POP de Fechamento Financeiro Mensal

O que vem neste kit

• POP Financeiro completo em formato editável com cronograma detalhado de D-5 a D+10
• Checklist de auditoria financeira pré-fechamento contendo 40 itens operacionais de verificação
• Planilha de conciliação saldo-a-saldo de contas correntes, poupança e fundos de investimento
• Matriz de retenções tributárias na fonte para contratação de serviços tomados de terceiros
• Modelo de termo de conferência e prestação de contas de Fundo Fixo (Pequeno Caixa)
• Roteiro de inspeção e validação de faturas de concessionárias de serviços públicos
• Relatório padronizado de conciliação de arrecadação, baixas e régua de inadimplência
• Guia de validação de Documentação Hábil (Notas Fiscais, recibos, cupons fiscais e CNDs)
• Protocolo de aprovação do balancete pelo Conselho Fiscal integrado ao ecossistema GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

Este Procedimento Operacional Padrão disciplina o rito mensal de encerramento das contas condominiais, estabelecendo a checagem rigorosa de conciliações bancárias, liquidação tributária e receitas ordinárias e extraordinárias através da plataforma GrandCondo. A execução padronizada garante a rastreabilidade fiscal perante a Lei 10.406/2002 (Código Civil) e assegura que a prestação de contas aos condôminos reflita com precisão o fluxo de caixa do período. Com o apoio operacional do zelador na validação de medições e do síndico nas aprovações digitais, o balancete é consolidado sem inconsistências nem pendências extemporâneas.

1. 1Processamento de Retorno Bancário e ArrecadaçãoProcessar os arquivos de retorno bancário (CRT/RET) no módulo financeiro GrandCondo até o primeiro dia útil do mês subsequente para liquidação automática dos boletos de cotas ordinárias e extraordinárias. Verificar se os créditos bancários batem integralmente com os relatórios analíticos de arrecadação e se a receita extraordinária foi segregada em conta contábil específica. Caso haja divergências de tarifas ou abatimentos, registrar a ressalva imediatamente para ajuste no sistema.
2. 2Conciliação Bancária Saldo-a-Saldo e RazãoRealizar a conferência diária e o fechamento mensal comparando o extrato definitivo de cada conta corrente e fundo de investimento com o balancete e livro razão do GrandCondo. Garantir a inexistência de pendências de conciliação ou valores não identificados há mais de 30 dias na conta transitória. Anexar os extratos originais em PDF diretamente no encerramento da conciliação no sistema.
3. 3Validação de Medições, Contratos e Notas FiscaisConferir se todos os pagamentos de serviços contínuos e obras do mês possuem o ateste técnico assinado no GrandCondo pelo zelador ou síndico comprovando a prestação das medições físicas conforme ABNT NBR 5674. Verificar a validade jurídica do documento fiscal (NF-e/NFS-e) e a exata correspondência cadastral do CNPJ/CPF do favorecido no comprovante bancário definitivo. Anexar as CNDs atualizadas dos fornecedores recorrentes ao módulo de gestão documental.
4. 4Apuração e Liquidação das Retenções TributáriasCalcular e conferir os destaques tributários de ISSQN, IRRF e PIS/COFINS/CSLL aplicáveis às notas fiscais de serviços tomados no mês de referência. Emitir e agendar a liquidação das guias DARF e DAM no ecossistema GrandCondo dentro dos prazos regulamentares da Receita Federal e Prefeitura local. Anexar o comprovante de recolhimento vinculado ao respectivo lançamento fiscal do fornecedor.
5. 5Consolidação da Folha de Pagamento e Encargos SociaisValidar o espelho de ponto eletrônico e a folha de pagamento da equipe própria de portaria e zeladoria gerada pela administradora. Verificar a quitação dos encargos trabalhistas (FGTS via eSocial/FGTS Digital e INSS) alinhados às exigências da NR-01 e CLT, anexando guias e comprovantes no GrandCondo. Confirmar a baixa de eventuais adiantamentos salariais e benefícios como vale-transporte e vale-alimentação.
6. 6Conferência e Aplicação da Régua de InadimplênciaEmitir o relatório analítico de inadimplência no módulo financeiro GrandCondo e validar a incultação exata da multa legal de 2% e juros moratórios configurados. Confirmar o envio automatizado das notificações (D+5, D+15 e D+30) e a migração de cobranças para a assessoria jurídica sem repasse de honorários ao caixa ordinário. Registrar no sistema os termos de acordo firmados no mês acompanhados da documentação assinada e parcelamento programado.
7. 7Auditagem do Pequeno Caixa e Fundo de ReservaAuditar as movimentações do fundo fixo de caixa efetuadas pelo zelador, exigindo cupons fiscais originais para cada despesa emergencial de pequeno valor. Confirmar a transferência percentual obrigatória da arrecadação mensal para o Fundo de Reserva e fundos específicos de obras em conformidade com a Convenção Condominial. Registrar as transferências bancárias entre contas no sistema GrandCondo garantindo o saldo-a-saldo zerado nas movimentações internas.
8. 8Emissão, Validação e Disponibilização do BalanceteGerar a minuta da pasta prestação de contas no módulo de emissão do GrandCondo e submeter à aprovação digital e assinatura do síndico. Validar o Índice de Conformidade do fechamento e, após o aceite do síndico, liberar a disponibilização do balancete encadernado digitalmente aos condôminos e conselho fiscal. Arquivar as evidências fotográficas e digitais no repositório de nuvem da plataforma para auditorias futuras.

Para quem é este kit