Este kit abrange a verificação técnica do tratamento de dados pessoais no âmbito condominial, incluindo cadastro de moradores, controle físico de visitantes por portaria humana, monitoramento por CFTV, gestão de encomendas, contratos com operadores e gestão de acessos via plataforma GrandCondo
Resumo executivo
Estruture a governança de dados pessoais no seu condomínio com base na Lei 13.709/2018. Audite desde a guarita física até o arquivo documental com critérios técnicos verificáveis aplicados pela equipe própria.
Neste checklist
Prévia do arquivo oficial
Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.
Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.
Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.
Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.
Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.
Itens 49 a 52, observações e bloco de assinaturas.
Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.
Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.
52 pontos verificáveis de auditoria de conformidade
12 áreas operacionais e físicas do edifício inspecionadas
5 frequências de vistoria incluídas (diário a anual)
1 plataforma integrada gerenciando o controle de acessos (GrandCondo)
Segurança Jurídica Preventiva
Padronização Operacional da Portaria
Rastreabilidade Sigilosa de Encomendas
Controle Técnico de Retenção de CFTV
Prontidão na Resposta a Incidentes
Governança de Operadores de Dados
Referências normativas
O livro de registro ou prancheta física de papel para visitantes na portaria está protegido contra a visualização não autorizada por terceiros?
Critério: Ausência de documentos impressos com dados pessoais visíveis no balcão de atendimento, conforme Art. 6º, VIII (Princípio da Segurança) da Lei Federal nº 13.709/2018.
Como verificar: Inspecionar a bancada da guarita durante o atendimento, verificando se cadernos ou pranchetas de papel estão visíveis do lado externo do balcão ou se a consulta é feita estritamente no terminal do sistema GrandCondo.
Existe aviso de privacidade impresso ou placa informativa visível na recepção informando a coleta de dados pessoais e a presença de CFTV?
Critério: Sinalização ostensiva instalada no ponto de entrada antes da coleta de dados, atendendo ao Art. 6º, VI (Transparência) e Art. 9º da LGPD.
Como verificar: Verificar presencialmente nos acessos de pedestres e veículos se há placas fixadas contendo aviso sintetizado de privacidade, finalidade da coleta, indicação do canal de contato do Encarregado (DPO) e menção à gravação de imagens.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) da portaria humana restringe a solicitação de dados de visitantes ao estritamente necessário para identificação e segurança?
Critério: Coleta limitada a Nome Completo, Documento de Identificação (RG/CPF) e Unidade de Destino, alinhada ao Art. 6º, III (Minimização) da LGPD e Guia Orientativo da ANPD.
Como verificar: Entrevistar o porteiro de plantão, simular um cadastro de visitante e checar os campos obrigatórios preenchidos no formulário do sistema GrandCondo ou no fluxo operacional.
As pré-autorizações de visitantes registradas no aplicativo GrandCondo são processadas pelos porteiros sem anotações secundárias em papéis avulsos?
Critério: Zero anotação manual secundária de dados de acesso em papéis rascunho; utilização exclusiva do terminal do sistema GrandCondo conforme diretrizes da ISO/IEC 27001 (A.8.1).
Como verificar: Vistoriar as lixeiras, gavetas e o balcão da guarita procurando bilhetes, post-its ou rascunhos contendo nomes, telefones, placas de veículos ou CPFs de visitantes.
Os comprovantes físicos temporários e fichas de prestadores de serviço ficam armazenados em gaveteiros trancados com chave na guarita?
Critério: Armazenamento sob chave exclusiva sob responsabilidade do porteiro do turno, em conformidade com o controle de segurança física da ISO/IEC 27001 (A.7.4).
Como verificar: Testar a tranca dos gaveteiros e armários da guarita destinados à guarda de documentos físicos e checar se permanecem trancados quando o porteiro se ausenta momentaneamente.
A guarita dispõe de caixa coletora trancada ou fragmentadora de papel para o descarte seguro de rascunhos contendo dados pessoais?
Critério: Destruição física irrevocável (corte cruzado Nível P-3 ou superior conforme DIN 66399) de qualquer papel com dados pessoais antes do descarte externo.
Como verificar: Verificar a presença de fragmentadora de corte cruzado operante ou caixa de descarte seguro lacrada na guarita, observando se há documentos inteiros no lixo comum.
O equipamento gravador de CFTV (DVR/NVR) está instalado em rack metálico trancado com chave em ambiente de acesso restrito?
Critério: Gravador trancado em rack fechado com chave ou mantido em sala de equipamentos com controle de acesso, atendendo aos requisitos de proteção contra ameaças físicas da ABNT NBR ISO/IEC 27001.
Como verificar: Inspecionar o local de instalação do DVR/NVR, checar se a chave do rack está sob guarda do zelador/síndico e tentar abrir o rack sem a chave.
O prazo de retenção das imagens gravadas pelo sistema de CFTV está limitado ao período definido na política de privacidade com sobrescrita automática?
Critério: Retenção configurada rigorosamente para o prazo limite estipulado na política do condomínio (ex.: 30 dias Max.), com substituição automática (circular recording), atenta ao Art. 16 da LGPD.
Como verificar: Acessar as configurações de armazenamento no menu do NVR/DVR, verificar a capacidade total dos HDs, a data do registro mais antigo armazenado e se a função 'sobrescrever' está ativa.
Diário
Semanal
Mensal
Semestral
Anual
| Não conformidade | Ação corretiva | Responsável | Prazo | Prioridade |
|---|---|---|---|---|
| Cadastro de dependentes menores de idade na plataforma GrandCondo sem o registro formal de consentimento específico de um dos pais ou responsável legal. | Parametrizar na plataforma GrandCondo a exigência de anexo do termo de autorização assinado e validação documental antes de ativar o perfil do menor no sistema. | Administradora | 15 dias | alta |
| Perfis de acesso de porteiros e zelador com visualização ampla de dados cadastrais sensíveis dos moradores na plataforma GrandCondo. | Reconfigurar a matriz de permissões (RBAC) no painel administrativo do GrandCondo para ocultar CPF, telefones pessoais e documentos de moradores nas telas da guarita. | Administradora | 5 dias | critica |
| Inexistência de procedimento automático para inativação e posterior anonimização do cadastro de ex-moradores e ex-inquilinos. | Configurar rotina automatizada na plataforma GrandCondo para inativação imediata do cadastro na data da mudança e anonimização dos dados conforme a tabela de retenção do condomínio. | Administradora | 30 dias | alta |
| Aplicativo GrandCondo permitindo uso pelos moradores sem exigência prévia de leitura e aceite registrado do Aviso de Privacidade. | Habilitar a trava de primeiro acesso no aplicativo GrandCondo, condicionando a navegação à leitura integral e ao opt-in auditável dos termos do Aviso de Privacidade Condominial. | Administradora | 7 dias | critica |
| Ausência de logs de auditoria imutáveis para alterações, consultas ou exclusões de dados cadastrais na plataforma GrandCondo. | Ativar e validar os registros automatizados de auditoria no sistema para garantir a rastreabilidade inalterável de todas as operações realizadas nos cadastros. | Empresa contratada | 10 dias | alta |
| Manutenção de arquivos temporários de planilhas de dados de moradores nos computadores da guarita/administração após carga no sistema. | Instituir Procedimento Operacional Padrão (POP) para exclusão definitiva de arquivos fonte e sanitização de pastas temporárias imediatamente após a importação na plataforma. | Zelador(a) | 2 dias | alta |
| Exportação em lote de relatórios cadastrais de moradores e veículos liberada sem autenticação reforçada no sistema. | Ativar a obrigatoriedade de autenticação de dois fatores (2FA) e revalidação de senha administrativa para qualquer download de relatórios na plataforma GrandCondo. | Administradora | 5 dias | critica |
| Acessos de inquilinos temporários e ocupantes de temporada permanecendo ativos na plataforma GrandCondo após o término do contrato. | Parametrizar a data de encerramento do contrato de locação no cadastro do inquilino temporário para desativação automática de permissões na data limite estipulada. | Administradora | 7 dias | alta |
| Demora no cancelamento das credenciais de acesso de funcionários demitidos da equipe de portaria ou zeladoria na plataforma. | Implementar regra de revogação imediata de logins e acessos ao sistema GrandCondo no ato da notificação do desligamento do colaborador. | Síndico | 1 dia | critica |
| Armazenamento de encomendas e correspondências em local visível a visitantes e entregadores na portaria humana. | Reorganizar o espaço físico da guarda de encomendas, utilizando armários fechados ou película fosca na e-box para impedir a visualização de etiquetas com dados pessoais. | Zelador(a) | 3 dias | media |
| Uso de livros de protocolo físicos em papel para registro e baixa no recebimento de encomendas. | Abolir o uso de cadernos físicos e determinar o uso exclusivo da funcionalidade de gestão de encomendas e protocolo digital no sistema GrandCondo. | Porteiro | 5 dias | media |
| Descarte de caixas e embalagens na área de lixo comum contendo etiquetas com dados pessoais sem descaracterização. | Disponibilizar canetas tarjadoras ou fragmentadoras na guarita para destruição das etiquetas contendo dados antes de destinar as embalagens à reciclagem. | Porteiro | 2 dias | media |
A adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) nos condomínios residenciais exige governança rigorosa sobre o tratamento de dados pessoais de moradores, visitantes e colaboradores. A aplicação conjunta da plataforma GrandCondo com a operação humana de portaria e zeladoria garante a segregação de acessos, rastreabilidade de ações e alinhamento com as bases legais vigentes. A auditoria periódica com registro fotográfico de evidências físicas e digitais fundamenta o cálculo do Índice de Conformidade, garantindo segurança jurídica e operacional ao condomínio.
Dicas de campo
Síndicos Profissionais em busca de conformidade e mitigação de passivos
Gerentes de Facilidades (Facilities) que supervisionam equipes próprias
Zeladores e Supervisores Operacionais responsáveis pela infraestrutura diária
Administradoras de Condomínios padronizando carteiras de clientes
A adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no ambiente condominial exige muito mais do que ajustes contratuais burocráticos. É preciso mapear e adequar a rotina física da portaria, o uso do CFTV e o fluxo de encomendas operado pela equipe própria.
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Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).
Mostramos na prática como aplicar “Checklist de Conformidade com a LGPD” na sua portaria — sem compromisso.
