GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-916
documentos obrigatórios da prestação de contas: extratos, notas fiscais, guias, folha, contratos e comprovantes — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Checklist de Documentos da Prestação de Contas

Este kit estabelece o procedimento técnico de auditoria documental para a prestação de contas mensal e anual de condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Garanta a conformidade fiscal, trabalhista e bancária da gestão com um protocolo completo de 40 itens de verificação. Capacite o conselho fiscal e a administração com dados auditáveis integrados ao ecossistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Capa e Termo de Abertura de Inspeção Financeira e Documental
  • Diretrizes Técnicas e Normativas do Código Civil (Art. 1.348) e Boas Práticas Contábeis
  • Matriz de Vistorias: Conciliação Bancária e Extratos Movimento/Aplicação (4 itens)
  • Matriz de Vistorias: Notas Fiscais e Retenções Tributárias na Fonte (8 itens)
  • Matriz de Vistorias: Folha de Pagamento, eSocial e Encargos Trabalhistas (6 itens)
  • Matriz de Vistorias: Contratos de Manutenção e Contas de Concessionárias (8 itens)
  • Matriz de Vistorias: Fundos do Condomínio, Seguros e CNDs Vigentes (8 itens)
  • Relatório de Inadimplência e Comprovação de Receitas (6 itens)
  • Tabela Unificada de Parecer do Conselho Fiscal com Classificação C/NC/NA
  • Plano de Ação Corretiva para Inconformidades Financeiras e Assinaturas

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Conciliação Bancária e Extratos Contas Movimento e Aplicação
Comprovantes de Receitas e Relatório de Inadimplência
Notas Fiscais de Fornecedores e Prestadores de Serviços
Comprovantes de Arrecadação de Impostos e Retenções Tributárias (ISS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL, INSS)
Folha de Pagamento, Holerites e Encargos Trabalhistas (FGTS, eSocial, DARF Previdenciário)
Contratos de Manutenção Preventiva, Conservação e Prestação de Serviços Continuados
Comprovantes de Pagamento de Concessionárias Públicas (Água, Energia, Gás)
Documentação do Fundo de Reserva, Fundos de Obras e Rateios Extraordinários
Apólices de Seguro Obrigatório e Responsabilidade Civil do Condomínio
Certidões Negativas de Débitos (CNDs) e Regularidade Fiscal

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro) — Arts. 1.348 (inciso VIII) e 1.350
  • • Lei nº 4.591/1964 — Lei do Condomínio e Incorporações Imobiliárias
  • • NBC TG 1000 / ITG 2002 (CFC) — Entidades sem Finalidade Lucrativa / Gestão Condominial
  • • Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 — Normas Gerais de Tributação e Arrecadação das Contribuições Previdenciárias
  • • Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Proteção de Dados Pessoais em Documentos Financeiros e Trabalhistas
  • • Norma Regulamentadora NR-01 / NR-07 (MTE) — Documentação de Saúde e Segurança de Funcionários Próprios

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Conta Movimento Principal
risco alta

O saldo inicial e final demonstrado no balancete sintético do mês coincide exatamente com os extratos bancários oficiais da conta movimento?

Critério: Divergência zero (R$ 0,00) entre o saldo final do extrato bancário oficial e o valor reportado no balancete, em conformidade com a ITG 2002 do CFC.

Como verificar: Acessar o módulo de prestação de contas no GrandCondo e cruzar o saldo inicial e final da Conta Movimento exibidos na demonstração financeira com o extrato em PDF emitido pelo banco no último dia útil do mês.

002
Extratos Bancários (Movimento e Aplicação)
risco critica

O extrato bancário anexo à prestação de contas apresenta sequência diária completa, sem omissão de páginas, intervalos de datas ou ocultação de transações?

Critério: Cobertura contínua de 100% dos dias do mês de competência, sem lacunas de datas ou omissão de folhas.

Como verificar: Conferir no GrandCondo se o arquivo de extrato bancário anexado cobre do dia 1º ao último dia do mês corrido, verificando a numeração contínua de páginas e a sequência lógica de saldos diários.

003
Conta Movimento / Tarifas e Encargos
risco media

Todos os débitos bancários relativos a tarifas, taxas de manutenção de conta, transações via PIX/TED e estornos possuem identificação clara e lançamento contábil correspondente?

Critério: 100% dos débitos bancários identificados, justificados e alocados nas rubricas orçamentárias adequadas conforme plano de contas aprovado.

Como verificar: Filtrar no relatório de conciliação do GrandCondo todos os lançamentos do extrato rotulados como taxas ou tarifas, checando se cada item foi apropriado na conta contábil de 'Despesas Bancárias'.

004
Conta de Aplicação Financeira / Fundo de Reserva
risco alta

Os rendimentos financeiros, resgates e tributos retidos na conta de aplicação do Fundo de Reserva foram contabilizados e conciliados individualmente?

Critério: Conciliação de 100% dos rendimentos brutos, impostos retidos na fonte e saldo acumulado atualizado ao final do mês de apuração.

Como verificar: No módulo financeiro do GrandCondo, comparar os extratos das contas de aplicação financeira de Renda Fixa/CDB com a receita contábil registrada sob 'Rendimentos de Aplicação'.

005
Operações Intercontas
risco critica

As transferências realizadas entre a Conta Movimento e as contas de Fundos (Reserva, Obras, Trabalhista) possuem correspondência exata de valores e datas em ambos os extratos?

Critério: Correspondência exata de valor e data de liquidação (D+0 ou D+1 conforme regra bancária) em ambas as pontas da transação.

Como verificar: Cruzar no extrato da Conta Movimento as saídas por transferência para Fundo de Reserva/Obras com os créditos correspondentes no extrato das contas de aplicação anexados ao GrandCondo.

006
Controle de Pagamentos / Cheques
risco media

Existindo cheques emitidos no mês e não compensados, consta da prestação de contas o relatório de conciliação com número, valor, data de emissão e favorecido?

Critério: Apresentação de relatório detalhado de conciliação contendo 100% dos cheques emitidos não compensados há menos de 30 dias.

Como verificar: Consultar no GrandCondo a listagem de 'Cheques em Trânsito' ou pendentes de conciliação e confrontar os números dos cheques com a planilha de conciliação bancária do mês.

007
Arrecadação de Boletos
risco alta

O valor total creditado em extrato bancário a título de liquidação de boletos coincide exatamente com a soma dos arquivos de retorno de cobrança do mês?

Critério: Divergência zero (R$ 0,00) entre o valor líquido apurado nos arquivos de retorno bancário e o somatório dos depósitos de cobrança no extrato.

Como verificar: Acessar o módulo de recebíveis do GrandCondo, gerar o relatório mensal de baixas por arquivo retorno e comparar a soma líquida com os depósitos identificados no extrato bancário.

008
Cadastro e Titularidade de Contas
risco critica

Todas as contas movimento, de aplicação e investimentos apresentadas no balancete são de titularidade exclusiva do CNPJ do condomínio?

Critério: 100% das contas ativas registradas exclusivamente no CNPJ do condomínio, vedada qualquer conta em nome de terceiros (Lei nº 4.591/1964).

Como verificar: Verificar o cabeçalho dos extratos bancários de todas as contas cadastradas no GrandCondo e conferir se Razão Social e CNPJ impressos correspondem rigorosamente ao Cartão CNPJ do condomínio.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Conciliação Bancária e Extratos Contas Movimento e Aplicação
  • • Comprovantes de Receitas e Relatório de Inadimplência
  • • Notas Fiscais de Fornecedores e Prestadores de Serviços
  • • Comprovantes de Arrecadação de Impostos e Retenções Tributárias (ISS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL, INSS)
  • • Folha de Pagamento, Holerites e Encargos Trabalhistas (FGTS, eSocial, DARF Previdenciário)
  • • Contratos de Manutenção Preventiva, Conservação e Prestação de Serviços Continuados

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência entre o saldo final do balancete sintético do mês e o saldo do extrato bancário oficial da Conta Movimento Principal.Administradora2 diascritica
Apresentação de extrato bancário com descontinuidade de datas ou omissão de páginas na pasta física/digital de prestação de contas.Administradora1 diaalta
Falta de discriminação individualizada de rendimentos brutos, resgates e imposto de renda retido na conta de aplicação do Fundo de Reserva.Administradora3 diasalta
Transferências efetuadas entre Conta Movimento e Fundo de Reserva sem correspondência exata de valores ou datas nos respetivos extratos.Administradora2 diascritica
Incompatibilidade entre o valor total creditado em conta referente à liquidação de boletos e o total do arquivo de retorno de cobrança (CNAB).Administradora3 diasalta
Conta de aplicação financeira ou investimento aberta em nome de terceiros ou com inconsistência no CNPJ do condomínio.Síndico15 diascritica
Divergência entre o relatório de liquidação do banco e o total de receitas ordinárias/extraordinárias lançadas na prestação de contas.Administradora3 diasalta
Quitação de boletos em atraso sem a cobrança de multa de 2% e juros de mora de 1% ao mês prescritos no Art. 1.336, § 1º do Código Civil.Administradora5 diasmedia
Existência de baixa manual de boleto de cota condominial no sistema sem justificativa documental e sem autorização do síndico.Administradora2 diasalta
Lançamento global de acordo judicial ou extrajudicial no balancete sem a segregação de principal, juros, multa, correção e honorários.Administradora5 diasmedia
Relatório analítico de inadimplência com inconsistência no saldo acumulado devedor ao comparar com a competência do mês anterior.Administradora3 diasalta
Exposição de nomes completos, CPFs ou dados pessoais de condôminos inadimplentes no relatório integrante da pasta pública de contas (Violação LGPD).Administradora1 diacritica

Como usar o kit em campo

A prestação de contas condominial exige rigor na auditoria documental e na conciliação contábil entre extratos bancários, comprovantes fiscal-trabalhistas e registros da plataforma GrandCondo. A validação sistemática de retenções tributárias, contratos de manutenção e demonstrativos de inadimplência garante a conformidade legal perante o Código Civil e resguarda a responsabilidade civil e criminal do síndico. A digitalização estruturada e a conferência pela comissão fiscal reduzem glosas orçamentárias e asseguram a transparência na aplicação dos recursos ordinários e extraordinários do condomínio.

  1. 1Conferência e Conciliação da Conta Movimento e AplicaçõesCompare o saldo inicial e final do balancete sintético gerado na plataforma GrandCondo com os extratos bancários oficiais de todas as contas do CNPJ. Valide a sequência diária sem omissão de páginas, garantindo que resgates, aportes e rendimentos do Fundo de Reserva estejam individualizados por conta de aplicação. Operações intercontas devem apresentar correspondência exata de valores e datas nos demonstrativos.
  2. 2Auditagem de Receitas, Liquidações e InadimplênciaCruze o relatório de retorno bancário com as receitas liquidadas no mês, verificando a aplicação de multa de 2% e juros de mora de 1% ao mês (Art. 1.336, § 1º do Código Civil) nos pagamentos em atraso. Assegure que baixas manuais possuam autorização formal do síndico e que o relatório analítico respeite a LGPD (Lei nº 13.709/2018), omitindo nomes e dados pessoais de condôminos.
  3. 3Validação Fiscal e Retenções TributáriasVerifique se todas as Notas Fiscais de prestadores possuem os destaques e as guias de recolhimento de ISS, IRRF, INSS e PIS/COFINS/CSLL (DARF 5952) devidamente pagas nos prazos legais. Anexe os comprovantes bancários de pagamento correspondentes a cada nota fiscal arquivada no módulo financeiro GrandCondo.
  4. 4Verificação da Folha de Pagamento e Encargos TrabalhistasVistorie a folha de pagamento, holerites assinados pela equipe presencial e guias do eSocial, FGTS e DARF Previdenciário. Confirme se as horas extras registradas pelo folha de ponto do zelador e porteiros coincidem exatamente com os lançamentos financeiros do mês.
  5. 5Inspeção de Contratos e Medições de ServiçosValide a adimplência das empresas de manutenção preventiva (elevadores, bombas, gerador, CFTV) cruzando as notas fiscais com os relatórios mensais de visita técnica assinados pelo zelador. Anexe comprovantes fotográficos dos relatórios e ordens de serviço executadas na plataforma GrandCondo para comprovar a efetiva prestação do serviço.
  6. 6Auditoria do Fundo de Reserva, Obras e SegurosAcompanhe a destinação das arrecadações extraordinárias, verificando se os valores do Fundo de Reserva e Fundo de Obras foram transferidos integralmente para as contas bancárias específicas. Certifique-se de que a apólice do seguro obrigatório está vigente e com o comprovante de quitação do prêmio anexado à pasta do mês.
  7. 7Validação de CNDs e Cálculo do Índice de ConformidadeExtraia as Certidões Negativas de Débitos (Federal/PGFN, Municipal, FGTS e Trabalhista) e registre as evidências fotográficas dos comprovantes no sistema. Aplique a fórmula do Índice de Conformidade [IC = (Itens Conformes / (Total de Itens - Não se Aplica)) x 100] para emitir o parecer técnico final assinado pelo conselho fiscal.

Dicas de campo

  • • Mantenha a padronização no lançamento de receitas via PIX ou cartão, registrando o valor bruto arrecadado e detalhando a taxa de intermediação na conta de despesas bancárias.
  • • Exija do zelador o envio das ordens de serviço com fotos do painel ou equipamento manutenido diretamente na plataforma GrandCondo antes de autorizar o pagamento do fornecedor.
  • • Utilize o módulo de gestão financeira da plataforma GrandCondo para automatizar a conciliação bancária diária via arquivo de retorno OFX ou API, reduzindo falhas manuais.
  • • Arquive as guias DARF 5952 de PIS/COFINS/CSLL juntamente com as notas fiscais de origem para facilitar a conferência da comissão fiscal.
  • • Ao renegociar débitos de condôminos, lance os acordos discriminando os valores de principal, multa, juros, correção monetária e honorários advocatícios em rubricas separadas.
  • • Monitore mensalmente a emissão da CND Conjunta da Receita Federal e PGFN para evitar bloqueios ou certidões positivas com efeito de negativa por divergências no eSocial.
  • • Garanta que a conta bancária de Fundo de Reserva permaneça em aplicação financeira com rendimento automático e titularidade exclusiva no CNPJ do condomínio.

Para quem é este kit

Padronização do dossiê mensal enviado ao conselho, reduzindo questionamentos e garantindo aprovação em assembleia.

Roteiro objetivo para auditar extratos, notas e encargos sem depender exclusivamente da administradora.

Sistema padronizado de prestação de contas que eleva o nível de compliance e profissionalismo dos relatórios aos clientes.

Checklist de apoio para conferência de notas de serviços executados na edificação antes do envio ao financeiro.

Introdução

A estruturação rigorosa da prestação de contas garante segurança jurídica e transparência à gestão financeira do condomínio. Conheça as diretrizes técnicas para auditoria de extratos, notas fiscais, encargos e contratos, embasadas no Código Civil e nas normativas contábeis vigentes.

Seção 01O Papel da Conciliação Bancária e Análise de Extratos

  • Verificação do saldo inicial e final do mês apurado, cruzando rigorosamente com o balancete oficial do condomínio.
  • Rastreabilidade de transferências entre a conta movimento e as contas de aplicação financeira.
  • Identificação detalhada de tarifas bancárias, exigindo justificativa documental para cobranças atípicas, juros ou estornos.

Seção 02Gestão de Receitas e Rastreabilidade da Inadimplência

  • Confronto das baixas sistêmicas de boletos com o efetivo crédito registrado na conta corrente na data da compensação.
  • Auditoria dos relatórios de inadimplência, segregando devedores de curto prazo (extrajudicial) e casos consolidados em execução judicial.
  • Conferência das receitas acessórias, contemplando locação de espaços, salões de festas, churrasqueiras e rendimentos de multas regimentais.

Seção 03Validação de Notas Fiscais e Retenções Tributárias

  • Validação da autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e ou NFS-e) diretamente nos portais governamentais de emissão.
  • Conferência técnica das retenções de ISS (Imposto Sobre Serviços) de acordo com o código de serviço executado e a legislação municipal.
  • Verificação das guias de recolhimento de IRRF, PIS, COFINS, CSLL e do INSS retido sobre serviços contínuos de cessão de mão de obra.

Seção 04Auditoria da Folha de Pagamento e Encargos Trabalhistas

  • Análise dos espelhos de ponto físico ou eletrônico, verificando a congruência matemática com as horas extras lançadas no holerite.
  • Conferência exata das guias e recibos do eSocial, do DARF Previdenciário e da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).
  • Auditoria minuciosa dos recibos de férias, décimo terceiro salário e Termos de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT).

Seção 05Controle de Contratos de Manutenção e Serviços Continuados

  • Verificação da vigência documental dos contratos de manutenção atrelados às notas fiscais de serviço apresentadas no mês.
  • Checagem da assinatura do zelador(a) ou do responsável operacional na Ordem de Serviço técnica que originou a cobrança.
  • Auditoria dos índices de reajuste econômico aplicados (como IGP-M ou IPCA) no mês de aniversário dos contratos plurianuais.

Seção 06Despesas de Concessionárias, Seguros e Fundos de Reserva

  • Análise técnica comparativa das faturas de concessionárias públicas em relação à média histórica de consumo dos últimos seis meses.
  • Certificação documental de que a apólice de seguro obrigatório do condomínio está plenamente vigente e com os prêmios quitados.
  • Conferência da destinação correta dos recursos originados do Fundo de Reserva, validando o saque contra a ata assemblear autorizativa.

Seção 07Certidões Negativas de Débitos (CNDs) e Fluxo Operacional

  • Extração atualizada e validação técnica do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) diretamente junto aos portais da Caixa Econômica Federal.
  • Emissão mensal da Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.
  • Arquivamento indexado e disponibilização digital de todas as CNDs na plataforma de gestão financeira do condomínio, viabilizando auditorias instantâneas.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A rotina de prestação de contas transcende a mera organização mecânica de comprovantes; trata-se de um processo de auditoria patrimonial contínua que blinda o condomínio contra pesados passivos trabalhistas, fiscais e civis. A sistematização rigorosa desse controle financeiro confere à sindicatura e ao Conselho Fiscal a base analítica necessária para aprovar balancetes com convicção técnica ou para assinalar inconsistências em tempo hábil de correção. Para que a sua equipe administrativa consiga aplicar esses critérios normativos com precisão cirúrgica na rotina de fechamento de mês, é indispensável padronizar o método de verificação. Baixe agora o nosso Kit Profissional de Inspeção — Checklist de Documentos da Prestação de Contas e implemente uma auditoria documental impecável, transparente e perfeitamente alinhada às melhores práticas contábeis e operacionais brasileiras.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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