GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-1017
planilha de gastos mensais do condomínio com lançamento de entradas e saídas, data, grupo de despesa, fornecedor, forma de pagamento, valor e observação, gerando resumo automático de receita, despesa, saldo do mês e saldo acumulado, além de painel mensal por grupo de despesa e alerta de estouro em relação à previsão

Planilha de Gastos Mensais do Condomínio

Este kit estabelece o roteiro técnico e operacional para auditoria contínua, conciliação e lançamento na planilha de gastos mensais do condomínio

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize o lançamento analítico de entradas e saídas com rigorosa conciliação de suporte documental. Identifique desvios antes do fechamento mensal e integre a rotina da portaria e zeladoria à prestação de contas.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Planilha Analítica de Lançamentos com consolidação automática de receitas, despesas e saldos
  • Painel Visual (Dashboard) de extrapolação orçamentária por grupo de despesa
  • Checklist de Auditoria Financeira e Documental de 48 pontos aplicável em campo
  • Matriz de Retenção Tributária para serviços terceirizados (ISSQN, IRRF, CSRF, INSS)
  • Roteiro de Conciliação Bancária e conferência de extratos de aplicações e fundos
  • Procedimento Operacional Padrão (POP) para recebimento de notas fiscais pela portaria
  • Modelo de Relatório Sintético para Apresentação em Reunião de Conselho Fiscal
  • Calendário de Frequências de Auditoria Financeira (Diário, Semestral e Anual)
  • Guia de Integração Operacional com a plataforma GrandCondo para controle de insumos e entregas

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Folha de Pagamento, Benefícios e Encargos Sociais (INSS, FGTS, PIS)
Contas de Consumo Público (Água, Esgoto, Energia Elétrica e Gás Canalizado)
Manutenção Preventiva de Elevadores e Plataformas de Acessibilidade
Sistemas de Combate a Incêndio, Recarga de Extintores e Renovação do AVCB
Contratos de Mão de Obra e Facilities (Limpeza, Portaria Humana e Zeladoria)
Despesas Ordinárias Administrativas, Tarifas Bancárias e Certificação Digital
Fundo de Reserva e Rendimentos de Aplicações Financeiras
Fundo de Obras, Benfeitorias e Despesas Extraordinárias Aprovadas
Impostos Retidos na Fonte (ISSQN, IRRF, CSRF) sobre Serviços Terceirizados
Arrecadação de Receitas Orçamentárias (Cotas Condominiais Ordinárias)
Receitas Acessórias (Locação de Salão de Festas, Churrasqueira e Espaços Comuns)
Acordos de Inadimplência, Cobranças Extrajudiciais e Sucumbência Judicial

Referências normativas

  • • Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro — Arts. 1.348, 1.350 e 1.355)
  • • Lei Federal nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporações)
  • • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão)
  • • NBC TG Estrutura Conceitual (Conselho Federal de Contabilidade — Princípios Contábeis)
  • • Instrução Normativa RFB nº 1234/2012 (Retenção de tributos no pagamento de bens e serviços)
  • • ABNT NBR 14037:2011 (Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Folha de Pagamento e Encargos Sociais
risco critica

As guias de recolhimento de FGTS e INSS (DCTFWeb/DARF) estão conciliadas com o valor lançado na planilha e quitadas até as datas de vencimento legal?

Critério: Valor pago igual a 100% do valor registrado na planilha; recolhimento efetuado até o dia 20 do mês subsequente para INSS/DCTFWeb e até o dia 7 para FGTS.

Como verificar: Acessar a pasta de prestação de contas no sistema GrandCondo, comparar o valor do comprovante bancário da DCTFWeb e DAFG/GFIP contra a linha de despesa lançada na planilha e checar a data de quitação.

002
Benefícios da Equipe Própria (Vale-Transporte e Vale-Alimentação/Refeição)
risco alta

Os comprovantes de compra e distribuição do Vale-Transporte e Vale-Alimentação da equipe orgânica correspondem exatamente aos valores apropriados na planilha do mês?

Critério: Tolerância zero de divergência não justificável entre a fatura faturada/paga e a memória de cálculo de recarga individual aprovada pelo zelador/síndico.

Como verificar: Confrontar os relatórios de carga emitidos pelas operadoras de benefícios e recibos de entrega com os lançamentos efetuados na aba de saídas da planilha no painel GrandCondo.

003
Horas Extras e Adicionais de Pessoal
risco alta

As despesas com horas extras e adicionais noturnos lançadas na planilha foram validadas pelo espelho de ponto assinado e conferidas contra a previsão mensal do grupo?

Critério: Todas as horas extras pagas devem constar nos cartões de ponto validados pela gestão do condomínio e ter justificativa operacional anexa.

Como verificar: Comparar o total lançado no item 'Horas Extras / Adicionais' da planilha com o resumo analítico da folha processada pela administradora e os espelhos de ponto no sistema GrandCondo.

004
Conta de Consumo de Água e Esgoto
risco critica

O valor e o volume consumido em metros cúbicos ($m^3$) da fatura de água e esgoto foram conciliados na planilha e comparados com a média dos últimos 3 meses?

Critério: Aumento no consumo em $m^3$ superior a 15% em relação à média dos 3 meses anteriores exige abertura imediata de ordem de inspeção técnica nas áreas comuns.

Como verificar: Verificar a fatura da concessionária, checar a medição do hidrômetro em $m^3$, inserir no histórico de consumo do GrandCondo e comparar com a variação histórica do condomínio.

005
Conta de Consumo de Energia Elétrica das Áreas Comuns
risco alta

A fatura de energia elétrica foi lançada com a especificação do consumo em kWh e aplicação de bandeira tarifária para conferência com a previsão orçamentária?

Critério: Variação de consumo em kWh dentro da margem operacional de ±10% em relação ao mesmo período do ano anterior (sazonalidade).

Como verificar: Conferir na conta de energia o consumo total em kWh, o enquadramento tarifário e o valor em Reais, registrando esses parâmetros na aba analítica da planilha no GrandCondo.

006
Conta de Consumo de Gás Canalizado Central
risco alta

O valor da fatura master de gás canalizado lançado na planilha coincide com a soma da arrecadação individualizada acrescida do consumo do sistema central do condomínio?

Critério: Diferença financeira igual a zero entre o custo total da fatura da distribuidora e a consolidação do consumo individual mais a área comum autorizada.

Como verificar: Cruzamento do valor da nota fiscal de fornecimento de gás contra o relatório de medição individual fornecido pela empresa de leitura cadastrado no GrandCondo.

007
Retenção de Impostos em Notas Fiscais de Serviços das Contas e Manutenções
risco critica

As retenções tributárias na fonte (INSS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL e ISSQN) foram descontadas do valor bruto pago aos prestadores e devidamente registradas na planilha?

Critério: Valor da saída efetuada na planilha exatamente igual ao valor líquido da nota fiscal (Valor Bruto menos Impostos Retidos), com guias DARF/DAM recolhidas no prazo legal.

Como verificar: Verificar no corpo das notas fiscais inseridas na prestação de contas do GrandCondo o campo de impostos retidos e checar o valor líquido transferido no comprovante bancário.

008
Painel de Acompanhamento e Alerta de Estouro Orçamentário
risco alta

A planilha gerou alerta automático de extrapolação do limite orçamentário nos grupos de 'Pessoal' ou 'Contas de Consumo' e foi apresentada justificativa técnica?

Critério: Qualquer extrapolação superior a 5% sobre a cota orçamentária mensal do grupo exige justificativa formalizada anexada à planilha até a data do fechamento do balancete.

Como verificar: Acessar a aba de painel/resumo do mês no GrandCondo, verificar o indicador 'Realizado x Orçado' para os grupos de Pessoal e Consumo e checar os registros de alerta acionados.

Calendário de inspeções

Diário

Administradora / Síndico
  • • Lançamento de notas fiscais, boletos e recibos recebidos no dia
  • • Registro de pagamentos efetuados e baixas de cotas no sistema GrandCondo
  • • Conferência do saldo bancário inicial e final das contas operacionais

Semanal

Administradora
  • • Conciliação entre o extrato bancário e os lançamentos da planilha de gastos
  • • Monitoramento do saldo acumulado e projeção do fluxo de caixa para a semana seguinte
  • • Verificação de alertas de estouro orçamentário por grupo de despesa

Mensal

Administradora / Síndico
  • • Fechamento do balancete mensal com resumo de receitas, despesas e saldo acumulado
  • • Conferência das certidões negativas e comprovantes de recolhimento de encargos (INSS/FGTS)
  • • Disponibilização da pasta de prestação de contas para o Conselho Fiscal via GrandCondo
  • • Apresentação do gráfico comparativo Realizado versus Previsto Orçamentário

Trimestral

Conselho Fiscal / Síndico
  • • Análise de variação sazonal nas contas de consumo (água e energia elétrica)
  • • Auditoria amostral das retenções de tributos federais e municipais em notas de terceiros
  • • Avaliação do índice de inadimplência e evolução das cobranças operacionais

Semestral

Síndico / Administradora
  • • Revisão do equilíbrio financeiro dos contratos continuados de manutenção
  • • Verificação da rentabilidade dos fundos de reserva e investimentos praticados
  • • Publicação do painel semestral consolidado para os condôminos no App GrandCondo

Anual

Síndico / Administradora / Conselho Fiscal
  • • Elaboração da proposta de Previsão Orçamentária para a Assembleia Geral Ordinária
  • • Consolidação da prestação de contas do exercício com parecer do Conselho Fiscal
  • • Ajuste das metas financeiras e reclassificação do plano de contas para o novo período

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Guias de INSS/FGTS (DCTFWeb/DARF) lançadas na planilha com divergência de valores em relação ao extrato consolidado da folha de pagamento.Administradora3 diascritica
Vouchers de Vale-Transporte e Vale-Alimentação da equipe orgânica apropriados na planilha sem recibos de entrega assinados.Zelador(a)5 diasmedia
Apontamento de horas extras e adicional noturno da equipe de portaria lançado sem a validação do espelho de ponto pelo responsável.Síndico2 diasalta
Fatura de água e esgoto registrada sem o volume consumido em m³, inviabilizando a identificação de vazamentos no balanço de consumo.Zelador(a)2 diasalta
Conta de energia elétrica das áreas comuns lançada na planilha sem registro do consumo em kWh e sem especificação da bandeira tarifária.Administradora5 diasmedia
Divergência entre o valor da fatura master de gás canalizado central e o somatório das medições individualizadas nos apartamentos.Empresa contratada7 diascritica
Pagamento de nota fiscal de prestador terceirizado efetuado sem o desconto na fonte de ISSQN e das retenções federais (CSRF/IRRF).Administradora5 diasalta
Ausência de justificativa técnica e de alerta automático no painel financeiro para o estouro orçamentário verificado no grupo de Pessoal.Síndico7 diasalta
Lançamento da taxa de manutenção mensal de elevadores desacompanhado do Relatório de Inspeção Anual (RIA) e respectiva ART/RRT quitada.Engenheiro10 diascritica
Despesa com substituição de peças avulsas de elevador efetuada sem laudo prévio de avaria técnica nem orçamento comparativo.Administradora5 diasmedia
Pagamento da manutenção de extintores registrado na planilha sem correspondência com o quantitativo físico e numeração dos selos INMETRO.Zelador(a)3 diasalta
Custos com taxas estaduais (DARE/DAE) do processo de renovação do AVCB lançados na planilha sem os comprovantes de quitação bancária anexados.Engenheiro7 diasalta

Como usar o kit em campo

A planilha de gastos mensais do condomínio é a ferramenta central para o controle financeiro rigoroso, permitindo o lançamento segregado de entradas e saídas operacionais, trabalhistas e extraordinárias. A aplicação sistemática de checagens baseadas nas normas ABNT NBR 5674 e NBR 12779 garante que a apuração do saldo acumulado e a análise de desvios orçamentários reflitam com precisão a realidade do empreendimento. Integrando os registros contábeis ao ecossistema GrandCondo, a gestão viabiliza a auditoria de notas fiscais, a validação de encargos sociais e o acompanhamento do Índice de Conformidade com transparência total para o conselho e moradores.

  1. 1Estruturação dos Grupos de Despesas e Contas ContábeisCategorize todos os lançamentos entre Folha, Consumo, Manutenção, Contratos e Impostos conforme a previsão orçamentária do condomínio. Defina os campos obrigatórios para data, fornecedor, grupo, valor, forma de pagamento e observação técnica na plataforma GrandCondo. Essa padronização inicial impede distorções no resumo automático do mês e facilita a auditoria contínua do Conselho Fiscal.
  2. 2Lançamento e Conciliação de Folha e EncargosRegistre a folha de pagamento da equipe própria acompanhada das guias de INSS (DCTFWeb/DARF) e FGTS totalmente quitadas até a data limite legal. Valide as despesas de horas extras e adicionais noturnos confrontando os espelhos de ponto assinados com a previsão aprovada do grupo de pessoal. O registro fotográfico dos comprovantes de compra e distribuição de benefícios (VT e VA/VR) deve ser anexado à ordem de pagamento no aplicativo.
  3. 3Apuração e Controle de Contas de Consumo PúblicoLance as faturas de água, energia e gás canalizado detalhando não apenas os valores, mas o consumo físico em metros cúbicos e kWh, identificando a vigência de bandeiras tarifárias. Compare os valores atuais com a média móvel dos últimos três meses para detectar variações atípicas que possam indicar vazamentos ou falhas operacionais. Eventuais divergências entre a fatura master de gás e a soma do consumo individualizado devem ser registradas com nota explicativa na planilha.
  4. 4Gestão dos Contratos de Manutenção e Serviços TerceirizadosInsira os pagamentos mensais de manutenção de elevadores, brigada, limpeza e portaria humana mediante validação das notas fiscais e relatórios técnicos do zelador. Para contratos de elevadores, exija o Relatório de Inspeção Anual (RIA) ou ART/RRT quitada, enquanto serviços pontuais exigem laudo de avaria prévio e orçamento aprovado. Valide e retenha na fonte os impostos aplicáveis (ISSQN, IRRF e CSRF), registrando os comprovantes de retenção junto à liquidação do fornecedor.
  5. 5Registro de Despesas de Combate a Incêndio e SegurançaAproprie os custos de recarga de extintores, testes de bombas de incêndio e renovação do AVCB verificando os atestados do Corpo de Bombeiros e normas ABNT NBR 12779. Verifique se a recarga de extintores traz o selo do INMETRO e a quantidade exata de peças vistoriadas em relatório técnico do prestador. Toda substituição de mangueiras ou esguichos deve possuir laudo de estanqueidade válido e fotos das peças instaladas salvas na plataforma GrandCondo.
  6. 6Conciliação de Receitas Ordinárias, Acessórias e AcordosDeduza as tarifas bancárias do total arrecadado com cotas condominiais ordinárias e registre as receitas acessórias provenientes do uso do salão de festas ou churrasqueira. Lance individualmente as parcelas arrecadadas de acordos de inadimplência, segregando os valores referentes a honorários de sucumbência e encargos moratórios. Essa separação analítica garante a apuração correta do fluxo de caixa e o cálculo do saldo acumulado do condomínio.
  7. 7Análise de Desvios e Alertas de Estouro OrçamentárioUtilize os alertas automáticos do painel mensal para identificar qualquer extrapolação de limite nos grupos de despesa em relação à previsão orçamentária. Quando o grupo de 'Pessoal' ou 'Contas de Consumo' estourar o teto, exija do zelador e da administradora justificativas técnicas detalhadas no campo de observação. Caso haja estouros recorrentes, convoque o conselho para reavaliação da cota ordinária ou aprovação de rateio complementar no sistema.
  8. 8Auditoria de Conformidade e Apuração do Índice de ConformidadeCalcule o Índice de Conformidade Financeira e Operacional dividindo o número de lançamentos com conciliação documental e orçamentária integral pelo total de lançamentos do mês, multiplicando por 100. Verifique se as evidências fotográficas de manutenções e comprovantes de impostos conferem com a aprovação do síndico no módulo de auditoria do GrandCondo. Atingir um índice igual ou superior a 95% assegura a aprovação das contas em assembleia sem ressalvas.

Dicas de campo

  • • Estabeleça uma rotina de fechamento quinzenal para conciliar notas fiscais e comprovantes bancários no aplicativo GrandCondo antes do encerramento do mês.
  • • Exija que a equipe de zeladoria fotografe os hidrômetros e relógios de energia no mesmo dia da leitura das concessionárias para antecipar divergências de consumo na planilha.
  • • Ao registrar a substituição de peças em elevadores fora do contrato fixo, anexe o orçamento assinado pelo síndico e o laudo emitido pelo técnico responsável.
  • • Mantenha uma conta gráfica separada para as retenções tributárias na fonte (ISSQN, IRRF, CSRF) para garantir que as guias DARF e DAM sejam pagas sem atraso.
  • • Registre as receitas de locação de áreas comuns no grupo de receitas acessórias com a especificação do morador reservante e o termo de vistoria assinado.
  • • Exija a inclusão do número da ART ou RRT no campo de observação da planilha sempre que houver despesas com obras ou serviços de engenharia no condomínio.
  • • Programe o painel do GrandCondo para disparar um alerta visual no dashboard do síndico quando qualquer grupo de despesa atingir 90% da meta orçamentária.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão financeira condominial exige previsibilidade rigorosa, conciliação documental e rastreabilidade total de cada centro de custo. Este guia apresenta o método operacional para auditoria diária e mensal de lançamentos, garantindo conformidade fiscal e proteção contra estouros orçamentários.

Seção 01Padronização do Plano de Contas e Lançamento Analítico

  • Definir grupos de despesas fixas, variáveis, administrativas, manutenção e tributárias no plano de contas.
  • Exigir nota fiscal ou cupom fiscal vinculado antes do registro de qualquer saída financeira na tesouraria.
  • Padronizar o histórico dos lançamentos no sistema para evitar duplicidade e divergências no balancete.

Seção 02Auditoria de Contratos de Mão de Obra e Encargos Trabalhistas

  • Confrontar o relatório da folha de pagamento do condomínio com a guia oficial emitida pelo eSocial.
  • Exigir mensalmente os comprovantes de quitação trabalhista e previdenciária das empresas terceirizadas.
  • Provisionar mensalmente as frações de férias e gratificação natalina na planilha de controle financeiro.

Seção 03Gestão de Contas de Consumo Público e Manutenção Preventiva

  • Registrar o consumo físico em metros cúbicos e quilowatts-hora além do valor monetário das faturas.
  • Validar os relatórios técnicos de manutenção preventiva dos elevadores antes de liberar o pagamento mensal.
  • Planejar o cronograma anual de renovação do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).

Seção 04Apuração de Retenções Tributárias na Fonte sobre Terceirizados

  • Conferir a exatidão das alíquotas e o destaque de retenções de impostos nas notas fiscais faturadas.
  • Emitir as guias de recolhimento tributário respeitando rigorosamente os prazos de vencimento legal.
  • Conciliar mensalmente os relatórios fiscais com os lançamentos efetuados no extrato bancário.

Seção 05Monitoramento de Desvios Orçamentários e Alerta de Estouro

  • Estabelecer margens de tolerância percentual para cada categoria de despesa no plano de contas.
  • Apresentar relatórios de variação orçamentária mensalmente para aprovação do conselho fiscal.
  • Reavaliar cotações de mercado e renegociar contratos que apresentarem estouro sistemático do limite.

Seção 06Eficiência Operacional e Integração com a Plataforma GrandCondo

  • Capacitar porteiros e zeladores para o uso contínuo das ferramentas operacionais do Sistema GrandCondo.
  • Automatizar o registro de encomendas na portaria para eliminar sinistros que onerem a taxa condominial.
  • Integrar o histórico de manutenção predial registrado pela zeladoria diretamente com o fluxo financeiro.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A implementação de uma gestão financeira rigorosa exige ferramentas pré-formatadas que unam padronização técnica, automação de cálculos e visão clara dos centros de custo. Para apoiar síndicos, administradoras e conselheiros fiscais no controle irrestrito do orçamento, desenvolvemos o Kit Profissional de Inspeção — Planilha de Gastos Mensais e Controle Financeiro Condominial. Baixe agora o material completo, acesse a planilha automatizada com painel de indicadores e garanta uma administração condominial transparente, eficiente e livre de surpresas orçamentárias.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
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