GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-1-154
documentos trabalhistas do condomínio: contratos, ponto, férias, exames ocupacionais, PGR e PCMSO, treinamentos NR, fichas de EPI, encargos e prazos de guarda

Checklist dos Documentos Trabalhistas

Este kit cobre a auditoria técnica e a verificação periódica de registros operacionais, contratos de trabalho, controle de ponto e comprovantes de recolhimento de encargos sociais de funcionários próprios e terceirizados no condomínio

9 min de leitura ~32 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Garanta a conformidade do condomínio frente às NRs, eSocial e fiscalizações do MTE para equipes próprias e terceirizadas. Centralize o controle documental integrado à rotina operacional da administradora e do zelador.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.

Itens 49–65

Itens 49 a 65 com campos de conformidade e observação.

Itens 66–82

Itens 66 a 82 com campos de conformidade e observação.

Itens 83–99

Itens 83 a 99 com campos de conformidade e observação.

Itens 100–104

Itens 100 a 104, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

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Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Checklist Estruturado de 104 Itens para Auditoria Trabalhista e SST
  • Tabela de Temporalidade e Prazos Legais de Guarda de Documentos do MTE/eSocial
  • Roteiro de Fiscalização Mensal de Empresas Terceirizadas Permanentes
  • Modelo de Ficha de Controle e Entrega de EPI (NR-06) com CA Válido
  • Matriz de Treinamentos Obrigatórios e Validade de NRs (NR-05, NR-10, NR-33, NR-35)
  • Fluxograma de Controle de Exames ASO (Admissional, Periódico, Mudar de Função, Demissional)
  • Guia de Validação de Espelhos de Ponto Eletrônico, Horas Extras e DSR
  • Planilha de Verificação de Transmissões ao eSocial e Guias do FGTS Digital
  • Protocolo de Rotina de Inspeção Trabalhista para Zeladoria e Portaria 24h

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
Controle e Espelhos de Ponto Eletrônico
Atestados de Saúde Ocupacional (ASO - Admissional, Periódico, Demissional)
Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR - NR-01)
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO - NR-07)
Fichas e Comprovantes de Entrega de EPI (NR-06)
Certificados de Treinamentos de NR (NR-10, NR-35, NR-33, NR-05)
Comprovantes de Recolhimento do FGTS (GFIP/FGTS Digital) e INSS
Escalas de Férias e Descanso Semanal Remunerado (DSR)
Documentação Trabalhista de Empresas Terceirizadas
Comprovantes de Pagamento de Vale-Transporte e Benefícios
Arquivo de Documentos e Tabela de Prazos de Guarda Legal

Referências normativas

  • • Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) - Decreto-Lei nº 5.452/1943
  • • NR-01 - Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (PGR)
  • • NR-06 - Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • NR-07 - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • • Portaria MTP nº 671/2021 (Registro de Ponto e CTPS Digital)
  • • Instrução Normativa RFB nº 2110/2022 (Obrigações Previdenciárias e eSocial)

Amostra do checklist (104 itens no material completo)

001
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco alta

O registro de admissão de novos colaboradores próprios foi transmitido ao eSocial (evento S-2200) até o dia útil imediatamente anterior ao início da prestação do serviço?

Critério: Transmissão efetuada obrigatoriamente até as 23h59min do dia útil anterior à data de início do trabalho, conforme CLT Art. 41 e Portaria MTP nº 671/2021.

Como verificar: Solicitar à administradora o recibo de entrega do evento S-2200 no portal do eSocial e cruzar a data de transmissão com a data de início declarada no contrato de trabalho.

002
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco alta

Todos os colaboradores próprios possuem contrato individual de trabalho assinado com descrição clara de cargo, remuneração, local e jornada de trabalho?

Critério: Documento assinado no ato da admissão, em consonância rigorosa com os Arts. 442 e 444 da CLT e os dados informados no eSocial.

Como verificar: Acessar a pasta funcional do colaborador no sistema de gestão GrandCondo ou arquivo da administradora, verificando as assinaturas das partes e o preenchimento de todos os campos contratuais.

003
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco critica

A jornada de trabalho contratada está respaldada por cláusula específica e está em conformidade com a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria vigente?

Critério: Respeito ao limite legal de 44 horas semanais ou regras do regime 12x36 (Art. 59-A da CLT) e conformidade integral com a CCT local vigente.

Como verificar: Confrontar a cláusula de jornada do contrato individual com o texto da CCT do sindicato dos empregados em edifícios da região aplicável.

004
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco alta

Os contratos dos empregados alocados na portaria noturna contêm previsão explícita para o pagamento do adicional noturno e consideram a hora reduzida?

Critério: Inclusão de adicional noturno mínimo de 20% sobre a hora diurna e incidência da hora reduzida noturna entre 22h e 5h, conforme Art. 73 da CLT.

Como verificar: Examinar o contrato de trabalho dos funcionários do turno da noite e checar o espelho da folha de pagamento fornecido pela administradora.

005
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco alta

A função registrada na CTPS Digital corresponde exatamente ao Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) e às tarefas executadas no condomínio?

Critério: CBO cadastrado (ex.: 5174-10 para Porteiro, 5143-20 para Zelador) perfeitamente alinhado com as atribuições cotidianas informadas no plano de trabalho.

Como verificar: Comparar a função registrada na CTPS Digital/eSocial com a rotina operacional verificada em campo pelo zelador ou síndico.

006
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco media

Os contratos de experiência estão devidamente formalizados, e suas prorrogações respeitam o limite legal máximo e o prazo máximo de vigência?

Critério: Prazo total somado não superior a 90 dias com no máximo 1 (uma) prorrogação, conforme Arts. 445 e 451 da CLT.

Como verificar: Verificar as datas do termo inicial, termo de prorrogação e encerramento nos registros contratuais mantidos junto à administradora.

007
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco media

As alterações contratuais de salário, função, jornada ou local de trabalho estão registradas no eSocial (evento S-2206) dentro do prazo regulamentar?

Critério: Registro do evento S-2206 até o dia 15 do mês subsequente à alteração ou antes do envio da folha de pagamento (S-1200), conforme regras do eSocial e Portaria MTP nº 671/2021.

Como verificar: Consultar o histórico do evento S-2206 no portal do eSocial comparando com os termos aditivos contratuais e convenções coletivas homologadas.

008
Contratos de Trabalho e Registros em CTPS Digital
risco baixa

Os dados cadastrais e dependentes dos funcionários (evento S-2205 do eSocial) encontram-se devidamente validados e atualizados para fins de deduções e benefícios?

Critério: Atualização formal efetuada via evento S-2205 do eSocial no mês de ocorrência da alteração ou na revisão anual cadastral, atendendo à IN RFB nº 2110/2022.

Como verificar: Solicitar a ficha de atualização cadastral assinada anualmente pelos empregados e conferir com os registros vigentes no eSocial.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a)
  • • Verificação do registro de ponto eletrônico da equipe na entrada e saída via GrandCondo
  • • Conferência visual da utilização correta dos EPIs obrigatórios pelos funcionários e prestadores
  • • Registro de ocorrências de atrasos, faltas ou necessidade de horas extraordinárias

Semanal

Zelador(a) / Administradora
  • • Conferência dos cartões de ponto para gestão do banco de horas e controle de interjornada
  • • Inspeção das fichas de EPI para substituição de equipamentos danificados ou desgastados
  • • Coleta e envio de atestados médicos apresentados na semana para a administradora

Mensal

Administradora de Condomínios
  • • Validação do fechamento da folha de pagamento e espelhos de ponto assinados pelos colaboradores
  • • Conferência do envio do eSocial e emissão das guias de recolhimento de FGTS e INSS
  • • Auditoria de certidões negativas e comprovantes de pagamento das empresas terceirizadas
  • • Verificação dos comprovantes de fornecimento de vale-transporte e vale-alimentação

Trimestral

Técnico de Segurança do Trabalho / Administradora
  • • Auditoria nos prontuários documentais de todos os colaboradores terceirizados fixos
  • • Mapeamento e controle do vencimento de treinamentos normativos (NR-10, NR-35, NR-33)
  • • Revisão do planejamento de escalas de férias para evitar acúmulo de períodos duplos

Semestral

Síndico(a) / Técnico de Segurança do Trabalho
  • • Auditoria preventiva de exames médicos periódicos (ASO) a vencer no semestre seguinte
  • • Checagem do cumprimento do cronograma de ações previsto no PGR e no PCMSO
  • • Validação dos Certificados de Aprovação (CA) de todos os EPIs em estoque e uso

Anual

Síndico(a) / Engenheiro de Segurança / Administradora
  • • Renovação e atualização global do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)
  • • Renovação do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • • Execução do relatório anual do PCMSO e agendamento dos ASOs periódicos de todos os trabalhadores
  • • Expurgo seguro e arquivamento de documentos cuja temporalidade legal foi atingida

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Admissão transmitida ao eSocial (evento S-2200) após o início efetivo da prestação do serviço.Administradora3 diasmedia
Divergência entre a função registrada na CTPS Digital (CBO) e as atividades reais executadas na zeladoria/portaria.Administradora15 diasmedia
Sistema de controle de ponto desalinhado com as exigências das modalidades REP-C, REP-A ou REP-P (Portaria MTP nº 671/2021).Síndico30 diasmedia
Espelhos de ponto mensais sem assinatura do colaborador próprio no fechamento da folha.Zelador(a)5 diasmedia
Descumprimento do intervalo mínimo interjornada de 11 horas consecutivas na escala de porteiros.Zelador(a)3 diasmedia
Inobservância do descanso contínuo de 36 horas em regime de escala 12x36.Zelador(a)3 diasmedia
Ausência de armazenamento dos arquivos fiscais digitais de ponto (AFD e AEJ) no sistema do condomínio.Administradora10 diasmedia
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional emitido após o início das atividades.Administradora1 diamedia
ASO periódico vencido para integrantes da equipe própria do condomínio.Zelador(a)10 diasmedia
Atraso no envio dos dados do ASO (evento S-2220 do eSocial) além do dia 15 do mês subsequente.Administradora5 diasmedia
Inexistência ou desatualização do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR - NR-01).Síndico30 diasmedia
Fichas de EPI sem indicação do número do CA ou sem assinatura de recebimento do colaborador.Zelador(a)5 diasmedia

Como usar o kit em campo

Este guia orienta a auditoria e a gestão preventiva de toda a documentação trabalhista e de SST do condomínio. A aplicação rigorosa pelas equipes de administração, síndico e zeladoria previne autuações fiscais, multas do MTE e passivos judiciais. A centralização das evidências na plataforma GrandCondo assegura o controle de prazos e o cumprimento das normas vigentes.

  1. 1Cadastro Inicial e Validação no eSocialAntes do início das atividades de qualquer colaborador próprio, certifique-se de que o evento S-2200 foi devidamente transmitido ao eSocial pela Administradora. Anexe o comprovante de transmissão, contrato assinado e ficha do colaborador na pasta digital do condomínio na plataforma GrandCondo. Valide se a função cadastrada reflete exatamente a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) para evitar desvios operacionais.
  2. 2Parametrização do Controle de PontoConfigure o sistema de marcação de ponto garantindo conformidade total com a Portaria MTP nº 671/2021 em uma das modalidades válidas (REP-C, REP-A ou REP-P). Verifique se a assinalação do intervalo intrajornada atende ao Art. 74, § 2º da CLT e se os horários de escala 12x36 ou normais estão respeitando os limites legais. Certifique-se de que o zelador fiscalize a ausência de rasuras ou inconsistências diárias.
  3. 3Gestão Programada de Saúde Ocupacional (PCMSO)Alinhe a rotina de exames médicos à estrutura exigida pelo PCMSO (NR-07) do condomínio. Programe com 30 dias de antecedência os exames periódicos para que não ocorra vencimento das ASOs da equipe de zeladoria e portaria. Garanta que o envio do evento S-2220 ao eSocial seja executado até o dia 15 do mês seguinte ao exame.
  4. 4Implementação do PGR e Fichas de EPIMantenha o inventário do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR - NR-01) revisado e atualizado anualmente ou sempre que houver mudança nos processos do condomínio. Para cada item fornecido ao zelador ou equipe de limpeza, preencha a ficha de EPI (NR-06) contendo o Certificado de Aprovação (CA) válido e a assinatura do recebedor. Registre digitalmente na plataforma a entrega de novos equipamentos para rastreabilidade auditável.
  5. 5Controle de Certificações e Treinamentos de NRsMapeie os treinamentos normativos exigidos para cada atividade executada no condomínio, tais como NR-35 (Trabalho em Altura) para zeladores ou NR-10 (Eletricidade). Armazene cópia dos certificados válidos no perfil funcional do trabalhador no sistema. Proíba expressamente a realização de intervenções técnicas em altura ou quadros elétricos por colaboradores com treinamentos vencidos.
  6. 6Fiscalização Rigorosa de TerceirizadosSolicite mensalmente à empresa contratada para serviços de limpeza, conservação ou portaria humana a listagem dos funcionários alocados acompanhada das certidões negativas e comprovantes de FGTS e INSS. Condicione a liquidação das medições financeiras à apresentação dos ASOs e comprovantes de entrega de benefício de cada profissional. Rejeite documentações genéricas que não especifiquem nominalmente os empregados que atuam nas dependências do condomínio.
  7. 7Auditoria dos Arquivos Fiscais e Espelhos de PontoGere mensalmente os arquivos fiscais AFD (Arquivo Fonte de Dados) e AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) e suba para o armazenamento do GrandCondo. Exija que a zeladoria colha as assinaturas físicas ou digitais de toda a equipe própria nos espelhos de ponto no final de cada período de apuração. Anexe justificativas médicas e comprovantes legais para qualquer abono ou alteração efetuada nos registros.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e Registro de EvidênciasPara calcular o Índice de Conformidade Documental, divida o número de itens em conformidade pelo total de itens verificados no checklist e multiplique por 100. Registre fotos das fichas de EPI assinadas, ASOs e certificados através da câmera do aplicativo GrandCondo diretamente nas tarefas de inspeção. Utilize a nota obtida para apresentar relatórios de governança trabalhista nas reuniões de prestação de contas com o conselho.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão rigorosa da documentação trabalhista e de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) é o principal mecanismo jurídico para blindar o condomínio contra autuações fiscais e passivos subsidiários. Este artigo detalha os critérios de auditoria para controle de prontuários, adequação às Normas Regulamentadoras e o correto gerenciamento de equipes próprias e terceirizadas.

Seção 01Gestão de Contratos, CTPS Digital e Espelhos de Ponto

  • Auditar a coerência entre a função exercida em campo e a registrada na CTPS Digital via eSocial.
  • Verificar a inexistência de marcações de ponto padronizadas (horário britânico).
  • Garantir a coleta de assinaturas mensais nos espelhos de ponto por todos os colaboradores.

Seção 02Obrigações de SST: Integração entre PGR, PCMSO e ASO

  • Cruzar a matriz de riscos do PGR com os exames exigidos pelo PCMSO.
  • Monitorar o calendário de vencimento dos ASOs periódicos com 30 dias de antecedência.
  • Verificar os recibos de transmissão dos eventos de SST no sistema do eSocial.

Seção 03Gestão de Equipamentos de Proteção Individual (NR-06)

  • Validar a vigência do Certificado de Aprovação (CA) no momento da compra do equipamento.
  • Arquivar fichas de EPI atualizadas, sem rasuras e devidamente assinadas pelos usuários.
  • Programar rondas técnicas para auditoria do uso efetivo e conservação dos EPIs em campo.

Seção 04Treinamentos Normativos e Capacitação Operacional

  • Mapear a validade dos certificados de NR-10, NR-33 e NR-35 da equipe de manutenção.
  • Validar as credenciais e a proficiência dos instrutores que assinam os certificados.
  • Arquivar as listas de presença e conteúdos programáticos das reciclagens de segurança.

Seção 05Mitigação de Passivos com Terceirizadas e Responsabilidade Subsidiária

  • Reter os pagamentos de faturas até a entrega das certidões e comprovantes trabalhistas.
  • Auditar os extratos de FGTS e recolhimentos de INSS individualizados dos terceirizados.
  • Exigir os ASOs originais ou cópias autenticadas antes de liberar o acesso de novos postos.
  • Elaborar o mapa anual de férias respeitando o aviso prévio de 30 dias para assinatura.
  • Confrontar mensalmente a folha analítica com as guias fechadas via eSocial.
  • Garantir o armazenamento de documentos de SST por 20 anos em arquivos organizados.

Seção 07Integração Documental e Operacional com a Plataforma GrandCondo

  • Aproveitar os logs do sistema como suporte comprobatório das escalas operacionais.
  • Monitorar as ordens de serviço da zeladoria para alinhamento de tarefas preventivas.
  • Garantir agilidade na portaria com impressões térmicas para registro rápido de encomendas.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A auditoria detalhada de contratos, escalas, exames e recolhimentos é a base de uma gestão técnica responsável e blindada contra litígios. Para aplicar estes conceitos em campo e organizar todo o acervo do condomínio de ponta a ponta, baixe agora o 'Kit Profissional de Inspeção — Checklist dos Documentos Trabalhistas' e valide todos os 104 critérios de conformidade da sua equipe própria e terceirizada.

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