GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-189
controle de fornecedores na entrada: identificação, autorização do síndico, documentos, horários permitidos, acompanhamento e registro de entrada e saída

Checklist de Controle de Fornecedores

Este kit estabelece o protocolo técnico para validação, credenciamento e acompanhamento de prestadores de serviços e fornecedores de insumos nas dependências do condomínio

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a triagem, verificação documental e circulação de prestadores de serviço nas áreas comuns e técnicas do condomínio. Reduza riscos trabalhistas e falhas operacionais integrando a equipe humana ao sistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
  • Formatos incluídos: PDF + Word + Excel.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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Kit completo: PDF + Word + Excel — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Roteiro de triagem inicial no guichê de recepção e verificação de documento oficial com foto
  • Matriz de checagem de autorizações prévias enviadas pelo síndico ou administradora via GrandCondo
  • Protocolo de fiscalização documental para acesso a áreas de risco (Cobertura NR-35 e Subestação NR-10)
  • Termo de vistoria prévia e pós-uso de elevadores de serviço e proteções acolchoadas
  • Tabela de horários permitidos para prestação de serviços, obras barulhentas e entregas pesadas
  • Checklist para doca de carga e descarga: dimensionamento de veículos, estanqueidade e tempo limite
  • Ficha de controle de chaves de salas técnicas, entrega de crachás temporários e custódia de ferramentas
  • Procedimento de auditoria para descarte de entulhos de reformas e posicionamento de caçambas
  • Guia de inspeção na Central de Gás GLP/GN para acompanhamento de abastecedores e vistoriadores

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Guichê e Balcão de Recepção da Portaria (Triagem Inicial)
Sistema de Registro e Autorizações do GrandCondo
Doca de Carga e Descarga / Acesso de Veículos de Serviços
Eclusa de Pedestres / Antecâmara de Segurança de Serviços
Elevadores de Serviço e Proteções Acolchoadas
Rotas de Circulação e Corredores Técnicos de Serviço
Central de Armazenamento de Ferramentas e Guarda de Crachás
Subestação Elétrica e Salas Técnicas (Acesso Restrito de Terceiros)
Casa de Máquinas dos Elevadores (Acesso de Manutenção Especializada)
Cobertura, Telhado e Fachadas (Acesso para Trabalhos em Altura - NR-35)
Central de Gás GLP/GN (Acesso de Abastecedores e Inspetores)
Área de Descarte de Entulhos de Reformas e Caçambas

Referências normativas

  • • ABNT NBR 16280:2015 (Gestão de reformas em edificações — Requisitos)
  • • NR-01 (Gerenciamento de Riscos Ocupacionais - GRO)
  • • NR-06 (Equipamentos de Proteção Individual - EPI)
  • • NR-35 (Trabalho em Altura — Validação de fornecedores de fachada e telhado)
  • • Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD na coleta de dados de portaria)
  • • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Guichê e Balcão de Recepção da Portaria (Triagem Inicial)
risco critica

A equipe de portaria exige documento oficial impresso ou digital com foto (RG, CNH ou e-Título) de todos os prestadores antes de liberar a entrada?

Critério: 100% dos prestadores de serviço e fornecedores devem apresentar documento oficial válido com foto no ato do atendimento prévio à liberação.

Como verificar: Acompanhar presencialmente a triagem de 3 prestadores de serviço consecutivos no guichê da portaria, observando se o porteiro solicita e confere visualmente os dados do documento oficial antes de qualquer cadastro.

002
Guichê e Balcão de Recepção da Portaria (Triagem Inicial)
risco media

Existe aviso visível sobre o tratamento de dados pessoais (LGPD - Lei nº 13.709/2018) fixado no balcão de recepção da portaria?

Critério: Presença de sinalização clara e legível no guichê informando que os dados coletados destinam-se exclusivamente ao controle de acesso e segurança patrimonial.

Como verificar: Inspecionar o balcão de atendimento do guichê e verificar a afixação de placa ou folheto informativo com os termos resumidos de privacidade e a finalidade de segurança do condomínio.

003
Guichê e Balcão de Recepção da Portaria (Triagem Inicial)
risco alta

A entrega de crachás temporários de identificação é controlada por inventário numérico ativo no balcão da portaria?

Critério: Divergência zero entre o número de crachás ausentes no gaveteiro/painel e o número de prestadores com acesso ativo no momento.

Como verificar: Contar os crachás disponíveis no claviculário do balcão e cruzar o quantitativo ausente com os registros de prestadores atualmente ativos no condomínio.

004
Guichê e Balcão de Recepção da Portaria (Triagem Inicial)
risco critica

O guichê de atendimento possui passa-volumes mecânico funcional, mantendo a porta de acesso da portaria trancada durante a triagem?

Critério: Passa-volumes 100% operacional, sem emperramentos, com travamento mecânico íntegro e proibição absoluta de abertura da porta principal durante o atendimento.

Como verificar: Testar a abertura e o travamento do passa-volumes (gaveta ou escotilha) no balcão e confirmar se a porta de acesso do porteiro permanece fechada e trancada durante a triagem.

005
Sistema de Registro e Autorizações do GrandCondo
risco critica

O porteiro valida a autorização de entrada diretamente no módulo de acesso do sistema GrandCondo antes de liberar o prestador?

Critério: Liberação efetuada exclusivamente quando houver autorização prévia ativa cadastrada no módulo de fornecedores do GrandCondo.

Como verificar: Observar o porteiro consultar a lista de pré-autorizações no terminal do sistema GrandCondo para a unidade ou área comum indicada pelo prestador.

006
Sistema de Registro e Autorizações do GrandCondo
risco critica

O cadastro de obras de unidades autônomas possui o Plano de Reforma aprovado e Anotação de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) vinculados no GrandCondo conforme ABNT NBR 16280?

Critério: Presença da autorização de obra formal aprovada no sistema GrandCondo para 100% das unidades em reforma antes do credenciamento dos operários.

Como verificar: Acessar a ficha do imóvel ou o módulo de obras do sistema GrandCondo e conferir o anexo do termo de aprovação emitido pela administração e o comprovante do ART/RRT.

007
Sistema de Registro e Autorizações do GrandCondo
risco media

Os horários de permissão de trabalho cadastrados no sistema GrandCondo estão configurados estritamente conforme as regras do Regimento Interno?

Critério: Parametrização do sistema GrandCondo idêntica às janelas de horário permitidas pelo Regimento Interno (tolerância zero para divergências).

Como verificar: Checar os parâmetros de horário de prestadores no sistema GrandCondo (ex.: dias úteis das 08h às 17h, sábados das 08h às 12h) e comparar com o texto do Regimento Interno vigente.

008
Sistema de Registro e Autorizações do GrandCondo
risco alta

A portaria realiza o registro de encerramento de acesso (check-out) no sistema GrandCondo no momento exato em que o prestador deixa o condomínio?

Critério: 100% dos prestadores que saírem do condomínio devem ter o check-out registrado no sistema GrandCondo imediatamente na devolução do crachá.

Como verificar: Gerar relatório de prestadores ativos no sistema GrandCondo ao final do expediente e confirmar visualmente com o zelador se os profissionais listados ainda estão fisicamente no prédio.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Guichê e Balcão de Recepção da Portaria (Triagem Inicial)
  • • Sistema de Registro e Autorizações do GrandCondo
  • • Doca de Carga e Descarga / Acesso de Veículos de Serviços
  • • Eclusa de Pedestres / Antecâmara de Segurança de Serviços
  • • Elevadores de Serviço e Proteções Acolchoadas
  • • Rotas de Circulação e Corredores Técnicos de Serviço

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Liberação de prestadores de serviço sem a apresentação e conferência de documento oficial com foto (RG, CNH ou e-Título) na triagem inicial.Porteiro1 diaalta
Inexistência de inventário numérico ativo no balcão de atendimento para controle físico e rastreabilidade dos crachás provisórios.Zelador(a)3 diasmedia
Passa-volumes mecânico do guichê da portaria com travamento emperrado, forçando o porteiro a abrir a porta social para triagem de documentos.Zelador(a)2 diasalta
Entrada de fornecedores liberada de forma verbal sem validação prévia no módulo de autorizações do sistema GrandCondo.Porteiro1 diacritica
Início de obras em unidades autônomas sem a inclusão prévia do Plano de Reforma e da ART/RRT no sistema GrandCondo conforme NBR 16280.Síndico2 diascritica
Falta de encerramento de acesso (check-out) no GrandCondo quando os prestadores concluem o expediente e saem do condomínio.Porteiro1 diamedia
Placa indicativa de altura máxima e capacidade de peso por eixo ausente ou ilegível no portão da doca de carga e descarga.Zelador(a)5 diasmedia
Falha na lógica do intertravamento dos portões da eclusa de veículos, permitindo abertura simultânea dos portões externo e interno.Empresa contratada1 diacritica
Ausência de calços de roda móveis e sinalização horizontal no piso da doca para travamento mecânico de veículos de serviço.Zelador(a)7 diasalta
Intertravamento elétrico da eclusa de pedestres de serviços inoperante, permitindo a abertura da segunda porta com a primeira destravada.Empresa contratada1 diacritica
Liberação de acesso para trabalhos em altura sem ASO e certificado de treinamento da NR-35 anexados ao cadastro no GrandCondo.Zelador(a)1 diacritica
Interfone de comunicação direta e botão de emergência no interior da eclusa de pedestres sem funcionamento técnico.Empresa contratada2 diasalta

Como usar o kit em campo

O controle rigoroso de fornecedores na portaria humana exige triagem documental prévia e validação de autorizações através da plataforma GrandCondo antes da liberação de qualquer prestador de serviço. A aplicação deste checklist garante o cumprimento das normas ABNT NBR 16280 e NR-35, assegurando a integridade física das instalações e o rastreamento integral da movimentação nas áreas técnicas e sociais. A zeladoria e a portaria devem registrar cada inspeção no aplicativo GrandCondo com fotos legíveis das credenciais e comprovantes para compor o Índice de Conformidade Operacional da edificação.

  1. 1Triagem Documental no Guichê da PortariaExija documento oficial físico ou digital com foto de todos os prestadores e faça a checagem através do passa-volumes, mantendo a porta blindada da guarita trancada. Verifique se os dados conferem com o cadastro de prestadores autorizados emitido pela administradora ou pelo síndico. Anexe a foto do documento de identificação diretamente na ficha de visita do sistema GrandCondo antes de avançar para a próxima etapa.
  2. 2Validação de Liberação e NBR 16280 no GrandCondoAcesse o módulo de acesso do GrandCondo para confirmar se há autorização ativa vinculada à unidade autônoma ou área comum. Em caso de reformas em apartamentos, confirme se o Plano de Reforma, a ART ou RRT e o ASO estão validados conforme a ABNT NBR 16280. Caso haja inconsistência documental ou ausência de aprovação do síndico, mantenha o prestador na recepção e acione o zelador via interfone.
  3. 3Controle de Acesso de Veículos na DocaVerifique a altura e o peso por eixo do veículo de carga em relação às placas sinalizadoras da doca antes de acionar o portão. Acione a eclusa de veículos garantindo que o primeiro portão feche totalmente antes da abertura do segundo. Exija o posicionamento dos calços mecânicos nas rodas do caminhão e registre no GrandCondo a placa do veículo e a foto do baú/caçamba antes do desembarque.
  4. 4Admissão de Pedestres pela Eclusa de SegurançaComande o acesso individual pela eclusa de pedestres, testando visualmente se o sistema de intertravamento impede a abertura da segunda porta enquanto a primeira estiver destravada. Forneça o crachá temporário numerado da Central de Guarda e vincule o número correspondente ao cadastro temporário do prestador no aplicativo. Oriente o trabalhador sobre a obrigatoriedade do uso visível do crachá durante toda a permanência no condomínio.
  5. 5Inspeção e Proteção dos Elevadores de ServiçoAcompanhe o fornecedor até o elevador de serviço e certifique-se de que os acolchoados de proteção das paredes internas e do piso estejam instalados. Verifique se a carga a ser transportada respeita o limite de peso impresso na placa de identificação do elevador. Registre uma foto do estado de conservação da cabine no módulo de rondas da zeladoria antes do início do transporte de materiais.
  6. 6Acompanhamento Técnico para Trabalhos de RiscoPara acessos à cobertura, fachadas, casa de máquinas ou subestação, o zelador deve conferir presencialmente a validade da NR-35 e da NR-10 dos trabalhadores. Verifique se os equipamentos de proteção individual (EPIs) estão completos e utilize a chave do claviculário para abrir a sala técnica correspondente. Registre a imagem da Ordem de Serviço física assinada e anexe ao registro de ocorrências técnicas do GrandCondo.
  7. 7Supervisão da Destinação de Resíduos e CaçambasFiscalize o descarte de entulhos de obras, garantindo que o transporte ocorra em sacos resistentes e que o depósito seja feito exclusivamente na caçamba contratada ou área delimitada. Proíba o acúmulo de materiais de construção em corredores, halls ou rotas de fuga. Fotografe o local de descarte ao final do expediente para comprovar a organização das áreas comuns no sistema.
  8. 8Check-out e Encerramento de AcessoReceba o crachá temporário na portaria no momento da saída do prestador e faça a conferência física do estado do item. Efetue o registro de baixa (check-out) imediatamente no sistema GrandCondo para encerrar a validade da permissão de acesso. Ao término do turno, realize a contagem do claviculário e feche o relatório diário de movimentação de fornecedores.

Dicas de campo

  • • Fotografe crachás, ASOs, ARTs e Ordens de Serviço usando a câmera do aplicativo GrandCondo para manter um histórico digital auditável por unidade.
  • • Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens atendidos pelo total de itens verificados na rotina, multiplicando o resultado por 100.
  • • Mantenha uma meta de Índice de Conformidade superior a 95% para garantir a segurança operacional e jurídica do condomínio.
  • • Defina alertas automáticos no GrandCondo para bloquear a entrada de prestadores de obras caso o horário ultrapasse o permitido pela Convenção.
  • • Realize o teste diário do botão de emergência e do interfone interno da eclusa de pedestres durante a passagem de turno da portaria.
  • • Mantenha o passa-volumes da recepção limpo e com trava mecânica operacional para evitar o atendimento com a porta do guichê aberta.
  • • Exija que o zelador vistorie as rotas de passagem e os elevadores de serviço imediatamente após a saída definitiva de equipes de reforma.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais e Orgânicos

Zeladores e Gerentes Prediais

Porteiros e Recepcionistas

Administradoras de Condomínio

Introdução

O rigor técnico no credenciamento e acompanhamento de prestadores de serviços garante a segurança patrimonial e a adequação às normas regulamentadoras vigentes. Implemente processos sólidos de triagem documental, logística interna e auditoria utilizando os recursos do sistema GrandCondo.

Seção 01Protocolo de Triagem e Identificação Primária no Guichê

  • Exigir documento oficial (RG, CNH) e confrontar a numeração com a ordem de serviço no GrandCondo.
  • Registrar nome completo, empresa (CNPJ), placa do veículo e destino exato no interior do condomínio.
  • Entregar crachá físico numerado de fornecedor, vinculando o número ao perfil do visitante no sistema logado.

Seção 02Validação Documental e Normas Regulamentadoras (NRs)

  • Exigir cópia digitalizada do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) válido para a função específica executada.
  • Checar rigorosamente o porte de talabartes duplos e trava-quedas para atividades que envolvam qualquer risco de queda.
  • Anexar fotos dos certificados de NR-10 e NR-35 diretamente no cadastro de entrada do prestador no sistema.

Seção 03Gerenciamento da Doca de Carga e Acesso Veicular

  • Inspecionar visualmente o interior do baú ou caçamba na entrada e na saída do complexo edilício.
  • Sinalizar a área de operação logística com cones refletores e correntes zebradas durante o descarregamento pesado.
  • Validar a restrição de altura e o Peso Bruto Total (PBT) do veículo conforme o gabarito estrutural da laje.

Seção 04Rotas de Circulação e Proteção de Elevadores de Serviço

  • Bloquear prontamente o acesso de fornecedores com roupas sujas de obra ou ferramentas perfurantes aos elevadores sociais.
  • Inspecionar a cabine de serviço após a conclusão do transporte, responsabilizando o prestador por arranhões ou amassados.
  • Delimitar o trajeto provisório com tapetes de borracha (passadeiras) caso o transporte cruze halls em edifícios de torre única.

Seção 05Controle de Chaves e Acesso a Áreas Técnicas Críticas

  • Registrar digitalmente o horário exato da retirada e a respectiva devolução das chaves dos recintos técnicos.
  • Designar o zelador para acompanhar integralmente os inspetores de gás, visando a adequação às normas NBR 15526 e NBR 13523.
  • Proibir veementemente o trabalho isolado de técnicos em áreas de alta tensão ou espaços confinados não ventilados (NR-33).

Seção 06Recebimento de Insumos e Descarte de Resíduos de Reformas

  • Emitir a etiqueta térmica veloz do GrandCondo para o rastreamento logístico interno de peças de reposição recebidas.
  • Checar sistematicamente o alvará de estacionamento municipal da caçamba de entulho fornecida pela empresa de caçambas contratada.
  • Reter o prestador de serviços caso haja flagrante de despejo irregular de detritos de massa nos ralos e grelhas pluviais.

Seção 07Encerramento de O.S., Auditoria e Logística de Saída

  • Vistoriar o trancamento de fechaduras, o apagamento da iluminação e o nível de limpeza da área técnica após o término do escopo.
  • Recolher o crachá numerado original e efetuar o 'check-out' sistêmico obrigatório no módulo de portaria da interface do GrandCondo.
  • Anotar observações técnicas descritivas sobre eventuais atrasos ou falhas de conduta do fornecedor, balizando a avaliação de contratos futuros.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A padronização das etapas de identificação, controle de NRs e movimentação logística protege o condomínio contra passivos trabalhistas, danos estruturais e vulnerabilidades de segurança física. O trabalho conjunto do síndico, zelador e equipe de portaria alcança sua eficiência máxima quando respaldado por dados sistêmicos e processos auditáveis. Para estruturar sua operação com critérios de engenharia de manutenção, baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Controle de Fornecedores e implemente este checklist completo no seu condomínio.

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