GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-1016
planilha anual de controle de contratos, consumos e gastos do condomínio: contratos mensais com fornecedor, objeto, valor, vencimento e reajuste, consumo de água, energia e gás mês a mês, despesas por grupo, comparativo entre meses, base para prestação de contas e previsão orçamentária do ano seguinte, com fórmulas de total anual, média mensal e variação percentual

Planilha de Contratos, Consumos e Gastos do Ano

Este kit abrange a auditoria técnica de contratos de prestação de serviços continuados, o acompanhamento sistemático dos consumos de insumos (água, energia elétrica e gás) e o agrupamento analítico de despesas para composição de previsão orçamentária

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Audite contratos de manutenção, monitore o consumo de insumos e elabore previsões orçamentárias precisas. Unifique a rotina da equipe predial aos dados operacionais registrados no sistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Checklist auditável de 40 perguntas técnicas para contratos e consumos
  • Planilha de controle individual de faturas e reajustes de serviços continuados
  • Matriz de medição mensal de consumo de água, energia elétrica e gás canalizado
  • Fórmulas consolidadas de variação percentual, média móvel e projeção anual
  • Quadro comparativo de despesas por grupo (Ordinárias, Extraordinárias, Fundo de Reserva)
  • Roteiro de inspeção preventiva em sistemas de bombeamento, elevadores e geradores
  • Protocolo de conferência de notas fiscais de mão de obra terceirizada e encargos
  • Modelo de relatório de prestação de contas analítico para assembleias ordinárias
  • Guia de integração de medições com a rotina diária da zeladoria e portaria GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Contratos de Manutenção Contínua de Elevadores e Plataformas
Contratos de Conservação de Bombas, Reservatórios e Instalações Hidráulicas
Contratos de Manutenção Preventiva de Geradores e Subestação Elétrica
Contratos de Mão de Obra Terceirizada (Portaria, Limpeza e Zeladoria)
Medição e Histórico de Consumo de Água Potável (Concessionária)
Medição e Histórico de Consumo de Energia Elétrica da Área Comum
Medição e Histórico de Consumo de Gás Canalizado (GLP ou GN)
Contratos de Telefonia, Internet e Tecnologia de Gestão GrandCondo
Contratos de Recarga de Extintores e Sistemas de Proteção contra Incêndio
Contratos de Jardinagem, Dedetização e Limpeza de Fachada
Demonstrativo do Fundo de Reserva e Fundos de Obras Específicas
Classificação e Agrupamento de Despesas Ordinárias e Extraordinárias

Referências normativas

  • • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 14037:2014 — Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • ABNT NBR 15575:2013 — Edificações habitacionais — Desempenho
  • • Lei Federal nº 4.591/1964 — Condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias
  • • Lei Federal nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 — Deveres do Síndico)
  • • NBC TG 1000 / ITG 2002 (R1) — Norma Brasileira de Contabilidade aplicada a Entidades sem Finalidade Lucrativa e Condomínios

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Casas de Máquinas e Equipamentos de Elevadores
risco critica

O contrato de manutenção contínua de elevadores contempla cláusula explícita discriminando a cobertura de peças de reposição preventiva e prazo máximo de atendimento para chamados emergenciais com passageiros retidos?

Critério: Prazo máximo de atendimento emergencial em até 30 minutos para retenção de pessoas (NBR 16083) e discriminação detalhada de componentes inclusos na taxa de manutenção mensal.

Como verificar: Consultar o instrumento contratual assinado arquivado no módulo de documentos do GrandCondo e conferir o anexo de cobertura de componentes (ex: cabos, patins, contatores) e a tabela de SLAs de atendimento.

002
Elevadores e Plataformas
risco critica

As ordens de serviço mensais de manutenção preventiva e o Relatório de Inspeção Anual (RIA) com a respectiva ART estão quitados, emitidos e anexados no sistema GrandCondo no mês corrente?

Critério: 100% dos relatórios mensais e RIA emitidos com ART quitada por engenheiro responsável credenciado no CREA, conforme ABNT NBR 5674 e ABNT NBR 16083.

Como verificar: Acessar o histórico do fornecedor na plataforma GrandCondo, verificar a anexação das fichas de manutenção técnica do mês e o protocolo da prefeitura/ART do RIA anual com o comprovante de quitação.

003
Gestão de Contratos de Elevadores
risco media

O valor da mensalidade do contrato de elevadores sofreu reajuste estritamente fundamentado no índice pactuado (ex: IGPM, IPCA) e na data-base contratual correta informada na planilha de gastos?

Critério: Reajuste contratual idêntico à variação acumulada do índice acordado (IPCA/IGPM) apurado no período exato de 12 meses, sem antecipação de vigência.

Como verificar: Cruzar o valor faturado no boleto do mês de aniversário com a cláusula de reajuste do contrato no GrandCondo e a memória de cálculo do índice acumulado nos últimos 12 meses.

004
Plataformas de Acessibilidade
risco alta

O contrato de manutenção das plataformas de acessibilidade possui cronograma executado de testes funcionais dos dispositivos de emergência e resgate manual com registro em ficha técnica?

Critério: Execução mensal comprovada por ficha de vistoria técnica do fornecedor com testes funcionais do sistema de freio de segurança e nobreak/resgate efetuados com sucesso.

Como verificar: Exigir o relatório da manutenção preventiva mensal do prestador de serviço, inspecionar fisicamente o funcionamento do botão de emergência e testar a descida manual em falta de energia no equipamento.

005
Casa de Bombas de Água Potável e Pluvial
risco alta

O contrato de manutenção do sistema de bombeamento e pressurização contempla a revisão mensal dos quadros elétricos de comando e a verificação do revezamento automático dos motores?

Critério: Revezamento automático 100% funcional entre os motores a cada acionamento, com medição de corrente elétrica (amperagem) dentro da faixa nominal indicada na plaqueta do fabricante.

Como verificar: Verificar a ordem de serviço do contrato anexada no GrandCondo, inspecionar a casa de bombas e constatar a alternância automática entre a bomba principal e a reserva após o ciclo de acionamento do sensor de nível.

006
Reservatórios de Água Superior e Inferior
risco critica

O contrato ou serviço periódico de limpeza de reservatórios de água inclui emissão de laudo bacteriológico/físico-químico pós-limpeza e está programado semestralmente na planilha anual?

Critério: Periodicidade de limpeza rigorosamente semestral (6 meses) acompanhada de laudo laboratorial atestando potabilidade e ausência de Coliformes Totais e Escherichia coli (Conforme Portaria GM/MS nº 888).

Como verificar: Conferir a data da última higienização no certificado afixado nos reservatórios ou registrado no GrandCondo, e examinar a aprovação das amostras no laudo de análise microbiológica.

007
Tubulações de Água Barrilete e Prumadas de Gás
risco critica

A planilha de contratos registra e acompanha a validade do laudo de estanqueidade da rede de gás e a medição periódica para identificação de vazamentos na rede hidráulica?

Critério: Laudo de estanqueidade da rede de gás válido (máximo 5 anos segundo ABNT NBR 15358) e ausência de variação injustificada no consumo mensal de água acima de 10% da média histórica.

Como verificar: Checar na planilha de controle do GrandCondo a vigência do laudo de estanqueidade de gás (com ART) e cruzar com os dados mensais de consumo de água para detectar variações atípicas no hidrômetro.

008
Poços de Drenagem e Caixas de Passagem do Subsolo
risco critica

O escopo do contrato de manutenção hidráulica abrange o expurgo das caixas de decantação do subsolo e a checagem operacional das bombas submersas de drenagem pluvial e servidas?

Critério: Poços de drenagem limpos sem acúmulo de lama acima de 10 cm no fundo; acionamento automático por chave boia testado e operacional em 100% das bombas submersas.

Como verificar: Inspecionar visualmente os poços de drenagem do subsolo após a execução do serviço contido na OS, checando o nível de sedimentos acumulados e acionando manualmente as boias elétricas de nível.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Contratos de Manutenção Contínua de Elevadores e Plataformas
  • • Contratos de Conservação de Bombas, Reservatórios e Instalações Hidráulicas
  • • Contratos de Manutenção Preventiva de Geradores e Subestação Elétrica
  • • Contratos de Mão de Obra Terceirizada (Portaria, Limpeza e Zeladoria)
  • • Medição e Histórico de Consumo de Água Potável (Concessionária)
  • • Medição e Histórico de Consumo de Energia Elétrica da Área Comum

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Contrato de manutenção de elevadores sem discriminação explícita de peças de reposição preventiva e sem SLA para resgate de passageiros retidos.Síndico15 diascritica
Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores sem a respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) quitada e anexada ao sistema.Administradora7 diasalta
Plataforma de acessibilidade sem registro de testes funcionais periódicos dos dispositivos de emergência e resgate manual.Empresa contratada5 diasalta
Quadro elétrico de comando do recalque de água potável sem revisão e sem verificação do sistema de alternância automática dos motores.Empresa contratada7 diasalta
Limpeza de reservatórios de água potável realizada sem a emissão de laudo bacteriológico e físico-químico pós-serviço.Administradora10 diasmedia
Laudo de estanqueidade da tubulação de gás canalizado (GLP/GN) com prazo de validade vencido no histórico do condomínio.Engenheiro15 diascritica
Caixas de decantação do subsolo impregnadas de resíduos e bombas submersas de drenagem sem teste de acionamento por boia.Zelador(a)3 diasalta
Grupo gerador de emergência sem histórico de testes mensais executados sob carga e sem relatório técnico cadastrado.Empresa contratada7 diasalta
Ausência de rotina anual de filtragem do óleo diesel (polimento) e higienização interna do tanque de combustível do gerador.Síndico30 diasmedia
Subestação elétrica e cabine primária sem relatório de inspeção termográfica e sem teste de rigidez dielétrica do óleo isolante.Engenheiro30 diascritica
Contratos de manutenção de energia crítica (subestação e gerador) sem cláusula de SLA de atendimento emergencial em até 2 horas.Síndico15 diasmedia
Liberação do pagamento mensal de faturas de terceirizadas sem prévia checagem e upload de certidões e guias do FGTS/INSS.Administradora2 diascritica

Como usar o kit em campo

A planilha anual de contratos, consumos e gastos consolida o histórico operacional e financeiro do condomínio, permitindo o acompanhamento rigoroso de reajustes, vigências e oscilações utilitárias. O zelador e a equipe de administração devem registrar mensalmente no GrandCondo as leituras de água, luz e gás, além de anexar ordens de serviço, certidões negativas e laudos regulamentares das prestadoras de serviço. O cálculo do Índice de Conformidade e o armazenamento auditável de evidências fotográficas garantem a previsibilidade orçamentária do ano seguinte e asseguram a plena conformidade com as normas ABNT NBR 5674 e NBR 14037.

  1. 1Cadastramento de Contratos e Mapeamento de ReajustesInsira na plataforma GrandCondo todos os contratos de manutenção contínua e terceirização, discriminando objeto, valor mensal, data de vencimento e índice oficial de reajuste contratual (IPCA ou IGP-M). Configure alertas automáticos com 60 dias de antecedência da data-base para renegociação ou cotação no mercado. Anexe as cópias digitais assinadas dos contratos e certifique-se de que as cláusulas de SLA, como atendimento emergencial em até 2 horas para geradores e elevadores, estejam destacadas.
  2. 2Rotina de Medição e Histórico de Consumos UtilitáriosEstabeleça uma data fixa mensal para a leitura física dos hidrômetros, medidores de gás (GLP/GN) e relógios de energia da área comum. O zelador deve registrar as leituras na planilha integrada do GrandCondo para calcular automaticamente o consumo acumulado, a média diária e a variação percentual em relação ao mês anterior. Divergências superiores a 15% na média de consumo devem disparar inspeções imediatas nas prumadas e barriletes para identificar vazamentos ocultos.
  3. 3Auditoria de Documentação da Mão de Obra TerceirizadaVincule a liberação do pagamento mensal das faturas de portaria, limpeza e zeladoria ao envio e validação no GrandCondo das certidões negativas e comprovantes de recolhimento do FGTS e INSS. Verifique se os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) e os certificados de treinamentos normativos (NR-35 para altura e NR-1) estão atualizados. Exija a comprovação do cumprimento do prazo contratual de reposição de faltas em até 2 horas sem cobrança de custos extras.
  4. 4Acompanhamento Técnico de Infraestrutura e Equipamentos CriticosPrograme e registre na planilha anual a execução das manutenções preventivas de subestações elétricas (NR-10 e ABNT NBR 5674), geradores, elevadores e sistemas de pressurização de água. Garanta o upload das ordens de serviço, do Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores com Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) e dos laudos de estanqueidade de gás. Agende intervenções periódicas obrigatórias, como o polimento do óleo diesel e a limpeza semestral de reservatórios de água.
  5. 5Estruturação de Despesas e Controle de Fundos EspecíficosClassifique rigorosamente todas as despesas entre ordinárias (operação e custeio) e extraordinárias (benfeitorias e fundo de obras), respeitando a Convenção do Condomínio. Mantenha os saldos do Fundo de Reserva e das contas de obras atualizados e vinculados aos respectivos lançamentos no GrandCondo. Aplique fórmulas automatizadas para calcular a Média Mensal, o Total Anual e a Variação Percentual dos grupos de contas para embasar a análise financeira.
  6. 6Cálculo do Índice de Conformidade Técnica dos ContratosCalcule mensalmente o Índice de Conformidade (IC) dividindo o número de obrigações contratuais e regulamentares plenamente cumpridas (com laudos, certidões e OS aprovadas) pelo total de requisitos aplicáveis no período, multiplicando o resultado por 100. Estabeleça a meta operacional de manter o IC igual ou superior a 95%. Caso o índice fique abaixo dessa meta, emita uma notificação formal pelo sistema GrandCondo exigindo regularização do fornecedor em até 15 dias.
  7. 7Consolidação para Prestação de Contas e Previsão OrçamentáriaUtilize a base de dados consolidada ao longo dos 12 meses para analisar o desvio orçamentário e projetar os custos fixos e variáveis do ano seguinte. Exiba na assembleia ordinária gráficos comparativos de consumo utilitário e o histórico do Índice de Conformidade exportados do GrandCondo. A precisão dos dados estatísticos garante a transparência da administração e fundamenta o reajuste consciente da cota condominial.

Dicas de campo

  • • Registre evidências fotográficas dos medidores de água, gás e energia pelo aplicativo GrandCondo exatamente no dia do fechamento da medição oficial da concessionária.
  • • Anexe a Ordem de Serviço de manutenção dos elevadores juntamente com fotos dos componentes inspecionados na casa de máquinas para validar a nota fiscal do prestador.
  • • Exija a emissão do laudo bacteriológico e físico-químico pós-limpeza dos reservatórios de água, emitido por laboratório acreditado conforme exigências da ANVISA.
  • • Configure travas nas células de fórmulas de total, média e variação percentual na planilha para evitar apagar acidentalmente o histórico de cálculos.
  • • Programe no calendário anual do GrandCondo a execução da termografia na subestação elétrica e nos quadros de comando da casa de bombas.
  • • Verifique se o contrato do grupo gerador prevê a realização de testes mensais em carga e a checagem do estado das baterias e do sistema de partida.
  • • Mantenha uma pasta digitalizada no GrandCondo contendo as certidões de regularidade fiscal e trabalhista de todos os prestadores recorrentes.

Para quem é este kit

Padronizem a gestão financeira operacional e fundamentem aprovações de contas com relatórios técnicos consistentes.

Executem leituras periódicas de medidores de forma sistemática e registrem inconformidades de contratos no ato.

Estruturem a previsão orçamentária dos clientes com base em médias históricas e índices operacionais auditados.

Verifiquem o cumprimento contratual dos fornecedores e a variação das contas de consumo com critérios objetivos.

Introdução

A gestão eficiente de condomínios exige o acompanhamento sistemático de contratos operacionais e o controle rigoroso dos consumos de concessionárias. Este artigo apresenta diretrizes técnicas para auditar despesas, calcular variações percentuais e consolidar a previsão orçamentária anual com precisão.

Seção 01Auditoria e Controle de Contratos de Manutenção Continuada

  • Catalogar objeto, razão social, valor mensal, data de reajuste, índice contratual e vigência de cada fornecedor.
  • Exigir comprovação mensal de recolhimentos previdenciários e trabalhistas antes da liberação do pagamento.
  • Mapear cláusulas de multas rescisórias, prazos de aviso prévio e garantias de atendimento emergencial em chamados técnicos.

Seção 02Gestão e Monitoramento Sistemático de Insumos (Água, Energia e Gás)

  • Registrar as leituras dos hidrômetros, relógios elétricos e medidores de gás na mesma data do faturamento oficial.
  • Calcular a variação percentual mensal via fórmula: ((Consumo Atual - Consumo Anterior) / Consumo Anterior) * 100.
  • Investigar desvios superiores a 10% da média histórica com inspeções físicas do zelador nos reservatórios e prumadas.

Seção 03Agrupamento Analítico de Despesas Ordinárias, Extraordinárias e Fundos

  • Separar despesas operacionais rotineiras das benfeitorias estruturais e obras de melhoria na prestação de contas.
  • Demonstrar claramente o saldo, rendimentos e utilizações dos fundos de reserva e de obras no demonstrativo financeiro.
  • Mapear distorções orçamentárias sazonais, como aumento do consumo de energia no verão ou insumos em períodos festivos.

Seção 04Integração da Rotina Operacional com a Tecnologia GrandCondo

  • Capacitar porteiros e zeladores no uso das ferramentas operacionais da plataforma para padronizar os registros prediais.
  • Agilizar a entrega de encomendas no balcão da portaria com comprovante térmico impresso em menos de 10 segundos.
  • Notificar automaticamente a administradora e o síndico sobre prazos de renovação de contratos e certidões pendentes.

Seção 05Elaboração do Planejamento Orçamentário Baseado em Indicadores Técnicos

  • Consolidar o total anual e a média mensal de cada rubrica orçamentária com base no histórico dos últimos 12 meses.
  • Incorporar os índices oficiais de reajuste contratual previstos para o ano seguinte na projeção de serviços continuados.
  • Apresentar na assembleia ordinária gráficos comparativos de variação de consumo e aderência ao orçamento aprovado.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A implementação de controles sistemáticos sobre contratos, consumos de utilidades e agrupamento de despesas é o alicerce para uma gestão condominial profissional, transparente e eficiente. Baixe o Kit Profissional de Inspeção — Contratos, Consumos e Gastos Anuais e tenha em mãos as planilhas com fórmulas prontas e roteiros operacionais para otimizar o orçamento e a manutenção do seu condomínio.

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Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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