GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-149
manuais do condomínio: manual do proprietário e das áreas comuns, garantias, periodicidades de manutenção, as built, guarda dos documentos e atualização após reformas

Checklist dos Manuais do Condomínio

Este kit técnico estabelece as diretrizes para auditagem, organização, guarda e atualização dos manuais de uso, operação e manutenção do condomínio, tanto das áreas comuns quanto do proprietário

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Mantenha a conformidade técnica com a NBR 14037 e NBR 5674 garantindo a rastreabilidade das garantias do construtor e projetos as-built. Centralize documentos e cronogramas de manutenção preventiva no sistema GrandCondo para a operação do zelador e administradora.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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Critérios técnicos de auditagem documental

Conformidade com NBR 14037, 5674 e 16280

Comprovante térmico na gestão de entregas

Frequências no calendário de manutenção

O que vem neste kit

  • Checklist auditável de 48 itens para verificação de Manuais e As-Built
  • Matriz de prazos de garantia para construtora, instaladores e fabricantes
  • Protocolo de recebimento e conferência de projetos elétricos, hidráulicos e PPCI
  • Modelo de livro de registro e arquivo de reformas de unidades (NBR 16280)
  • Calendário de manutenção preventiva integrado (mensal, trimestral, semestral, anual)
  • Guia de validação de manuais técnicos de elevadores, geradores e motobombas
  • Ficha de inspeção periódica de instalações e equipamentos de climatização
  • Procedimento operacional para guarda segura e digitalização de documentação legal
  • Template de relatório de pendências documentais para assembleia condominial

Por que este kit resolve

Mitigação de Perda de Garantias

Evite a perda de cobertura da construtora e fornecedores identificando prazos e exigências de manutenção preventiva antes do vencimento.

Conformidade com a NBR 14037

Estruture o Manual de Uso, Operação e Manutenção das áreas comuns de acordo com as exigências normativas brasileiras.

Gestão de As-Built Pós-Reforma

Garanta que alterações nas unidades e áreas comuns reflitam nos desenhos técnicos conforme procedimentos da NBR 16280.

Operação Eficiente do Zelador

Transforme manuais estáticos em rotinas diárias e periódicas acionáveis via painel técnico GrandCondo.

Segurança Jurídica do Síndico

Documente o cumprimento de todas as obrigações do condomínio para respaldo do síndico frente a perícias e sinistros.

Centralização Digital e Física

Organize pastas físicas no condomínio com atalhos digitais acessíveis pela administradora e equipe presencial.

Áreas e sistemas inspecionados

Manual do Proprietário e Manual das Áreas Comuns
Tabelas de Prazos de Garantia do Construtor e Fornecedores
Projetos As-Built de Arquitetura e Estruturas
Projetos As-Built de Instalações Elétricas, Automação e SPDA
Projetos As-Built de Instalações Hidrossanitárias e de Gás
Projetos As-Built de Proteção e Combate a Incêndio (PPCI)
Plano de Manutenção Preventiva conforme ABNT NBR 5674
Pranchas e Diagramas do Sistema de Climatização e Exaustão
Manuais Técnicos e Sobressalentes de Elevadores e Plataformas
Manuais e Termos de Garantia de Geradores e Motobombas
Relatório e Livro de Registro de Reformas de Unidades (NBR 16280)
Pasta de Documentos Legais, Termos de Aceite e Habite-se

Referências normativas

  • • ABNT NBR 14037 - Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • ABNT NBR 5674 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 15575 - Edificações habitacionais — Desempenho
  • • ABNT NBR 16280 - Reforma em edificações — Sistema de gestão de reformas — Requisitos
  • • ABNT NBR 16747 - Inspeção predial — Diretrizes, conceitos, terminologia e procedimento

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Administração / Acervo Técnico
risco alta

O Manual de Uso, Operação e Manutenção das Áreas Comuns está fisicamente ou digitalmente disponível na administração do condomínio e atende aos requisitos formais da ABNT NBR 14037?

Critério: Documento completo e encadernado/digitalizado, assinado por responsável técnico habilitado, estruturado rigorosamente conforme ABNT NBR 14037.

Como verificar: Solicitar o documento físico ou digital no arquivo da administração. Verificar o sumário, dados do construtor, ART/RRT de elaboração e se contempla todos os sistemas instalados.

002
Administração / Manutenção Predial
risco alta

O Manual das Áreas Comuns detalha as rotinas e periodicidades do Plano de Manutenção Preventiva para todos os sistemas prediais em conformidade com a ABNT NBR 5674?

Critério: Presença de cronograma detalhado com rotinas diárias, semanais, mensais, semestrais e anuais para no mínimo: hidráulica, elétrica, combate a incêndio e impermeabilização (ABNT NBR 5674 e NBR 14037).

Como verificar: Confrontar a seção de manutenção do manual das áreas comuns com o cronograma anual de manutenção executado pelo zelador ou pela gestão na plataforma GrandCondo.

003
Arquivo Técnico / Atendimento ao Condômino
risco media

O condomínio mantém cópia de referência do Manual do Proprietário (unidade autônoma) para validação das diretrizes de uso, limites de carga e regras de reforma?

Critério: Disponibilidade do manual contendo especificações técnicas de cargas em lajes (kN/m²), proibições de perfuração e mapa de tubulações embutidas segundo ABNT NBR 15575.

Como verificar: Checar a presença do modelo do Manual do Proprietário no acervo da administração (mídia digital ou cópia impressa) contendo as plantas-tipo e limites de sobrecarga.

004
Casas de Máquinas / Subsolo
risco alta

As instruções de operação e manobra de emergência dos sistemas críticos contidas no Manual das Áreas Comuns estão acessíveis aos operadores e zeladoria nos locais de instalação?

Critério: Procedimentos simplificados de manobra fixados visivelmente ao lado do painel elétrico ou equipamento principal, condizentes com o manual original (ABNT NBR 14037).

Como verificar: Inspecionar as casas de máquinas (bombas, gerador, subestação, central de alarme) e comprovar se há plastificações ou placas com o passo a passo extraído do manual original.

005
Administração / Gestão de Garantias
risco critica

A tabela com a discriminação dos prazos de garantia por sistema construtivo e elemento da edificação está atualizada e consolidada na administração do condomínio?

Critério: Tabela consolidada com datas de início e término por sistema (ex.: 5 anos para estrutura/impermeabilização, 1 a 3 anos para sistemas eletromecânicos), ajustada à ABNT NBR 15575 e ao Código Civil.

Como verificar: Analisar o quadro de garantias presente no Manual das Áreas Comuns e cruzar os prazos com a data de emissão do Habite-se ou do Termo de Recebimento do Condomínio.

006
Administração / Gestão de Contratos
risco media

Os certificados e termos de garantia de novos equipamentos ou serviços contratados diretamente pelo condomínio estão catalogados com seus respectivos prazos e notas fiscais?

Critério: 100% dos equipamentos/serviços com garantias ativas acompanhados de nota fiscal, termo de garantia assinado e contrato de manutenção vinculante quando exigido pelo fabricante.

Como verificar: Inspecionar o acervo digital ou pasta física de garantias na administração, conferindo se cada equipamento novo possui nota fiscal, termo assinado e manual do fabricante.

007
Administração / Jurídico-Técnico
risco critica

Existe registro formal de notificação à construtora para todos os vícios construtivos detectados dentro do prazo de garantia legal da edificação?

Critério: Registro formalizado e comprovado antes do vencimento do prazo de garantia do sistema afetado, contendo laudo técnico ou fotos descritivas da anomalia.

Como verificar: Examinar a pasta de notificações à construtora, checando se para cada chamado há protocolo físico assinado, e-mail institucional com confirmação de leitura ou Notificação Extrajudicial via Cartório/AR.

008
Administração / Manutenção Predial
risco critica

A comprovação documental das manutenções preventivas é mantida rigorosamente atualizada no sistema para evitar perda de garantia junto ao construtor e fornecedores?

Critério: 100% das rotinas obrigatórias descritas nos manuais devidamente registradas, assinadas por profissional habilitado ou empresa contratada e arquivadas.

Como verificar: Checar os registros digitais de ordens de serviço (OS), notas fiscais de manutenção e relatórios de empresas especializadas na plataforma GrandCondo em contraste com as rotinas do manual.

Calendário de inspeções

Bimestral

Zelador(a)
  • • Conferência do estado de conservação físico das pastas e arquivos de manuais na zeladoria
  • • Verificação das fichas técnicas e FISPQ de produtos químicos mantidos em estoque
  • • Checagem das ordens de serviço executadas contra os manuais de equipamentos na plataforma GrandCondo

Mensal

Zelador(a) e Administradora
  • • Conferência dos relatórios de manutenção preventiva executados no mês em relação à tabela do Manual das Áreas Comuns
  • • Catalogação e registro de novas ARTs/RRTs de reformas enviadas pelos condôminos
  • • Arquivamento digital de notas fiscais e comprovantes de garantia de serviços executados

Trimestral

Engenheiro de Manutenção / Síndico
  • • Auditoria de prazos de garantia da construtora com vencimento nos próximos 90 dias
  • • Revisão dos manuais dos sistemas de bombeamento, gerador e pressurização
  • • Validação do cumprimento do plano de manutenção dos elevadores e portões automáticos

Semestral

Síndico e Empresa de Gestão Predial
  • • Auditoria do cumprimento do Plano de Manutenção Predial conforme ABNT NBR 5674
  • • Atualização do repositório digital de manuais e projetos acessíveis no sistema GrandCondo
  • • Verificação da atualização dos manuais pós-reformas realizadas nas áreas comuns

Anual

Síndico, Administradora e Consultoria de Engenharia
  • • Revisão e atualização geral do Manual de Uso, Operação e Manutenção do Condomínio
  • • Consolidação das alterações de layout e projetos decorrentes de reformas aprovadas (ABNT NBR 16280)
  • • Emissão do Relatório Anual de Conformidade Documental e Validade de Garantias

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ausência do Manual de Uso, Operação e Manutenção das Áreas Comuns em conformidade com a ABNT NBR 14037 no acervo do condomínio.Síndico30 diasalta
Plano de Manutenção Preventiva desatualizado e desalinhado com as rotinas e periodicidades mínimas exigidas pela ABNT NBR 5674.Administradora15 diasalta
Falta de instruções claras de operação manual e manobra de emergência afixadas nos equipamentos das casas de máquinas de bombas e geradores.Zelador(a)7 diascritica
Inexistência de matriz consolidada de controle de garantias por subsistema constritivo e elemento da edificação.Administradora10 diasmedia
Falta de registro formal e arquivamento de notificações enviadas à construtora para reparo de vícios construtivos ocultos ou aparentes.Síndico15 diascritica
Ausência de histórico digital das ordens de serviço, notas fiscais e comprovantes de execução das manutenções em equipamentos sob garantia.Administradora20 diasalta
Projetos As-Built de arquitetura e estrutura incompletos e desacompanhados de ART/RRT de execução e cargas máximas admissíveis por pavimento.Síndico30 diasalta
Pontos de ancoragem para manutenção de fachada sem indicação em projeto As-Built e sem laudo de ensaio de arrancamento estático atualizado.Empresa contratada30 diascritica
Quadros elétricos de distribuição das áreas comuns sem os diagramas unifilares atualizados afixados em seu interior.Engenheiro15 diasalta
Projeto As-Built do Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas (SPDA) sem a localização exata das malhas de aterramento e caixa de inspeção.Empresa contratada21 diasalta
Reformas internas em unidades privativas finalizadas sem a entrega e arquivamento do projeto As-Built e termo de encerramento da obra (NBR 16280).Zelador(a)10 diasmedia
Falta de ART/RRT vinculada às ordens de serviço de manutenção preventiva em sistemas críticos (SPDA, combate a incêndio e gerador).Administradora10 diasalta

Como usar o kit em campo

A gestão documental e técnica dos manuais do condomínio, alinhada às diretrizes da ABNT NBR 14037 e ABNT NBR 5674, é vital para preservar a segurança operacional, os prazos de garantia e a valorização do patrimônio. A manutenção do acervo técnico atualizado — incluindo projetos as-built, prontuários de reformas conforme NBR 16280 e relatórios com ART/RRT — assegura decisões assertivas pela gestão executada pelo síndico, zeladoria e administradora. O controle rigoroso desses registros na plataforma GrandCondo permite comprovar a realização das rotinas preventivas e respaldar o condomínio perante sinistros, órgãos fiscalizadores e a construtora.

  1. 1Centralização e Auditoria do Acervo TécnicoOrganize a pasta física e digital de documentos técnicos da edificação, incluindo o Habite-se, o Manual das Áreas Comuns (ABNT NBR 14037) e o Manual do Proprietário. Verifique se todos os projetos as-built de arquitetura, estrutura, instalações elétricas, hidrossanitárias, gás e PPCI contêm as respectivas ARTs/RRTs de elaboração e execução. Cadastre esses arquivos no módulo documental do GrandCondo para acesso imediato pela equipe operacional.
  2. 2Consolidação da Tabela de Prazos de GarantiaMapeie as datas de expedição do Habite-se e de entrega das áreas comuns para estruturar a matriz de garantias por sistema construtivo, seguindo a ABNT NBR 15575 e os termos da construtora. Registre as datas críticas de vencimento de garantias no sistema para disparar alertas preventivos à administradora e ao síndico. Notifique formalmente a construtora sobre quaisquer vícios aparentes ou ocultos detectados dentro do prazo legal.
  3. 3Fixação de Diagramas e Operações de Emergência em CampoInstale cópias plastificadas dos diagramas unifilares e fluxogramas de manobra de emergência nas casas de máquinas, subestações, salas de bombas e centrais de gás. Treine presencialmente a zeladoria e os porteiros para executarem os procedimentos de contingência descritos no Manual das Áreas Comuns antes da chegada das assistências técnicas. Vincule os checklists de checagem visual destes pontos à rotina de inspeção periódica na plataforma.
  4. 4Parametrização do Plano de Manutenção Preventiva (NBR 5674)Cadastre no módulo de manutenção da GrandCondo todas as periodicidades, procedimentos e responsáveis pelas rotinas preventivas definidas no manual da edificação e na ABNT NBR 5674. Estabeleça fluxos de emissão de Ordens de Serviço (OS) com obrigatoriedade de anexo de laudos e ART/RRT para serviços especializados. O descumprimento destas rotinas acarreta perda imediata da garantia legal perante o construtor.
  5. 5Procedimento de Registro de Não ConformidadesConfigure na plataforma o fluxo automatizado de abertura, tratamento e baixa de não conformidades identificadas durante as inspeções da zeladoria ou vistorias de engenharia. Exija que cada ocorrência tenha um prazo limite de resolução, apontando o responsável técnico e a ação corretiva necessária. Mantenha o histórico inalterável para auditorias de conformidade predial.
  6. 6Gestão e Atualização do Registro de Reformas (NBR 16280)Exija que todas as obras em unidades autônomas e áreas comuns apresentem o plano de reforma, laudos e ART/RRT de projeto e execução antes do início dos trabalhos, conforme a ABNT NBR 16280. A zeladoria deve inspecionar as obras periodicamente, registrando no GrandCondo o cumprimento das etapas aprovadas. Após a conclusão, incorpore as alterações aprovadas aos projetos as-built e ao acervo técnico da administração.
  7. 7Aferição do Índice de Conformidade e Auditoria DocumentalCalcule o Índice de Conformidade Documental e Operacional dividindo o número de itens em conformidade verificada pelo total de itens aplicáveis do checklist, multiplicando o resultado por 100. Registre fotos georreferenciadas e etiquetadas dos documentos, quadros elétricos e manômetros diretamente pelo aplicativo do GrandCondo durante as inspeções. Apresente o relatório de conformidade mensal nas reuniões de alinhamento entre síndico, zelador e administradora.

Dicas de campo

  • • Digitalize todo o acervo as-built em alta resolução (PDF/A) e mantenha cópia de segurança em nuvem pelo sistema GrandCondo, preservando os originais em papel sob chave na administração.
  • • Mantenha os quadros elétricos e centrais de utilidades identificados com etiquetas anilhadas contendo a data da última manutenção e o número da OS registrada.
  • • Registre fotografias de alta resolução com ângulo aberto e detalhe focal de cada ponto inspecionado, anexando-as imediatamente ao relatório digital na plataforma.
  • • Exija a apresentação da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT) quitados antes de autorizar a entrada de prestadores de serviço de manutenção crítica.
  • • Notifique a construtora via carta registrada ou notificação extrajudicial dentro do prazo legal assim que qualquer falha sistêmica ou vício oculto for diagnosticado pela zeladoria.
  • • Promova treinamentos semestrais com a equipe de portaria e zeladoria sobre manobras do sistema de combate a incêndio e procedimentos de emergência indicados no PPCI.
  • • Realize auditoria técnica anual no plano de manutenção para reajustar periodicidades e escopos operacionais de acordo com a idade e o desgaste natural da edificação.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão rigorosa do Manual do Proprietário e das Áreas Comuns blinda o condomínio contra a perda de garantias e falhas operacionais críticas. Este artigo técnico estabelece diretrizes para a auditoria, guarda e atualização do acervo documental, alinhando projetos as-built aos planos de manutenção preventiva.

Seção 01Estruturação Normativa do Manual de Uso, Operação e Manutenção

  • Verificação de conformidade com a ABNT NBR 14037 na entrega e transição dos manuais.
  • Separação física e digital clara entre o acervo das áreas comuns e as diretrizes do proprietário.
  • Checagem das orientações de carga estrutural e tensão elétrica nominal segmentadas por setor.

Seção 02Auditoria de Projetos As-Built e Instalações Prediais

  • Validação de pranchas arquitetônicas, estruturais, elétricas e hidrossanitárias permanentemente atualizadas.
  • Checagem rigorosa do as-built do SPDA (NBR 5419) e instalações elétricas prediais (NBR 5410).
  • Disponibilização do Projeto de Combate a Incêndio (PPCI) validado e aprovado pelo Corpo de Bombeiros.

Seção 03Gestão Estratégica de Prazos de Garantia e Fornecedores

  • Mapeamento de garantias da ABNT NBR 15575 para sistemas estruturais, vedações e impermeabilizações.
  • Vistoria técnica mandatória programada para os meses que antecedem o término das coberturas legais.
  • Condicionamento das garantias contratuais à execução rigorosa e comprovada da manutenção preventiva.

Seção 04Integração com o Plano de Manutenção Preventiva (NBR 5674)

  • Planejamento de rotinas operacionais fixadas em periodicidades: mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual.
  • Inclusão e fiscalização do PMOC para os sistemas de exaustão mecânica e climatização central.
  • Exigência de relatórios técnicos padronizados emitidos pelas empresas terceirizadas de conservação e manutenção.

Seção 05Controle de Reformas e Alterações Estruturais (ABNT NBR 16280)

  • Retenção de ART/RRT e análise do escopo detalhado antes da liberação formal de obras nas unidades.
  • Atualização metódica do Relatório e do Livro de Registro de Reformas de Unidades do condomínio.
  • Fiscalização de entrada de insumos e saída de entulho conduzida proativamente pela equipe de zeladoria.

Seção 06Guarda Documental, Termos de Aceite e Arquivo Técnico Digital

  • Guarda zelosa do Habite-se original, laudos de comissionamento elétrico e Termos de Aceite de sistemas mecânicos.
  • Digitalização completa do acervo com armazenamento em nuvem para acesso descentralizado e emergencial.
  • Assinatura de protocolo formal na transição de todos os manuais em casos de troca de sindicância.

Seção 07Atuação da Equipe Operacional e Tecnologia Integrada

  • Capacitação contínua do zelador para interpretação de diagramas unifilares elétricos e isométricos hidrossanitários.
  • Controle de acesso rigoroso de técnicos terceirizados conduzido pela portaria 24h em áreas restritas.
  • Centralização de relatórios operacionais e de recebimento de peças via plataforma de gestão tecnológica unificada.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A organização do acervo técnico e a auditoria constante dos manuais são etapas críticas para resguardar a vida útil da edificação e a segurança jurídica do síndico. Para aplicar essas diretrizes em campo, validando prazos de garantias, inspecionando os projetos as-built e estruturando o plano de manutenção preventiva de acordo com a ABNT, utilize nossa ferramenta especializada. Baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Checklist dos Manuais do Condomínio, composto por 48 perguntas técnicas detalhadas, e eleve o padrão de conformidade e excelência operacional de toda a sua equipe predial.

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