GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-991
compra de materiais: requisição, cotação, aprovação, pedido, recebimento e entrada no estoque — procedimento operacional padrão (POP) financeiro de condomínio contendo objetivo, responsável, materiais necessários, passo a passo numerado, periodicidade, cuidados e pontos de atenção, indicadores de controle e registro de evidências

POP de Compra de Materiais

Este kit padroniza o fluxo do Procedimento Operacional Padrão (POP) para requisição, cotação, aprovação, emissão de pedido, recebimento conferido e entrada no estoque do condomínio via plataforma GrandCondo

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estabeleça o fluxo operacional padrão para requisição, cotação, aprovação e recebimento técnico de insumos prediais. Capacite sua equipe de portaria e zeladoria com processos auditáveis e tecnologia GrandCondo.

Neste checklist

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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  • Pronto para imprimir em A4 ou preencher direto no celular.
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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • POP Estruturado de Compra de Materiais: Da Requisição à Entrada em Estoque
  • Checklist Mestre de Inspeção com 40 Pontos de Checagem Físico-Financeira
  • Matriz de Alçadas e Limites de Aprovadores (Zeladoria, Síndico e Administradora)
  • Roteiro de Conferência Técnica na Portaria para Itens Elétricos, Hidráulicos e Civis
  • Protocolo de Registro Rápido de Encomendas com Emissão Térmica via GrandCondo
  • Instrução de Recebimento de Produtos Químicos de Limpeza e Exigência de FISPQ
  • Ficha de Controle e Validade de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs - NR-06)
  • Modelo de Termo de Recusa e Devolução de Mercadorias Divergentes ou Avariadas
  • Guia de Endereçamento e Organização Física do Almoxarifado e DMLs
  • Planilha de Monitoramento de Indicadores de Compras e Estoque Condominial

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Almoxarifado central e prateleiras de estocagem de insumos
DML (Depósito de Material de Limpeza) dos pavimentos e subsolos
Depósito de tintas, solventes e produtos químicos inflamáveis
Estoque de peças sobressalentes de hidráulica e bombas de recalque
Estoque de componentes elétricos, reatores, disjuntores e lâmpadas LED
Área de recebimento de mercadorias e doca de descarga na portaria
Armário de ferramentas operacionais, instrumentação e EPIs da zeladoria
Módulo de Requisição e Ordens de Compra no aplicativo GrandCondo
Arquivo físico e digital de notas fiscais (DANFE), XMLs e termos de garantia
Bancada de conferência técnica de materiais recebidos (paquímetro, trena e balança)

Referências normativas

  • • ABNT NBR 5674: Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 14037: Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348 - Deveres do Síndico)
  • • ABNT NBR ISO 9001: Sistemas de gestão da qualidade — Requisitos (Processo de Compras e Seleção de Fornecedores)
  • • NR-26 (MTE): Sinalização de Segurança e Fichas com Dados de Segurança de Produtos Químicos (FDS/FISPQ)
  • • ABNT NBR 15575: Edificações Habitacionais — Desempenho (Específicações e durabilidade dos materiais prediais)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
DML - Pavimentos e Subsolos
risco critica

Os produtos químicos fracionados ou estocados no DML possuem a Ficha de Dados de Segurança (FDS/FISPQ) física ou digital atualizada e acessível via plataforma GrandCondo?

Critério: 100% dos produtos químicos estocados devem possuir FDS correspondente e atualizada conforme a norma ABNT NBR 14725.

Como verificar: Inspecionar a pasta física instalada no DML ou acessar a aba de documentos da unidade de estoque no aplicativo GrandCondo, cruzando os produtos armazenados com as FDS cadastradas.

002
DML - Pavimentos e Subsolos
risco alta

Todos os recipientes de produtos de limpeza fracionados no DML estão devidamente identificados com rótulo padrão informando nome do produto, diluição e data de fracionamento?

Critério: 100% dos recipientes fracionados identificados com etiqueta impressa legível; proibido o uso de embalagens reaproveitadas de alimentos ou bebidas.

Como verificar: Vistoriar visualmente todas as embalagens secundárias e borrifadores presentes nas prateleiras dos DMLs dos subsolos e pavimentos.

003
DML - Subsolo
risco alta

Os galões de produtos químicos concentrados (20L ou 50L) estocados no DML do subsolo estão alocados sobre paletes de contenção de derramamento sem trincas ou vazamentos?

Critério: Bacia de contenção limpa, sem furos ou deformações, com capacidade volumétrica para reter no mínimo 110% do volume do maior recipiente estocado.

Como verificar: Verificar a integridade física do palete de contenção (containment pallet) e inspecionar visualmente o dreno inferior para checar o acúmulo indesejado de líquidos.

004
DML - Pavimentos e Subsolos
risco media

O DML apresenta ventilação permanente funcional e prateleiras em material não oxidável organizadas por classe de produto?

Critério: Ventilação sem obstruções, ausência de odores fortes impregnados e estantes em plástico industrial ou inox totalmente íntegras.

Como verificar: Testar a desobstrução das grelhas de ventilação ou exaustão mecânica e examinar o estado de conservação das prateleiras (ausência de ferrugem ou mofo).

005
DML - Pavimentos e Subsolos
risco media

Os volumes físicos de saneantes e descartáveis estocados no DML respeitam as cotas de estoque mínimo/máximo cadastradas no GrandCondo e apresentam prazos de validade vigentes?

Critério: 100% dos produtos dentro do prazo de validade e saldo físico alinhado com a faixa Min-Max aprovada pela administração.

Como verificar: Realizar contagem física amostral de 5 itens no DML, checar a data de validade nos rótulos e cruzar os valores com as cotas de estoque cadastradas no sistema GrandCondo.

006
DML - Pavimentos e Subsolos
risco baixa

Os mops, vassouras, rodos e panos de limpeza estão limpos, suspensos em suportes de parede e separados pela codificação de cores por ambiente?

Critério: Zero utensílios apoiados diretamente no piso e 100% dos equipamentos limpos e dispostos nos ganchos apropriados.

Como verificar: Inspecionar os organizadores de cabos fixados na parede do DML e verificar a secagem e a separação dos panos/mops por cor conforme o padrão da equipe.

007
DML - Pavimentos e Subsolos
risco media

O tanque de lavagem do DML está com a torneira estanque, grelha ralo instalada no escoamento e sifão sem vazamentos ou refluxo de odores?

Critério: Torneira e sifão 100% estanques sem gotejamento; grelha ralo instalada e operante.

Como verificar: Acionar a torneira do tanque, inspecionar as conexões do sifão sob a cuba, testar o escoamento e conferir a presença física da grelha de retenção.

008
DML - Pavimentos e Subsolos
risco alta

As baixas operacionais dos materiais retirados do DML pelos faxineiros ou zelador foram registradas no módulo de estoque da plataforma GrandCondo em até 24 horas?

Critério: Conciliação de 100% entre as baixas físicas e os registros digitais lançados na plataforma no prazo máximo de 24h.

Como verificar: Selecionar 3 itens com consumo recente no DML (ex.: saco de lixo, papel toalha, detergente) e conferir no log do aplicativo GrandCondo se o lançamento da baixa coincide com a rotina de reposição.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Almoxarifado central e prateleiras de estocagem de insumos
  • • DML (Depósito de Material de Limpeza) dos pavimentos e subsolos
  • • Depósito de tintas, solventes e produtos químicos inflamáveis
  • • Estoque de peças sobressalentes de hidráulica e bombas de recalque
  • • Estoque de componentes elétricos, reatores, disjuntores e lâmpadas LED
  • • Área de recebimento de mercadorias e doca de descarga na portaria

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ficha de Dados de Segurança (FDS/FISPQ) de produtos químicos do DML ausente ou desatualizada na plataforma GrandCondo e no arquivo físico.Zelador(a)5 diasmedia
Recipientes de produtos de limpeza fracionados no DML sem rotulagem de identificação, taxa de diluição ou data de envasamento.Zelador(a)24 horasalta
Galões de produtos químicos de 20L e 50L estocados no DML do subsolo posicionados diretamente sobre o piso sem bacia de contenção.Administradora10 diasalta
Baixas operacionais de materiais de limpeza e manutenção retirados do DML não registradas no sistema em até 24 horas.Zelador(a)2 diasmedia
Instalações elétricas do depósito de tintas e inflamáveis convencionais, sem blindagem à prova de explosão (Classificação Ex).Empresa contratada30 diascritica
Latas de solventes, tintas a óleo e diluentes armazenadas sobre prateleiras comuns sem sistemas de contenção de derramamentos.Zelador(a)3 diasalta
Ausência de placas de sinalização de proibição de fumo e uso de chama aberta na porta do depósito de tintas e solventes.Zelador(a)24 horasalta
Extintor de incêndio tipo Pó Químico Seco (PQS) do depósito de inflamáveis despressurizado e com acesso bloqueado por caixas.Zelador(a)24 horascritica
Inexistência de kit de resposta a emergências ambientais para contenção de derramamentos de inflamáveis no depósito.Administradora7 diasalta
Ausência de sistema de exaustão mecânica ou ventilação cruzada permanente nos níveis superior e inferior do depósito de solventes.Engenheiro20 diasalta
Soleira do depósito de tintas plana, permitindo que eventuais derramamentos de solventes escorram para áreas externas da edificação.Empresa contratada15 diasalta
Embalagens de tintas e catalisadores apresentando estufamento de tampa e sinais severos de oxidação no corpo metálico.Zelador(a)2 diasalta

Como usar o kit em campo

Este Procedimento Operacional Padrão regulamenta o ciclo completo de suprimentos no condomínio, abrangendo desde a requisição de materiais de limpeza, elétrica, hidráulica e inflamáveis até a conferência técnica e consolidação fiscal no módulo financeiro da plataforma GrandCondo. A estipulação de critérios rigorosos de cotação e inspeção no recebimento garante a conformidade com as normas ABNT e NRs 10, 20 e 26, evitando desperdícios ou desvios de estoque. O rastreamento digital e a gestão de evidências fotográficas asseguram transparência contábil integral para a administradora, o síndico e o conselho fiscal.

  1. 1Abertura de Requisição via GrandCondoO responsável pelo setor registra a necessidade de reposição no módulo de estoque da plataforma GrandCondo, especificando quantidade, aplicação e local de destinação. É obrigatório vincular a FDS/FISPQ atualizada conforme a NR-26 para todos os insumos químicos antes de submeter o pedido. O sistema bloqueia requisições incompletas ou sem saldo orçamentário aprovado no plano de contas.
  2. 2Cotação Trifásica e Seleção TécnicaO comprador ou administradora realiza a cotação com no mínimo três fornecedores homologados, inserindo propostas, prazos de entrega e condições de pagamento na plataforma. Para materiais elétricos e químicos, exige-se comprovação de conformidade com as normas ABNT e especificações técnicas de segurança. A escolha baseia-se no menor custo global com atendimento estrito aos requisitos do edital interno.
  3. 3Aprovação e Emissão da Ordem de CompraO síndico ou gestor financeiro avalia o mapa comparativo e aprova a despesa diretamente no aplicativo GrandCondo conforme a alçada estipulada. A plataforma gera automaticamente a Ordem de Compra (OC) codificada e a envia ao fornecedor com os dados para entrega na doca. A OC fica salva e vinculada ao centro de custos para a posterior conciliação fiscal.
  4. 4Triagem e Recebimento Físico na DocaO porteiro recebe os materiais na área de descarga, confrontando a Nota Fiscal (DANFE) com a Ordem de Compra aberta na plataforma GrandCondo. Caso sejam detectadas avarias em embalagens de inflamáveis, ausência de lacres ou inconsistência de itens, a entrega é recusada de imediato. A recepção inicial é registrada no aplicativo com notificação automática ao zelador para inspeção.
  5. 5Conferência Técnica na Bancada de InspeçãoO zelador conduz os itens até a bancada técnica para medição com trena, paquímetro e balança calibrada, verificando bitolas, tensões e pesos. Em tintas e produtos do DML, checam-se a integridade das latas, temperatura do lote abaixo de 30°C, prazos de validade e a presença de rótulos de fracionamento. Evidências fotográficas detalhadas do material e da medição são anexadas ao módulo de recebimento do GrandCondo.
  6. 6Estocagem Normatizada e Entrada no EstoqueOs produtos aprovados são armazenados em seus respectivos locais, como paletes de retenção no DML, depósitos Ex conforme NRs 10 e 20 ou prateleiras do Almoxarifado Central. O operador realiza a importação do arquivo XML da NF-e no GrandCondo em até 24 horas, atualizando o saldo físico e financeiro. O DANFE e os termos de garantia são gravados no arquivo digital e salvos na pasta física da administração.
  7. 7Auditoria Semanal e Cálculo do Índice de ConformidadeA equipe de zeladoria realiza inspeções semanais com fotos no aplicativo GrandCondo para verificar organização, validade e contenção de vazamentos. O Índice de Conformidade (IC) é calculado pela fórmula: IC = (Número de Itens Conformes dividido pelo Total de Itens Inspecionados) multiplicado por 100. Se o resultado for inferior a 90%, o sistema emite um alerta automático exigindo a abertura de um plano de ação corretiva imediato.

Dicas de campo

  • • Exija que latões de solvente e tintas à base de óleo fiquem sempre armazenados sobre paletes ou bacias de contenção estanques para evitar contaminação do solo no subsolo.
  • • Mantenha o DML equipado com rótulos adesivos padrão contendo nome do produto, proporção de diluição e data de fracionamento conforme diretrizes sanitárias.
  • • Verifique se o depósito de inflamáveis possui exaustão mecânica permanente ou ventilação cruzada funcional e tomadas instaladas a mais de 1,20 m do piso.
  • • Garanta que o kit de emergência para derramamentos, composto por absorvente inerte e pá de polipropileno antifaísca, permaneça desobstruído ao lado do extintor PQS.
  • • Recuse o recebimento de componentes elétricos ou lâmpadas LED que não apresentem a marcação de conformidade do Inmetro e voltagem correta.
  • • Utilize a bancada de conferência técnica munida de paquímetro e balança para auditar bitolas de tubulação e peso de suprimentos antes da assinatura da nota fiscal.
  • • Efetue a baixa operacional dos insumos retirados do DML pelos auxiliares de limpeza no aplicativo GrandCondo no mesmo dia da entrega.

Para quem é este kit

Introdução

A padronização do processo de requisição, cotação e recebimento de materiais reduz desperdícios e assegura o rigoroso controle financeiro do condomínio. Este guia apresenta o fluxo operacional para alinhar a equipe de zeladoria e portaria à gestão orçamentária eficiente.

Seção 01Fluxo de Requisição de Materiais e Nível Crítico de Estoque

  • Mapeamento prévio dos insumos críticos conforme as diretrizes da ABNT NBR 5674.
  • Parametrização do estoque mínimo com base no consumo médio quinzenal.
  • Registro padronizado da solicitação pelo zelador via sistema GrandCondo.

Seção 02Cotação Tripla e Matriz de Aprovação Financeira

  • Coleta obrigatória de no mínimo três orçamentos detalhados por requisição.
  • Verificação das certificações de sanitizantes e químicos junto à ANVISA.
  • Aprovação do síndico e administradora integrada na plataforma de gestão.

Seção 03Emissão da Ordem de Compra e Alinhamento Logístico

  • Vinculação da Ordem de Compra ao centro de custo correspondente no sistema.
  • Definição de restrições de horários e regras para movimentação de carga na doca.
  • Notificação prévia da equipe de portaria sobre a previsão de chegada do frete.

Seção 04Protocolo de Recebimento Físico e Fiscal na Portaria e Zeladoria

  • Emissão do comprovante térmico de entrega em menos de 10 segundos na portaria.
  • Triagem visual imediata do DANFE e integridade dos volumes na doca de descarga.
  • Recusa formal imediata de volumes danificados ou sem nota fiscal correspondente.

Seção 05Conferência Técnica, Testes de Qualidade e Entrada no Estoque

  • Validação de tolerâncias dimensionais e especificações técnicas dos materiais.
  • Checagem de prazo de validade e FISPQ dos produtos químicos do DML.
  • Atualização imediata das quantidades do inventário no aplicativo GrandCondo.

Seção 06Rastreabilidade Financeira e Armazenamento Digital no GrandCondo

  • Anexo digital do DANFE e do arquivo XML à Ordem de Compra finalizada.
  • Conciliação automática entre a nota fiscal, o material recebido e o pagamento.
  • Histórico unificado de insumos para consultas de garantia, laudos e auditorias.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A implementação de um Procedimento Operacional Padrão (POP) para a compra e o controle de materiais transforma a gestão do almoxarifado e protege o caixa do condomínio contra perdas. Baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — POP de Compra de Materiais e estruture processos operacionais seguros com o apoio da sua equipe e da plataforma GrandCondo.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
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