GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-990
prestação de contas mensal: coleta de documentos, montagem do balancete, revisão do conselho e publicação — procedimento operacional padrão (POP) financeiro de condomínio contendo objetivo, responsável, materiais necessários, passo a passo numerado, periodicidade, cuidados e pontos de atenção, indicadores de controle e registro de evidências

POP de Prestação de Contas

Este kit estabelece o procedimento operacional padrão para a coleta de documentos, conciliação bancária, verificação de retenções fiscais e montagem do balancete mensal do condomínio via plataforma GrandCondo

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a coleta de notas fiscais, conciliação bancária e validação trabalhista entre zelador, administradora e síndico. Garanta aprovação ágil no Conselho Fiscal e publicação auditada via plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Procedimento Operacional Padrão (POP) em PDF para Prestação de Contas Mensal
  • Checklist Completo de Inspeção e Coleta de Documentos Financeiros (48 itens)
  • Matriz de Retenções Tributárias na Fonte para Serviços Tomados por Condomínios
  • Protocolo de Visto e Atesto de Recebimento de Materiais e Serviços pelo Zelador
  • Modelo de Relatório de Conciliação Bancária e Fundos Especiais de Obras
  • Roteiro de Validação de Folha de Pagamento, Encargos (FGTS/INSS) e eSocial
  • Minuta de Parecer Técnico do Conselho Fiscal para Balancete Mensal
  • Guia de Digitalização e Publicação de Balancetes no App GrandCondo
  • Planilha de Controle de Inadimplência, Acordos e Custas Extrajudiciais

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Conciliação Bancária e Extratos de Conta Corrente e Aplicações
Comprovantes de Arrecadação e Relatório de Adimplência
Folha de Pagamento, Encargos Trabalhistas (FGTS, INSS) e eSocial
Notas Fiscais de Serviços Tomados e Retenções Tributárias (ISS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL)
Notas Fiscais de Materiais e Equipamentos com Visto de Recebimento
Faturas de Contas de Consumo (Água, Energia Elétrica, Gás e Telecomunicações)
Contratos de Manutenção Preventiva e Serviços Continuados
Movimentação do Fundo de Reserva e Fundos Especiais de Obras
Relatório de Inadimplência, Acordos e Custas de Cobrança Extrajudicial
Aprovação do Conselho Fiscal e Disponibilização no App GrandCondo

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Arts. 1.348, VIII e 1.350)
  • • NBC ITG 2002 (R1) — Entidades sem Finalidade de Lucro (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • Lei nº 4.591/1964 — Condomínio em Edificações e Incorporações Imobiliárias
  • • Instrução Normativa RFB nº 2110/2022 — Normas Gerais de Tributação e Arrecadação
  • • Instrução Normativa RFB nº 1234/2012 — Retenção de Impostos na Fonte sobre Serviços
  • • Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD no tratamento de dados financeiros)
  • • ABNT NBR ISO 31000 — Gestão de Riscos (Diretrizes aplicadas ao controle financeiro)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Conta Corrente Condominial
risco critica

O saldo final da conta corrente informado no módulo financeiro da plataforma GrandCondo bate exatamente com o extrato bancário oficial no último dia útil do mês?

Critério: Divergência financeira zerada (R$ 0,00) entre o extrato do banco e a conciliação no GrandCondo na data de encerramento do balancete.

Como verificar: Acessar o menu 'Conciliação Bancária' na plataforma GrandCondo, selecionar a conta corrente do mês de referência, importar o arquivo OFX bancário e comparar o saldo final contábil com o saldo do extrato PDF oficial do banco.

002
Contas de Aplicação e Fundo de Reserva
risco alta

Os rendimentos de aplicações financeiras e eventuais resgates de fundos de reserva/investimentos foram integralmente apropriados no GrandCondo no mês de referência?

Critério: 100% dos rendimentos líquidos e movimentações de resgate creditados no extrato de investimentos com lançamentos correspondentes no balancete.

Como verificar: Confrontar os extratos das contas de investimento e poupança emitidos pela instituição financeira com os relatórios de receitas de capital gerados no GrandCondo.

003
Tarifas e Despesas Bancárias
risco media

Todas as tarifas bancárias, taxas de manutenção de conta, custos de liquidação de boletos e impostos retidos na fonte (IRRF/IOF) foram lançados nas contas de despesa corretas no GrandCondo?

Critério: Classificação contábil de 100% das tarifas bancárias e tributos nas rubricas específicas aprovas em assembleia, mantendo saldo zerado de pendências.

Como verificar: Filtrar no extrato bancário todos os débitos referentes a tarifas (ex: 'Tarifa Pagfor', 'Manutenção de Conta', 'IRRF s/ Aplicação') e verificar o lançamento individualizado no módulo de despesas do GrandCondo.

004
Conciliação Bancária
risco alta

Existem depósitos ou débitos não identificados no extrato bancário há mais de 30 dias sem a devida justificativa e provisionamento no GrandCondo?

Critério: Zero lançamento não identificado sem o devido registro de chamado investigativo aberto pelo zelador/administradora após o fechamento do mês.

Como verificar: Abrir o relatório de 'Lançamentos Pendentes de Reconciliação' no módulo financeiro do GrandCondo e filtrar itens não conciliados com data superior a 30 dias.

005
Segregação de Contas e Fundo de Reserva
risco critica

As transferências de verbas entre a conta corrente operacional e a conta/aplicação do Fundo de Reserva possuem respaldo em ata de assembleia e conferência exata entre extratos bancários?

Critério: Coincidência exata de datas e valores nas duas pontas (débito em uma conta e crédito idêntico na outra) acompanhada da respectiva ata aprovatória.

Como verificar: Confrontar o débito da transferência na conta corrente com o crédito correspondente na conta de investimento no mesmo dia útil, anexando o documento de autorização/ata na plataforma GrandCondo.

006
Arrecadação e Baixa de Boletos
risco alta

Os arquivos de retorno bancário (CNAB 240/400) correspondentes aos pagamentos do mês foram processados e conciliados integralmente no GrandCondo sem baixas manuais desprovidas de comprovante?

Critério: 100% dos arquivos de retorno liquidados e validados no sistema sem relatórios de divergência ou baixas manuais sem o comprovante de pagamento anexado.

Como verificar: Consultar o histórico de importação de arquivos CNAB no GrandCondo, auditando se o valor total de baixas registradas no sistema é equivalente ao valor creditado em conta corrente a título de cobrança bancária.

007
Segurança de Movimentações Financeiras
risco critica

Todas as movimentações de saída de caixa (TED, PIX, liquidação de boletos) foram realizadas respeitando o protocolo de aprovação dupla no Internet Banking e registradas na alçada correspondente do GrandCondo?

Critério: 100% dos pagamentos realizados contendo obrigatoriamente a validação por dupla assinatura/apropriação (ex: Administradora + Síndico(a)) conforme convenção.

Como verificar: Verificar os comprovantes bancários de transações financeiras e auditá-los contra o histórico de autorizações no painel de aprovações da plataforma GrandCondo.

008
Pagamentos via PIX
risco critica

Todos os pagamentos realizados via PIX foram destinados estritamente a chaves de titularidade idêntica aos CNPJs/CPFs dos fornecedores constantes nas notas fiscais e contratos cadastrados no GrandCondo?

Critério: 100% das liquidações via PIX efetuadas obrigatoriamente para a conta corrente da pessoa jurídica titular da Nota Fiscal emitida contra o CNPJ do condomínio.

Como verificar: Comparar a chave PIX e o nome do favorecido informados no comprovante de transferência bancária com os dados bancários do fornecedor presentes na Nota Fiscal e no cadastro do GrandCondo.

Calendário de inspeções

Diário

Administradora e Portaria/Zeladoria
  • • Lançamento das movimentações de caixa e conciliação das baixas de boletos
  • • Digitalização e upload das notas fiscais de compras físicas entregues na portaria via app GrandCondo
  • • Verificação do DDA bancário para identificação prévia de novos lançamentos

Semanal

Zelador(a) e Gerente de Contas
  • • Conferência de Ordens de Serviço concluídas em campo com as respectivas notas fiscais
  • • Aferição e registro das medições de consumo (água, gás e energia)
  • • Envio dos comprovantes físicos acumulados para a sede da administradora

Mensal

Administradora e Síndico
  • • Fechamento do balancete mensal e execução da conciliação bancária 100% zerada
  • • Validação do recolhimento de encargos trabalhistas (INSS, FGTS) e impostos retidos
  • • Encaminhamento da pasta digital de prestação de contas ao Conselho Fiscal via GrandCondo

Bimestral

Conselho Fiscal e Síndico
  • • Análise comparativa do realizado x orçado no módulo financeiro GrandCondo
  • • Auditoria por amostragem dos contratos de prestadores de serviços de valor elevado
  • • Emissão dos pareceres conclusivos dos balancetes do bimestre

Anual

Síndico, Administradora e Conselho Fiscal
  • • Consolidação do balanço anual para apresentação na Assembleia Geral Ordinária (AGO)
  • • Elaboração e validação do plano orçamentário para o ano subsequente
  • • Verificação das certidões negativas de débitos (Receita Federal, FGTS, Trabalhista, Municipal)

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Saldo final da conta corrente no módulo financeiro da plataforma GrandCondo apresenta divergência em relação ao extrato bancário oficial no último dia útil do mês.Administradora24 horascritica
Rendimentos e resgates de aplicações financeiras do Fundo de Reserva não foram apropriados no balancete do mês no GrandCondo.Administradora48 horasalta
Existência de débitos ou depósitos não identificados no extrato bancário há mais de 30 dias sem justificativa técnica no sistema.Administradora5 diasalta
Transferência de valores entre a conta operacional e o Fundo de Reserva realizada sem respaldo em ata ou autorização formal.Síndico3 diascritica
Baixa manual de boletos efetuada no módulo financeiro do GrandCondo sem o arquivo de retorno bancário (CNAB 240/400) ou comprovante anexo.Administradora2 diasalta
Movimentações de saída financeira (TED, PIX, liquidações) executadas no Internet Banking sem protocolo de aprovação dupla da gestão.Síndico24 horascritica
Pagamento efetuado via PIX para chave de titularidade divergente dos dados cadastrais do fornecedor registrados na Nota Fiscal no GrandCondo.Administradora2 diascritica
Valor total arrecadado no relatório do banco emissor diverge da soma das baixas de taxas ordinárias e extraordinárias no GrandCondo.Administradora3 diasmedia
Relatório de adimplência e inadimplência emitido pelo GrandCondo sem a estratificação por tempo de atraso (Aging List).Administradora5 diasmedia
Valores arrecadados via acordos de cobrança baixados no GrandCondo sem o correto desmembramento entre principal, honorários e custas.Administradora3 diasmedia
Unidades com débitos ajuizados há mais de 90 dias sem o número do processo judicial e status atualizado na ficha da unidade no GrandCondo.Administradora7 diasmedia
Emissão de Certidão Negativa de Débitos (CND) pelo app para unidade que possui débitos pendentes no histórico do GrandCondo.Administradora24 horasalta

Como usar o kit em campo

Este Procedimento Operacional Padrão orienta a equipe de gestão, administradora e síndico na coleta rigorosa de comprovantes, conciliação de extratos e consolidação da prestação de contas mensal do condomínio. A padronização garante a verificação detalhada das retenções tributárias, da folha de pagamento e dos vistos de recebimento da zeladoria, prevenindo inconsistências orçamentárias antes do envio ao conselho fiscal. A validação do balancete e a publicação transparente no aplicativo GrandCondo asseguram a conformidade legal prevista no Artigo 1.348 do Código Civil e promovem uma gestão auditável aos condôminos.

  1. 1Coleta e Validação do Recebimento de Materiais e InsumosO zelador deve conferir presencialmente a entrega de materiais, assinando o canhoto da NF-e com nome, data e visto legível. Em seguida, digitaliza o documento assinado e realiza o upload no módulo financeiro da plataforma GrandCondo para liberar o agendamento do pagamento. A administradora valida a nota antes de registrar o lançamento no contábil.
  2. 2Processamento de Retorno bancário e ArrecadaçãoA administradora deve importar diariamente os arquivos de retorno CNAB 240/400 no sistema GrandCondo para baixa automática de cotas ordinárias e extraordinárias. Baixas manuais de boletos são expressamente proibidas sem a anexação prévia do comprovante de depósito bancário correspondente. As receitas de locação de áreas comuns (salão de festas e churrasqueira) são vinculadas aos respectivos comprovantes operacionais.
  3. 3Conciliação Bancária e Extratos de AplicaçõesRealizar o confronto entre os lançamentos do módulo financeiro GrandCondo e o extrato bancário oficial no último dia útil do mês. Lançamentos pendentes ou depósitos não identificados há mais de 30 dias devem ser justificadamente provisionados ou investigados com a instituição financeira. Os rendimentos do Fundo de Reserva e demais aplicações financeiras devem ser apropriados no mês de competência exato.
  4. 4Lançamento de Notas Fiscais e Apuração de Retenções TributáriasVerificar se as notas fiscais de serviços tomados possuem o correto destaque dos impostos retidos na fonte (ISS, IRRF e PIS/COFINS/CSLL) conforme legislação municipal e federal. As Guias de Recolhimento dos tributos retidos devem ser anexadas no GrandCondo junto às respectivas NFs antes da liquidação financeira. Pagamentos via PIX exigem validação prévia de chave idêntica ao CNPJ do fornecedor.
  5. 5Consolidação da Folha de Pagamento e Encargos SociaisConferir o resumo da folha de pagamento dos funcionários próprios (portaria, limpeza e zeladoria) emitido no GrandCondo com as guias do eSocial, FGTS e INSS. O síndico e a administradora confirmam a quitação tempestiva das obrigações trabalhistas, anexando os comprovantes bancários na pasta do mês. Eventuais divergências em horas extras ou adicionais devem ser auditadas pelo zelador.
  6. 6Gestão da Inadimplência, Acordos e Custas ProcessuaisGerar o relatório Aging List no módulo financeiro do GrandCondo para estratificar os débitos por tempo de atraso. Os recebimentos de acordos judiciais e extrajudiciais devem ser baixados segregando cota principal, juros, multa, honorários advocatícios e custas reembolsadas. Unidades com débitos ajuizados há mais de 90 dias precisam ser atualizadas com o número do processo correspondente no sistema.
  7. 7Conferência do Fundo de Reserva e Montagem do BalanceteConfrontar os aportes e eventuais resgates do Fundo de Reserva entre a conta corrente operacional e a conta de aplicação, respaldando cada movimentação com ata de assembleia. Montar a pasta digital do balancete no GrandCondo vinculando cada despesa aos seus comprovantes e certidões negativas aplicáveis. O saldo contábil final do aplicativo deve rebater com exatidão o saldo bancário consolidado.
  8. 8Revisão do Conselho Fiscal e Publicação no App GrandCondoDisponibilizar a pasta digital do balancete no ambiente do Conselho Fiscal dentro do GrandCondo até o dia 10 do mês subsequente. Após a emissão do parecer favorável assinado pelos conselheiros, o balancete é publicado oficialmente para todos os condôminos no aplicativo. A notificação de disponibilidade do relatório é distribuída via comunicados do sistema.

Dicas de campo

  • • Exigir carimbo e visto físico (nome completo, data e assinatura) do zelador no corpo do DANFE de qualquer entrega antes da inserção da NF no GrandCondo.
  • • Validar a titularidade das chaves PIX para garantir transferência exclusiva ao CNPJ/CPF cadastrado no contrato e na Nota Fiscal do prestador.
  • • Calcular o Índice de Conformidade da Prestação de Contas dividindo a quantidade de comprovantes/itens sem pendências pelo total de itens auditados no checklist e multiplicando o resultado por 100.
  • • Registrar fotos legíveis e escaneamentos de alta resolução dos comprovantes e cupons fiscais no módulo de evidências digitais da plataforma GrandCondo.
  • • Executar a conciliação bancária semanalmente para diminuir o volume de pendências na data de fechamento da prestação de contas mensal.
  • • Vincular as certidões negativas de débito (CND) emitidas pelo GrandCondo estritamente às unidades com histórico contábil de quitação integral confirmada.
  • • Verificar se o protocolo de dupla autorização do Internet Banking foi respeitado em 100% das saídas financeiras executadas no mês de referência.

Para quem é este kit

Introdução

A padronização da prestação de contas mensal garante transparência financeira e conformidade legal na administração do condomínio. Este guia apresenta o procedimento operacional padrão para coleta de documentos, conciliação bancária e aprovação pelo conselho fiscal com suporte do ecossistema GrandCondo.

Seção 01Fundamentação Normativa e Estruturação do POP Financeiro

  • Definição do cronograma mensal de fechamento contábil até o quinto dia útil subsequente.
  • Divisão formal de atribuições entre zeladoria, administração central e conselho fiscal.
  • Padronização do plano de contas conforme as diretrizes da norma ITG 2002 (R1).

Seção 02Triagem Operacional e Validação Física pelo Zelador

  • Registro do visto de recebimento físico ou digital em todas as notas fiscais de materiais.
  • Verificação dos laudos de manutenção preventiva antes do envio para o setor financeiro.
  • Arquivamento temporário seguro dos comprovantes de entrega na zeladoria para coleta semanal.

Seção 03Conciliação Bancária e Auditoria de Retenções Tributárias

  • Batimento 100% parametrizado entre extratos bancários e os comprovantes de liquidação.
  • Verificação de alíquotas de retenção de tributos em notas fiscais de serviços tomados.
  • Anexação dos comprovantes de recolhimento de encargos trabalhistas (FGTS, INSS) e tributários.

Seção 04Estruturação do Balancete e Gestão de Inadimplência

  • Apresentação clara do saldo inicial, movimentação do período e saldo final de todas as contas.
  • Demonstração analítica dos fundos de reserva e fundos de obras com extratos vinculados.
  • Relatório de adimplência e acordos extrajudiciais anonimizados em conformidade com a LGPD.

Seção 05Fluxo de Análise e Parecer do Conselho Fiscal

  • Encaminhamento da pasta de prestação de contas com prazo regimental para análise do conselho.
  • Aplicação de checklist auditável para verificação de orçamentos e comprovantes fiscais.
  • Emissão e assinatura do parecer conclusivo do conselho fiscal antes da publicação final.

Seção 06Publicação Digital e Transparência via Plataforma GrandCondo

  • Disponibilização do balancete em PDF pesquisável e auditável na pasta digital do App GrandCondo.
  • Envio de notificações automáticas aos moradores informando a publicação das contas mensais.
  • Integração de relatórios operacionais e financeiros em um ambiente digital único e seguro.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A padronização dos processos de prestação de contas por meio de um Procedimento Operacional Padrão (POP) estruturado é o alicerce para uma gestão condominial transparente, eficiente e juridicamente segura. Ao alinhar o trabalho presencial do zelador e da administradora com a validação rigorosa do conselho fiscal e a publicação centralizada via plataforma GrandCondo, o condomínio elimina inconsistências financeiras e fortalece a confiança de todos os moradores. Baixe agora o "Kit Profissional de Inspeção — Prestação de Contas Condominial" e tenha acesso ao procedimento operacional completo, planilhas de conciliação e checklists de verificação prontos para aplicação prática em seu condomínio.

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