GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-387
avaliação de prestadores antes da contratação: regularidade fiscal e trabalhista, capacidade técnica, referências, seguro, SLA, preço e critérios de desempate

Checklist para Avaliação de Prestadores de Serviço

Este kit estabelece a metodologia técnica e regulatória para qualificação, auditoria preliminar e homologação de empresas prestadoras de serviço em condomínios edilícios antes da contratação

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estabeleça critérios rígidos de auditoria fiscal, capacidade técnica e NRs antes de assinar contratos condominiais. Garanta a segurança jurídica do síndico e a excelência operacional das equipes no condomínio.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Checklist Completo de Homologação com 48 Critérios Técnico-Jurídicos
  • Planilha de Composição de Preços e Ponderação para Desempate de Propostas
  • Guia de Validação de Certidões Negativas e Regularidade Trabalhista (CNDT/FGTS)
  • Matriz de Verificação de Segurança do Trabalho (PGR, PCMSO, NRs 10, 33 e 35)
  • Modelo de Minuta para Acordo de Nível de Serviço (SLA) e Penalidades Operacionais
  • Checklist de Apólices de Seguro de Responsabilidade Civil e Operacional
  • Termo de Ajuste e Conformidade à LGPD para Contratadas e Terceirizados
  • Roteiro de Checagem Telefônica e Presencial de Atestados de Capacidade Técnica
  • Procedimento de Entrada de Prestadores Credenciados na Portaria 24h via GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Habilitação Jurídica e Regularidade Cadastral (Contrato Social, CNPJ, Inscrição)
Regularidade Fiscal, Previdenciária e Trabalhista (CNDs, CNDT, FGTS)
Capacidade Técnico-Operacional e Acervo Técnico do Responsável Técnico
Atestados de Capacidade Técnica e Checagem de Referências Comerciais
Apólices de Seguro de Responsabilidade Civil Profissional e Operacional
Matriz de Saúde e Segurança do Trabalho (PGR, PCMSO, NRs e EPIs)
Acordo de Nível de Serviço (SLA), Prazos de Atendimento e Canais de Suporte
Composição de Preços, Planilha de Encargos e Condições Comerciais
Matriz Técnico-Financeira para Critérios de Desempate entre Propostas
Conformidade com a LGPD para Tratamento de Dados do Condomínio

Referências normativas

  • • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 16280:2015 — Reformas em edificações — Sistema de gestão de reformas
  • • Lei nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Arts. 1.348 e 610 a 626 — Empreitada)
  • • Lei nº 13.429/2017 e Lei nº 13.467/2017 — Regulamentação do Trabalho Terceirizado
  • • NR-01 — Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO) e Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)
  • • NR-06 — Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • NR-35 — Trabalho em Altura (quando aplicável ao escopo contratado)
  • • Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Cadastral / Habilitação Jurídica
risco alta

A empresa apresenta Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral (CNPJ) com status 'Ativo' e Código CNAE principal ou secundário diretamente compatível com o serviço contratado?

Critério: Status 'Ativo' na Receita Federal e presença de CNAE correspondente (ex.: 81.11-1-00 para serviços combinados de apoio a edifícios; 43.21-5-00 para instalações elétricas), sem divergências.

Como verificar: Consultar o portal da Receita Federal (Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral) utilizando o número do CNPJ fornecido pela proposta comercial.

002
Jurídica
risco alta

O Contrato Social (ou Estatuto/Requerimento de Empresário) está devidamente registrado na Junta Comercial ou Cartório competente e possui capital social compatível com a dimensão do contrato?

Critério: Registro ativo na Junta Comercial/Cartório com chancela digital e capital social integralizado equivalente a pelo menos 10% do valor global anual do contrato prestado.

Como verificar: Analisar a cópia da última alteração contratual consolidada, checando o carimbo, chancela digital ou selo da Junta Comercial (com NIRE) ou do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.

003
Jurídica
risco critica

A pessoa física que assinará o contrato em nome da contratada possui poderes expressos de representação no ato constitutivo ou em procuração pública/particular válida?

Critério: Qualificação do assinante como administrador/sócio-gerente na última alteração contratual, ou procuração válida outorgada há menos de 12 meses com poderes expressos para assinar contratos.

Como verificar: Confrontar os dados do signatário (RG, CPF e qualificação) com a cláusula de administração do Contrato Social ou com instrumento público/particular de procuração específico.

004
Cadastral / Fiscal
risco media

A empresa possui Inscrição Municipal ativa no município de sua sede e Licença/Alvará de Funcionamento condizente com seu endereço fiscal?

Critério: Inscrição Municipal em situação 'Ativa' e Alvará de Funcionamento válido dentro do prazo de vigência ou com protocolo formal de renovação tempestiva.

Como verificar: Solicitar a Ficha de Dados Cadastrais (FDC) ou comprovante de Inscrição Municipal emitido pelo portal da prefeitura da sede do prestador e a cópia do Alvará de Funcionamento vigente.

005
Cadastral / Fiscal
risco media

Para contratos que envolvam fornecimento de materiais ou aplicação de peças (empreitada mista), a empresa apresenta Inscrição Estadual ativa no SINTEGRA/CADESP?

Critério: Status 'Habilitado' ou 'Ativo' no SINTEGRA/CADESP para empresas que fornecem bens; ou declaração formal de isenção/inaplicabilidade emitida por escritório contábil quando houver contratação exclusiva de mão de obra.

Como verificar: Consultar a situação cadastral no portal do SINTEGRA ou no cadastro fiscal do Estado de origem do prestador mediante digitação do CNPJ.

006
Cadastral / Fiscal
risco alta

Caso o prestador seja sediado fora do município do condomínio, a empresa está cadastrada no CPOM/CEPOM local ou concorda expressamente com a retenção do ISSQN na fonte?

Critério: Cadastro ativo e deferido no CPOM/CEPOM da prefeitura local, ou inclusão de cláusula contratual expressa autorizando a retenção do ISS na fonte pelo condomínio conforme legislação municipal.

Como verificar: Consultar o Cadastro de Prestadores de Outros Municípios na Secretaria de Finanças/Fazenda da prefeitura onde o condomínio está localizado.

007
Jurídica
risco alta

A empresa e seus sócios estão isentos de registros de sanções impeditivas no CEIS, CNEP ou Cadin?

Critério: Emissão de certidões negativas sem ocorrências vigentes ou sanções impeditivas ativas no CEIS/CNEP/Cadin.

Como verificar: Consultar o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e o Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP) no Portal da Transparência, informando o CNPJ do fornecedor.

008
Jurídica / Proteção de Dados
risco alta

A empresa comprova programa de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 - LGPD) e indica formalmente o contato do Encarregado de Dados (DPO)?

Critério: Apresentação de Política de Privacidade vigente, nomeação clara do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO) e aceite da Minuta de Aditivo Contratual de Proteção de Dados do condomínio.

Como verificar: Solicitar a Política de Privacidade/Segurança da Informação da empresa, cópia do termo de compromisso LGPD assinado e o e-mail/canal direto de contato do DPO indicado.

Calendário de inspeções

Semanal

Administradora de Condomínios / Síndico(a)
  • • Triagem das solicitações de orçamentos recebidas via aplicativo GrandCondo
  • • Verificação preliminar do CNPJ e situação cadastral dos novos proponentes
  • • Validação de prazos e escopos nas propostas técnicas recebidas na semana

Mensal

Administradora de Condomínios
  • • Auditoria de CNDs (Federal, Estadual, Municipal) de empresas cotadas para contratos recorrentes
  • • Emissão e conferência da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
  • • Checagem de referências operacionais em pelo menos dois condomínios atendidos pela cotada

Trimestral

Síndico(a) e Conselho Fiscal
  • • Consulta de processos trabalhistas e cíveis vigentes contra as empresas participantes de concorrências
  • • Verificação das apólices de seguro de responsabilidade civil enviadas pelas cotadas
  • • Análise da qualificação técnica do responsável técnico (CREA/CFT) quando exigido pelo escopo

Semestral

Síndico(a) e Administradora
  • • Revisão e atualização da Matriz de Ponderação e Critérios de Desempate de Fornecedores
  • • Auditoria dos programas de segurança do trabalho (PGR/PCMSO) exigidos na contratação
  • • Alineamento entre síndico, zeladoria e administradora sobre novos padrões de homologação

Anual

Síndico(a) e Consultor Técnico
  • • Reciclagem do Kit Profissional de Avaliação conforme atualizações normativas e fiscais
  • • Auditoria do cadastro geral de prestadores pré-qualificados cadastrados na plataforma GrandCondo
  • • Apresentação do relatório analítico de homologação e compliance de fornecedores à Assembleia Geral

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
CNAE cadastrado no CNPJ divergente da atividade principal do serviço a ser contratado no condomínio.Administradora5 dias úteisalta
Representante legal que assinará a proposta e o contrato sem procuração pública ou poderes expressos no atos constitutivos.Administradora3 dias úteiscritica
Prestador sediado fora do município do condomínio sem cadastro ativo no CPOM/CEPOM local.Administradora5 diasmedia
Registro ativo de sanções impeditivas de licitar/contratar identificado em consulta ao CEIS, CNEP ou Cadin.Síndico1 dia útilcritica
Apresentação de Certidão Conjunta de Tributos Federais e Dívida Ativa da União vencida.Empresa contratada2 dias úteisalta
Ausência do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) válido emitido pela Caixa Econômica Federal.Administradora3 dias úteiscritica
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) emitida com apontamento de débitos não quitados.Administradora5 diascritica
Presença de ações trabalhistas ativas em nome do fornecedor sem provisão técnica ou certidão do TRT atualizada.Administradora7 diasalta
Ausência de Certidão Negativa de Falência e Recuperação Judicial emitida pelo distribuidor cível da comarca sede da empresa.Empresa contratada5 dias úteisalta
Falta do recibo de entrega da DCTFWeb/eSocial e da guia paga do FGTS referente à competência do mês anterior.Empresa contratada3 dias úteisalta
Atestado de Capacidade Técnica emitido em nome de terceiros ou referente a serviços finalizados há mais de 5 anos.Engenheiro5 diasalta
Inexistência de Responsável Técnico habilitado com registro ativo no conselho de classe profissional (CREA/CAU).Engenheiro4 dias úteiscritica

Como usar o kit em campo

A homologação rigorosa de prestadores de serviço reduz o passivo trabalhista, previne fraudes operacionais e assegura a integridade das instalações condominiais. A validação documental abrange certidões negativas, acervo técnico, requisitos da LGPD e matriz de SST conforme normas vigentes da ABNT e do Ministério do Trabalho. Todas as evidências devem ser registradas com fotos de vistorias técnicas e relatórios arquivados no aplicativo GrandCondo, calculando-se o Índice de Conformidade pela razão entre itens atendeu e itens aplicáveis multiplicada por cem.

  1. 1Validação Cadastral e Habilitação JurídicaChecar o CNPJ no site da Receita Federal verificando o status 'Ativo' e a compatibilidade do CNAE principal e secundário com o objeto contratual. Validar o Contrato Social consolidado, os poderes dos signatários e realizar a consulta prévia de sanções no CEIS, CNEP e Cadin.
  2. 2Auditoria de Regularidade Fiscal e TrabalhistaExigir a CND Conjunta Federal, Certificado de Regularidade do FGTS e CNDT válidos no momento da análise documental. Solicitar o comprovante de entrega do eSocial e DCTFWeb com a guia do FGTS quitada referente ao mês anterior para afastar a responsabilidade subsidiária do condomínio.
  3. 3Análise de Capacidade Técnico-OperacionalAvaliar os atestados de capacidade técnica fornecidos por pessoas jurídicas, verificando se foram emitidos em nome do CNPJ da proponente dentro dos últimos cinco anos. Para serviços de engenharia e arquitetura, confirmar a indicação de Responsável Técnico habilitado com registro ativo no CREA ou CAU.
  4. 4Inspeção da Matriz de Saúde e Segurança (SST)Exigir o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e o PCMSO atualizados e adequados ao escopo das atividades conforme as NRs 01, 06, 10, 33 e 35. O zelador deve conferir presencialmente as fichas de entrega de EPIs e os certificados de treinamento dos operários no momento do acesso ao prédio.
  5. 5Vistoria de Campo e Checagem de Referências ComerciaisA administradora ou o síndico deve entrar em contato com os responsáveis técnicos dos condomínios listados nas referências comerciais do prestador. Recomenda-se realizar uma vistoria técnica presencial em obras similares já concluídas pela contratada.
  6. 6Análise de Apólices de Seguro e Matriz de RiscosVerificar a apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Profissional e Operacional com cobertura para terceiros e danos às instalações do condomínio. Assegurar que o valor da importância segurada seja compatível com o porte do serviço e que a franquia não comprometa a exequibilidade do contrato.
  7. 7Definição do Acordo de Nível de Serviço (SLA) e SuporteEstabelecer prazos máximos de atendimento para chamados preventivos, corretivos e emergenciais na minuta do contrato. O porteiro e o zelador devem ser instruídos a registrar a chegada das equipes técnicas e o encerramento do atendimento no aplicativo GrandCondo.
  8. 8Cálculo da Matriz Técnico-Financeira e Critério de DesempateElaborar planilha comparativa ponderando a qualidade técnica, capacidade operacional, garantias e preço oferecido. Utilizar a nota do Índice de Conformidade e o acervo técnico documentado como critério de desempate entre propostas comerciais equivalentes.

Dicas de campo

  • • Exigir a certidão do CPOM/CEPOM municipal quando o fornecedor for sediado fora do município do condomínio para evitar a retenção indevida ou tributação duplicada de ISSQN.
  • • Consultar se a empresa possui programa de adequação à LGPD (Lei nº 13.709/2018) e a indicação formal do Encarregado de Dados (DPO) no contrato.
  • • Conferir a autenticidade das certidões negativas diretamente nos sites dos órgãos emissores antes da assinatura do contrato.
  • • O zelador deve verificar a integridade e validade dos cintos de segurança tipo paraquedista e dos dispositivos trava-quedas antes de autorizar o início de trabalhos em altura conforme a NR 35.
  • • Anexar a ART ou RRT devidamente paga ao processo de homologação antes de liberar o início de intervenções na estrutura ou instalações prediais.
  • • Centralizar todo o prontuário do fornecedor, certidões e relatórios com foto das vistorias no perfil digital do prestador no aplicativo GrandCondo.
  • • Exigir a Certidão Negativa de Falência e Recuperação Judicial emitida pelo Cartório Distribuidor Cível da sede da empresa nos últimos 30 dias.

Para quem é este kit

Introdução

A contratação segura de empresas terceirizadas exige uma auditoria rigorosa de regularidade fiscal, trabalhista e capacidade técnica operacional. Entenda como estruturar a homologação de fornecedores para blindar o condomínio contra passivos solidários e garantir o cumprimento exato dos Acordos de Nível de Serviço (SLA).

Seção 01Habilitação Jurídica e Regularidade Fiscal: A Base da Mitigação de Passivos

  • Validação rigorosa do CNAE da empresa, assegurando compatibilidade absoluta com a natureza da prestação de serviços orçada.
  • Conferência da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (Lei nº 12.440/2011) para mapear o histórico de litígios no Tribunal Superior do Trabalho.
  • Verificação de autenticidade do CRF junto à Caixa Econômica Federal, atestando a regularidade dos depósitos fundiários da equipe terceirizada.

Seção 02Capacidade Técnico-Operacional e Rastreabilidade do Acervo Profissional

  • Exigência de apresentação de no mínimo três atestados de capacidade técnica, documentando escopo, volume de horas e complexidade equivalentes.
  • Validação do registro ativo da empresa proponente e de seu Responsável Técnico (RT) nos conselhos de classe pertinentes (CREA, CAU, CRA).
  • Checagem parametrizada do histórico de atendimento em emergências, avaliando o tempo de mobilização das equipes de plantão.

Seção 03Auditoria de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) e Cumprimento das NRs

  • Exigência documental do PGR (NR 01) e do PCMSO (NR 07) vigentes, elaborados especificamente para as funções laborais que serão exercidas.
  • Verificação prévia das certificações obrigatórias de NR 10 (Eletricidade) e NR 35 (Trabalho em Altura) para as equipes de manutenção predial.
  • Auditoria dos protocolos de fornecimento, higienização e substituição de EPIs, validando as Fichas de EPI e os CAs dos equipamentos (NR 06).

Seção 04Coberturas de Seguros e Transferência de Risco Operacional

  • Validação da apólice de Responsabilidade Civil Operacional, exigindo cláusula explícita para cobertura de Danos Cruzados e Responsabilidade Civil Empregador.
  • Análise técnica dos sublimites indenizatórios propostos, garantindo correspondência com o risco efetivo da operação a ser contratada.
  • Verificação da emissão do endosso da apólice que nomeia o condomínio como co-segurado ou garante a extensão territorial das coberturas.

Seção 05Acordos de Nível de Serviço (SLA) e Transparência na Composição de Preços

  • Estruturação de matriz de SLAs determinando tempos máximos de resposta e solução para incidentes de severidade baixa, média e crítica.
  • Exigência da abertura detalhada da planilha de composição de custos, auditando o cumprimento do piso salarial e o recolhimento de encargos sociais.
  • Inclusão de cláusulas contratuais de multa progressiva vinculadas diretamente aos desvios das métricas de desempenho estabelecidas (KPIs).

Seção 06Conformidade com a LGPD e a Logística Segura na Operação Diária

  • Assinatura obrigatória de Acordo de Confidencialidade (NDA) e Termo de Tratamento de Dados Pessoais em adequação estrita à LGPD.
  • Validação dos procedimentos internos de segurança da informação adotados pela empresa para proteção de plantas, laudos e dados dos condôminos.
  • Integração dos prestadores aos fluxos da portaria 24h, utilizando sistemas logísticos rápidos que não exigem a retenção física de RGs ou CNHs.

Seção 07Matriz de Desempate Técnico-Financeiro na Concorrência Multicritério

  • Criação de uma matriz de pontuação técnica versus proposta comercial (preço) para equilibrar analiticamente a decisão de contratação.
  • Atribuição de peso valorizado para empresas que comprovem estoques locais de peças críticas e ofereçam prazos de garantia contratual estendidos.
  • Documentação formal do parecer técnico conclusivo de homologação, estruturando a base probatória para aprovação transparente em assembleia condominial.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A contratação de serviços terceirizados sem um rigoroso processo de auditoria expõe a gestão e o patrimônio a riscos jurídicos, passivos trabalhistas e falhas operacionais severas. Para parametrizar todas estas verificações de forma profissional, desenvolvemos o Kit Profissional de Inspeção — Avaliação de Prestadores de Serviço. Com 48 perguntas técnicas estruturadas em diferentes frequências de checagem, este material guia a análise minuciosa desde a regularidade fiscal até a adequação da matriz de SST e calibração de SLAs. Baixe agora o kit e garanta total integridade, conformidade normativa e eficiência operacional no processo de homologação de fornecedores do seu condomínio.

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