GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-934
pedido de cotação: escopo, prazo de resposta, condições de pagamento, garantia, validade da proposta e critérios de escolha — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Pedido de Cotação a Fornecedores

Este kit normatiza a padronização, emissão, auditoria e homologação do Pedido de Cotação (RFQ) para compras de insumos e contratação de serviços em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Obtenha propostas comerciais comparáveis e alinhadas à convenção condominial e ao Código Civil. Formalize escopos técnicos, prazos e retenções fiscais com integração à rotina da zeladoria e do sistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Capa e introdução técnica com diretrizes do Código Civil e normas ABNT para compras condominiais
  • Modelo preenchível de Requisição de Cotação (RFQ) com memorial descritivo e campos de escopo
  • Matriz de equalização de propostas financeiras e julgamento por critérios de técnica e preço
  • Checklist de auditoria com 40 itens técnicos e fiscais (Conforme, Não Conforme, Não se aplica)
  • Cláusulas padrão de retenção contratual, garantia técnica e exigências de SST (NR-10, NR-35)
  • Formulário de verificação de regularidade trabalhista, FGTS, CNDs e tributos retidos na fonte
  • Roteiro de alçadas financeiras de aprovação para síndico, conselho fiscal e administradora
  • Tabela de acompanhamento de prazos de entrega, cronograma de execução e critérios de reajuste
  • Protocolo de recebimento físico e conferência de materiais pela zeladoria via sistema GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Especificação e Memorial Descritivo do Escopo Técnico
Quantificação de Materiais e Levantamento de Campo
Estipulação de Prazos de Entrega e Calendário de Execução
Condições Financeiras, Parcelamento e Medições de Serviços
Cláusulas de Garantia Técnica, Assistência e Retenção Contratual
Definição de Validade da Proposta e Condições de Reajuste
Homologação Fiscal e Regularidade Trabalhista do Fornecedor
Análise de Cumprimento de Normas Regulamentadoras (NRs) e Segurança do Trabalho
Matriz de Julgamento Financeiro e Critérios Técnicos de Escolha
Verificação de Limites de Alçada Financeira e Aprovação de Convenção
Auditoria e Registro de Respostas no Módulo Compras GrandCondo

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro — Arts. 1.347 a 1.355)
  • • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção)
  • • ABNT NBR 14037:2011 (Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações)
  • • Instrução Normativa RFB nº 1234/2012 (Retenção de tributos na fonte sobre pagamentos de serviços e bens)
  • • NR-01 (Gerenciamento de Riscos Ocupacionais — requisitos de contratação de prestadores)
  • • NBC TG Estrutura Conceitual (Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas às entidades condominiais)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Especificação e Memorial Descritivo do Escopo Técnico
risco alta

O pedido de cotação (RFQ) possui memorial descritivo anexado contendo as especificações técnicas mínimas, normas ABNT aplicáveis e marcas de referência aceitas?

Critério: Presença do memorial descritivo com detalhamento de insumos, marcas aceitas e norma técnica aplicável (ex.: ABNT NBR 5674) em 100% das cotações de manutenção ou compra técnica.

Como verificar: Verificar no módulo financeiro/compras da plataforma GrandCondo se o formulário do RFQ possui anexado o arquivo de memorial descritivo com a especificação técnica e citando ao menos duas marcas de referência equivalentes.

002
Quantificação de Materiais e Levantamento de Campo
risco media

A metragem quadrada, cubagem ou quantitativo físico do escopo foi auditado e validado em campo pela zeladoria via plataforma GrandCondo antes do envio da cotação aos fornecedores?

Critério: Divergência máxima tolerável de até 2% entre a medição realizada pela zeladoria e o quantitativo constante no pedido de cotação.

Como verificar: Confrontar a planilha de quantitativos do RFQ com o registro de vistoria prévia e medição (realizada com trena física/laser) registrado pelo zelador no aplicativo GrandCondo.

003
Levantamento de Campo e Acesso de Fornecedores
risco alta

O pedido de cotação para serviços complexos prevê a obrigatoriedade ou agendamento de vistoria técnica presencial com registro formal de presença na portaria humana?

Critério: Exigência de Termo de Vistoria Técnica assinado pelo zelador/síndico para 100% das empresas concorrentes em serviços de engenharia ou manutenção predial de grande porte.

Como verificar: Consultar na plataforma GrandCondo o histórico de controle de acessos da portaria para verificar se o técnico da empresa cotada realizou o checklist de vistoria no local acompanhado do zelador.

004
Especificação e Memorial Descritivo do Escopo Técnico
risco alta

O modelo de pedido de cotação exige a separação orçamentária explícita entre o fornecimento de materiais e o valor da prestação de serviços?

Critério: Apresentação obrigatória da discriminação percentual ou monetária entre material e mão de obra em 100% das propostas recebidas de escopo misto.

Como verificar: Conferir na minuta do RFQ emitida no GrandCondo se existem campos distintos e obrigatórios para 'Valor de Insumos/Equipamentos' e 'Valor de Mão de Obra'.

005
Quantificação de Materiais e Levantamento de Campo
risco critica

As especificações de equipamentos eletromecânicos cotados contêm a verificação prévia da infraestrutura predial existente (tensão, corrente, diâmetro de tubulação)?

Critério: Inclusão dos dados nominais da instalação existente (em conformidade com ABNT NBR 5410 e ABNT NBR 5626) antes da liberação do pedido aos fornecedores.

Como verificar: Checar no campo de memorial técnico do RFQ no GrandCondo a presença das grandezas elétricas e hidráulicas medidas no local pelo zelador (tensão V, corrente A, vazão m³/h, diâmetro nominal DN).

006
Especificação e Memorial Descritivo do Escopo Técnico
risco critica

O pedido de cotação para serviços com risco operacional prevê no escopo a exigência de inclusão dos custos e comprovações de segurança do trabalho (NR-01, NR-35, NR-33)?

Critério: Cláusula obrigatória de desclassificação para propostas que não contemplem os custos e comprovantes de conformidade com as normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho.

Como verificar: Verificar se o formulário padrão de RFQ no GrandCondo exige expressamente o envio prévio do PGR/GRO, ASO e certificados de treinamento das NRs aplicáveis à atividade.

007
Quantificação de Materiais e Levantamento de Campo
risco media

O pedido de cotação para produtos químicos exige o envio antecipado da Ficha de Dados de Segurança (FDS/FISPQ) e comprovação de registro na ANVISA/IBAMA?

Critério: 100% dos produtos químicos cotados devem possuir notificação ou registro ativo na ANVISA e FDS atualizada conforme norma ABNT NBR 14725.

Como verificar: Conferir na plataforma GrandCondo se o anexo de FDS/FISPQ e a informação do número de registro sanitário/ANVISA são itens obrigatórios no cadastro do insumo a ser cotado.

008
Especificação e Memorial Descritivo do Escopo Técnico
risco media

O escopo da cotação especifica detalhadamente as regras logísticas do condomínio, tais como horários de entrega, local de descarga e destinação do entulho?

Critério: Especificação expressa dos horários permitidos (ex.: dias úteis das 08h às 17h) e atribuição formal de responsabilidade pela destinação de resíduos em 100% das cotações com geração de entulho.

Como verificar: Analisar o texto do termo de referência no aplicativo GrandCondo e checar a presença dos horários permitidos de carga/descarga e a exigência de emissão de Controle de Transporte de Resíduos (CTR) por conta do fornecedor.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Especificação e Memorial Descritivo do Escopo Técnico
  • • Quantificação de Materiais e Levantamento de Campo
  • • Estipulação de Prazos de Entrega e Calendário de Execução
  • • Condições Financeiras, Parcelamento e Medições de Serviços
  • • Cláusulas de Garantia Técnica, Assistência e Retenção Contratual
  • • Definição de Validade da Proposta e Condições de Reajuste

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ausência de memorial descritivo com especificações técnicas mínimas e normas ABNT aplicáveis anexado ao pedido de cotação.Engenheiro5 diasalta
Pedido de cotação para serviço complexo sem previsão de vistoria técnica presencial obrigatória e registro na portaria.Administradora3 diasalta
Cotações recebidas com valor global unificado, omitindo a separação entre fornecimento de materiais e prestação de serviço.Administradora2 diasmedia
Especificação de equipamentos eletromecânicos sem verificação prévia da infraestrutura predial existente no local.Zelador(a)3 diascritica
Falta de exigência dos custos e comprovações de segurança do trabalho (NR-01, NR-35, NR-33) no escopo de serviços de risco.Engenheiro4 diascritica
Inexistência de exigência de cronograma físico-financeiro detalhado por fases de mobilização, execução e desmobilização.Administradora3 diasmedia
Previsão de pagamento de parcelas sem condicionamento à medição técnica aprovada em laudo pelo zelador e síndico.Síndico1 diacritica
Ausência de estipulação de penalidades contratuais diárias por atraso injustificado na entrega de materiais ou conclusão de etapas.Administradora2 diasalta
Omissão quanto às regras e retenções na fonte de impostos e contribuições sociais (ISS, INSS, IRRF, CSLL/PIS/COFINS).Administradora2 diasalta
Falta de condicionamento do pagamento à apresentação das CNDs fiscais e comprovantes de quitação trabalhista da equipe alocada.Administradora3 diasalta
Proposta comercial apresentando juros de parcelamento embutidos não autorizados na previsão orçamentária do condomínio.Síndico2 diasmedia
Ausência de previsão de retenção cautelar (caução técnica) sobre os pagamentos para garantia do término e recebimento da obra.Engenheiro3 diasalta

Como usar o kit em campo

O pedido de cotação formaliza as exigências técnicas, financeiras e legais do condomínio para garantir contratações transparentes e alinhadas ao Código Civil e às normas da ABNT. Ao padronizar o escopo, a divisão entre materiais e mão de obra, as vistorias prévias e as cláusulas de retenção, o documento elimina riscos operacionais e passivos trabalhistas. A consolidação das propostas e a gestão de medições no Módulo Compras do GrandCondo asseguram controle orçamentário rigoroso para o síndico, conselho e administradora.

  1. 1Elaboração do Escopo Técnico e Memorial DescritivoO zelador e a gestão Predial realizam o levantamento de campo das instalações para definir as especificações mínimas, normas ABNT aplicáveis e marcas de referência aceitas. O escopo deve detalhar claramente os limites da intervenção sem direcionamento exclusivo, garantindo a ampla concorrência entre os fornecedores.
  2. 2Agendamento e Realização da Vistoria Técnica PresencialPara serviços complexos ou de manutenção predial crítica, o pedido de cotação estabelece a obrigatoriedade de vistoria prévia no condomínio. A equipe da portaria humana registra a entrada do técnico e o zelador emite o Atestado de Vistoria, anexando o documento digitalizado ao processo do Módulo Compras GrandCondo.
  3. 3Estruturação Físico-Financeira e Prazos da PropostaA solicitação exige a separação orçamentária explícita entre fornecimento de materiais e valor da mão de obra, acompanhada de cronograma detalhado de mobilização, execução e desmobilização. Fixa-se a validade mínima da proposta em 30 a 60 dias, definindo os índices oficiais de reajuste para contratos continuados.
  4. 4Exigência de Normas de Segurança e Regularidade TrabalhistaO documento condiciona a participação à inclusão dos custos de segurança do trabalho e cumprimento das NRs aplicáveis (como NR-01, NR-35 e NR-33). Exige-se o envio prévio das certificações dos funcionários alocados e das certidões negativas de débitos fiscais e trabalhistas.
  5. 5Definição de Medições, Retenções e Condições de PagamentoO modelo estabelece que os pagamentos serão liberados exclusivamente mediante medições físicas aprovadas pelo zelador e síndico no sistema. Define-se a retenção dos impostos na fonte (INSS, ISS, IRRF, CSLL/PIS/COFINS) e a aplicação de caução técnica de garantia retida até o recebimento definitivo.
  6. 6Fixação de Garantias Técnicas e SLA de AtendimentoA minuta de cotação especifica os prazos de garantia legal (Art. 618 do Código Civil) e contratual, discriminados por material e execução. Determinam-se os prazos máximos de atendimento presencial (SLA) para chamados emergenciais e de rotina durante o período de garantia.
  7. 7Análise na Matriz de Julgamento e Registro no GrandCondoAs propostas recebidas são inseridas no Módulo Compras da plataforma GrandCondo para tabulação automatizada e comparação de critérios técnicos e financeiros. O sistema verifica o cumprimento dos limites de alçada aprovados na convenção antes da submissão para aprovação final do síndico e conselho.

Dicas de campo

  • • Exija a apresentação de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) para qualquer serviço que altere a estrutura ou sistemas vitais da edificação.
  • • Calcule o Índice de Conformidade das propostas dividindo o número de requisitos do checklist atendidos pelo total de itens exigidos na cotação e multiplicando o resultado por 100.
  • • Registre evidências fotográficas das condições atuais do local e das áreas de acesso durante a vistoria do fornecedor, vinculando os arquivos ao cadastro da cotação no GrandCondo.
  • • Fixe cláusula de penalidade moratória diária (ex: 0,5% a 1% ao dia) sobre o valor da etapa em caso de atraso injustificado no cronograma aprovado.
  • • Estabeleça a obrigatoriedade de faturamento direto do fabricante para insumos de alto valor, evitando bitributação e margens indevidas sobre materiais.
  • • Condicione a liberação da parcela final de pagamento à emissão do Termo de Recebimento Definitivo, assinado pelo zelador após testes operacionais completos.
  • • Verifique se o valor total cotado respeita o limite de alçada do síndico estabelecido na convenção ou se exige convocação de assembleia geral.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão eficiente de compras condominiais exige um Pedido de Cotação (RFQ) estruturado, garantindo total conformidade com o Código Civil e a convenção do condomínio. Este artigo detalha a formulação de escopos técnicos, estipulação de prazos e critérios de homologação para blindar o fluxo financeiro e operacional da edificação.

Seção 02Especificação de Escopo e Memorial Descritivo

  • Definir códigos de normas ABNT aplicáveis a cada material ou serviço solicitado no pedido.
  • Listar quantitativos exatos em unidades de medida padronizadas (quilogramas, metros, litros, metros quadrados).
  • Exigir a apresentação de fichas técnicas (FISPQ) obrigatórias para produtos químicos e insumos de limpeza.

Seção 03Condições Financeiras, Medições e Retenções

Seção 04Prazos de Entrega, Execução e Validade da Proposta

  • Fixar prazo máximo para mobilização da equipe terceirizada após a assinatura formal do contrato.
  • Determinar cláusula penal compensatória com multa diária por atraso na entrega de materiais ou serviços.
  • Estabelecer prazo de validade mínima de trinta dias para a manutenção dos valores da proposta comercial.

Seção 05Exigências Fiscais, Trabalhistas e Normas Regulamentadoras

Seção 06Matriz de Julgamento e Limites de Alçada Financeira

  • Ponderar o oferecimento de garantias estendidas como diferencial decisório na equalização comercial.
  • Verificar atestados de capacidade técnica emitidos por outros condomínios de porte estrutural semelhante.
  • Checar sistematicamente as restrições e aprovações do limite de alçada vigentes na convenção do edifício.

Seção 07Rastreabilidade e Auditoria Operacional no GrandCondo

Perguntas frequentes

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Conclusão

Padronizar o pedido de cotação a fornecedores elimina riscos contratuais severos, reduz custos invisíveis em manutenções e garante a aderência rigorosa às normas técnicas vigentes. Para aplicar estas diretrizes na íntegra na sua rotina de gestão e compras, baixe agora o nosso Kit Profissional de Inspeção — Modelo de Pedido de Cotação a Fornecedores e estruture a auditoria e homologação de serviços do seu condomínio com precisão e respaldo técnico.

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