Checklist
KIT-2-956
renovação: análise de desempenho, índice de reajuste, nova cotação de mercado, aviso prévio e aditivo — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Checklist de Renovação e Reajuste de Contratos

Este kit estabelece o procedimento técnico e financeiro para auditoria, avaliação de desempenho, reajuste e renovação de contratos de prestação de serviços e fornecimento em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Audite SLAs, controle índices reajustadores e previna renovações automáticas onerosas. Padronize a análise contratual da sua equipe com suporte à plataforma GrandCondo.

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Pontos técnicos de verificação contratual

Áreas estratégicas auditadas no condomínio

Conformidade com o Código Civil e ABNT

Emissão de comprovantes na rotina com GrandCondo

O que vem neste kit

  • Capa Padronizada de Auditoria Contratual
  • Guia de Fundamentação Normativa
  • Ficha Cadastral e de Regularidade Fiscal
  • Auditoria de Elevadores e Transportes Verticais
  • Inspeção de Portaria Presencial e Limpeza
  • Verificação de Geradores, Bombas e Sistema de Incêndio
  • Matriz de Reajuste Econômico (IPCA/IGP-M)
  • Protocolos de Aviso Prévio e Minutas de Aditivo
  • Matriz de Decisão e Classificação (C / NC / NA)

Por que este kit resolve

Economia Real no Orçamento

Elimine reajustes abusivos e renovações tácitas sem a devida contrapartida técnica ou revisão de valores.

Conformidade Legal e Código Civil

Garanta total legalidade em aditivos, apólices de seguro obrigatórias e retenções trabalhistas.

Avaliação Qualitativa de SLA

Vincule a manutenção de contratos ao desempenho real do prestador, auditado em campo pelo zelador.

Mitigação de Passivos Trabalhistas

Verifique CNDs, certidões e folhas de pagamento de equipes terceirizadas antes de assinar a renovação.

Balizamento por Cotações de Mercado

Utilize pesquisas comparativas para negociar condições justas com os fornecedores atuais.

Eficiência Operacional Unificada

Conecte a gestão de contratos às ocorrências diárias e ao protocolo térmico de entregas do sistema GrandCondo.

Áreas e sistemas inspecionados

Contrato de Manutenção Predial de Transportes Verticais (Elevadores)
Contrato de Segurança e Portaria Presencial
Contrato de Limpeza, Conservação e Gestão de Resíduos
Contrato de Manutenção de Grupo Gerador e Subestação Elétrica
Contrato de Manutenção de Bombas, Motobombas e Sistema Hidráulico
Contrato de Manutenção de Sistemas de Combate a Incêndio e AVCB
Contrato de Conservação de Portões Automáticos, CFTV e Interfonia
Contrato de Manutenção de Áreas Verdes e Jardinagem
Contrato de Apólice de Seguro Condominial Obrigatório
Contrato de Plataforma de Gestão Condominial (Tecnologia GrandCondo)
Contrato de Assessoria Jurídica e Gestão Contábil

Referências normativas

  • Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro — Art. 1.348, Gestão Financeira e Contratual)
  • Lei Federal nº 10.192/2001 (Medidas Complementares ao Plano Real — Periodicidade Anual dos Reajustes)
  • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão da manutenção)
  • NBC TSC 4400 (Trabalhos de Procedimentos Previamente Acordados sobre Informações Financeiras)
  • Lei Federal nº 8.245/1991 (Lei do Inquilinato — Aplicável a locações de áreas comuns e antenas)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Elevadores / Transportes Verticais
risco critica

A empresa contratada de manutenção de elevadores cumpriu o tempo máximo de atendimento a chamados de emergência para passageiros retidos durante os últimos 12 meses?

Critério: Tempo de chegada do técnico para resgate inferior ou igual a 30 minutos em regiões metropolitanas, conforme NBR 16083 e cláusula de SLA acordada.

Como verificar: Acessar os registros de ocorrências na plataforma GrandCondo e no livro de registro do porteiro, confrontando os horários de solicitação com as ordens de serviço e relatórios de atendimento emitidos pela empresa mantenedora.

002
Elevadores / Transportes Verticais
risco alta

O Relatório de Inspeção Anual (RIA) assinado por engenheiro habilitado, acompanhado da respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) quitada, está dentro do prazo de validade?

Critério: RIA emitido há menos de 12 meses com parecer favorável sem pendências impeditivas e ART quitada no CREA, em conformidade com a ABNT NBR 5674 e legislação municipal vigente.

Como verificar: Solicitar à empresa mantenedora e à administradora o laudo do RIA mais recente do ano corrente e o comprovante de pagamento da ART correspondente.

003
Elevadores / Transportes Verticais
risco alta

A proposta de reajuste financeiro do contrato de elevadores respeita a periodicidade anual e utiliza estritamente o índice econômico pactuado no contrato original?

Critério: Interregno mínimo de 365 dias do último reajuste e índice percentual estritamente idêntico ao acumulado no período conforme a Lei Federal nº 10.192/2001.

Como verificar: Verificar a data do último reajuste aplicado na pasta prestação de contas, checar o índice previsto em contrato (IPCA ou IGP-M) e calcular a variação acumulada de 12 meses na ferramenta oficial do Banco Central.

004
Elevadores / Transportes Verticais
risco media

Foi realizada cotação de mercado comparativa com no mínimo três empresas multimarcas qualificadas antes da decisão de renovação?

Critério: Existência de 3 orçamentos formais de empresas habilitadas no CREA com detalhamento de escopo (cobertura total ou parcial de peças) para comparação direta com o contrato vigente.

Como verificar: Analisar o mapa comparativo de cotações elaborado pela administradora, contendo propostas formais de no mínimo 3 prestadores registrados no conselho de classe.

005
Segurança e Portaria Presencial
risco critica

A prestadora de serviço de portaria presencial apresentou as Certidões Negativas de Débitos (CND) e comprovantes de quitação trabalhista e previdenciária da equipe alocada?

Critério: Apresentação de 100% das certidões no prazo de validade e comprovantes de recolhimento dos encargos (FGTS e INSS) do mês anterior quitados.

Como verificar: Exigir da empresa as certidões negativas de débitos junto ao TST (CNDT), Receita Federal/INSS e FGTS (CRF), além do relatório eSocial/SEFIP quitado referente aos porteiros atuantes no condomínio.

006
Segurança e Portaria Presencial
risco alta

A taxa de turnover (rotatividade) da equipe de porteiros presenciais no último período contratual permaneceu dentro do limite estipulado em contrato?

Critério: Índice de rotatividade da equipe presencial alocada no posto inferior a 30% ao ano, com cobertura imediata do posto sem desfalque presencial.

Como verificar: Consultar o relatório de usuários cadastrados para a portaria na plataforma GrandCondo e comparar o número de substituições de funcionários realizadas nos últimos 12 meses.

007
Segurança e Portaria Presencial
risco alta

O processo de auditoria e renovação contratual da portaria foi deflagrado respeitando o prazo mínimo de aviso prévio para denúncia sem penalidade?

Critério: Notificação prévia emitida formalmente com antecedência mínima de 30 a 60 dias da data de término do contrato, conforme especificado no instrumento contratual.

Como verificar: Checar no contrato vigente a cláusula de prazo para notificação de não renovação e conferir o protocolo da carta enviada à prestadora ou da minuta do termo aditivo.

008
Segurança e Portaria Presencial
risco media

A empresa contratada forneceu comprovante de treinamento e reciclagem da equipe presencial para a operação adequada da plataforma GrandCondo?

Critério: 100% dos porteiros presenciais operantes no condomínio devidamente capacitados com certificado emitido ou atualizado nos últimos 6 meses.

Como verificar: Exigir a lista de presença e certificados de reciclagem fornecidos pela prestadora, verificando adicionalmente a taxa de uso assertivo das funções do aplicativo pelo porteiro nos relatórios da plataforma.

Calendário de inspeções

Mensal

  • Contrato de Manutenção Predial de Transportes Verticais (Elevadores)
  • Contrato de Segurança e Portaria Presencial
  • Contrato de Limpeza, Conservação e Gestão de Resíduos
  • Contrato de Manutenção de Grupo Gerador e Subestação Elétrica
  • Contrato de Manutenção de Bombas, Motobombas e Sistema Hidráulico
  • Contrato de Manutenção de Sistemas de Combate a Incêndio e AVCB

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Descumprimento do tempo máximo de atendimento emergencial a passageiros presos em elevadores nos últimos 12 meses.Síndico5 diascritica
Relatório de Inspeção Anual (RIA) de elevadores vencido ou sem a devida Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) quitada no CREA.Empresa contratada10 diasalta
Proposta de reajuste financeiro do contrato de elevadores em índice superior ao indicador oficial (IPCA/IGP-M) pactuado no contrato original.Administradora7 diasmedia
Ausência de certidões negativas (CNDT, INSS, FGTS) e comprovantes de quitação de encargos da equipe de portaria presencial.Administradora5 diascritica
Taxa de rotatividade (turnover) dos porteiros presenciais acima do limite estipulado em contrato no último período.Síndico15 diasmedia
Ausência de comprovantes de entrega de EPIs com CA válido e falta das FISPQs dos produtos químicos de limpeza no condomínio.Zelador(a)3 diasalta
Pendência na comprovação do recolhimento de FGTS e INSS (EFD-Reinf/DCTFWeb) da empresa de limpeza e conservação.Administradora5 diasalta
Técnicos de manutenção do grupo gerador atuando na subestação com certificados das NRs 10 e 35 fora da validade.Zelador(a)2 diascritica
Falta do laudo de análise físico-química do óleo lubrificante do gerador e do teste operacional com carga no Quadro de Transferência Automática (QTA).Engenheiro15 diasalta
Portões automáticos operando sem a devida calibração dos sistemas anti-esmagamento em descumprimento à ABNT NBR 16655 e NR-12.Empresa contratada4 diascritica
Período de retenção de imagens do CFTV inferior ao prazo mínimo contratado de 30 dias por falha de armazenamento nos gravadores.Empresa contratada5 diasalta
Renovação do contrato de manutenção do sistema de portões e CFTV proposta sem o levantamento prévio de cotações comparativas no mercado.Administradora10 diasmedia

Como usar o kit em campo

A renovação e o reajuste contratual em condomínios exigem uma análise rigorosa do desempenho operacional dos prestadores de serviço, verificação de certidões trabalhistas e validação dos índices econômicos pactuados em contrato. A equipe operacional, formada pelo síndico, zelador e administradora, deve utilizar a plataforma GrandCondo para centralizar os históricos de chamados, relatórios de manutenção preventiva e laudos técnicos obrigatórios antes de assinar qualquer aditivo. Esse processo técnico garante a sustentabilidade financeira do condomínio, evita passivos judiciais e assegura a manutenção dos padrões de segurança e conservação predial.

  1. 1Levantamento do Histórico Operacional e SLAs no GrandCondoAcesse os registros do módulo de manutenção e ordens de serviço da plataforma GrandCondo para auditar o cumprimento dos SLAs, prazos de atendimento emergencial e frequência de chamados nos últimos 12 meses. Identifique falhas recorrentes em equipamentos como elevadores, geradores e portões automáticos antes de iniciar as negociações.
  2. 2Auditoria Contábil e de Regularidade TrabalhistaExija da prestadora de serviço as Certidões Negativas de Débitos (CND), comprovantes de recolhimento de FGTS e INSS (EFD-Reinf/DCTFWeb), CNDT e os comprovantes de entrega de EPIs com CA válido. A consolidação dessa documentação na plataforma GrandCondo previne a responsabilização subsidiária ou solidária do condomínio.
  3. 3Análise Econômica e Validação de Índices de ReajusteVerifique se a proposta de reajuste respeita a periodicidade anual acumulada e utiliza estritamente o índice oficial previsto em cláusula (como IPCA ou IGP-M). Caso o valor proposto exceda o índice contratual ou esteja fora da inflação setorial, solicite a abertura de negociação formal ou cotação de mercado.
  4. 4Benchmarking e Cotação de MercadoRealize cotação comparativa de preços com no mínimo três empresas qualificadas tecnicamente no mercado para o mesmo escopo de serviço. Registre os orçamentos no módulo financeiro do GrandCondo para subsidiar a tomada de decisão em assembleia ou com a comissão de finanças.
  5. 5Verificação da Capacidade Técnica e NormativaConfirme a validade das Anotações de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) quitadas, laudos anuais como RIA de elevadores e laudo de subestação, e certificações de NRs (NR-10, NR-35, NR-12) da equipe alocada. Exija que a empresa apresente engenheiros habilitados nos respectivos conselhos de classe (CREA/CFT) quando exigido pela legislação.
  6. 6Registro de Evidências Fotográficas e DocumentaisAnexe na ordem de serviço do GrandCondo as fotos das placas de identificação técnica, etiquetas de manutenção atualizadas nos equipamentos, relatórios de testes operacionais e vias digitalizadas das medições físicas. Essas evidências fotográficas e documentais auditáveis comprovam a execução real das manutenções estipuladas.
  7. 7Cálculo do Índice de Conformidade Contratual (ICC)Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens aprovados (Conformes) pelo número total de itens avaliados aplicáveis no checklist, multiplicando o resultado por 100. Contratos com ICC inferior a 85% devem ser submetidos à notificação prévia, readequação técnica ou rescisão contratual sem penalidade.
  8. 8Elaboração do Aditivo Contratual ou Denúncia do ContratoFormalize a renovação por meio de aditivo fundamentado com o novo valor, vigência, índice e SLAs repactuados, anexando o parecer da assessoria jurídica. Caso a decisão seja pelo encerramento, envie a notificação formal de denúncia respeitando rigorosamente o prazo de aviso prévio contratual.

Dicas de campo

  • Utilize a central de arquivos do GrandCondo para emitir alertas automáticos com 90 dias de antecedência do vencimento de cada contrato do condomínio.
  • Mantenha os registros de testes do Quadro de Transferência Automática (QTA) do gerador e calibração de fotocélulas dos portões arquivados para comprovar cumprimento de SLA.
  • Exija que o Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores seja entregue obrigatoriamente até 30 dias antes da data de renovação do contrato de conservação.
  • Condicione a liberação do pagamento da primeira fatura reajustada à assinatura prévia e formal do termo aditivo assinado por ambas as partes.
  • Verifique se as FISPQs dos produtos químicos de limpeza e os certificados de formação em NR-10 e NR-35 da equipe do gerador/subestação estão fisicamente disponíveis na zeladoria e salvos no GrandCondo.
  • Acompanhe a taxa de turnover da equipe presencial de portaria e limpeza; taxas elevadas sinalizam riscos operacionais e trabalhistas para o condomínio.
  • Não aceite a substituição de índices econômicos pactuados no contrato original sem a prévia justificativa técnica e aprovação formal em assembleia de condôminos.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão eficiente de contratos em condomínios exige rigor técnico na análise de SLAs, índices de reajuste econômico e conformidade com o Código Civil brasileiro. Este artigo detalha as etapas indispensáveis para que síndicos e administradoras conduzam auditorias contratuais seguras, equalizando escopos e garantindo a operação confiável da edificação.

  • Mapear a data exata de vencimento e a cláusula específica de aviso prévio de todos os contratos ativos.
  • Notificar formalmente os prestadores de serviço sobre a intenção de análise técnica com, no mínimo, 90 dias de antecedência.
  • Arquivar digitalmente as apólices e os instrumentos contratuais vigentes na administração para rápido acesso e conferência.

Seção 022. Auditoria de Desempenho e Mensuração do SLA Contratual

  • Quantificar e documentar rigorosamente os chamados de manutenção corretiva reabertos no mesmo mês civil.
  • Verificar diariamente os livros de ocorrência física da portaria presencial 24h e os registros oficiais de rondas da zeladoria.
  • Exigir da empresa terceirizada o comprovante analítico de recolhimento dos encargos trabalhistas (INSS, FGTS) mensalmente para mitigar passivo solidário.

Seção 033. Dinâmica de Índices Econômicos: IPCA, IGP-M e Reajuste Sindical

  • Recusar terminantemente quaisquer repasses inflacionários pleiteados antes do período legal mínimo de 12 meses de vigência ininterrupta do contrato.
  • Exigir a apresentação de planilha aberta demonstrando a exata composição de custos operacionais e a formação de preços atualizada.
  • Conferir as cláusulas de reajuste de insumos logísticos versus o piso salarial bruto estabelecido na mais recente CCT da categoria alocada.

Seção 044. Pesquisa de Mercado e Equalização Técnica de Propostas

  • Fornecer idêntico Termo de Referência técnico-comercial para, no mínimo, três empresas idôneas concorrentes no pleito.
  • Desclassificar sumariamente fornecedores que não apresentem Certidões Negativas de Débitos (CNDs) nos níveis federal, estadual e municipal.
  • Verificar o capital social da empresa proponente e solicitar atestados de capacidade técnica formalmente emitidos por outros condomínios de porte equivalente.

Seção 055. Criticidade em Contratos de Manutenção de Sistemas Vitais

  • Confirmar formalmente a emissão e o recolhimento anual da respectiva ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) por engenheiro ativo no CREA do estado.
  • Conferir criticamente os laudos oficiais de estanqueidade das linhas de gás e os atestados de pleno funcionamento da central de alarme de incêndio.
  • Revisar o tempo limite de atendimento presencial estipulado (SLA) para a liberação de passageiro retido no elevador, cláusula que deve estar em negrito no contrato.

Seção 066. A Integração da Tecnologia na Gestão de Contratos e Equipes de Campo

  • O zelador aciona imediatamente os prestadores externos através dos módulos oficiais de comunicação do sistema, documentando falhas e gerando histórico consolidado para o SLA.
  • O controle estrito e catalogado do acesso físico de terceirizados via portaria presencial atrela diretamente a permanência do técnico no local às obrigações do cronograma de manutenção contratado.
  • O registro mandatório de fotografias e vídeos em campo, prontamente anexados às ordens de serviço via smartphone pelo zelador, atua como comprovação técnica da execução antes de aprovar o faturamento final.

Seção 077. Elaboração de Aditivos Formais e Mitigação de Passivos Trabalhistas

  • Submeter integralmente a primeira minuta do aditivo contratual ao crivo do corpo jurídico e à ciência do conselho fiscal previamente à assinatura definitiva do síndico em exercício.
  • Exigir incondicionalmente a apresentação imediata dos relatórios do PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) e PCMSO atualizados, garantindo a proteção e integridade da equipe terceirizada que transita e atua no edifício (conforme NR-1 e NR-7).
  • Ajustar criteriosamente o cadastro mestre do fornecedor no sistema contábil ERP, promovendo a devida atualização proativa de todas as alíquotas de retenção de impostos que são pertinentes àquele código de serviço específico contratado.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A auditoria técnica e financeira minuciosa protege a arrecadação condominial e maximiza a segurança patrimonial da edificação contra interrupções de serviço. Para implementar um fluxo de trabalho validado e alinhado ao rigor do Código Civil, faça o download gratuito do nosso Kit Profissional de Inspeção — Renovação e Reajuste de Contratos e capacite a sua equipe.

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