GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
GC-CK-002
portaria

Checklist de Troca de Turno da Portaria 24h

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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

A maioria das falhas de portaria nasce na troca de turno. Este checklist fecha o buraco.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.

Itens 49–64

Itens 49 a 64, observações e bloco de assinaturas.

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O mesmo conteúdo sai em folha A4 pronta para imprimir (PDF), em documento editável (Word) e — quando o material tem controle recorrente — em planilha com colunas de lançamento (Excel).

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Prévia do checklist Checklist de Troca de Turno da Portaria 24h — no formato PDF · GrandCondo
Checklist de Troca de Turno da Portaria 24h — prévia do arquivo em PDF (GrandCondo).

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64

Itens verificáveis

12

Áreas inspecionadas

5

Frequências

14

Ações corretivas

Áreas e sistemas inspecionados

Bancada Principal de Operação e Cadeira Ergonômica da Guarita
Clavulário Físico e Controle de Chaves de Emergência e Serviços
Módulo de Encomendas Pendentes e Registros no App GrandCondo
Central Telefônica, Interfonia Interna e Comunicação com Unidades
Monitores de CFTV Local e Câmeras dos Acessos de Pedestres e Veículos
Dispositivo de Pânico Físico Silencioso e Alarmes Locais
Nobreak do Sistema de Acesso, Autonomia e Quadro Elétrico Local
Eclusas de Pedestres, Fechaduras Eletroímã e Botões de Liberação
Portões Veiculares, Cancelas e Sensores Antiesmagamento
Livro de Ocorrências Físico e Registros Digitais na Plataforma GrandCondo
Iluminação do Perímetro, Holofotes de Acesso e Guarita
Sanitário Exclusivo da Portaria e Suprimentos de Higiene

Referências normativas

  • • ABNT NBR 15575: Edificações Habitacionais — Desempenho
  • • ABNT NBR 9077: Saídas de Emergência em Edifícios
  • • NR-01: Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO)
  • • NR-17: Ergonomia em Postos de Trabalho
  • • NR-26: Sinalização de Segurança
  • • ABNT NBR 5410: Instalações Elétricas de Baixa Tensão

Amostra do checklist (64 itens no material completo)

001
Módulo de Encomendas Pendentes e Registros no App GrandCondo
risco alta

A quantidade de encomendas físicas armazenadas na eclusa/guarita corresponde exatamente à listagem de pendentes no módulo de encomendas do aplicativo GrandCondo?

Critério: Divergência zero: 100% de correspondência física com o relatório digital de pendências no aplicativo GrandCondo.

Como verificar: Acesse o módulo 'Encomendas' no aplicativo GrandCondo, filtre por 'Pendentes de Retirada' e conte fisicamente os pacotes no armário/prateleira, confrontando os códigos de identificação e etiquetas dos volumes.

002
Módulo de Encomendas Pendentes e Registros no App GrandCondo
risco media

Todas as encomendas entregues a moradores durante o turno findo foram devidamente baixadas no aplicativo GrandCondo com registro do recebedor?

Critério: 100% das entregas realizadas no turno devidamente baixadas e finalizadas no aplicativo GrandCondo no ato da entrega.

Como verificar: Acesse o histórico de saídas do turno no aplicativo GrandCondo e verifique se há entregas realizadas verbalmente que ainda constam pendentes de confirmação final no sistema.

003
Módulo de Encomendas Pendentes e Registros no App GrandCondo
risco alta

O livro de ocorrências digital do aplicativo GrandCondo contém o registro detalhado de todas as anormalidades, manutenções e acessos de prestadores efetuados no turno?

Critério: Registro 100% concluído para todos os eventos relevantes do turno, incluindo horário, envolvidos, providências adotadas e status de repasse.

Como verificar: Abra o módulo de 'Ocorrências' no aplicativo GrandCondo, verifique as entradas registradas nas últimas 12 horas e confirme se os chamados encerrados ou em aberto possuem descrição clara e status atualizado.

004
Módulo de Encomendas Pendentes e Registros no App GrandCondo
risco media

As encomendas com avaria física constatada no recebimento ou com permanência superior a 7 dias estão fisicamente segregadas e notificadas no app GrandCondo?

Critério: Isolamento físico imediato de caixas avariadas com foto cadastrada no aplicativo GrandCondo e notificação ativa registrada para pacotes com >7 dias.

Como verificar: Inspecione a prateleira de avarias/excedentes de prazo na guarita e confirme no app GrandCondo se o registro fotográfico da avaria foi anexado no momento do recebimento e se o alerta de prazo foi disparado.

005
Central Telefônica, Interfonia Interna e Comunicação com Unidades
risco alta

A central de interfonia está estabelecendo chamadas com áudio nítido e sem ruídos em teste por amostragem com unidades autônomas?

Critério: Chamada completada em até 3 segundos, com áudio bidirecional inteligível, isento de microfonia ou ruídos de fundo significativos.

Como verificar: Efetue uma chamada de teste a partir do terminal da guarita para 2 unidades habitacionais aleatórias de blocos/andares distintos, avaliando a clareza do som bidirecional e ausência de zumbidos (hum elétrico).

006
Central Telefônica, Interfonia Interna e Comunicação com Unidades
risco alta

O canal de comunicação direta via ramal preferencial ou rádio corporativo entre a portaria 24h e o(a) zelador(a) / fiscal de pátio está operacional?

Critério: Atendimento e confirmação do sinal de teste pelo interlocutor em até 30 segundos com modulagem clara.

Como verificar: Realize um chamado de teste pelo ramal dedicado ou canal de rádio do posto para o zelador(a) no ato da passagem de turno, confirmando o recebimento da mensagem.

007
Central Telefônica, Interfonia Interna e Comunicação com Unidades
risco media

O terminal de interfonia e headset/monofone do posto apresentam cabos íntegros, sem fiações expostas, limpos e posicionados no alcance do porteiro?

Critério: Isolação do cabo 100% íntegra (sem emendas com fita isolante); aparelho posicionado na zona primária de alcance manual (máximo 50 cm do operador) conforme NR-17.

Como verificar: Inspecione visualmente a isolação do cabo do fone/headset, limpe a cápsula de áudio com álcool isopropílico e meça a distância do aparelho em relação à posição de trabalho sentado.

008
Central Telefônica, Interfonia Interna e Comunicação com Unidades
risco critica

A linha telefônica externa de contingência da guarita está com tom de discagem ativo e efetuando/recebendo chamadas normalmente?

Critério: Tom de discagem imediato ao tirar do gancho; chamada completada perfeitamente e sem interrupções.

Como verificar: Retire o fone do aparelho de linha telefônica externa da guarita do gancho, verifique o tom de discagem e faça uma ligação de teste para um número de apoio predeterminado.

Calendário de inspeções

Diário

Porteiros Entrante e Sainte
  • • Conferência visual e física de todas as chaves do clavulário de emergência
  • • Checagem do volume de encomendas no armário e conciliação com o app GrandCondo
  • • Teste de transmissão e recepção dos rádios HT e estado de carga das baterias
  • • Verificação da exibição das imagens nos monitores de CFTV da guarita
  • • Higienização da bancada, teclado, telefone e maçanetas da guarita
  • • Teste do acionamento do botão de pânico silencioso com a central de monitoramento

Semanal

Zelador(a)
  • • Auditoria de encomendas paradas na portaria há mais de 7 dias com notificação via GrandCondo
  • • Teste físico de funcionamento dos portões veiculares e sensores antiesmagamento
  • • Inspeção de lâmpadas, refletores e iluminação perimetral ao redor da portaria
  • • Conferência do estoque de materiais de limpeza do sanitário da guarita

Quinzenal

Zelador(a) e Supervisor da Portaria
  • • Simulado de interrupção da rede elétrica para testar a autonomia do nobreak da portaria
  • • Conferência física rigorosa das chaves mestras e de áreas comuns com o inventário

Mensal

Supervisor de Facilities e Síndico
  • • Avaliação das condições ergonômicas do posto (cadeira, apoio de pés, bancada) conforme NR-17
  • • Revisão das ocorrências registradas no app GrandCondo para identificação de padrões de falhas
  • • Teste das eclusas de pedestres e travamento magnético das portas de acesso

Trimestral

Empresa de Portaria e Administradora
  • • Reciclagem presencial de procedimentos operacionais para toda a equipe de porteiros
  • • Auditoria completa do fluxo de controle de visitantes e prestadores de serviço via plataforma

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Incongruência entre o volume de encomendas físicas na eclusa/guarita e o relatório de pendentes no App GrandCondo.PorteiroImediatomedia
Ruído excessivo, chiado ou ausência de áudio na central de interfonia durante teste por amostragem com unidades.Empresa contratada24 horasmedia
Linha telefônica externa de contingência da guarita sem tom de discagem.Zelador(a)12 horasmedia
Câmera de acesso de pedestres com tela preta, enquadramento desalinhado ou sem ativação do modo noturno (IR).Empresa contratada24 horasmedia
Monitor de CFTV da bancada apresentando cintilação, tela piscando ou mau contato nos cabos HDMI/VGA.Zelador(a)2 diasmedia
Dispositivo físico de pânico silencioso sob a bancada obstruído por caixas, cadeiras ou com mau contato mecânico.PorteiroImediatomedia
Painel da central de alarme de pânico indicando LED de falha de linha, zona aberta ou ausência de comunicação.Empresa contratada12 horasmedia
Nobreak ou bateria de backup da central de alarme e controle de acesso com autonomia reduzida ou LED de falha ativo (ABNT NBR 17240).Empresa contratada24 horasmedia
Fotocélula antiesmagamento do portão veicular desalinhada, sem interromper ou reverter o movimento de fechamento.Empresa contratada12 horasmedia
Ausência das chaves de destravamento manual dos motores de portões no clavulário da guarita.Zelador(a)24 horasmedia
Falha no intertravamento da eclusa veicular permitindo a abertura simultânea dos portões externo e interno.Empresa contratada12 horasmedia
Sinaleira audiovisual de saída de veículos com lâmpada piscante queimada ou buzzer inoperante (NR-26 / CTB).Zelador(a)24 horasmedia

Como usar o kit em campo

Este guia normatiza o procedimento operacional padrão para a troca de turno da portaria 24h, garantindo a perfeita transição entre as equipes operacionais e a integridade do perímetro. Através da inspeção tática de hardware, conferência do clavulário e sincronização dos registros no aplicativo GrandCondo, minimizam-se vulnerabilidades de segurança e falhas no atendimento. A aplicação sistemática de registros fotográficos e o cálculo contínuo do Índice de Conformidade asseguram o respaldo técnico à gestão condominial e o cumprimento das normas de manutenção predial.

  1. 1Passo 1: Recepção e Checagem do Estado Físico da GuaritaO porteiro do turno entrante deve realizar a inspeção visual da bancada, cadeira ergonômica (NR-17), iluminação interna e sanitário exclusivo. Verificar se o ambiente está limpo, com insumos de higiene abastecidos e organizados para o início das operações.
  2. 2Passo 2: Auditoria do Clavulário e Chaves de EmergênciaConferir fisicamente se todas as chaves de áreas técnicas, portões, elevadores e barriletes estão presentes em seus respetivos ganchos identificados. Caso falte alguma chave, verificar o protocolo de empréstimo no App GrandCondo ou registrar imediatamente a ausência.
  3. 3Passo 3: Conciliação de Encomendas no App GrandCondoContar fisicamente todos os pacotes e correspondências armazenados no espaço de guarda ou eclusa. Confrontar o quantitativo físico com a lista de pendências de retirada exibida no módulo de encomendas do aplicativo GrandCondo, identificando eventuais divergências.
  4. 4Passo 4: Teste dos Periféricos de Comunicação e InterfoniaEfetuar chamadas de teste por amostragem para duas unidades autônomas via central de interfonia, validando a nitidez do áudio e a ausência de ruídos. Testar o ramal preferencial com a zeladoria e certificar-se do funcionamento da linha telefônica externa de contingência.
  5. 5Passo 5: Verificação do Mosaico de CFTV e Iluminação do PerímetroInspecionar os monitores de monitoramento local, garantindo que todas as câmeras de acessos de pedestres e veículos apresentem imagem clara, sem interferências ou telas pretas. Checar o funcionamento dos holofotes de perímetro e a transição automática das câmeras para o modo infravermelho.
  6. 6Passo 6: Inspeção de Dispositivos de Pânico e Status de EnergiaVerificar se o pedal ou botão de pânico silencioso sob a bancada está fisicamente desobstruído e ao alcance tático imediato. Checar no painel da central se o LED de operação do nobreak indica carga completa e rede normal (ABNT NBR 5410/17240).
  7. 7Passo 7: Teste Funcional de Portões, Eclusas e AntiesmagamentoAcompanhar o ciclo de abertura e fechamento das eclusas de pedestres e portões veiculares. Provocar a interrupção visual das fotocélulas antiesmagamento para confirmar o travamento/reversão imediata do motor e testar o intertravamento e eclusa veicular.
  8. 8Passo 8: Conciliação de Prestadores e Registros de OcorrênciasVerificar a aba 'Dentro do Condomínio' no App GrandCondo e confirmar se o número de pessoas cadastradas bate exatamente com os crachás de visitantes retidos na portaria. Registrar fotografias das irregularidades físicas encontradas e anexá-las no Livro de Ocorrências Digital do aplicativo.
  9. 9Passo 9: Consolidação e Cálculo do Índice de ConformidadeSomar os itens inspecionados que atenderam integralmente aos critérios técnicos e aplicar a fórmula: Índice de Conformidade (%) = (Total de Itens Conformes / Total de Itens Verificados) * 100. Registrar a pontuação final no sistema GrandCondo ao fechar o checklist de troca de turno.

Introdução

Cada troca de turno é uma transferência de memória operacional. Sem roteiro, o que o turno anterior sabia simplesmente evapora. Use este checklist impresso no balcão ou no sistema.

Checklist operacional

Encomendas

  • Conferir pacotes na prateleira x registros do sistema
  • Listar encomendas paradas há mais de 48h

Visitantes

  • Registrar visitantes ainda presentes no condomínio
  • Repassar autorizações agendadas para o próximo turno

Acessos

  • Conferir portões, interfones e câmeras em funcionamento
  • Registrar veículos de prestadores dentro do condomínio

Chaves

  • Conferir quadro de chaves item a item

Ocorrências

  • Ler e assinar as ocorrências abertas no turno anterior
  • Registrar pendências que exigem o zelador ou o síndico

Áreas comuns

  • Confirmar reservas do dia e estado do salão/churrasqueira

Boas práticas e erros comuns

Faça assim

  • Passagem presencial de 10 minutos, sempre no mesmo formato
  • Nada verbal: tudo registrado antes de bater o ponto
  • Pendência sem responsável não é pendência encerrada

Evite

  • Passar turno por mensagem de WhatsApp
  • Deixar encomenda sem registro para o próximo turno resolver
  • Não conferir o quadro de chaves

Perguntas frequentes

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Conclusão

Turno que começa informado é turno que não gera reclamação.

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