Checklist
KIT-2-009
operação completa da portaria 24 horas: escalas, postura, procedimentos, equipamentos e indicadores

Checklist da Portaria 24h

Este kit estabelece o protocolo técnico de inspeção para a operação presencial da portaria 24 horas em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~24 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estabeleça o protocolo técnico de inspeção para a operação presencial em condomínios residenciais e comerciais. Garanta a segurança do controle de acesso, a ergonomia da guarita e a eficiência na triagem com a equipe humana equipada com a tecnologia GrandCondo.

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.

Itens 49–65

Itens 49 a 65 com campos de conformidade e observação.

Itens 66–72

Itens 66 a 72, observações e bloco de assinaturas.

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Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Checklist de 72 itens para auditoria completa da portaria presencial
  • Matriz de frequências operacionais (Diário, Semanal, Mensal, Trimestral, Semestral)
  • Planilha padrão para registro estruturado de passagem de turno
  • Guia de triagem e protocolo rápido de encomendas e correspondências
  • Roteiro de teste funcional de comunicação e automação de portões
  • Quadro de indicadores de conformidade de postura e uniformes
  • Mapa de controle de chaves e gestão de credenciais físicas
  • Modelo de instrução de trabalho para cadastro e liberação de prestadores de serviço

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Guarita e Infraestrutura Ocupacional do Posto
Controle de Acesso de Pedestres e Prestadores
Controle de Acesso de Veículos e Garagem
Recebimento, Protocolo e Triagem de Encomendas
Passagem de Turno e Livro de Ocorrências
Interfonia e Telefonia de Emergência
Central Local de Monitoramento CFTV e Alarmes
Gestão de Chaves, Credenciais e Controle de Tags
Postura Profissional, Uniformes e Apresentação
Escalas de Trabalho, Coberturas e Registro de Ponto

Referências normativas

  • ABNT NBR 9050: Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos
  • ABNT NBR 5410: Instalações elétricas de baixa tensão em postos de trabalho
  • NR-17: Ergonomia — Condições ambientais e postos de trabalho na guarita
  • NR-26: Sinalização de segurança para áreas de circulação e acesso
  • NR-01: Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO) e PGR
  • Lei nº 13.709/2018 (LGPD): Proteção de dados pessoais no registro de acesso de visitantes

Amostra do checklist (72 itens no material completo)

001
Guarita / Mobiliário
risco media

A cadeira de trabalho do porteiro possui regulagem de altura, encosto para a região lombar, apoio para braços e estofamento em perfeito estado de conservação?

Critério: Mecanismos de ajuste 100% funcionais, ausência de folgas excessivas e estofamento anatômico sem deformação permanente.

Como verificar: Testar individualmente as alavancas de regulagem de altura do assento e inclinação do encosto, verificar a firmeza dos apoios de braço e inspecionar a espuma e revestimento contra rasgos ou deformações.

002
Guarita / Conforto Térmico
risco media

O sistema de climatização da guarita está com manutenção preventiva em dia, filtros limpos e operando na faixa de temperatura entre 20 °C e 23 °C?

Critério: Temperatura mantida entre 20 °C e 23 °C, umidade relativa acima de 40% e filtro sem acúmulo visível de poeira.

Como verificar: Aferir a temperatura do posto com termo-higrômetro no centro da guarita, inspecionar o selo/etiqueta de manutenção preventiva e checar visualmente a limpeza do filtro de ar.

003
Guarita / Iluminação
risco baixa

O nível de iluminância sobre a bancada atinge no mínimo 300 lux sem gerar reflexos diretos nas telas do terminal GrandCondo?

Critério: Iluminância mínima de 300 lux no plano de trabalho (conforme NBR ISO/CIE 8995-1 e NR-17) sem pontos de ofuscamento direto nos monitores.

Como verificar: Posicionar o sensor do luxímetro sobre a bancada de trabalho na altura do teclado/caderno e registrar a medição. Verificar se a luminária possui difusor acoplado.

004
Guarita / Instalações Elétricas
risco alta

As tomadas da bancada estão identificadas com a tensão (110V/220V) e com cabeamento organizado sem o uso de adaptadores do tipo benjamim?

Critério: Zero uso de adaptadores móveis (benjamins/Ts), tomadas devidamente identificadas e fiação total e rigidamente canalizada.

Como verificar: Inspecionar visualmente o topo e a parte inferior da bancada de trabalho, checar a presença de anilhas/etiquetas de voltagem nas tomadas e verificar se os cabos estão fixados em organizadores.

005
Guarita / Backup Elétrico
risco critica

O nobreak de suporte aos equipamentos da portaria e o bloco de iluminação de emergência entram em operação imediata ao simular falta de energia?

Critério: Comutação do nobreak em tempo zero sem desligamento do terminal/roteador e autonomia testada compatível com a especificação (mínimo 30 minutos). Luminária de emergência acionada instantaneamente.

Como verificar: Desconectar a tomada de alimentação do nobreak da rede ou acionar o botão de teste do bloco de emergência, cronometrando o tempo de resposta e o comportamento da carga acoplada.

006
Guarita / Vidros e Esquadrias
risco alta

Os vidros da guarita oferecem visão panorâmica desobstruída das eclusas de acesso, sem bolhas no insulfilm, trincas ou obstruções visuais?

Critério: Visibilidade de 100% das zonas críticas de acesso sem distorções ópticas, trincas na estrutura do vidro ou bolhas na película reflexiva.

Como verificar: Sentar na posição habitual de trabalho do porteiro e checar todo o campo de visão para os portões, eclusas e vias de acesso externo, avaliando a transparência e integridade das películas e vidros.

007
Guarita / Instalações Sanitárias
risco media

O sanitário do posto de portaria está em perfeitas condições de funcionamento, limpo e provido de lixeira com pedal, papel toalha e sabão líquido?

Critério: Descarga e torneira sem vazamentos, exaustão funcional, lixeira acionada exclusivamente por pedal e dispensadores 100% abastecidos.

Como verificar: Acionar descarga, torneira e exaustor de ar; verificar vedação do vaso e presença de vazamentos; conferir o abastecimento de papel higiênico, papel toalha e sabão saboneteira.

008
Guarita / Alarme e Emergência
risco critica

O botão de pânico físico sob a bancada está oculto, fixado de forma firme e enviando sinal silencioso testado com sucesso junto à central de monitoramento?

Critério: Sinal de alarme silencioso recebido pela central em menos de 30 segundos, sem qualquer emissão sonora ou visual na guarita.

Como verificar: Entrar em contato prévio com a central de monitoramento informando início do teste, acionar a botoeira física oculta sob a bancada e confirmar o recebimento do código de pânico silencioso na central.

Calendário de inspeções

Diário

Porteiro / Zelador
  • Verificar a passagem de turno, conferindo o livro de ocorrências físico e digital no aplicativo GrandCondo
  • Efetuar teste operacional de abertura e fechamento de portões de pedestres e veículos
  • Conferir a listagem de encomendas pendentes de retirada registradas no módulo de correspondências
  • Checar a apresentação pessoal, alinhamento do uniforme e crachá do porteiro que assume o posto
  • Testar o funcionamento da linha direta de interfonia com a zeladoria e administração

Semanal

Zelador
  • Inspecionar as condições de limpeza, higienização e organização da guarita e sanitário de apoio
  • Auditar amostralmente os registros de entrada de prestadores de serviço e visitantes da semana
  • Verificar o funcionamento do sistema de luz de emergência e nobreaks da central de guarita
  • Conferir o estoque de etiquetas e insumos de protocolo de encomendas
  • Testar a operação dos rádios comunicadores HT e carregadores de bateria

Mensal

Zelador e Supervisor da Empresa
  • Auditar o cumprimento das escalas de trabalho, registros de ponto e banco de horas da equipe presencial
  • Realizar teste funcional nas botoeiras de pânico local e alarmes de intrusão do perímetro
  • Avaliar a iluminação (lux) e as condições ergonômicas da cadeira e bancada da guarita (NR-17)
  • Checar o cadastro de veículos e placas atualizados no sistema GrandCondo juntamente com os moradores
  • Realizar reunião mensal de alinhamento operacional entre zelador, síndico e supervisão da portaria

Trimestral

Síndico e Zelador
  • Auditar as autorizações permanentes para prestadores de serviço cadastrados no condomínio
  • Aplicar avaliação de desempenho operacional da equipe de portaria com base nos relatórios de ocorrências
  • Simular procedimento de contingência e pânico com a equipe presencial para medição do tempo de resposta
  • Inspecionar a integridade de cabos, conectores, telas de CFTV e conectividade com a plataforma GrandCondo

Semestral

Síndico, Administradora e Prestadora
  • Promover reciclagem presencial obrigatória sobre procedimentos de segurança, LGPD e uso do aplicativo GrandCondo
  • Revisar o regulamento interno referente a horários de mudança, obras e entregas na portaria
  • Inspecionar o estado de conservação do mobiliário, ar-condicionado e vidros blindados/caixilhos da guarita

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Tomadas da bancada sem identificação de voltagem (110V/220V) e presença de adaptadores do tipo benjamim acumulando fiação.Empresa contratada3 diasmedia
Nobreak do sistema de controle de acesso não assumiu a carga e o bloco de iluminação de emergência permaneceu apagado na simulação de falta de energia.Zelador(a)2 diasmedia
Película de controle solar com bolhas e pontos ciegos comprometendo a visão panorâmica da eclusa de pedestres.Administradora7 diasmedia
Botão de pânico físico sob a bancada frouxo e falha na transmissão do sinal silencioso de teste para a central de monitoramento.Empresa contratada24 horasmedia
Sistema de intertravamento permitindo abertura simultânea das duas folhas por travamento ou falha no eletroímã.Empresa contratada24 horasmedia
Porteiro retendo documento físico de visitante e anotando dados adicionais desnecessários em caderno de papel paralelo.Síndico2 diasmedia
Liberação de prestadores de serviço terceirizados sem autorização formal prévia no aplicativo GrandCondo ou consulta telefônica à unidade.Zelador(a)2 diasmedia
Barra antipânico enroscada e ausência de sinalização fotoluminescente de rota de fuga em conformidade com as normas NBR 13434 e NR-26.Zelador(a)3 diasmedia
Portão externo e portão interno acionados simultaneamente pela botoeira anulando o efeito do intertravamento veicular.Empresa contratada24 horasmedia
Fotocélula desalinhada e com acúmulo de poeira permitindo o fechamento do portão veicular sobre obstáculo simulado.Zelador(a)24 horasmedia
Chave de destravamento manual do motor do portão ausente no posto durante simulação de emergência.Zelador(a)2 diasmedia
Sinaleira audiovisual de alerta para pedestres na calçada inoperante durante o movimento do portão de veículos.Zelador(a)5 diasmedia

Como usar o kit em campo

Este guia estabelece as diretrizes técnicas para a auditoria diária e manutenção preventiva da portaria 24 horas em condomínios operados com apoio do sistema GrandCondo. A aplicação rigorosa dos checklists garante o perfeito intertravamento de acessos, o funcionamento do backup elétrico e o cumprimento estrito das diretrizes de segurança e LGPD. O monitoramento contínuo dos indicadores operacionais permite ao síndico e à administradora corrigir falhas de infraestrutura e postura antes que afetem a rotina do posto.

  1. 1Vistoria e Organização da Guarita e Instalações ElétricasInspecione visualmente o posto de trabalho, garantindo que bancadas estejam limpas e sem adaptadores tipo benjamim. Verifique se todas as tomadas do painel de monitoramento estão identificadas com a voltagem nominal. Certifique-se de que a visibilidade para a eclusa de pedestres está total, sem objetos obstruindo os vidros.
  2. 2Ensaio do Backup Elétrico e Sistema de EmergênciaDesligue temporariamente o disjuntor principal da guarita para simular uma queda de energia na concessionária local. Verifique se o nobreak assume imediatamente a alimentação dos computadores, interfonia e controle de acesso sem reiniciar o sistema GrandCondo. Confirme também se os blocos autônomos de luz de emergência acendem prontamente no posto e na eclusa.
  3. 3Teste de Intertravamento e Botoeiras nas EclusasRealize o teste diário do sistema de intertravamento dos portões de pedestres e veículos acionando a abertura do primeiro portão e confirmando se o segundo permanece travado. Teste os botões mecânicos de destravamento de emergência e barras antipânico para garantir liberação suave em situações de evacuação urgente. Registre qualquer falha magnética ou travamento de fechadura imediatamente.
  4. 4Aferição de Fotocélulas, Laços e Sinalização de GaragemSimule a passagem de um obstáculo durante o fechamento automatizado dos portões veiculares para certificar-se de que as fotocélulas acionam a reversão instantânea de curso. Inspecione o estado das correntes, roldanas e cabos de aço quanto a sinais de desfiamento ou falta de lubrificação. Verifique se a sinaleira audiovisual da calçada e o delimitador de altura operam em perfeita sintonia com a abertura do portão.
  5. 5Verificação de Interfonia, Pânico e Protocolo LGPDEfetue uma chamada de teste pelo painel externo da eclusa para avaliar a clareza do áudio sem ruídos ou chiados de estática. Execute o teste silencioso do botão de pânico físico sob a bancada alinhando previamente o sinal com a central de monitoramento parceira. Inspecione os terminais de atendimento para assegurar que a coleta de dados de visitantes no GrandCondo limita-se a nome e CPF, abolindo cadernos físicos.
  6. 6Registro de Evidências Fotográficas e OcorrênciasAo identificar qualquer não conformidade nos equipamentos ou estrutura, utilize um dispositivo móvel para fotografar o problema em ângulo aberto e em detalhe de aproximação. Acesse o módulo de manutenção no sistema GrandCondo, abra o chamado categorizado anexando as imagens datadas e detalhando o desvio encontrado. As evidências visuais subsidiam a cobrança imediata junto às empresas terceirizadas de manutenção.
  7. 7Cálculo e Análise do Índice de Conformidade do PostoCalcule o Índice de Conformidade do Posto (ICP) ao final do checklist dividindo o número de itens aprovados pelo número total de itens auditados e multiplicando o resultado por 100. Um ICP abaixo de 80% exige intervenção crítica imediata do síndico; entre 80% e 94% exige plano de ação do zelador em até 48 horas; e acima de 95% indica operação adequada. Acompanhe a evolução do indicador nos relatórios gerenciais da plataforma.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais

Zeladores e Supervisores Prediais

Administradoras de Condomínios

Gestores de Facilities

Introdução

A operação de uma portaria 24 horas exige infraestrutura ergonômica, equipamentos funcionais e uma equipe presencial rigorosamente treinada. Este artigo detalha os protocolos técnicos de controle de acesso, gestão de encomendas e auditoria de guaritas em condomínios.

Seção 01O Papel Estratégico da Equipe Presencial na Portaria 24 Horas

Seção 02Infraestrutura Ocupacional e Ergonomia na Guarita

  • Verificação da validade e conservação do mobiliário ergonômico (cadeiras e apoios de pé).
  • Aferição periódica dos níveis de iluminância e controle de ofuscamento nos monitores.
  • Inspeção e higienização mensal dos aparelhos de ar-condicionado e exaustores do posto.
  • Checagem do funcionamento adequado das instalações sanitárias e hidráulicas da guarita.

Seção 03Protocolos de Controle de Acesso de Pedestres e Veículos

Seção 04Recebimento, Protocolo e Triagem de Encomendas

Seção 05Passagem de Turno e Gestão do Livro de Ocorrências

  • Inspeção conjunta do CFTV, interfones e quadro de chaves durante a troca de equipe.
  • Registro documentado das rondas e pendências de zeladoria ou manutenção.
  • Conferência do estoque de encomendas e correspondências sob guarda da portaria.
  • Assinatura bilateral no livro de ocorrências atestando a transferência de responsabilidades.

Seção 06Monitoramento Local: Interfonia, CFTV e Alarmes

Seção 07Postura Operacional, Uniformes e Escalas de Trabalho

Seção 08A Importância dos Indicadores e Inspeções de Rotina

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A 1ª gestão inteligente de encomendas com comprovante térmico

Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
A plataforma GrandCondo em operação. Portaria, visitantes, encomendas e avisos ao morador no mesmo fluxo — no computador da guarita e no celular da equipe.
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