Checklist de Preparação de Assembleia Financeira

O que vem neste kit

• Checklist auditável em 10 seções temáticas com 40 pontos de verificação
• Roteiro de validação de Edital de Convocação segundo o Art. 1.354 do Código Civil
• Matriz de conciliação bancária e conferência do Fundo de Reserva
• Modelo de cálculo de reajuste de taxa condominial com projeção inflacionária
• Ficha de verificação de adimplência e direito a voto por fração ideal
• Protocolo de conferência de procurações e representação legal
• Guia de condução de votação híbrida ou presencial via aplicativo GrandCondo
• Minuta padronizada para lavratura de ata e transcrição de deliberações
• Plano de contingência para assembleias sem quórum mínimo na primeira convocação

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

A preparação rigorosa da assembleia financeira exige auditoria prévia documental, validação jurídica do edital e estrita observância aos prazos de convocação previstos no Código Civil e na convenção condominial. A gestão operacional e a administradora devem assegurar a transparência dos balancetes, pareceres do conselho fiscal e demonstrativos de inadimplência, centralizando o envio e o controle de recebimento dos condôminos através da plataforma GrandCondo. Este guia instrui a equipe técnica a auditar previamente os requisitos legais e contábeis, prevenindo anulações judiciais de deliberações sobre previsão orçamentária e prestação de contas.

1. 1Auditoria das Pastas de Prestação de Contas e BalancetesO síndico e a administradora devem conferir se todas as contas bancárias possuem conciliação mensal confrontada com extratos oficiais e se as retenções tributárias (PIS, COFINS, CSLL, INSS, ISS) estão pagas com NF-e/NFS-e correspondentes. É indispensável anexar o parecer assinado pelo Conselho Fiscal para cada mês analisado, disponibilizando os arquivos digitais no acervo de documentos da plataforma GrandCondo.
2. 2Redação Explicita do Edital e Ordem do DiaO edital de convocação deve detalhar nominalmente cada item financeiro, proibindo a votação de matérias de impacto orçamentário sob termos genéricos. O texto deve especificar claramente os horários de chamada, o local físico e as diretrizes de acesso ao ambiente virtual, em estrita conformidade com a Lei 14.309/2022.
3. 3Expedição do Edital e Notificação UniversalVerifique a lista do cadastro imobiliário atualizada no GrandCondo para garantir a notificação formal de 100% dos proprietários e titulares de direito, nos termos do Art. 1.354 do Código Civil. Os logs do sistema comprovando a entrega eletrônica e os protocolos físicos ou avisos de recebimento (AR) assinados devem ser arquivados para fins de auditoria.
4. 4Elaboração da Previsão Orçamentária e Projeção InflacionáriaElabore a proposta orçamentária projetando o histórico de despesas corrigido por índices oficiais (IPCA/INPC), dissídios coletivos e o plano de manutenção predial fundamentado na ABNT NBR 5674. Inclua na planilha as cotações de benfeitorias necessárias e o percentual de recomposição do Fundo de Reserva estipulado na convenção.
5. 5Consolidação do Relatório de Adimplência e VotantesEmita a relação atualizada de unidades adimplentes habilitadas a votar no dia da assembleia para cumprir a exigência do Art. 1.335, III do Código Civil. A equipe da portaria e a administração devem utilizar a listagem integrada ao GrandCondo para validar a entrega de cédulas presenciais e liberar os acessos de votação.
6. 6Triagem e Validação de Procurações LegaisEstabeleça o procedimento de validação prévia de procurações conferindo os requisitos formais definidos na convenção condominial, tais como poder de substabelecimento e necessidade de firma reconhecida. Registre os representantes e procuradores validados no módulo de assembleia da plataforma GrandCondo antes da abertura da primeira convocação.
7. 7Apuração de Quórum, Votação e Minuta de AtaMonitore a contagem de quórum presencial e digital, registrando os votos colhidos em tempo real pelo sistema GrandCondo conforme a natureza da matéria (ordinária ou qualificada). Redija a minuta da ata imediatamente após o encerramento do pleito, transcrevendo os valores aprovados, ressalvas do conselho e os prazos pactuados para posterior registro cartorial.

Para quem é este kit