Checklist de Contratações de Serviços

O que vem neste kit

• Checklist de Habilitação Jurídica e Contratual
• Matriz de Regularidade Fiscal e CNDs
• Protocolo de Validação Trabalhista e eSocial
• Roteiro de Validação do PGR e PCMSO
• Grade de Validação de Treinamentos NRs
• Verificação de Apólice de Responsabilidade Civil
• Minuta Contratual Padrão e Matriz de SLA
• Ficha de Medição e Retenção de Tributos
• Procedimento de Integração no App GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

A contratação de serviços terceirizados em condomínios exige uma rigorosa auditoria jurídica, fiscal e de segurança do trabalho para mitigar riscos de responsabilidade solidária ou subsidiária conforme o Código Civil e a CLT. Este guia orienta a verificação sistemática de documentações, retenções tributárias na fonte e qualificações operacionais antes do início de qualquer prestação de serviço nas dependências condominiais. A integração do processo no App GrandCondo assegura a rastreabilidade total desde a validação cadastral até a fiscalização em campo executada pela zeladoria.

1. 1Conferência Cadastral e Poderes de RepresentaçãoExija o Comprovante de Inscrição no CNPJ com status 'Ativo' e CNAE compatível com o escopo contratado, além do Contrato Social consolidado e registrado. Valide se os signatários possuem poderes expressos de gestão ou procuração pública vigente e verifique a exigência de capital social mínimo conforme o Art. 4º-B da Lei nº 13.429/2017. Registre a imagem digitalizada do cartão CNPJ e dos documentos de representação no módulo de fornecedores do App GrandCondo.
2. 2Auditoria de Certidões Negativas e Isenção de ConflitosExija as CNDs de Tributos Federais/Dívida Ativa da União, CRF do FGTS, CNDT trabalhista, e certidões cíveis e municipais da sede do prestador dentro do prazo de validade. Colete a Declaração de Inexistência de Conflito de Interesses assinada para comprovar a ausência de parentesco ou vínculo societário com a gestão do condomínio. Anexe todas as certidões com data de emissão e código de autenticidade no sistema para verificação da administradora.
3. 3Validação dos Programas de Saúde e Segurança do Trabalho (SST)Verifique a entrega do PGR e PCMSO atualizados e alinhados aos riscos específicos das instalações do condomínio, acompanhados dos ASOs com aptidão física específica. Para serviços em instalações elétricas, espaço confinado ou trabalho em altura, confirme os certificados válidos das NRs (NR-10, NR-33 e NR-35) de cada trabalhador. Insira os comprovantes de treinamento e os ASOs na ficha individual do prestador no App GrandCondo.
4. 4Análise da Apólice de Seguro de Responsabilidade CivilExija a apresentação de apólice de seguro de Responsabilidade Civil Geral e Cruzada vigente, contendo coberturas expressas para danos a terceiros, instalações do condomínio e veículos sob guarda. Verifique a quitação do prêmio do seguro e o limite da importância segurada antes de liberar o início das atividades operacionais. Registre a apólice no sistema para controle de vigência automatizado gerido pela administradora.
5. 5Análise Tributária da Minuta Contratual e RetençõesGaranta que a minuta contratual preveja expressamente as retenções na fonte de INSS (11% ou 3,5% na desoneração), ISSQN conforme o Art. 3º da LC 116/2003 e impostos federais aplicáveis. Verifique a compatibilidade do enquadramento no Simples Nacional (especialmente Anexo IV) para evitar contestações tributárias e retenções incorretas na nota fiscal. Valide o contrato assinado juntamente com a matriz de SLA e a descrição detalhada do escopo técnico.
6. 6Integração Operacional com a Zeladoria no App GrandCondoA zeladoria deve realizar a integração presencial da equipe, conferindo a entrega e utilização dos EPIs adequados, uniformes completos e crachás de identificação com foto. Cadastre previamente a lista de colaboradores no App GrandCondo para autorização automática da portaria humana e controle de fluxo diário. Capture fotos do pessoal uniformizado e equipado durante o treinamento inicial no local de trabalho e armazene no perfil do contrato.
7. 7Vistoria Inicial, Registro Fotográfico e Cálculo do Índice de ConformidadeRealize a vistoria técnica da área com o zelador antes do início dos trabalhos, registrando fotos detalhadas e georreferenciadas do estado prévio do local no App GrandCondo. Aplique a tabela de verificação do checklist e calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens 'Conforme' pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100. A ordem de serviço só deve ser aprovada se o índice atingir a meta mínima estabelecida de 90% de conformidade.

Para quem é este kit