoria e Portaria 24h GrandCondo
• Relatório de Observações Finais e Parecer Técnico do Síndico

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

A conferência rigorosa dos termos contratuais antes da assinatura previne contenciosos trabalhistas, autuações fiscais e falhas operacionais, assegurando a conformidade técnica e jurídica do condomínio. A equipe responsável deve utilizar a plataforma GrandCondo para auditar certidões, tributos, normas regulamentadoras e SLAs, garantindo a perfeita integração do prestador às rotinas do empreendimento. Para validar o processo, é indispensável anexar as evidências fotográficas e documentos no sistema e calcular o Índice de Conformidade dividindo os itens conformes pelos itens aplicáveis e multiplicando o resultado por cem.

1. 1Validação da Qualificação Jurídica e Representação LegalVerifique a situação cadastral do CNPJ junto à Receita Federal e a compatibilidade dos CNAEs com os serviços a serem prestados. Confira o contrato social e a ata de eleição do síndico registrada em cartório para confirmar a legitimidade dos poderes de assinatura. Anexe as cópias digitais dos documentos e certidões na central de arquivos do GrandCondo para controle da gestão.
2. 2Detalhamento do Escopo e Matriz de Nível de Serviço (SLA)Analise o anexo técnico do contrato garantindo a discriminação detalhada de rotinas, periodicidade de manutenções, peças inclusas e exclusões explícitas. Exija a inclusão de prazos máximos para atendimentos emergenciais e rotineiros com previsão de desconto na fatura em caso de descumprimento. Registre fotos das instalações e do estado inicial dos equipamentos no módulo de ativos do GrandCondo.
3. 3Auditoria de Retenções Tributárias e Condições de PagamentoExija a especificação detalhada das alíquotas e responsabilidades pelas retenções do INSS, ISSQN e tributos federais (PIS, COFINS, CSLL, IRRF) na Nota Fiscal. Condicione o pagamento mensal à apresentação prévia das certidões negativas de débito (CND/CNDT) e comprovantes de recolhimento do FGTS dos trabalhadores alocados. Configure a régua de vencimentos e o fluxo de aprovação financeira no sistema do condomínio.
4. 4Análise do Reajuste Financeiro e Condições de VigênciaCertifique-se de que a cláusula de reajuste adote um índice oficial transparente, como IPCA ou FIPE, vedando expressamente a vinculação ao salário mínimo. Garanta que a periodicidade mínima de reajuste seja de doze meses e que o aviso prévio rescisório seja proporcional, sem multas abusivas. Cadastre as datas de vencimento contratual e gatilhos de renovação nos alertas da plataforma GrandCondo.
5. 5Exigência de Anotações Técnicas e Normas RegulamentadorasExija a entrega da ART do CREA ou RRT do CAU devidamente quitada para todos os serviços de engenharia, manutenção preventiva e reformas. Solicite os certificados de treinamento atualizados dos funcionários nas Normas Regulamentadoras aplicáveis, como NR-10 e NR-35, além do fornecimento dos EPIs. Cadastre os perfis e documentações dos técnicos operacionais na plataforma para controle de acesso do zelador.
6. 6Verificação de Apólices de Seguro e Garantias ExecutivasExija apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Operacional e Profissional (RCV/RCO) com cobertura ativa para danos materiais e corporais a terceiros. Em contratos de reformas ou obras estruturais, preveja retenção de garantia ou seguro-garantia com critérios claros de liberação pós-vistoria. Registre o comprovante de pagamento do prêmio do seguro junto aos anexos do contrato na plataforma.
7. 7Adequação à LGPD, Confidencialidade e Cálculo do ÍndiceInsira cláusula formal de compromisso com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e sigilo absoluto sobre informações dos condôminos e dependências do prédio. Valide a auditoria conferindo a documentação arquivada e as fotos registradas pelas equipes de campo. Calcule o Índice de Conformidade dividindo a soma de itens 'Conforme' pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100 para emissão do parecer.

Para quem é este kit