Modelo de Cobrança Extrajudicial

O que vem neste kit

• Modelo editável de Notificação Extrajudicial com Aviso de Recebimento (AR)
• Minuta de Termo de Confissão e Renegociação de Dívida Condominial
• Checklist de Auditoria Financeira e Rastreamento com 40 Critérios Técnicos
• Planilha Parametrizada para Recálculo de Multa (2%), Juros e Correção Monetária
• Fluxograma de Régua de Cobrança Pré-Processual e Prazos de Execução
• Matriz de Distribuição de Custos Operacionais, Cartorários e Honorários
• Guia de Integração Operacional com Módulo Financeiro GrandCondo
• Modelo de Relatório de Conciliação Contábil de Acordos para o Conselho Fiscal
• Procedimento Padrão para Protocolo Presencial de Notificações via Zeladoria

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

O Modelo de Cobrança Extrajudicial da plataforma GrandCondo consolida as rotinas operacionais para mitigação da inadimplência condominial, alinhando a atuação do síndico, administradora e equipe de portaria às normas do Código Civil Brasileiro e convenções vigentes. A metodologia automatiza o disparo de notificações digitais e postais com rastreabilidade criptográfica, assegurando a fundamentação jurídica necessária para protestos de títulos e inscrições nos órgãos de proteção ao crédito. A conformidade do processo é auditada por meio do cálculo do Índice de Conformidade e do arquivamento rigoroso de evidências operacionais no prontuário da unidade.

1. 1Sanear e Validar a Qualificação Cadastral no RGIObtenha a certidão atualizada da matrícula da unidade emitida pelo Registro de Imóveis há menos de 30 dias para confirmar a titularidade e verificar eventuais ônus, usufrutos ou alienações fiduciárias. Cadastre o proprietário legítimo e os responsáveis legais no sistema GrandCondo, vinculando os dados de contato validados sob as diretrizes da LGPD.
2. 2Configurar Parâmetros e Régua de Cobrança AutomatizadaParametrizar na plataforma GrandCondo a régua de cobrança para disparo da Notificação Extrajudicial na janela entre D+30 e D+45 após o vencimento da cota condominial. Assegurar que o sistema calcule rigorosamente a multa moratória de 2%, juros moratórios de 1% ao mês (ou índice da convenção) e correção monetária conforme prevê o Art. 1.336, § 1º do Código Civil.
3. 3Emitir e Enviar Notificação Extrajudicial com AR ou Registro DigitalGerar a notificação extrajudicial com discriminação analítica da dívida via GrandCondo, disparando a versão digital com carimbo de tempo e hash criptográfico ou a Notificação Física via Correios com Aviso de Recebimento (AR). Na portaria física, o porteiro deve registrar a entrega de correspondências no sistema GrandCondo anexando a foto do protocolo assinado em até 24 horas.
4. 4Redirecionar Notificações Infrutíferas para o Cartório (RTD)Caso a Carta AR retorne indicando recusa, ausência ou não procurado, a equipe administrativa deve redirecionar a notificação para o Cartório de Títulos e Documentos no prazo máximo de 10 dias úteis. A comprovação do transcurso de prazo da notificação cartorária é registrada no histórico da unidade na plataforma GrandCondo como evidência jurídica incontestável.
5. 5Encaminhar Títulos para Protesto e NegativaçãoPermanecendo o débito em aberto após o prazo fixado na notificação, efetuar o envio automatizado do título de crédito ao Tabelionato de Protesto e inclusão nos cadastros de proteção ao crédito (Serasa/SPC). Imputar no saldo devedor da unidade os custos cartorários, despesas postais e honorários de cobrança extrajudicial devidamente previstos na Convenção do Condomínio.
6. 6Formalizar Termo de Confissão e Renegociação de DívidaElaborar o Termo de Confissão de Dívida diretamente no GrandCondo, fixando o parcelamento acordado e suspendendo automaticamente as notificações e protestos durante o adimplemento. Coletar a assinatura digital qualificada do devedor, do síndico e de duas testemunhas qualificadas devidamente identificadas por CPF para constituir título executivo extrajudicial.
7. 7Realizar Conciliação Contábil e Prestação de Contas ao ConselhoRegistrar as baixas de acordos efetuadas e imputar corretamente a amortização do principal, juros, multa e honorários na escrituração contábil do condomínio. Apresentar os relatórios analíticos de cobrança e comprovantes digitalizados ao Conselho Fiscal nas reuniões mensais de prestação de contas.
8. 8Auditar o Processo e Calcular o Índice de Conformidade (IC)Inspecionar periodicamente os prontuários das unidades devedoras verificando o cumprimento de todos os itens normativos e anexação das evidências fotográficas dos comprovantes de entrega. O Índice de Conformidade (IC) é calculado pela fórmula: IC (%) = (Número de Itens Conformes / Total de Itens Aplicáveis) * 100, exigindo meta mínima de 95% de conformidade.

Para quem é este kit